设备采购流程图
医院设备、物资、低值耗材采购流程图
三、设备、物资、耗材采购权
(一)设备、物资、低值耗材采购流程图
依据:《医院行政物资采购及招投标管理制度》
10万元以上
责任者:分管院长
↓
↓
↓
↓
责任者:总务处处长
责任者:分管院长
责任者:院办公会
↓
↓
责任者:总务处主管
责任者:总务处
责任者:总务处
责任者:总务处、分管
院长
↓
↓
↓
↓
责任者:总务处、
相关科室
责任者:总务处处长
责任者:分管院长
责任者:总务处、分管院长
↓
↓
↓
责任者:分管院长
责任者:总务处
责任者:总务处
↓
↓
责任者:分管院长、总务处
责任者:医院开标小组
↓
↓
责任者:总务处、 相关科室
责任者:分管院长、总
务处
↓
责任者:总务处。
采购流程图及说明
厚德 精业 求实 创新
财务部 总经理
开始
预 采购采购流程
否
付 预付款否? 是 付款流程 采购合同 款 预付款申请 预付款申请单
采购申请单
申 跟
请 催 发 票 发 票 核
预付款跟 催发票
销
否
审核 预付款
否
是 审批
是
核对及 结束
报销发票 17
采购预付款厚流德程精说业明求实 创新
目的
✓适用于公司(除费用、办公用品、厂部 伙房外)的所有预付款,包括但不限于购 买生产物料、设备、低值易耗品、固定
付款申请 付款申请单
发票核销 结束
否
审核 是
付款
否
审批
是
15
采购货到付款厚流德 程精业说明求实 创新
目的
✓适用于公司(除费用、办公用品、厂部 伙房外)的所有付款,包括但不限于购买 生产物料、设备、低值易耗品、固定资
产的所有采购与付款。
流程角色
✓主导部门:采购部
✓配合部门:财务部
16
采购预付款
采购流部程
2
降低不必要的采购成本,确保采购计划
采购流厚程德 精业 求实 创新
下 采 购编 制 需 求 单追踪提 交 申 请 单物询仓品、比库质比/比价/设单 设、备签特是备需议求申订采采采采单殊购购部采申合价请同否购采购购单采购购流申购部开采合程请购否订始单同?财否否审核务审核部是是总是否是否经审批审批品理控/设备部
采购计划厚流德程精图业 求实 创新
计 需求仓部库门(设备采部购)部财务部 总经理
划计 开采始购计需求划单
依划 据细 分物
流程
安全库存表
设备采购计划表
核对制库定存采购计划
生产设备选购及标准流程图
设备部/工程师
4
对《设备申购单》上所申购的设备进行评估,对不同意购买的设备信息发回申购部门 。
评估小组
5
对《设备申购单》上同意申购的设备,制定《设备技术标准》。《设备技术标准》要 根据设备的操作性,公司相关工艺要求制定。
评估小组
6
对《设备技术标准》确认签署。查看公司现有设备和闲置设备中是否有可以改造升级 设备。如有,将签署后的《设备技术标准》交设备部。
车间主任/维修主任
1.《设备申 购单》
生产副总
生产设备选购流程
设备部
评估小组
总经理/分管副总
2.《设备申购 单》签署 NO
3.接收《设备 申购单》
4.进行评估
YES
5.制定《设备 技术标准》
6.《设备技术 标准》签署
进入《设备外改管理流程》
7-1.制定《设 备改造方案》
7-2.《设备申 购单》签署
进入《设备自改管理流程》
供应部
9.接收相关 采购资料 采购管理流程》
责任部门/责任岗位 时限 见证表单/资料
车间主任/维修主任
《设备申购单》
生产副总
及时 《设备申购单》
设备部/工程师 评估小组 评估小组 评估小组
设备部/经理 评估小组
总经理/分管副总 供应部
及时 《设备申购单》
1个工作 日
1个工作 日
1个工作 日
1个工作 日
及时
2个工作 日
及时
《设备申购单》
《设备申请单》 《设备技术标准》
《设备申请单》 《设备技术标准》 《设备技术标准》 《设备改造方案》
《设备申请单》 《设备技术标准》
《设备申请单》 《设备技术标准》
采购流程图及说明.ppt
14
采购货到付款流程
采购部
开始 采购流程 确定付款 方式 采购预付 款流程
是
财务部
总经理
预付款否?
