BS-TS-QP-01文件与资料控制程序

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QP-01 文件控制程序

莒南县利顺工艺品有限公司程序文件1、目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保相关部门/人员及时得到并使用有效的版本。

2、适用范围本程序适用于对公司质量管理体系文件的编制、审核、批准、标识、分发（补换）、评审、更改、回收、作废、销毁，归档和管理的有效控制。

3、职责3.1 总经理负责质量手册的批准、发布。

3.2 管理者代表负责质量手册的制订，程序文件的批准，负责组织有关人员对现有文件进行评审。

3.3 相关部门主管负责组织制订并批准标准文件及技术、工艺文件，必要时报总经理审批。

3.4 相关部门负责编制体系运行的操作性文件，并对分发的文件实行有效保管。

3.5 文控中心对体系文件负责标识、分发（补换）、评审、更改、回收、作废、销毁、归档和管理的控制。

4、定义（无）5、程序5.1 质量管理体系文件应包括：a) 形成文件的质量方针和质量目标/指标；b)质量手册；c)控制程序文件；d)管理标准（管理制度）和工作标准（岗位责任制）；e)产品标准及工艺流程；f)各类作业指导书和检验指导书；g)评审质量管理体系所需要的记录；h)其它与体系运行有关的文件等。

5.2 文件编写要求5.2.1 体系文件编写时，要符合ISO9001：2008标准的要求，又要根据本公司的规模、类型、过程的复杂程度、人员的能力、编写出体现公司特点的质量管理体系文件。

5.2.2 所有文件应具备：——文件标题；——文件编号；——版本号；——编写人/审核人/批准人/日期；——标识；——封面；——装订形式。

5.2.3 本公司主要体系文件的编号为：a) 质量手册编号：QM—-- XX流水号手册代号（英文缩写）；b)程序文件编号：文件顺序号；程序文件代号（英文缩写）；c)附属文件及质量记录编号：QP—— XX——XXX程序文件代号（英文缩写）；d）作业性文件（操作规范）的编号为：QS—— XX——XXX作业性文件代号（英文缩写）；5.2.4. 部门代码规定如下：01—总经理/02—生产部（S-SMT车间/D-DIP车间/P-组装车间）/03—品质部/ 04—采购部/ 05—人事行政部/06—研发部/07—业务部/08—生产工程部/09—计划部/10—财务部/11-文控中心20—外协加工厂1 21—外协加工厂2……30—供应商1 31—供应商2……5.2.5 其他文件编号根据其他文件的规定使用原编号，没有原编号的可自行编号，但一定要符合标准化、规范化的要求。

QP-01文件控制程序

编号文件名称制订日期修订日期版本/次页次QP-01 文件控制程序2017-5-31 B/0 01/06 1.目的：统筹管理本公司质量管理体系的各种文件，以确保文件的有效性，并使各部门均能合理及时地获得正确的文件。

2.范围：适用于与质量管理体系有关的规范性文件的控制（规范性文件是指公司成员共同遵守的规章或准则，包括质理手册、程序文件、作业指导书、外来文件）。

3.职责：3.1质量管理手册由管理者代表组织编制、修订和审核，董事长批准。

3.2程序文件由相关部门负责人组织编制和修订，管理者代表审核，董事长批准。

3.3作业指导书由相关部门负责人组织编制和修订，中心负责人负责审核，董事长批准。

3.4行政管理部负责所有受控文件的归档、登记、发放、回收、销毁及原稿的保存。

3.5文件使用单位负责使用文件的保管、防损和防污，负责旧版和作废文件的收集和回收。

3.6临时工艺指示文件由各部门负责人负责管理，包括发放、更改、回收、作废等。

4.过程分析乌龟图◆人力资源部：文件的归档、分◆文件印章发、回收、作废与日常监管◆文件夹、文件柜◆相关部门：文件的使用管理◆文件编写指南◆每月在现场发现非有效版◆文件控制程序（含风本文件的份数险控制程序）◆每月发现的该有文件的地方没有文件的次数◆作废文件回收（风险控制指标）5. 定义/缩写语：5.1质量管理手册：给出公司QMS结构；阐述公司QMS所包括的过程并引出支持过程运作的方法文件；宣示公司品质方针并引出质量目标；5.2 程序文件：系统规范公司复杂品质活动途径的文件，必要时在某方面引出更详细、具体的作业指导文件；5.3 作业指导文件：指导公司在某一方面具体作业的方法文件，包括各种作业规范、指南文件、QP-01 文件控制程序2017-5-31 B/0 02/06表格、本公司制作的各种技术资料等；5.4 质量计划：公司为满足特殊的客户对作业和管理等方面的要求，现有通用文件规定不能有效控制，从而规定具体实施步骤的指导文件。

