会计电算化系统管理规定

会计电算化系统管理制度草案一、电算化系统操作管理制度第一章系统使用管理第一条为保证会计电算化系统的安全可靠运行, 必须对系统的操作使用做出严格的控制;第二条在会计电算化系统投入运行前, 由系统管理员可由部门经理兼任确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限, 并记录备案;运行中需要增减使用人员, 按同样手续办理;第三条对各使用人员明确划分使用操作权限, 形成适当的分工牵制, 健全内部控制制度;第四条本会计电算化系统原则上专机专用, 谢绝无关人员使用机器做其他工作;第五条任何人员不得直接打开数据库文件进行操作,不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构;第六条出纳人员不允许进行系统性的操作;第七条操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作,负责数据的输入、运算、记帐和打印有关帐表;第八条存档数据、软盘、帐表和文档资料等由系统管理员按规定指派专人统一复制、核对和保管;第九条系统管理员必须做好日常检查监督工作, 发现不规范使用应及时制止, 并采取措施避免同样情况再次发生;第二章上机操作规程第十条操作人员必须是合法有权使用人员, 经过培训合格并经系统管理员正式认可后, 才能上机操作;第十一条操作人员上机前应做好各项准备工作, 尽量减少占用机器时间, 提高工作效率;第十二条操作人员的操作密码应注意保密, 不能随意泄露, 密码要不定期变更;第十三条操作人员必须严格按操作权限操作, 不得越权或擅自上机操作;第十四条操作人员应严格按照凭证输入数据,应保证输入的数据与凭证数据的一致性;已输入计算机的数据,如在记帐前发现差错,可按凭证进行修改,如在记帐后发现差错,必须另作凭证,以红字冲销纠正;第十五条每次上机工作完毕后都要作好工作备份;为防止发生意外事故,重要财务数据每月备份一次,一式两份;备份的数据软盘,应指定专人负责保管;第十六条在系统运行过程中, 操作人员如要离开工作现场, 必须在离开前退出系统, 以防止其他人员越权操作;第十七条任何人如有伪造,非法涂改变更,故意毁坏命令程序、数据文件、帐册、软盘等行为,依照会计法,将受到行政处分,情节严重的要追究法律责任;第三章帐务处理程序第十八条帐务系统初始化:在初次建立会计电算化系统时, 需要进行系统初始化工作, 在会计主管或部门经理以下同授权下进行设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定;第十九条帐务系统更改：系统正常运行期间,任何对帐务系统的修改变动,必须得到会计主管的批准;第二十条日常帐务处理：一、凭证处理：会计电算化系统输入的记帐凭证分两种,即：机制记帐凭证和手工编制的记帐凭证;记帐凭证要严格按照国家财会制度规定编制,对不真实、不合理的原始数据、凭证不予受理,对记载不确切、不完整的原始数据和凭证应予以退还,并要求更改和补充;为适应会计电算化系统的正常运行,编制记帐凭证还必须做到：1、机制记帐凭证的编制：机制记帐凭证是指各子系统输入原始凭证如销售原始发票和银行收款凭单由计算机,按有关规定编制并打印的记帐凭证;机制记帐凭证直接通过机内程序转到帐务处理系统进行记帐、编报表等业务处理;机制记帐凭证编制前,要认真审核原始凭证的合法性、正确性,输入计算机及打印出的记帐凭证必须做到科目使用正确,数字准确无误;打印出的机制记帐凭证需有制单人、审核人、记帐员及财务部负责人章,连同所附原始凭证装订成册妥善保管;2、手工记帐凭证的编制：手工编制记帐凭证是指会计人员根据原始凭证采用手工办法编制的记帐凭证;手工编制的记帐凭证必须做到：1原始凭证必须是合法凭证;经济业务内容、摘要应规范化,措词要确切,其中标准摘要按规范填写正确;2帐户使用正确;3借贷方金额相等;4原始凭证同记帐凭证金额一致;对会计分录的摘要内容必须唯一,即：一种摘要内容,只能对应一个最细的明细科目,据此确定其隶属于那一个一级、二级、三级科目;要求摘要内容简洁、扼要,用尽量少的字表达出该笔业务的内容;凡能归入标准摘要的业务内容,应尽量的使用标准摘要;对于新的业务内容可按上述原则编写新的标准摘要,并注明所对应的科目名称及科目代码;3、记帐凭证编号必须连续;编号间断时应在断号后第一张凭证上说明断号原因并签字盖章;4、现金日记帐和银行日记帐可以由机器直接登记,出纳人员不登记帐簿;为工作方便,出纳人员可以自设备查辅助帐;二、记帐凭证的审核与保管1、记帐凭证必须经凭证审核员严格审核无误后方可进行登帐处理;2、操作员每输入一张凭证,结束前要自审一次无误后再按结束键;3、输入计算机的凭证、单据应由制单人、审核员、记帐员、财务部负责人签字后方为有效凭证;4、已