部门文件管理制度

***部门文件管理制度V12.03

1 目的

1.1 规范***部门文件管理流程。

1.2 明确不同文件层级的规则。

2.3 规范行文及编号规则。

2 名词解释

文件是指***部门在经营管理过程中形成的规范性文书。

3 适用范围

适用于***部门

4 文件层级

根据文件涉及范围不同，文件分为：

➢公司级文件：即范围涵盖***部门多个子部门或涉及联想其他部门的文件；

➢部门级文件：即***部门内部文件。

每一层级文件一经发布，即产生效力。其内容不得与上一层级文件有原则性抵触。

5文件种类

➢决定（代码A）：一般是指传达上级决定的事项，起决定的事项；

➢通知（代码Z）：指通告事情的文字或口信；

➢制度规范/管理流程（代码D）：指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则；

➢会议纪要(代码G)：纪录会议重点内容及需要跟踪解决的问题；

➢其他(代码I )：例如策划案等活动相关文件。

6 行文规则

6.1 公司级文件：即范围涵盖***部门多个子部门或涉及联想其他部门的文件。

6.1.1适用范围：面向部门全体员工的重大战略、组织架构、干部任命、通用管理制度、奖罚通报、决策内容的通报、其他重要通知等。涉及整个业务职能管理的文件可使用公司级文件格式。

6.1.2 签字权人：由***业务部门经理负责审核，总监批准签发。

6.2部门级文件：即***部门子部门内部文件。

6.2.1 适用范围：只针对***业务某个子部门的内部文件。

6.2.2签字权人：由***业务部门经理批准签发。

7 文件处理程序及规范

7.1拟文

7.1.1 拟文要遵循拟文三原则：

➢简洁：力求简短、条理，倡导“一页纸文章”；

➢明白：易懂、不晦涩；

➢准确：不模棱两可。

7.1.2 文头三要点：

➢明确标明收文部门，以公司发布的部门英文缩写为准；

➢明确收文人和抄送人姓名；

➢标题应突出,采用“事由+类型”形式（如“关于XXXX的通知”），须明确文件内容的关键字。

7.2 审批（审核/批准）文件审批应遵循业务分管原则及效率原则。

7.2.1 审核人是对文件内容进行初步审查并签字的人，审核人对拟文人的工作质量负责。

7.2.2. 批准人是对文件内容全面负责并签字的人，批准人姓名应手签。

7.2.3. 审批人需以效率为原则，一般文件三个工作日内给予明确答复，紧急文件在一个工作日内给予明确答复，审核/批准人需在签字同时标明回复时间。文件内容涉及相关部门业务时，需向该部门主管负责人征询意见，经同意

后方可正式发布。

7.3. 发文

7.3.1. 公司级正式文件须由部门助理通过公司邮箱统一发布。

7.3.2. 部门助理审校格式、编号后进行发文，对不符合规范的文件，需拟文人修改或重新拟制，责任由拟文人自负。

7.4. 存档

部门助理发文后将原件存档，保留文件电子版，并对已存档文件负责管理。

7.5. 监督

部门助理负责监督文件规范性的落实情况，应拒发不符合规范的文件。

8 文件格式

8.1文件头部分

8.1.1 编号

8.1.1.1通用编号规则：LET－部门英文简写－年份（取后两位）- 代码+顺序号（三位）。

8.1.1.2部门英文缩写：

➢销售市场，简写：SMR

➢产品，简写：PRD

➢运营，简写：OPR

➢交付，简写：DLV

8.1.2 拟文日期由拟文人填写，采用年-月-日的形式。

8.1.3 文件类别根据文件内容依据而定。

8.1.4 拟文人是明确行文目的与要求，并具体起草文件的人。

8.1.5 审核人如没有，则划“//”。

8.1.6 收文人是对所收文件需承担第一直接办理、答复责任、参照执行的下级或相关部门人员；抄送人指对所收文件无需承担直接办理、答复责任，只需了解文件内容的上级或相关部门人员。

8.1.7收文部门的英文缩写按收文人、抄送人的顺序填写。

8.1.8 如有附件必须列出附件顺序及标题，如无则划“//”。

8.1.9 拟文人必须注出文件是属于传阅或阅后存档或保密，如是保密，必须标注保密及期限。

8.1.10文件页数用阿拉伯数字标注，如有附件则标注一个总页数。

8.2 正文内容

8.2.1 字号：文件标题采用黑体小三号粗体，正文采用宋体小四号字，正文一级标题采用宋体小四号粗体，正文二级及其他标题采用和正文相同字体字号。

8.2.2 段落：采用1.5倍行距。

8.2.3 重点标示：对需强调的重要内容可用加粗、下划线或颜色字来突出，不改变字体字号。

8.2.4结构层次顺序：数字排序：第一层为“1”、第二层为“1.1”、第三层为“1.1.1”，

以次类推。

8.3 制度规范类文件应在标题后注明制度版本号。制度版本号采用V（Version）+年度代码（取最后二位）.发布月份的形式。如2012年3月发布的文件管理规定标题应为：《***部门文件管理规定V12.03》。

9. 秘密文件

9.1. 拟文人必须界定文件内容是否保密及发放范围

9.2. 审核人、批准人审核文件内容是否需要保密。

9.3. 保密文件应标注保密及期限，电子文件发布时必须在邮递选中选择“加密”、“禁止拷贝”、和“机密”邮戳。（机密邮戳是必选项）。

9.4. 密件应与普通文件分开保管，电子密件及其存放目录应采用技术手段加密。

10 解释权限

本规定最终解释权在****部运营分析。

11 生效时间

本规定自发布之日起试行。

12 附件