QP-001 文件与资料控制程序

签名日期批准审核编制版次修订内容说明修订人备注1、目的为使质量管理体系能有效进行，确保体系程序迅速、正确、流通，使用部门能及时获得有效之最新版本文件。

2、范围与质量管理体系相关的所有文件资料之制作及管理均属之。

3、权责3.1文件制订、修改与废止之申请：各部门权责人员；3.2文件之审查：相关部门负责人；3.3文件之核准、颁布：总经理或管理者代表3.4文件之分发、收回、销毁及管制：行政部文控；3.5文件之使用：各部门。

4、定义4.1系统文件：它是公司的最高法典,是阐明质量方针和描述质量体系的文件，简单地回答做什么?（如：质量手册）；4.2程序文件：它服从质量管理手册的规定，是一系列工作的规定性文件，简单地回答谁来做？4.3工作文件：它是程序运作的支援性和补充性文件，是一些具体工作步骤和作业方法指示，简单地回答怎样做（如操作规范、管理规定和检验规范等）；4.4表单记录：它是质量管理活动结果的书面记录（如检验记录、训练记录等）；4.5外来文件：非本公司制订文件，均指与本公司有联系或相关外部转送来之文件（如客户提供的检验标准，机械操作说明书、外部标准法规、国际性标准等）5、流程图（见附页）6、内容6.1文件之制订、修改、废止：文件的多少及详略程度依照各部门的工作和质量管理体系之需要而确定，并应评审所用文件之适应性。

6.1.1文件之制订视质量管理体系需要及组织职能，拟案后填写《文件(含表单)制订、修改、废止申请单》，经部门负责人审核后，由相关部门会审，以确保其准确性和适宜性，会审无异后在会审栏签名.6.1.2文件之修订6.1.2.1文件若有不合现状，需修改、制订者，由提案部门填写《文件(含表单)制订、修改、废止申请单》提出修改原因，并经原制订部门签核同意后，送行政部文控修改完成后之文件审查、核准、颁布、发行同文件制定作业；6.1.2.2修改后的文件需及时修订其状态；6.1.2.3更改后的新制文件在发放的同时要收回旧版文件；6.1.2.4作业文件在修订发行后，由文件修订部门组织相关人员培训。

QP01文件和资料控制程序

5、依据标准
本程序依据IATF16949:2016 质量管理体系中标准条款7.5.1；7.5.1.1；7.5.2；7.5.3.1；7.5.3.2 编制。
6、工作程序
6.1、文件编制、审批、发放流程担当部门各部门管理者代表作业流程 6.1.1文件分类工作内容或标准 6.1.1.1 文件包括管理性文件、技术文件和外来文件； 6.1.1.2 按受控要求分受控和非受控两类。 6.1.2.1 质量手册编号方式： SKJC/QM — XX —XXXX， SKJC为企业代号；QM为手册代号；XX为版本号（A～Z）；XXXX为年代号； 6.1.2编制 6.1.2.2 程序文件编号方式：SKJC/ QP XX — XXXX，SKJC为企业代号；QP为程序代号；XXX为流水号（001～999）；XXXX为年代号。工作指导文件编号方式：参见《文件编码规则》； 6.1.2.3 技术文件编号方式参见《产品型号、图号编制方法》。
*****公司
文件和资料控制程序
修改记录
修改页数
全部全部 2和4页
编
号：
版本号：B
序号
1 2 3
修改日期
2015.07.07 2015.07.07 2017.01.06
版本号
A A B 更改文件格式将作业流程进行细化
修改内容
根据IATF16949:2016标准更改依据条款，更改表格的格式号
第1页，共4页
*****公司 1、目的
文件和资料控制程序
编
号：
版本号：B
建立文件编制、审批、发放、更改、回收和销毁的统一管理办法，防止不适用或旧版文件、作废文件的混用；保证文件的符合性、适宜性和有效性。
2、适用范围