输入的凭证应在输入操作完毕装订成册后,交由专人负责存档保管;5、同一张凭证,制单和复核不能是同一个人;三、帐表打印和结帐:1、现金、银行存款日记帐需要每月打印,并应与出纳库存现金核对无误;2、银行余额调节表、科目汇总表每月打印一次;3、在结帐前按有关规定做好当月各类帐务数据和报表的备份工作;4、月底,以上工作正确完成后,由系统管理员进行结帐,系统自动生成下月期初余额;5、每年年末必须将全部帐簿打印输出,装订成册,作为会计档案保存;四、会计报表1、单位应根据帐簿数据准确编制或由计算机自动生成会计报表;帐表之间的数据必须衔接一致;2、会计报表、计算表、分析表,按各核算子系统及管理要求和时间打印输出,经有关财会负责人审核无误后签字盖章方可生效;3、单位上报会计主管部门的会计报表格式与要求,按会计主管部门的统一设计和布置;4、单位必须以软盘和书面形式上报报表,软盘和书面报表的数据必须一致,书面报表必须由机器打印并按规定由有关人员签字盖章;第四章附则第二十一条本制度由集团财务结算中心解释并负责修订;第二十二条本制度经总裁办公会批准后执行;二、电算化系统软、硬件管理制度第一章系统管理制度第一条财务用计算机应做到专机专用,不要兼做其它工作;第二条除了被允许操作财务软件的人员和系统管理员外,其他人未经允许不得用机;第三条每次用计算机必须使用不间断电源UPS,以避免意外断电造成核算数据丢失影响系统运行;第四条计算机禁止用外来软盘,坚决禁止在计算机上玩游戏,以防止计算机感染病毒;第五条有上、下级单位送来的数据盘,在使用前,必须做好查病毒工作;第六条计算机发生故障应及时维护;对于无法处理的故障,应通知集团管理中心并及时与销售计算机的单位取得联系;第七条财务软件运行中发生错误时,应及时排除,如无法处理,应通知集团管理中心并及时与财务软件销售单位取得联系以便及时解决问题;第二章系统维护第八条为保障电算化系统的正常运行,需要进行经常性的系统维护,其内容主要包括：一、对系统硬件设备的日常检查和维护,以保证系统的正常运行；二、在系统发生故障和出现异常时,排除和恢复运行；三、在系统扩充时,负责安装、调试,直至运行正常；四、在系统环境发生变化时,随时做好适应性的维护工作；五、系统中的会计数据需要每天进行备份;第三章系统硬件维护第九条一般情况下每月应由集团管理中心全面检查一次计算机硬件系统,并做好检查记录;第十条在系统运行过程中,出现硬件故障,及时进行故障分析,并做好检查维修记录;第十一条在设备更新、扩充、修复后,由系统管理员与维护员共同研究决定,并由系统维护人员实施安装和调试;第四章附则第十二条本制度有集团财务结算中心解释并负责修订;第十三条本制度经总裁办公会批准后执行;三、电算化系统岗位责任制度第一章核算系统人员分工第一条为适应会计工作电算化后会计工作重点的转移和岗位的变动,需要对财会人员的工作内容和任务以及相互分工做出调整;会计电算化后的工作岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位;基本会计岗位可包括：会计主管或部门经理、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等;电算化会计岗位包括电算主管、电算化操作、审核记帐、系统管理、数据分析、档案管理等;以上岗位中系统管理工作与出纳工作不得互兼;第二章会计电算化系统各类人员岗位责任制第二条系统管理员责任制一、负责会计电算化系统的日常管理工作,监督并保证系统的正常运行,做到合法、安全、可靠、可审计的要求;在系统发生故障时,应及时到场,并组织有关人员尽快恢复正常运行;二、定期检查软、硬设备的运行情况；负责系统运行中软、硬件故障的消除工作；负责系统的安装和调试工作；按规定的程序实施软件的完整性、适应性和正确性的维护;三、协调本系统各类人员之间的工作关系;四、检查会计凭证的预处理工作,确保各类输入数据符合系统的要求;五、负责计算机输出帐表、凭证数据的正确性和及时性检查工作;六、负责本系统各有关资源包括硬件设备、软件、数据及文档资料等的调用、修改和更新的审批手续;七、负责本系统运行的安全性、正确性、及时性检查工作;八、做好本系统操作运行情况的总结工作,并提出更新软件或修改软件的需求报告;九、负责本系统各类人员的工作质量考评,并提出任免意见;十、完善现有的管理制度,并制定岗位责任与经济责任考核制度;十一、此岗位可由电算主管或部门经理兼任;第三条会计电算化操作员责任制一、负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据,输出记帐凭证、会计帐簿、报表,进行部分会计数据处理工作;二、严格按照系统操作说明进行操作;三、当天的日记帐数据,做到当日帐当日清;日记帐输入应做好日清,在月末应将核对无误的明细帐和科目汇总表打印输出;