否
发票审核
采购合同 借支单 付款申请单
核对发票
采购申请单
整理票据
验收入库单
付款申请 报销发票
付款申请
否
否
审核
是
审批
是
发票核销
发票核销
付款
结束 15
采购货到付款流程说明
目的 适用于公司(除费用、办公用品、厂部伙房外)的所有付款,包括但不限于购买生产物料、设备、低值易耗品、固定资 产的所有采购与付款。 流程角色 主导部门:采购部 配合部门:财务部 参与部门: 采购部 财务部 总经理 流程说明 采购物品经检验合格入库,采购经办人员对供应商开具的发票(增值税专用发票或普通发票)进行核对,整理《借支 单》、《采购申请单》、《采购合同》、《验收入库单》等有效凭证; 采购经办人员填写《付款申请单》,经采购部主管签字批准后提交至财务部。财务部审核通过后呈交总经理审批,未 通过审批则返回重新核对; 总经理审批通过后将《付款申请单》交至财务部安排出纳付款、发票核销; 附件 《借支单》 《采购申请单》 《采购合同》 《验收入库单》 《付款申请单》
开始ห้องสมุดไป่ตู้
验收入库单
货品核对
采购流程
点收
入库及记 账
入库记账
账务处理
出库流程
11
入库流程说明
目的 对公司采购到位物品的数量进行控制,确保物品数量准确,满足生产、经营的需要。 流程角色 主导部门:采购部 配合部门:仓库 参与部门: 采购部 财务部 流程说明 仓库根据采购人员送达的检验通过的《验收入库单》点收物品(只限于合格产品),核对数量无误后仓库按指定的区 域储放。若是生产急料,仓管可放在生产备料区; 点收完毕,办理记账手续,同时登记ERP(K3),在规定时间内将相关票据传递至财务部; 附件 《验收入库单》
设备采购流程图
采购之事务: 1.对需求设备核查,确认是否需开发新供应 商。 2.如果需要則走供应商开发流程。 3.如果是成熟产品,則直接询比议价。 4.制定询比议价单,经核准后下采购订单。 5.对交期跟踪,制定时程表。 6.收货后,进行请款作业。
财会之事务: 1.对预付款、进度款和账期款项依据采购 提交的相关文件进行付款作业。
附件二、设备采购作业流程图
供应商 请购需求单位 签呈 采购 核实 无 供 应 商 供应商开发流程 财会
请购单
有 供 应 商
询比议价
核准
采购合同
交期跟踪 制定时程表 检验 不 合 格 入库 固定资产验收单 请款作业
设备
合 格
退货
付款作业 (预付、进度、账期款)
供应商在采购过程中所承担之事务: 1.供应商及价格确认后,采购员需下采购订 单于供应商,双方签字盖合同生效。 相关 2.确保设备在交期内准时到达,供应商对采 部门 购设备进度进行及时回馈。 事务 3.若设备检验不合格, 供应商应予退货处 理。
设备采购流程图
邯郸县金源矿业有限责任公司采购流程(初稿)二○一三年二月编设备申购、审批、采购、报帐流程图采购工作流程一、需求提交阶段第一步:需求部门领取并填写请购单第二步:需求部门负责人审批二、申请认可阶段第一步:采购部经办人第二步:上报采购部审批第三步:上报总经理审批需求部门上交《请购单》经采购部经办人审批确认,经总经理审批同意后,进入询价阶段;三、询价搜索阶段第一步:找供应商、询价、比价第二步:有权人审批第三步:董事长审核第四步:签订合同1.询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称,了解图纸及其技术要求,遇到问题应及时的与请购部门沟通;2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;3.对于紧急请购项目应优先处理;4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价,原则能不通过其代理或各种中介机构询价就最好的;5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;6.遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况,询价前应先向公司相关领导汇报,按照附表(拟报价)的格式提报公司领导批准方可询价或发放订单;7.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;8.除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购;单次采购金额预算金额在5万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价,价格在20万元以上的项目由公司相关领导参与监督;单次采购金额预算价格在50万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标;9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力,具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力;10.比价采购或招标采购应按照附表(材料或设备询价表)的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价;11.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
12.对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认;13.对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他厂商的价格最低,所报价格的综合条件更加突出;14.收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况,设定议价目标或理想中标价格;15.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力,资质进行验证和审查,如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;16.参考目标或理想中标价格与以合作单位或以中标单位进行价格及条件的进一步谈判。