(QP-01)文件和质量记录控制程序

程序文件文件和质量记录控制程序CDJJ-QP-01编制：版号： A0审核：编制日期：20XX年6月25日批准：生效日期：20XX年8月1日1 目的为确保本公司质量管理体系相关文件均被审查、核准、分发，并维持使用文件版本的正确性，以避免不适用／作废文件遭误用，并能为使本公司质量管理体系相关活动的记录被有效控制，特制订本程序。

2范围2．1凡本公司质量管理体系相关的文件，包含外来文件。

2．2质量记录的识别、储存、防护、取用保存期限等。

3参考文件3.1ISO 9001:2000 Section4.2.33.2 质量手册…………………………………………………【QM】4名词及定义4.1 文件：凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件均属于。

4.2 控制文件：被使用为作业依据的书面文件，须随时保持最新版次，具有分发控制、修订版本时须重新分发以确保文件正确性者。

4.3外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准。

4.4文件定义的质量记录：属质量活动的记录，但被用来作为其它相关活动的标准时，该项质量记录应被视为文件，依记录控制过程控制。

5权责６．作业流程说明6.1 文件版本、版次编订原则：6.1.1 初制订为A版，版次为A0，修订时版次依A1～A10的顺序递增。

6.1.2文件经过10次修订至第10版时，则将原文件版本换为B版，同样修订时版次依B1～B10的顺序递增，版本号按A~Z的顺序递增。

版本号、版次号和修改页次在封面页上注明。

6.1.3外部文件的版次依原始文件的版次方式，若外部原始文件无版次时，则依该文件发行日期作为版次。

6.2文件制订：6.2.1依组织任务与管理运作的需求，由相关部门草拟文件内容送文件控制人员以文件标准格式打字及赋予文件编码、版次。

6.2.2文件控制人员打字完成后，依权责规定呈管理者代表审查、总经理核准。

6.2.3审核过程中，权责人员若对文件有疑义时，应与制订部门／或人员沟通了解，必要时对文件内容进行适当修正，以符合本公司质量管理体系运作的需要。

QP-01文件控制程序

编制文件或资料时，必须以规定的格式编写文件或资料。企业标准、图纸、工艺文件的格式按相关标准规定编写。程序文件按照《文件编号与编写规定》书写。质量手册、三级文件也可参照此规定书写。
6.1.2决定分发部门与分发数量
文件发行前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由文控填写于《文件分发签收表》上，以便管理。
6.4.2.1为辨别文件最新版本状况，以防止过时或失效文件被使用，文控必须按文件类别建立《文件总览表》并在制定、变更文件时，更新为最新内容。
6.4.2.2受控制文件的分发与回收
每一份文件均须在文件封面加盖“受控文件”章后分发，且使用单位必须在《文件分发签收表》上签收。当文件修订、变更或作废时，由文控在《文件分发签收表》上签收过时无效的文件。
内部文件，经转换的内部文件须按《文件编号与编写规定》的规定进行控制。
6.8.5外来文件的变更
6.8.5.1关于标准的变更
由管理者代表指定专人与专门的机构进行定期联络，以确保本公司所使用的标准是最新版本。并于标准变更时，将信息反馈给持有标准的部门。
6.8.5.2关于客户资料、规范等的变更
由销售部负责与客户联络，掌握变更的信息。当收到变更的信息时，销售部必须对其进行审查确认，并将信息反馈给相关的部门。
6.8.2.2若外来文件无编号或版本时，则按《文件编号与编写规定》予以编号及版本控制。
6.8.3外来文件的分发
6.8.3.1外来文件的分发由管理者代表决定分发部门与数量并签名确认后，由文控按“受控文件”分发。
6.8.3.2外来文件的签收、分发同内部文件的管理一样。
6.8.4外来文件的控制、使用
经批准分发的外来文件，可直接使用，不需另转换成内部文件。但如需要时，可换成
外部所制定的文件须列入文件的控制范围。外来文件包括客户的资料、规范以及采用的行业标准，国家标准。

QP-01文件和记录控制程序

1 目的制定并保持本程序，旨在确保使用有效文件，防止使用作废文件或失效文件。

2 适用范围适用于公司所有质量体系文件和记录的控制。

3 职责和权限3.1行政部文控中心负责文件的控制。

3.2 各部门负责本部门文件和资料的保管、维护，并协助文控中心进行文件管理。

4 工作程序4.1 文件分类：(1)质量手册(2)程序文件（各部门运作程序）(3)三级文件（检验规范及检验标准、产品工艺标准、图纸类）(4)外来文件（外部书籍、法规书籍、客户提供的资料、供方提供的资料）(5)记录（表格，客户提供的表格）4.2 文件编写、编号与核准4.2.1 文件及记录编号方法：1）质量手册QM-012）程序文件顺序号（用01，02，03，……表示）公司程序文件代号如：QP-01表示公司的第一份程序。

