文件归档管理程序

Zhejiang Zhongheng Industrial & Trade Co.,Ltd. 文件版次0/A 文件名称文件归档管理程序页码共2页第1页1、目的

为规范公司文件档案管理，对公司文件档案进行妥善保管，能有效保守机密、传达信息。维护档案材料完整，合理使用文件档案。

2、适用范围

本办法适用于公司各部门的文件档案归档、传（借）阅。

3、定义

档案管理：对公司或与公司发展相关的，具有保存价值的各种文字、图表、声像形式等的记录管理。

4、公司的文件档案管理分为内部和外部两种，外部文件的建档、传阅、归档管理由行政

部统一按流程处理。

5、内部文件档案管理由公司指定人员专业管理，负责文件的分类、归档、销毁、保管。

6、档案建立由管理员按部门、类别、档案保密等级进行编号登记，接收各部门文件归档

时必须出具接收单据，注明接收文件的名称、类别、送达人、日期、文件的完好状况。

管理员建立文件档案清册便于查找借阅。

7、归档文件由管理员封存原件，对各项文件档案制作复印副本便于公司人员借阅查询。

原件与复印副本必须分开存放。绝密文件档案不可制作复印或建立其他副本。

8、各部门送件归档必须注明文件的保存期限、保密等级、许可借阅对象、借阅许可批准

人。

9、文件借阅必须出具经借阅许可人批准的借阅便条，并注明借阅的形式和借阅时限。借

阅跨部门的文件资料必须经本部门主管、借阅许可人批准方可借阅。

10、借阅人必须按借阅准许形式借阅复印或副本文件档案，不得对借阅文件档案进行抄

录、涂改、摄像或损坏。按借阅期限准时归还。

Zhejiang Zhongheng Industrial & Trade Co.,Ltd. 文件版次0/A 文件名称文件归档管理程序页码共2页第1页11、管理员对电子文档或光盘等文件档案另行以电脑或其他形式备份保存，按等级编号

建档、保管。

12、文件档案编号原则F(公司名称)----HR（部门名称）----A（绝密文件）----B（经济合

同Ⅱ级文件）----C（图纸表、技术参考资料Ⅲ级文件）----D（程序文件Ⅳ级文件）----（作业指导Ⅴ级文件）----E（其他文件档案Ⅵ级文件）----120108（建档日期）----001（部门归档文件序列号），电子文档或光盘等文件档案编号在部门名称后编Z，等级类同。

13、借阅必须根据保密等级分级借阅：属于Ⅲ级或以上的文件借阅必须经过总经理批

准，Ⅳ级或以下的经过部门主管、借阅许可人批准。

14、借阅分为当时查阅和外借查阅。管理员必须对借阅进行登记，注明时间、材料名称、

份数、理由、批准单等，借档人员签字。归还时及时在借阅登记上注销。

15、文件档案的销毁由管理员根据文件的保存期限提出文件销毁申请，经部门主管、借

阅许可人、总经理批准后指定销毁监督人进行销毁。

16、有以下行为之一，根据情节轻重，给予50~~500元的扣薪处理，若造成信息泄露或

构成犯罪依法追究刑事责任。

16.1毁损、丢失或擅自销毁公司档案

16.2擅自向外界提供、抄摘公司档案

16.3涂改、伪造档案

16.4未及时上报归档或管理不善的档案管理者

16.5未按手续就借阅、外带或超级查阅者（档案管理者同罚）

17、附件

17.1《文件借阅权限表》

17.2《文件保管权限分类表》

文件借阅权限表

文件类别Ⅰ级Ⅱ级Ⅲ级Ⅳ级Ⅴ级Ⅵ级备注总经办- √√√√√

部门经理- √√√√

部门主管- √√√

部门职员- √√

外部单位- √

文件保管权限分类表

文件类别审核人批准人保管归档备注

Ⅰ级无总经理总经办文控中心绝密文件

Ⅱ级部门经理总经理总经办文控中心经济合同Ⅱ级文件

Ⅲ级部门经理总经理部门经理文控中心图纸表、技术参考资料Ⅲ级文件

Ⅳ级部门经理总经理部门经理文控中心程序文件Ⅳ级文件Ⅴ级部门主管部门经理部门主管文控中心作业指导Ⅴ级文件

Ⅵ级部门主管部门经理部门主管文控中心其他文件档案Ⅵ级文

件