设备请购流程图
核准:
审核:
制表:
实验室经理
综合管理课
4.批准购
Y
置申请
N
5.采购管理员组织采 购
6.设备到货 设备标示、厂商培训
8.免校
9.安排外校
11.张贴三色标签
16.核准《岗位能力 确认记录表》
17.填写《仪器设备 授权表》
18.发放上岗证
19.建立《仪器设备 档案卡》
21.资料归档,完 成
作业说明
1.技术负责人根据本实验室的检测能力,提出 合理有效的仪器设备配置方案 2.各室提出仪器设备购置申请,填写《仪器设 备购置申请表》,《采购申请表》 3.技术负责人依据实验室提出需求,对需请购 的物品评估资料、设备技术参数审核,若评估 资料填写不完整退回需求课重新填写送签。且 需对设备校准参数及校准内容的审核, 并填入 《仪器设备校准结果评价表》中 4.实验室经理批准购置申请,若评估资料填写 不完整退回需求课重新填写送签 5.综合管理课采购管理员接收实验室经理批准 后的《采购申请表》、《仪器设备购置申请 表》及相关采购资料,需一并确认是否有提供 经技术负责人审核过的设备校准参数、校准内 容等设备校准资料,若未提供给予退件处理, 以上资料收集齐全后采购管理员组织采购。采 购过程应满足《采购控制程序》要求 6.设备到货后,采购管理员通知设备管理员设 备到货。设备管理员接货确认设备外观OK后通 知需求课验货,并收集厂商所提供的设备一系 列出厂资料,如设备说明书、出厂前检验报 告、保修卡等。确认无误后安排厂商对新进设 备进行培训,完成后将设备放置各检测课规划 的位置上。设备管理员制作“新进设备试用中+ 日期”之标示牌及设备唯一性标示对新进设备 进行标识,并对新进设备进行拍照上传CE网 站。需求课负责人安排人员参加培训 7.实验室试用:OK请设备管理员安排校准,若 有问题通知采购管理员确认联系厂商处理 8.设备免校 9.设备管理员按照《仪器设备校准结果评价 表》对设备安排校准:通知公司仪校室安排有 资质的校准单位校准:1>大型设备及精密设备 安排有资质的校验方来实验室现场校准;2>设 备送校,原摆放设备的位置需制作一张“仪器 设备送校准中+日期”的蓝底黑字的标示牌(送 校周期为一周,上海计量院则15~30天左右) 10.技术负责人确认校准报告的有效性:能满足 实验室要求,由技术负责人将评定结果填写在 《仪器设备校准结果评价表中》;不能满足实 验室要求,由采购管理员联系供应商进行处理 11.设备管理员对校准后和免校设备在2日内完 成张贴相应的三色标签(绿色:正常使用,黄 色:限用) 12.各需求室参与综合管理课新购仪器设备的预 验收和终验收,验收时填写《验收单》 13.设备验收实验室需求室别编写SOP,经技术 负责人审核、质量负责人批准由综合管理课发 行,各室负责人需安排人员对设备进行相应的 培训,并制作新进设备“仪器保管人”及“技 术参数之三角牌”。培训完成填写《岗位能力 确认记录表》提交给教育训练专员,教育训练 专员安排技术负责人现场考核 14.技术负责人签核验收单 15.技术负责人依据实验室提出《岗位能力确认 记录表》对人员进行现场考核 16.实验室经理核准《岗位能力确认记录表》 17.设备管理员依据签核完成的《岗位能力确认 记录表》,填写《仪器设备授权表》提供给技 术负责人签核,完成后签核《仪器设备授权 表》对设备操作人员进行授权 18.教育训练专员依据签核完成的《仪器设备授 权表》制作实验室检测员的上岗证,并发放给 授权操作人员(上岗证有限期为一年).人员离 岗后3个月再操作同台设备需重新接受培训,提 交《岗位能力确认记录表》签核完成后方可操 作设备 19.设备管理员建立《仪器设备档案卡》,并更 新《仪器设备总表》 20.设备实验室投入使用 21.所有资料提交档案室资料管理归档,统一管 理
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邯郸县金源矿业有限责任公司
采
购
流
程
(初稿)
二○一三年二月编
设备申购、审批、采购、报帐流程图
采购工作流程
一、需求提交阶段
第一步:需求部门领取并填写请购单
第二步:需求部门负责人审批
二、申请认可阶段
第一步:采购部经办人
第二步:上报采购部审批
第三步:上报总经理审批
需求部门上交《请购单》经采购部经办人审批确认,经总经理审批同意后,进入询价阶段;
三、询价搜索阶段
第一步:找供应商、询价、比价
第二步:有权人审批
第三步:董事长审核
第四步:签订合同
1.询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称,了解图纸及其技术要求,遇到问题应及时的与请购部门沟通;
2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;
3.对于紧急请购项目应优先处理;
4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价,原则能不通过其代理或各种中介机构询价就最好的;
5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;
6.遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况,询价前应先向公司相关领导汇报,按照附表(拟报价)的格式提报公司领导批准方可询价或发放订单;
7.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;
8.除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购;单次采购金额预算金额在5万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价,价格在20万元以上的项目由公司相关领导参与监督;单次采购金额预算价格在50