3）三级文件顺序号(用001，002，003，……表示)作业指导书代号如： WI-001表示公司的第一份三级文件。

4）外来文件a）当外来文件有编号则按其自身编号。

b）当外来文件无编号则按以下方法编号：OUT-XXX顺序号(用001，002，003，……表示)外来文件代号如:OUT-001表示公司的第一份外来文件5）记录表格编号方法QR -XXX-A/0版本号（用A/0，A/1，……表示）顺序号（用001，002，003，…表示）公司记录表格的代号如QR-001-A/0表示公司的第一份记录表格。

4.2. 2 版本号文件及记录每修改一次其版本上升一位，第一版用A/0表示，第二版用A/1表示，以下类推。

4.2.3 质量手册编写、审核、批准见（表1）4.2.4 程序文件编写、审核、批准见（表1）4.2.6 三级文件(1)作业指导书类：含工序流程图、包装要求、生产作业指导书、设备操作规程、生产管理类文件、品质检验规范、检测方法、岗位职责等。

三级文件编写、审核、批准见（表1）。

（表1）4.3 文件及记录分发4.3.1 质量体系文件和资料分为原稿文件，受控文件和非受控文件。

QP01 文件控制程序

QP01 文件控制程序1.目的对本公司质量安全管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本。

2.范围适用于与质量安全管理体系有关的文件和资料的控制。

3.职责3.1综合办是文件控制的归口部门，负责质量手册的编制，及质量安全管理体系文件的定期评审,评审结果上报管理者代表,收集整理有关法律、法规、标准，确保体系文件有效实行。

并负责文件统一编号、发放、整理、更改及作废文件的收回销毁。

3.2总经理负责批准发布质量手册。

3.3管理者代表负责质量手册的审核，程序文件和第三级文件的审批。

3.4各部门负责编写各自的程序文件、编写和审核各自使用的程序文件和第三级文件并设计记录表格，负责本部门有关文件的保管和使用。

4.工作程序4.1.文件分类4.1.1.质量手册：包括质量方针、质量目标。

4.1.2.程序文件4.1.3.第三级文件：包括管理制度、岗位职责、作业指导书、行业标准、相关法规、质量记录表格等。

4.2.文件编号：4.2.1.代号规定a)本公司代号：JJ；b)各文件代号：质量安全手册:QM；程序文件：QP；技术文件（第三级文件）：JS；管理制度GL；质量记录：QR（原QS管理体系记录沿用JL代号）；c)各部代号：生产部SC；销售部：XS；质量部：ZJ；综合办ZH；采购：CG；HACCP文件：HACCP；PRP 文件：PRP； OPRP文件：OPRP。

4.2.2.《食品安全管理手册》编号：公司代号/QM(ISO)-编制/修改年份例如：JJ/QM(ISO)-2015,表示2015年编写质量安全管理手册，若其他年份修改了则同步变更，如2016年修改，则改为JJ/QM(ISO)-2016。

4.2.3.程序文件编号：公司代号/QP+文件序号（两位数）-编制年份例如：JJ/QP01-2005表示广东银创加家食品有限公司第一个程序文件。

4.2.4.HACCP文件、PRP文件、OPRP文件公司代号/HACCP-序号公司代号/PRP-序号公司代号/OPRP-序号4.2.5.工作文件（第三级文件）编号：1、本公司代号/QW（A/B/C) +文件序号（两位数）; A-管理制度；B-生产工艺流程；C-作业指导书。

QP-1文件和资料控制程序

浙江xx汽配制造有限公司文件编号HF/QP-1-ZH状态C/0发行日期2009/10/1 文件名称文件和资料控制程序第1页共5页1 目的：对与质量体系有关的所有文件和资料进行控制，以确保各有关场所使用文件的适用性和有效性。

