邮件合并功能

邮件合并功能。

一、制作明细表首先按照图1的格式制作“往来账项明细表.xls”。

笔者使用Office 2003，在其他版本的Office中操作略有不同，请朋友们注意。

二、询证函的格式为了叙述清楚，我们假设询证函的格式如图2所示（实际的询证函长达3页，编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容），该文件名称为“询证函.doc”。

在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表.xls”，即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。

三、进行“邮件合并”
1.启动Word，打开“询证函.doc”，执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。

2.选择“信函”项，单击“下一步”；选择“使用当前文档”项，单击“下一步� 选取收件人”；选择“使用现有列表”项，单击“下一步� 撰写信函”。

3.进入“选取数据源”对话框，在“文件类型”框中选择“Excel文件”，然后在文件列表框中，双击“往来账项明细表.xls”。

4.在“选择表格”对话框中，单击所需要的工作表，勾选“数据首行包含列标题”复选框，单击“确定”按钮。

5.在“邮件合并收件人”对话框中，对数据进行编辑后，单击“确定”按钮。

6.执行“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令，打开“邮件合并”工具栏。

单击“询证函.doc”文档中的①处，然后在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮，进入“插入合并域”窗口；选择“数据库域”，然后在“域”栏中单击“顺序号”，依次单击“插入”和“关闭”按钮。

同理，将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为“公司名称”、“项目”、“贵公司欠”和“欠贵公司”。

至此，“询证函.doc”文档显示如图3所示。

文档中书名号及里面的部分就对应着“往来账项明细表.xls”文件的相关项目。

四、完成“邮件合并”
在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步� 撰写信函”，然后单击“下一步� 预览信函”，再单击“下一步� 完成合并”，至此邮件合并完成。

想看看合并后的结果吗?在“邮件合并”窗格中单击“编辑个人信函”，此时Word将弹出“合并到新文档”对话框，选择“全部”，点击“确定”按钮后就可以看到合并后的信函文档了。

编后：上例使用Word的“邮件合并”功能把Word文档和Excel二维表格完美地合并到一处，实现了数据的批量处理，有效减轻了工作量。

在财务工作中经常遇到类似情况，朋友们不妨一试。

“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。

但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单，如果按照书的上介绍去做，合并打印出的邮件并不能完全令人满意。

教你几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。

1．用一页纸打印多个邮件
利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。

造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”，使下一个邮件被指定到另一页。

怎样才能用
一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。

具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。

2．一次合并出内容不同的邮件
有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。

如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”（如图1右），而对其它的学生，报告单中则没有这一句（如图1左）。

怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。

在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。

以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”，在出现的对话框中填入图2所示的信息，单击“确定”按钮。

图1
有时可根据需要在图2的两个文字框中写入不同的语句。

这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。

图2
3．共享各种数据源
邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外，可以利用的数据非常多，像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。

只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。

需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。

这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。

4．筛选与排序
用邮件合并帮助器中的“查询选项”，可以筛选记录有选择地进行合并，也可以在合并的同时对记录进行某种排序。

工作时记住它们，可以提高你的办公效率。