WORD批量打印带照片证件

挖掘Word功能极限

——批量打印带照片证件

最近单位要打印一批工作证，工作证上面要求打印每个人的照片，这可难坏了同事小谷，找我来想办法。

经过了解，具体工作要求是，打印一批工作证，员工基本信息来自数据库，包含员工信息的“员工数据库.mdb”中的“员工库”表如图①：

员工照片放在e:\photo文件夹里，每位员工的照片文件名和编号相对应。比如张三的照片名就是001.jpg。

马上想到了用Word邮件合并可以批量打印员工基本信息，但员工的照片如何与对应的工作证连在一起，邮件合并能完成这个要求么吗？。

笔者先使用了在Access中插入OLE对象的方法，无法显示照片。查阅去年的电脑报，发现有一篇介绍解决类似问题的文章，说Word邮件合并不支持这项功能。作者是使用Excel来实现的，不过步骤也比较多，还需要用到一些程序代码，照片还是要一个一个的手工添加，工作量也比较大。

另外，有的文章说需要购买专用软件或使用有功能限制的共享软件。

难道就真的没有办法了么？经过一番探索，笔者终于找到了使用邮件合并也能实现此要求的方法。

实现思路：

使用过邮件合并的人都知道实质上邮件合并使用的是域，那么要想实现照片的自动处理应该从域上找突破口。

在Word中插入图片可以用IncludePicture 域来实现，具体语法为IncludePicture "文件名"。

插入照片的功能解决之后，问题就转换为如何实现自动转换文件名的问题。

而照片的名称为了管理的方便通常都是使用编号作为文件名，这样使用编号域即可解决问题。

那么怎么实现文件名的自动转换呢？方法就是——把两个域嵌套起来！

操作步骤：

1．打开word，从视图菜单选择“工具栏”，“邮件合并”；

2．从邮件合并工具栏上依次选择按钮，设置文档类型为“信函”；

3．单击打开数据源按钮浏览选取准备好的数据库；

4．然后设计主文档、排版、设置纸张，并通过邮件合并插入只包含文字的

域，排版结果如图②。

5．下面是关键的一步：就是照片域的实现：

先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一个域，输入“IncludePicture "e:\\photo\\”再按Ctrl+F9插入一个域，输入“MergeField "编号"”，光标定位到这个域之后输入“.jpg"”，最后看到的结果应该是：

{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "编号"}.jpg"}。

6．然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？不会是上当了吧？

别急，保存生成文件，按Ctrl+A全选，再按F9，哈哈，每位员工对应的照片是不是全出来了。

如图③：

注意事项：

1．Word中IncludePicture 域中文件名的路径用“\\”代替“\”。2．IncludePicture域同样支持长文件名。比如可以写：

{IncludePicture "D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌面\\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\\邮件合并\\photo\\005.jpg"} 3．IncludePicture域中的文件名路径可以使用相对路径和绝对路径。比如可以写：

{IncludePicture "邮件合并\\photo\\005.jpg"}，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。

4．特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成：

{IncludePicture " e:\\photo\\{MergeField "编号"}.jpg"}，因为e：前多加了空格。

小结：

实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture

"e:\\photo\\001.jpg"}，插入编号域用的是{MergeField "编号"}，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "编号"}.jpg"}从而实现了本文最初提出的要求。

拓展：

本文提到的方法既省去了麻烦的程序代码，也不需要一分钱的的共享软件费用。只要稍加变通就可广泛应用在打印学籍、证件、准考证、档案上。

Word技巧:实战准考证打印

关于带照片的准考证的打印，类似的文章较多，大多用VFP报表功能来实现。这里我们向大家介绍一种新的方法：用Word的邮件合并功能来完成带照片的准考证打印。Word的邮件合并功能大家比较熟悉，用的也较多，但有图片的数据源，如何才能实现这一功能呢？

如图1为某学校参加会考学生的数据，该数据全部用Excel录入，照片作为其中的一个字段已放在单元格内。如果用VFP，还需将工作表转换成DBF格式，并将照片复制成一个个单独的图片文件，由于人数较多，用这种方法来实现是比较困难的。

图1

一般来说，把带照片的Excel数据文档作为数据源，用邮件合并功能是无法显示照片的。难道用邮件合并功能，就真的不能实现带照片准考证的打印了吗？经过笔者一番探索，此问题终于得到解决。

转换数据源设置图片格式

1. 选中并复制图1所示的Excel数据区域，打开Word，新建一文档，命名为“源数据”。执行“编辑→粘贴”命令，将Excel数据转换为Word表格。由于表格中的图片不是作为字符存在的，因此，图片无法作为数据进行邮件合并，也就是说，合并后的主文档是不能显示照片的。所以，本例的关键在于图片格式的设置。Word图片与文字的排版方式有五种。只有嵌入型方式在排版时能将图片作为文字对象来处理。所谓嵌入型是把插入的图片当做一个字符插入到文本中，在与别的图片进行排版时它被当成了文字对象，要改变其位置可以像改变文字位置一样使用键盘上的空格键来实现。因此只要将图片版式设定为嵌入型就可以了。

2. 选中图片，点击鼠标右键，打开“设置图片格式”对话框，点击“版式”选项卡，选择“嵌入型”，单击〔确定〕按钮退出。用同样方法，将所有图片版式设定为嵌入型后，保存文档退出。下一步就可进行邮件合并了。

制作打印模板进行邮件合并

1. 图2为准考证样式，在准考证上实现数据套打，具体步骤如下：先用扫描仪将准考证扫描下来，注意扫描时比例选择100%，扫描分辨率设为75dpi即可。为确保扫描图片大