2 适用范围：本程序适用于与质量体系运行相关的所有文件和资料（包括适当范围的外来文件）的批准、分发、更改、审核、保管等一系列控制过程。

3 职责：3.1 文控中心负责质量体系文件和资料的控制。

3.2 技术部负责技术文件（图纸、标准、技术规范等）的设计制作、存档，移交文控中心。

3.2 文控中心负责技术文件（图纸、标准、技术规范等）的管理、发放和控制。

3.3 各部门负责分发到的文件和资料的控制和管理。

3.4 物控部负责外协用图纸的发放。

4 工作程序：4.1文件和资料的分类及编号：4.1.1文件和资料按性质分为“受控”和“非受控”两种。

受控文件加盖“受控”印章，并注明受控编号（所有与质量有关的文件和资料均受控）。

4.1.2文件和资料分类浙江xx 汽配制造有限公司文件编号 HF/QP-1-ZH状态 C/0 发行日期2009/10/1文件和资料内部文件和资料外来文件和资料作业指导书质量手册技术标准、规范顾客工程规范管理文件程序文件技术文件4.1.3文件和资料编号原则：具体见《质量体系文件编号规定》。

4.1.4文件版本及修改状态说明：a.文件版本用大写英文字母表示：A、B、C……依次类推；b.修改状态用数字表示：0、1、2……依次类推；c.当修改状态至9后，文件升版；d.当遇下述情况时，文件直接升版：①组织机构有大的调整；②依据的质量体系标准发生变化；3.1文件的批准发布4.2.1文件的发布流程：文件类别发布流程拟制审核批准质量手册推行小组管理者代表总经理程序文件归口部门管理者代表总经理作业指导书管理文件职能部门管理者代表总经理技术文件技术部技术部技术部部长外来文件和资料技术标准、规范由文控中心管理顾客工程规范由文控中心管理4.2.2批准后的原件均需上交文控中心，由文控中心统一管理。

QP-01文件及资料控制程序

文件编号QP-01版本I程序文件文件及资料控制程序页数第2页,共5页生效日期2009/04/151.0目的:通过对与质量活动有关文件及资料的控制管理，确保文件及资料的使用者能及时得到和使用最新有效版本的文件和资料。

2.0 适用范围:适用于公司所有与质量管理体系(包括HSF)运行有关的文件及资料(含电子版文件)。

3.0 定义:3.1 质量体系文件:指实施质量管理所制定的一整套文件(如质量手册、程序文件、作业指导书、规范与标准类等)。

3.2 工程技术资料:指与产品质量有关的技术文件(如：工程标准/图样/规范等)。

3.3 外来文件:指客户提供的质量标准、图纸、样品以及供应商的承认书和外购标准等。

4.0 职责:4.1 文控:负责文件(含电子版文档)的发放、保存(正本)、回收、作废等过程的控制,确保在使用场所能得到适用文件的最新有效版本。

4.2 各部门:负责文件的申领、使用、保管及协助、配合文件控制管理等。

5.0 运作程序:5.1 文件的分类：质量管理体系文件(以下简称文件)分为以下4类：5.1.1 质量手册(包括质量方针和质量目标，属于第一级文件) ；5.1.2 程序文件(属于第二级文件)；5.1.3 作业指导书、检验标准和规范(图纸、产品技术资料、外来文件等属于第三级文件)5.1.4 记录(包括表格；属于第四级文件)；注：第四级文件按《记录控制程序》要求进行控制。

