档案管理第四章作业

1.升华公司是国内一家大型民营企业,由于档案管理工作出色、企业档案建设卓有成效,在省内颇有影响,吸引了不少企业前往学习取经。自2000年以来,公司多次获得省、市各级政府的表彰,连年被评为“全省档案工作先进单位”。20O2年,中州职业技术学院与该公司结为校企合作伙伴,并在公司建立了秘书专业档案管理实习基地。经双方协商,每年暑期中州职业技术学院定期向升华公司输送一批秘书专业学生接受岗位实习,参加顶岗锻炼。为了保证实习效果,升华公司指定专职实习指导员对实习生进行实习前的培训和现场跟踪指导。实习期限为四周,其中煎一周为职业认知,让学生获得感性认识,主要包括档案工具的识别、档案工作内容和程序了解、档案工作环境熟悉和档案库房管理基本要求掌握等;后三周为档案管理实践:主要包括企业档案的收集)立卷归档、装订、分类和检索等一般技能和日常管理等。

2006年6月,该学院20O5级秘书专业12名学生被分配到公司实习,公司档案中心主任安排档案管理员钟苗担任专职实习指导员并按照实习的相关要求做好实习指导工作。

6月份正是公司文件归档时间,由于公司一年来产生了大量的档案,既有文书档案、科技档案,也是会计档案、人事档案等专门档案,都需要立卷归档,向档案中心移交,工作任务不轾。于是,钟苗将实习生分成四组分别到备职能科室收集档案。以下是实习生高叶从综合办公室收集到的一部分文件资料:

(1)市经委《关于召开2005年度全市民营企业工作会议的通知》一份;

(2)清水市《关于印发〈市级重点建设项目竣工档案综合验收管理办

法)的通知》一份;

(3)中州职业技术学院开具的实习生介绍信一份;

(4)公司成立20周年庆典活动相关资料一套(包括公司的历史沿革、“十五”工作成就回顾、庆典活动方案等);

(5)市政府发来的《清水市“十一五”发展规划(征求意见稿)》一份;

(6)下属单位(客车销售公司)报送的《2005年度销售工作总结及2006年销售工作计划》一份;

(7)与清水市汽车运输集团公司签订的大型豪华影视空调客车10台的购销合同原件和复印件各一份;

(8)发往宏远通信车辆有限公司的贺信(传真件草稿,尚未经领导签发);

(9)公司董事长在2005年全省档案工作先进单位表彰大会上的讲话稿一份;

(10)市政府发来的《招商引资工作简报》一份。

实训任务：

（1）请你以该公司档案管理员钟苗的身份,向实习生介绍档案工具、档案库房管理的基本知识和档案工作的具体内容。

（2）如果你是实习生高叶,请你按照立卷归档文件的范围对收集到的这些文件资料确定归档与否?并履行好归档手续。

2.宏远公司属于一老牌国有机电设备制造企业,1970年成立时设置为七个部门,五年后因经济效益上升、业务范围拓展,新增设了三个部(室)和车间。到2000年,由于工厂技术明显落后,设备陈旧,资金短缺,周转出现困难,因此陷入了运作艰难的境地。2001年,企业改制后,新上任的总经理大刀阔斧地实施了系列改革,按照产权明晰、责任明确、政企分开、管理科学的现代企业制度要求,重新调整了机构,职能部门设置调整为六部二室四车间。由于引进了外资,更新了设备,进行了技术改造,因此,公司再度焕发出生机与活力,生产经营形势逐年好转。但档案管理工作却因长期以来的重视不够而“拖了后腿”,一直没有跟上来。三十多年来形成的纸质档案虽然都保存得完好无损,但由于没有采取科学的分类方法,而且企业机构设置频繁变动,一直沿用最初的“组织机构一年度—保管期限”的档案分类方法,档案柜内显得杂乱无章,许多重要档案的查找、检索利用过程都很麻烦,档案工作一时成了棘手问题,并引起了领导层的重视。2O02年1月,通过猎头公司物色了一名高级企业档案管理人才钟苗,总经理大胆地起用新员工,任命其为档案室主任,担纲主持公司的档案工作。通过三个月紧张、有序的工作,全部档案按照科学合理的分类方法“各就其位”,档案管理工作渐有起色。

实训任务：

（1）结合该公司的实际情况,档案室主任钟苗应选择何种方法对档案进行分类?

（2）若请你对近年来公司产生的电子档案进行分类,你该如何开展此项工作?请向上司具体说明。

3.天地重型汽车制造有限公司是天地集团有限公司旗下一主营汽车制造和销售的控股子公司,目前部门设置为综合办公室、销售部、财务部、生产部、物资部、技术改造办公室、技术质量部、人力资源部、下料车间、铆焊车间、总装车间、冲压车间等。以下是该公司2005年12月15日-2006年1月2O日形成的部分文件。

(1)2005年12月20 日形成的《天地公司关于2005年下半年产品销售情况的报告》;

(2)2005年12月20 日形成的《天地公司2005年度工作总结》;

(3)2006年1月10日形成的《天地公司2OO6年度工作计划》;

(4)2006年1月20 日形成的《天地公司2006年度财务预算报告》;

(5)2005年12月16日形成的《天地公司2号联合厂房建设工程验收文件》,该工程于2004 年9月立项建设,2005年12月15日竣工; (6)2O06年1月10日形成的《关于转发集团公司董事长在20O5年年终总结大会上的讲话的通知》;

(7)2006年1月20 日形成的《天地公司“十一五”发展规划》;

(8)2005年12月15日印发的《天地公司薪酬管理制度(试行)》,自2006年1月1日起实施;

(9)2005年12月27日,天地公司向市政府报送的《关于将天地公司年产50O0辆重型汽车项目列入市重点工程的请示》;

(10)2O06年1月6日,市政府制发的《关于天地公司年产5O00辆重型汽车项目列入市重点工程的批复》。

实训任务：

假如你是该公司档案室档案管理员,请你判定上述档案应分别归入哪一年度、哪个部门(机构)。