万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标;
9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力,具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力;
10.比价采购或招标采购应按照附表(材料或设备询价表)的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价;
11.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
12.对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认;
13.对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他厂商的价格最低,所报价格的综合条件更加突出;
14.收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况,设定议价目标或理想中标价格;
15.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力,资质进行验证和审查,如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;
16.参考目标或理想中标价格与以合作单位或以中标单位进行价格及条件的进一步谈判。
17.比价、议价汇总前应汇报公司相关领导,征得同意后方可汇总;
18.比价、议价结果汇总应按照附表(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出以选用单位及选用理由,按照一定顺序逐一审核;
19.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
四、采购跟踪阶段
第一步:财务部核算
第二步:采购、跟踪
第三步:进货
1.财务部根据采购部提供的采购凭据视不同情形做好核算处理:①先预付部分货款;②全额付款后提货;③30/60天结算对直接购买的物料,由采购人员收到请购单时对请购的物料进行审核及供应商价格,数量及交期等的确认。
如果是重复性的采购,采购直接在系统里生产采购订单并打印,经采购部主管经理签核后传真给供应商,如果是新物料或新供应商,则进行供应商选择和评估及样品评估流程,进行记录。
然后才能执行采购流程传真给供应商。
采购须进行采购追踪及监控采购的物料,及时准确的到达公司入库,然后财务根据送货单,入库单进行对账。
如供应商无法按交期交货时,采购应征求相关单位是否调料,或采取紧急对应措施(自行提货)如周期较长的物料可先行订货,但要征求采购部门主
管及经理的同意.
间接物料采购,由需求人员填写采购申请单,经部门经理批准并写申请单号后交采购人员进行采购作业。
采购人员对申请单进行审核以及交期确认。
如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响的物料采购(如:文具,消耗品,劳保等)由需求部门根据其实际工作需要报经采购经理审批,由采购员直接进行采购作业。
采购产品的质量要求应在采购单上说明,如所采购的产品质量无法描述清楚时,则需求部门或品质部应附上相关的采购产品的质量标准要求,且采购须与供应商确认采购物料之版次是否相符.
2.企管部与供应商签合同及合同备案,一式三份(企管部部、供应商、财务部各执一份),采购人员填写《供应商资料表》和
《新品录入资料表》。
3.付款规定
(1)所有已签订合同付款时应参照公司《公司材料采购付款及报销流程》及《公司资金支出审批及报销签字权限及管理制》中的相关规定执行;
(2)按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款;;
(3)财务部门在接到付款审批单后应在3到5天内付款,以免影响合同的执行和供货周期,遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。
合同执行
(1) 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进,由采购部负责人进行监督,如出现问题,采购部应及时提出建议
或补救措施,并及时通知请购部门及公司领导;
(2)已签订的合同在执行期间,应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况,跟踪并督促其保质保量,按时履约;
(3)合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同,遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同;
4.采购部门随时跟踪采购物资的发货、到货时间、数量、种类、地点等信息,凡出现情况变化时应与有关各方及时沟通告知;
五、入库保管阶段
第一步:验收
第二步:入库
第三步:保管
1、验收要有相应负责人签名;
2、凭入库单与发票到财务部报账。
入库单一式三份,第一联保管单位留存,第二联供应商索取货款凭证,第三联采购部;
3、保管人员应做到定期与不定期对物资进行盘点核对,物资保管部门、采购部、财务部物资库存数每月应做到三方核对一致;次月5日前机电部和物资部指定人员填好物资进销存明细表,并与出入库票据核对无误和其他票据,一同交回财务部审核。
附表一
采购申请表
附表三
询价单
供应商名称:联系人:
供应商电话:供应商传真:
供应商地址______________________
付款方式:月结____天货到付款其它
交货方式:送货上门托运至需要方其它
交货日期______________________
询价人:_______________
年月日
(需盖章签名确认)附表四
询价结果对比单
需求单位: 产品名称:
规格:联系电话:
传真:地址:
询价人:时间:。