5.2 文件编制、审核和批准:5.2.1 各级文件在发放前均须得到审核和批准。

5.2.2第一级文件:管理者代表组织编制,副总审核，总经理批准。

5.2.3 第二级文件:程序文件由体系推行人员、各职能部门会签，管理者代表审核，副总经理人员批准，总经理进行最终核准。

5.2.4 第三级文件:相关责任部门编制，部门主管/经理审核，部门负责人批准。

5.2.5工艺作业指导书、检验标准(图纸等产品技术资料)由研发部、工程部、品管部编制，部门主管审核，经理批准。

01、文件和资料控制程序

6.4.4文控中心依《文件修改申请表》将文件作相应变更,并及时处理旧版文件。
6.5文件保存：
6.5.1文件应建立并实行档案管理,以便查阅版次变更之文件。文控中心统一回收并于《文件发放申请表》的备注中填写回收记录，按实际而定保留一份旧版之文件，加盖“作废”章，保管于文控中心，以便作下次更新资料之参考作用，废止之文件保存期为一年。
DY QWI
作业指导书：从001-999（流水号）
英文Working Instruction缩写
公司代码
例：DYQWI001
第一个文件（流水号）
作业文件代码
公司代码
4．品质记录
4．1程序文件后产生的记录表格
DYQR或QEQR
记录号：从01-99（流水号）
对应的程序文件编号
程序文件表格代码
公司代码
例:DY- QR - 16 - 01
非公司人员不得查阅,除非部门主管允许外
技术资料/客户资料/报价资料
非本公司人员不得查阅,除总经理特许外
6.6.2已核准文件如因损坏、遗失、涂改相关工作需要更换或特别申请时，填写《文件修改申请表》交部门经理审核，管理者代表核准后，即可交到文控中心领取。
6.6.3若其它部门需调阅某部门的文件资料时，必须由该部门确认批准后方可调阅。
2.0范围:
适用于(QMS)品质系统及(EMS)环境管理系统中所有受控文件。
3.0参考文件:(无)
4.0定义:
4.1受控文件:即需要受到控制的文件,是一份带有本公司品质系统及环境系统之文件编号、发行时期、修订日期、版本版次的标识及相关授权人员的审核、签字确认之文件。发行列入受控时，经盖有红色“受控文件”印章后发放。
6.7外来文件管制:
6.7.1客户提供图纸依合约评审相关要求由业务部与客户合约配套保存管制。

QP-01文件控制程序

1.0目的：确保公司所属部门使用的文件能迅速且正确的流通，且各相关部门能适时获得适当且有效的文件版本。
2.0范围：本程序适用于与本公司内部质量管理有关的各类文件资料（包括采用任何形式或类型的媒体的质量手册、程序文件、操作规程、管理制度、表单及外来文件资料等）的管理。
3.0职责：见4.1
4.0名词定义：
5.4.4受控文件加盖蓝色“受控文件”，外来文件盖蓝色“外来文件”章（无需加盖“受控文件”章）。
5.4.5受控文件及外来文件须登录于《文件汇总表》。
5.5受控文件的收回
5.5.1修订及废止时，总务部在回收旧版文件时，应注意数量及内容完整性，并记录于《文件分发及回收记录表》上。
5.5.2文件的回收完成后，总务部应更新《文件汇总表》。
6.0记录：
6.1文件汇总表。
6.2文件申请单。
6.3文件分发及回收记录表。
6.4文件受控章明细。
4.1受控文件：依ISO 9001:2000的质量体系要求所建立的三阶文件系统，且经过权责人员的核准及作废时必须收回之文件。其内容见下表:
序号
文件类别/文件名称
文件
编号
制订者
审核
批准
获得
途径
1
一阶
文件
质量手册
见5.1
管理代表
总经理
总务部
2
二阶
文件
程序文件
各部门
管理代表
总经理
3
三阶
文件
作业文件等
各部门
5.6.5因资料积累而保存的旧版文件，应加盖红色"作废"章，且与其它文件隔离放置。（作废文件保存期为三年）
5.6.6本公司文件所指的保存期限均指最短保存期限，实际保存期限可根据指示或某种考虑无限期延长。

QP-01 文件控制程序

文件控制程序文件性质：二级文件生效日期：2020.04.101.目的：建立一套完整的文件管制程序，以求发行文件之一致性、有效性，并配合整个品质管理体系的作业。

2.范围：与质量管理体系相关之文件及资料的收发、编号的管理(含外部文件)。

3.职责3.1 文管室：负责所有文件的编码，发行，保存，撤销之管制。

3.2 部门主管：指定部门相关人员进行相关文件之管制。

4.定义4.1一阶文件：品质手册，叙述公司经营理念与品质政策之文件，涵盖ISO9001：2015国际标准各项要求之纲要性文件。

4.2二阶文件：品质程序书，与ISO9001系统要项相关之所需程序文件，是为实施各管理系统所涉及到的各职能部门的完成过程及规定何人何时、做何事，用何种方法做事等。

