新形势下国有煤炭企业档案管理策略研究

新形势下国有煤炭企业档案管理策略研究

发表时间：2018-04-28T13:57:08.337Z 来源：《文化研究》2018年第3月作者：王坤

[导读] 档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作王坤

陕西陕煤韩城矿业桑树坪二号井陕西韩城 715400

摘要：档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。对于国有煤炭企业而言，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。因此，做好档案管理工作对于不断提升国有煤炭企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

关键字：煤炭企业 OA 档案管理

1企业档案管理工作的基本内涵

档案的形成必须具备以下三个条件：必须是办理完毕的；具有查考和凭证价值的；集中保存。档案的主体形成是文件，但表现形式是多种多样的。比如说文字、图像、声音、照片及其他各种形式的原始记录。简而言之，主要是确定性和原始记录性。档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容就是对社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。因此，保存档案的根本目的，就在于提供生产、生活中的利用价值。

2企业档案信管理的社会地位

由于档案是历史的凭证和原始的情报材料，所以人们把档案称为真实的历史记录。这是从大量的实践中得出的理性认识。对档案的真实性和可靠性，应该辩证地理解：一方面，因为档案是由在历史上执行特有任务时，作为表达工具所使用的文件转化而来的，所以档案信息在反映历史活动的客观过程方面是真实的；另一方面，由于生成档案时特定的历史背景，档案形成者认识的局限或其他原因，档案所记述的信息内容有的是真实的，也有的是不真实的或不完全真实的。但是即使档案内容有虚假部分，它还是反映了当时的历史情况，反映了档案形成者的认识水平和本来的意图。就此而言，档案仍不失为其形成者活动的真实的历史记录。因此，档案工作者和档案利用者即生产经营者有着密切的联系，它是档案工作者联系群众、服务生产经营的纽带。档案工作人员既要重视档案的信息利用，又要重视其在生产经营中的作用。实践证明，档案利用工作开展的如何，直接体现为档案管理工作发展的顺利与否。当前我国正处于社会主义市场经济体制改革的历史发展时期，档案事业要发展，档案管理工作要开创新局面，最重要的一环就是要搞好档案在生产经营中的利用工作，要使档案管理工作在建设和谐社会中做出应有的贡献。

3国有煤炭企业档案管理与生产经营的目标关系

第一，企业档案服务企业经营管理活动。国有煤炭企业档案内容信息要记录准确、清晰，这些信息内容又是以固化的物质载体形成而存在的。档案室所保存的各类档案主要是服务于企业经营管理活动。国有煤炭企业的生产技术人员和市场部门的工作人员对档案都抱有一种“倚重”的心里。科技档案更是如此。档案记录要保持持续稳定，这对于国有煤炭企业技术、资本、市场竞争力提升有着重要作用。

第二，档案资产是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展。档案信息资源的实用效益是在档案利用中发挥出来的。无论那个企业，发展是一个必然趋势，国有煤炭企业档案信息管理工作也要顺应企业的生产经营的需要。所以，档案管理的工作方法必须创新，其内容就是要扩大档案管理工作的外延，深化档案管理工作的内涵。国有煤炭企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要，转换机制，高效运行，创造最大的经济效益。国有煤炭企业的档案管理工作机制也要随着企业管理机制的转换而创新，档案工作人员要激活机制，坚持没有创新就没有发展理念。从单纯的档案信息资源管理机制向档案、情报、信息、科技、生产经营一体化管理机制转换。提高办事效率，充分发挥职工的聪明才智，让档案资源成为国有煤炭企业生产经营管理创新、技术创新的动力源之一。 4档案管理在企业经营管理上的重要性

现代新兴的档案管理理念是以比较规范的企业文档管理为基础，通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设，信息流动渠道的设计与关键环节确定等项具体工作，借助于信息自动化管理平台，实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能，提高信息利用的效率，将企业信息管理的事后模式，改造为企业信息资源培植与管理的即时模式，充分实现企业信息在企业活动中应有的支持作用。档案在国有煤炭企业经营管理过程中主要发挥以下3方面作用：第一，行政管理方面的作用，档案是国有煤炭企业行政工作的工具之一，企业任何规章制度的出台，都是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。

第二，项目运营方面的作用，档案是国有煤炭企业业务活动的记录，具有凭证和参考作用。项目管理的各个环节都会产生相应记录，公司品质管理，项目的达标创优工作，都是建立在项目档案整理和分析的基础上，档案整理与运营工作相互促进，才能不断提升项目的管理水平和盈利能力。图纸、表单、设备等

第三，企业文化方面作用，档案与企业文化紧密相连，档案是国有煤炭企业发展的真实记录和见证，档案是企业文化的重要组成部分。通过企业的档案我们能够了解到企业的成长历程，企业的核心价值观，文化氛围等。那一张张照片，一段影像，一份份文件，一件件实物，让员工产生了归属感、凝聚力和向心力；让客户更感性的了解我们。

参考文献：

[1]张烨;我们开展技术档案业务指导工作的情况和体会[J];档案学通讯;2017年02期.

[2]庄义逊;日本筹建国家科技情报系统概况[J];情报科学;2016年01期.

[3]叶志;中小企业的情报工作大有干头——《情报科学》编辑部在南京召开中小企业情报人员座谈会[J];情报科学;2016年04期.

[4]陈永斌;当前技术档案管理体制中应当解决的几个问题[J];档案学通讯;2017年11期.