四、月末打印记帐凭证;五、每次操作完毕,应及时做好各类备份数据和存档数据;六、注意安全保密,各自的操作口令不得随意泄露,备份数据应妥善保管;七、系统操作过程中发现故障,应及时向系统管理员报告,并做好故障记录和上机记录等事项;八、按分管的内容汇集材料收发、领退单、销售发票、工资变动及停止发放等各类单据;九、在规定的期限内,根据原始凭证准确编制会计记帐凭证;十、编制会计凭证应符合财会制度的要求;做到内容完整、数据正确；代码要合法、恰当、摘要应简明规范;十一、此岗位可由出纳和其他会计核算人员担任;第四条审核员责任制一、负责凭证数据的审核工作,包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性;二、负责输出数据正确性的审核工作;三、对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证,退还各有关人员更正、补齐后,再行审核;四、对于不符合要求的凭证和不正确的输出帐表数据不予签章确认;五、此岗位可由电算主管或部门经理兼任;第五条会计档案管理员责任制一、负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证、资料的备份和存档保管工作;二、做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作,不得擅自出借;三、按规定期限,向各类有关人员催交备份数据及存档数据;四、此岗位可由电算主管或部门经理兼任;第三章附则第六条本制度由集团财务结算中心解释并负责修订;第七条本制度经总裁办公会批准后执行;四、电算化系统会计档案管理制度建业住宅集团中国有限公司的会计档案包括贮存在磁盘软盘和硬盘上的会计文件和会计凭证、会计帐簿、会计报表等书面形式的会计核算资料;第一章数据资料管理与保密机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表,应按有关财会制度使用、保管;第一条记帐凭证的输出与保管有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证,输入计算机;月末将审核无误的记帐凭证打印输出后,按标准装订成册,妥为保管;第二条科目汇总表、帐簿打印时间;一、现金、银行日记帐每月打印;二、银行余额调整表每月打印一次;三、总分类帐和各种明细分类帐每年打印一次;四、现金、银行存款、记帐凭证的科目汇总表每本打印一次,并同该本记帐凭证一起装订;五、会计报表、计算表、分析表,按管理要求和时间打印输出,经有关财会人员审核无误后签字生效;第三条由机器打印输出的会计档案发生缺损时,必须补充打印,并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章,财务主管签字盖章认可;第二章数据备份管理第四条由于会计核算数据的重要性,必须经常进行备份工作;第五条在日常工作中, 准备三套软盘循环使用, 隔日进行备份,以避免意外和人为错误造成对工作的干扰;第六条需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件;第七条机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表,应视同会计资料按月做两套软盘备份,交会计档案保管员或由专人分别放置在不同地方妥为保管;第三章会计档案管理第八条会计档案存档手续: 打印输出的凭证、帐册、报表,必须有会计主管的签章才能存档保管;第九条为保证备份数据的安全, 备份软盘必须贴上写保护标签, 装入盘套, 放进硬盒, 存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所;第十条由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按会计档案管理办法规定的保管期限和管理办法管理;第十一条随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件,和以上软件的备份磁盘,作为会计档案保管;第十二条各类会计档案的出借,均必须经过部门经理审批同意并签章,如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性,应制作该备份磁盘的复制件,使用复制件进行操作;第十三条必须加强会计档案的保密工作,任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等的行为,将受到行政处分,情节严重者,将追究其法律责任;第四章附则第十四条本制度由集团财务结算中心解释并负责修订;第十五条本制度经总裁办公会批准后执行;。