4.3三阶文件：为协助二阶文件之达成所制定之具体书面描述化指导文件，说明如何做。

如作业指导书、操作使用说明书、检验规范、QC工程图、包装规格书、事务性文件及规章制度等。

4.4四阶文件（表单）：相关记录/报告，含证明品质系统有效执行之记录所用的空白表单。

4.5非管制文件：不列入文管中心发行，由各单位自行分发处理，变更时无需收回更新的文件。

4.6管制文件：凡影响作业品质的文件，如公司的一、二、三、四级文件。

4.7外来文件：有关客户提供的规格或国家、国际法规、法令、标准等。

5.内容5.1 作业流程： <图一>5.2 作业说明：5.2.1 文件制订/修订/作废申请，审查与核准5.2.1.1 各级文件之制订/修订/作废，应先填写文件制订/修订/作废申请单，并依照以文件控制程序页码4 / 9下权责表进行审查与核准：5.2.1.2 文件制订/修订/作废5.2.1.2.1 一，二级文件的制订：5.2.1.2.1.1：一阶文件由管理代表统一组织和领导；5.2.1.2.1.2：二阶文件由各单位相关人员撰写，由各部门主管负责督促及修改。

5.2.1.2.1.3：必要时，编写过程中应召开有关部门人员进行讨论磋商。

QP-01 文件及记录控制程序

一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。

二：范围本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。

三：定义3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。

b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。

c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。

3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。

受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。

3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。

3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。

3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。

四：职责4.1文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。

整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。

公司各类文件格式的保存。

4.2文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。

受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。

4.3文件的编制/审批权限五：文件管理流程六. 记录管理流程：七：组织知识管理流程八：相关记录：8.1《管制文件清单》8.2《文件变更申请表》8.3《文件分发/回收记录》8.4《外来文件一览表》8.5《质量记录一览表》8.6《借阅登记表》8.7《请购单》九：附件一文件编码规则◆质量手册（一级文件）的编号：QM-YY流水号（01、02…）质量管理手册◆管理程序文件（二级文件）的编号:流水号(01、02…)质量管理体系程序文件◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)文件类别代号（SOP:表示作业指导书）部门代码◆表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推)表格流水号(001、002…)部门代码品质记录◆部门代码：十：附件二知识分类表。

QP-1文件和资料控制程序

对于那些需要质量方面特别证明的产品和特定特性的文件，须在该文件上加注特别标识“D”。

4.5 文件和资料的作废及销毁：4.6.1文件更改后，文控中心文件管理员须按原发放记录收回作废的旧文件，同时填写《文件和资料销毁登记表》经批准后予以保留或销毁。

4.6.2作为资料保留作废的原版文件，加盖“作废”印章。

4.6.3当有关人员使用的文件破损严重，影响使用时，应与文控中心办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。

