四前期筹备工作和组织及实施

作者：张金祥
重庆大学出版社
第四章
1、邀请函的编制原则
展览会邀请函的内容较多，也较繁杂，在编制邀请函时一定 要对其内容、图片和版面做合理的规划和安排，使邀请函在展览 会营销过程中发挥其应有的作用。一般的说来，在编制邀请函时 要遵循以下原则：
☆ 内容要全面准确
☆ 内容要简单实用
☆ 排版格式要美观大方
☆ 规格要便于邮寄和携带
1、坚持提高展览会影响力的原则
2、坚持增强展览会权威性原则
3、坚持方便展览会宣传推广的原则
4、坚持有利于展览会招商招展的原则
5、坚持点面结合的原则
作者：张金祥
重庆大学出版社
第四章
1、坚持提高影响力的原则
目前，在我们国内举办一个展览会，在条件允许的情况下， 通常会邀请国家或举办地政府主管部门来作为展览会的主办或支 持单位。这主要是利用政府主管部门的管理职能来提高展览会的 影响力，增强企业参展的信心和积极性。做到这一点，主要以该 展览会的定位和展览会发起单位所占有的社会资源而定。
作者：张金祥
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第四章
2、展览会邀请函的内容结构
通常情况下，展览会邀请函主要包括以下几个方面的内容： ☆ 展会的基本内容：展览会名称、举办时间和地点、办展机构、办 展起因和办展目标、展览会特色、展出范围、收费标准 ☆ 市场状况介绍：产业状况和地区的市场状况 ☆ 招商和宣传推广计划：招商计划、宣传推广计划、配套活动 ☆ 参展办法 ☆ 付款方式 ☆ 服务项目 ☆ 联系办法 ☆ 展位平面图 ☆ 参展申请表 ☆ 各种图案
作者：张金祥
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第四章
一、合作办展机构的确定原则
大家知道，展览会的举办机构有主办单位、承办单位、协办 单位和支持单位之分，这些办展机构的多少要以该展览会项目发 起单位的社会资源而定，协办和支持单位可以缺少，但主办和承 办单位不能没有。从单位性质来分，办展合作机构可以是政府机 构、行业协会、新闻媒体、大型有影响力的企业集团等。总之不 论合作办展机构的性质如何，一般来说，一个展览会合作机构的 确定应遵循以下几项原则：
会展实务
作者：张金祥 重庆大学出版社 (教学支持资源-电子教案)
第四章
第四章 前期筹备工作的组织与实施
第一节 确定合作办展机构与邀请函 第二节 展览会标识设计 第三节 展出场馆的落实与展区划分 第四节 宣传推广计划 第五节 展览会配套活动策划
作者：张金祥
重庆大学出版社
第四章
第一节 确定合作办展机构与邀请函
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第四章
二、邀请函的制作
展览会邀请函通常又称招展函，它是办展机构向目标参展企
业传递展览会信息的第一份主要核心资料。邀请函的主要作用是 向目标参展商说明展览会的有关情况，并引起他们对展览会的关 注和参展的兴趣。邀请函也是进行展览会产品营销的重要资料， 并且是目标参展商最初了解展会情况的主要信息来源。在很多时 候，许多目标参展商对展览会的第一印象主要来自展览会邀请函。 可见，展览会邀请函的策划和编印工作在展览会各种文案策划和 展位营销工作中占有何等重要的地位。为了能使目标参展商对展 览会有足够的了解，并对展览会做出基本的判断，展览会邀请函 的内容必须简单、明了、准确、全面。
作者：张金祥
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第四章
4、坚持有利于招商招展的原则
招商和招展是关系到一个展览会成败的关键性工作，也是展 览会能否成功举办的基础。我们大家都知道，如果招展工作做的 不好，这个展览会不仅得不到理想的经济效益，而且很可能会负 债，其社会效益也不会好，甚至可能会影响到办展机构的声誉。 如果招商工作没有做好，只有参展企业展出而没有观众参观洽谈 的展览会也不能称之为完整的展览会。所以，不论是办展合作单 位和展出城市，还是制订展览会的各种计划方案都必须要充分考 虑到各个办展合作机构对展览会招商招展工作的作用与影响力。 必须要善于利用资源、优势互补，加快资源整合，最大限度挖掘 新客户，不断扩大企业参展的数量，最大限度地降低招展成本， 这样才能取得社会效益与经济效益双丰收。
作者：张金祥
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第四章
2、坚持增强权威性原则
我们都知道，一个高水平的专业展览会往往代表着一个国家 或地区展览会相关产业的发展状况和趋势。所以，我们在确定展 览会的举办机构时必须要充分认识到这一点，就要想办法邀请该 展览会所涉及产业的行业协会作为展览会的合作机构。在市场经 济条件下，行业协会在该产业内的作用和地位是很多其他部门不 能相比的。邀请行业协会来共同举办该展览会不仅可以提高该展 览会的行业号召力和影响力，还有利于组织企业参展和组织专业 人员入场参观洽谈，进一步提高展览会的展出水平与效果。
作者：张金祥
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第四章
3、坚持方便宣传推广的原则
在现代社会的各个领域，人们都能感受到传媒的力量以及它
对行业的各种影响，无论是广告的传播作用还是新闻报道的舆论 导向作用，都在或多或少的影响着人们的生活，甚至影响着一些 商业决策的进行。目前对于展览会而言，拥有传播话语权以及丰 富广告资源的传媒是一个不可或缺的合作伙伴，不论是媒体的广 告支持还是新闻报道，都对展览会的成功与否有着重要的决定性 作用。。与此同时，现代媒体也开始越来越看重展览会这个现场 交流平台以及通过展览会所集聚起的优质客户群体。所以，我们 在选择媒体作为展览会合作办展机构时，在可能的情况下，最好 是专业媒体与大众媒体相结合、国家级媒体与地方媒体相结合、 现代媒体与传统媒体相结合。这样，可以加快展览会信息的有效 传递，扩大展览会的影响力，能有效地形成展览会项目的品牌效 应，最终实现可持续发展战略。
从目前国内外会展业的发展状况来看，如果想把一个展览会 做成一个具有影响力的名牌展览会，仅仅依靠一个单位的力量是 远远不够的，必须依靠几个或者多个部门的大力支持与合作。其 实，邀请和确定展览会举办机构的过程也是一个整合资源的过程。 通过各合作机构的通力合作与配合，使要举办的展览会的各项筹 备工作能够顺利进行，并能够达到预期的展出效果。
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作者：张金祥
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第四章
5、坚持点面结合的原则
点面结合就是在社会资源允许的情况下，展览会的主办机构 要做到国家政府部门与地方政府部门相结合；如果是国际性展览 会，最好是国外机构与国内机构相结合；选择媒体时，要坚持国 家级媒体与地方性媒体相结合，专业媒体与大众媒体相结合，现 代媒体与传统媒体相结合。这样才能有利于展览会品牌的传播， 增强展览会的影响力和竞争力，提高展览会的档次、规格和权威 性，促进展览会项目的快速发展。