公文常见错误分析及对策

公文常见错误分析及对策

一、存在的问题

（一）文种使用乱。一是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。《办法》所确定的公文文种共有13类14种，即：命名、令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为"印发"、"颁发"式"通知"的"附件"行文。例如，《关于技术练兵比武的具体操作规定》、《关于使用统缴证有关问题的说明》等，这里的"操作规定"、"说明"均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发技术练兵比武的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用统缴证有关问题的说明的通知》，不能作为文种使用的还有"条例"、"规定"、"办法"、"总结"、"计划"等，有的甚至把"安排"、"要点"、"细则"这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。

（二）混用文种。常见的是把相近的"请示"和"报告"两种文种冠戴。例如：《××关于批准成立运输协会的报告》，《××关于办公自动化所需经费的报告》。两个标题容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用"请示"而不是"报告"。报告是"向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问"的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是"向上级机关请求指示、批准"

的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在"请示"和"函"混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用请示。

（三）规矩格式乱。《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有： 1.排版规格不当。公文标题应在红色反线下空２行，用２号小标宋体字，正文用３号仿宋体字，一般每面排２２行，每行排２８个字。而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。 2.发文号标注不规。主要表现在，一是错用括号。如，绵交发（2006）240号；二是用虚数。如绵交发〔2006〕005号；三是字体字号不标准。《格式》规定：发文字号，用３号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号"〔〕"括入；序号不编虚位（即１不编为００１），不加 "第"字。特别对于字号和字体，有的小于3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。 3.标题滥用符号。《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定"公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号"。但是在实际中，滥用符号的例子屡见不鲜。如"关于转发×市政府《关于做好一节一会相关工作的紧急通知》的通知"、"关于转发×局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知"，以上两例中的"《》"符号都不应该使用，应改为：关于转发×市政府关于做好一节一会相关工作的紧急通知的通知"、"关于转发×局关于实行在网上公示建

筑企业不良行为的通知的通知"， 4.结构层次序数使用不规则。《办法》规定：结构层次序数，第一层为"一、"，第二层为"（一）"，第三层为"1."，第四层为"（1）"。但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中"一、"下面是顿号，"1."下面是圆号，而"（一）"和"（1）"括号外面是不带顿和点号。 5.引用文号格式不对。《办法》规定："引用公文应当先引标题，后引发文字号。

条规定"应当抄送被越过的上级机关"等，它表示行政公文不再使用"抄报"一词。 8.附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，《办法》对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。 9.盖印不规。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。但不规现象常见于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齐；印章间相交或相切，相距超过3mm；联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。

公文写作中引以为戒的逻辑错误

写作公文时总要与各种概念打交道，如果不正确抉择各种概念之间的逻辑关系，则常会在公文中出现概念方面的逻辑错误。根据公文中常见的概念方面的逻辑错误，可概括为以下几种：

1、种属混淆。概念之间往往存在从属关系。如A概念包括B概念，而B 概念则是A概念中的一部分。像“水果”和“梨”两个概念，“水果”包括

“梨”，而“梨”则是“水果”中的一种。“梨”和“水果”两个概念是种属关系，在写作涉及到这两种概念时不能并列写这两个概念。如：“今年市郊水果和梨都获得了丰收”，这样并列写法是不对的。

2、交叉并列。两个概念有一部分相同的含义，有一部分不相同的含义，则这两个概念就有交叉关系。如“青年”与“工人”两个概念之间有交叉关系。在公文写作中，不能将互相之间有交叉关系的概念并列。

3、限定与概括不当。用概念表述某个事物或意思时，所用的概念应当能准确地表示所要表示的事物或意思。如：“城镇环境污染属煤烟型污染。”在这句中“环境污染”的概念太大了，与煤烟型污染相配不当。如果改为“大气环境污染“则就合适多了

4、定义模糊。定义是揭示概念涵的逻辑方法。因此，给一个概念下定义，必须揭示概念的涵。如果没有揭示概念的涵，则就了定义模糊的错误。如：“生命是常青之树”这里只是作了个暗喻，并没有说明“生命”的本质属性，所以这句话不能代替定义。

5、标准不一。在同一句子中，划分各子项的标准应该是同一的，用不同标准划分的子项，不能并列在同一句子中。如：“国营、集体、个体及千元以上销售额的饭店要带头使用型煤。”这里“国营、集体、个体”的划分是依据生产资料所有制，而“千元销售额”又是以销售货款为标准。标准不一放在一个句子中就了概念混淆错误。

6、判断不准。判断是对事物有所肯定或否定的一种思维方式。判断常会出现错误。如：“所有的书籍都是人类的精神粮食”。粮食是有利人类的健康的，但书籍并不一定都有利人类的精神健康，所以这个判断是绝对的，是错误的。

7、自相矛盾。在同一思维过程中包含两相反的自相矛盾的意见或要求。如：“根据县体育工作成就和教练员的知识结构，特提出县业余体校教练员职业岗位设置申请……。如有困难，也可缓设或不设。”设置职业岗位和不设职业岗位是两个相反的概念。这两个相反的概念同时在一个公文中加以肯定，就造成了自相矛盾的困境。

行政公文写作常见错误举要

国务院于2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称新《办法》），同时废止了1993年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称旧《办法》）。新《办法》已于2001年1月1日正式施行，但有的单位在行政公文处理未严格执行新规定，特别是行政公文写作中出现了一些常见的错误，影响了公文的严肃性和权威性，影响了它的法定效力，从而影响了办文的质量和效率。

一、公文眉首常见错误

公文的眉首是指公文首页红色反线（包含）以上的各个要素，它是由公文份数序号、秘密等级和期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成。公文的眉首看起来很简单，容也不多，但由于对新《办法》不够熟悉，在实际工作中，公文眉首的格式上仍存在一些问题，其中出现问题较多的当数"