新文件的颁发号仍然沿用原文件分发号，文件管理员将原破损文件销毁，并做好销毁记录。

4.6.4当文件使用人将文件遗失后，应重新办理手续。

文控中心文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并注明遗失文件的分发号作废。

必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。

4.6 文件和资料的定期监控：4.7.1文件和资料有效性的监控：文控中心文件管理员制订《受控文件目录》并发放到各部门，涉及文件变更时，及时修订。

各部门根据清单进行自查，并将自查结果反馈文控中心。

4.7.2文件和资料适宜性监控：文件和资料的适宜性作为管理评审内容之一，于每年管理评审时进行。

4.7.3顾客工程规范的管理和监控：A.来自于顾客的工程规范、文件由文控中心负责汇总、登记，记录于《外来文件清单》中，并及时分发给各相关受理部门。

B.对顾客所有的工程规范及其更改，技术部应在3个有效工作日内组织进行评审、受控分发和实施。

记录并保存每次更改在生产中实施日期的记录，及时更新《外来文件清单》。

按《技术文件管理规定》执行。

C.当这些规范影响PPAP文件时，技术部组织CFT小组成员讨论并实施PPAP更新。

4.7.4来自于其它方的与质量管理体系相关的文件，由文控中心负责汇总、登记，记录于《外来文件清单》中。

并由文控中心负责定期审查，以确定其有效使用状态。

4.8 文件和资料的借阅：借阅文件须填写《借阅登记单》。

原版文件一律不外借，以防止文件丢失或损坏。

4.9 文件和资料的保存期限：4.9.1需作为资料保留的作废文件和资料的保存期限为十年。

QP-01文件控制程序

01体系程序文件序号。
c)作业指导书编号示例：WI-PP－001
示例说明:WI作业指导书代号PP类别代码001作业指导书序号
注：PP代码--品质检验:QA；生产工艺:PD；设备管理:EM；其它:OT；技术类：TH。
d)质量记录表格式样编号示例：QR－程序文件代码-001A
示例说明：QR质量记录表格式样代号01代表流水号A版本号;
5.4.2因份数不够或其它原因所致，需持有某一文件的部门，以《文件分发、回收记录表》经部门负责人和管理者代表审批后，向文控中心领取。
5.4.3文控中心根据文件受控性质，受控文件加盖红色“受控文件”印章，分发给申请使用部门
，文件使用部门的负责人或指定人在《文件和资料更改申请单》上签收。
5.4.4外来文件也需受控。外来文件由文件控制中加盖“外来文件”印章，按受控文件进登记、
深圳市迪尔威电子科技有限公司
文件编号
QP-01
页次
第1页,共5页
生效版本
A/0(封面)
生效日期
2012-03-14
主题
文件控制程序
程序文件修改控制
版本
条款编号
修改内容
日期
修改人
审核
批准
制定
审核
批准
正本存档
文控
中心
深圳市迪尔威电子科技有限公司
文件编号
QP-01
页次
第2页,共5页
生效版本
A/0(封面)
生效日期
5.3.2文件的修订
a)文件需要更改修订时，由提出人填写《文件和资料更改申请单》经部门负责人批准后，由原确定文件版本号，连同《文件和资料更改申请单》一并送对应权责人审批后发行。
b)修订内容以文件版次状况标识。在修订时新的编制或修订记录页、首页和修订页按原文件的《文件分发、回收记录表》下发，并收回作废的记录页、首页和修订页。

QP-01 文件和资料控制程序(仅供参考)

1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。

2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。

本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。

3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。

4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。

4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。

受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。

如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。

文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。

如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。

4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。

4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。

如国家法律法规、政府文件、其他管制机构文件，国家/地方/行业标准，客户提供的工程规范、规定，供方提供的证明材料、报告等。

4.2.2 系统文件：指建立质量管理体系所需要的支持文件，包括方针和目标、管理手册、程序文件、相关文件等。

4.2.3 技术文件：加工卡、检验标准和规范等，凡在设计、生产过程中须使用的文件均属之。

QP01文件和资料控制程序

1.0目的对本公司与质量相关的文件和资料进行控制，以保证在质量体系运行的各个场合所使用文件和资料的有效性。

2.0适用范围适用丁本公司的质量体系文件以及外来文件和资料3.0职责3.1质量体系文件的制订、修改和作废职责文件名称制定审核核准收发控制部门级别一级质量手册行政部管理者代表总经理行政部二级程序文件主管部门管理者代表总经理行政部三级指导书使用部门部门经理管理者代表1行政部四级记录、附件随二、三级文件一同审批行政部3.2外来文件和资料由各使用部门自行收集、整理，行政部负责登记、发放。

4.0工作程序4.1质量体系文件分类（以下简称文件）4.1.1 一级文件：质量手册4.1.2二级文件：程序文件4.1.3三级文件：作业指导类文件，包括作业指导书、规程、检验标准、图样、规定等4.1.4四级文件：质量记录、附件4.2文件书写规则4.2.1质量手册文件的封面应有拟制人、审核人、批准人的签名及日期。

4.2.2程序文件封面应有拟制人、审核人、批准人的签名及日期。

4.2.3三级文件、附件在首页要有拟制人、审核人的签名及日期。

4.3文件的归档管理4.3.1质量手册、程序文件、作业指导类文件及质量记录表单、附件的原稿由行政部保存，并防止文件损坏或丢失。

行政部负责编制全公司《文件一览表》，提供快速查阅的捷径。

记录的管理执行《记录控制程序》。

4.3.2各部门使用的受控文件由该部门负责人指定专人管理本部门的受控文件，并每月定期检查本部门受控文件。

行政部每半年向各个部门发行《文件一览表》，以供使用部门核对是否为最新版本。

4.4文件的编号方式如下：流水号（01-99）QP 代表质量体系程序文件4.4.3三级文件编号：Wl— XX— XXX流水号（001 — 999）----------------- 部门代码（可省略）------------------------- 作业指导书缩写（Working Instruction ）4.4.4部门代码如下：生产部业务部行政部品质部工程部SC YW XZ PZ GC4.4.5四级文件编号：4.4.5.1 表格XX XQ B XXL__________ 流水号：（01-99）--------------------- 对应程序文件或三级文件编号4.5文件发放与回收行政部拟定《文件发放范围》交管理者代表审批。