(整理)公司办公室工作手册

九、公司重要文件按年度、类别装订造册，存入文件
柜中，在文件柜门上附有柜内文件目录。
十、凡借阅重要文件者，经部门负责人同意签字后，
到办公室打借条，办理借阅手续。
十一、借阅文件要按时归还，撤消借条。
十二、对于重复、过时和无保存价值的文件，经部门
主管审核同意，报办公室粉碎销毁。
执行部门：
制度
签发
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执行部门：
责任人签名：
制度
办公室日常工作安排管理制度
签发
签发日期
文件编号
总页码 1
一、整理总经理办公室，备好茶水。
二、整理副总前日工作日记，摘抄重点一并报送总经
内 理办公室。
三、各部门文件报总经理签批、各店、各部门支票申 领整理报副总签批后上报总经理；
性清点与核对。在清点与核对前，停止外借，并要求借出
图书全部返还。
四、必须经常整理图书管理帐卡，把已不存在的或被
清理掉的图书在帐卡中除名。
五、需购买图书应由管理员制定购书计划，报公司审
批后购进。
容
六、 对职工或外部机构捐赠图书必须致谢，并在接
收图书时开具收纳凭证。
七、图书原则上只借给在公司工作的人员，借出的图
一、 报刊、邮件、信函由前台工作人员负责签收、
发放。
二、公司前台设有邮件箱，各店邮件、信函放在邮箱
中，由各店派人签字领取交由本店前台；
内
三、办公室负责提供订阅报刊的部门及报刊种类清
单。
四、前台每天对邮局送来的报刊应对分送清单分类清
点，发现差错及时要求补缺。
五、前台收到邮局送来的报刊后，应在半小时内将报
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责任自负。 九、公司外来邮件、信函一律经前台签收分发。不
论公私邮件应随到随清，及时分发，不得丢失、损坏。 十、对邮局送来非公司邮件，经核实确认后，应及时
退回，不能私自扣留。
执行部门：ຫໍສະໝຸດ 责任人签名：制度签发
公务车管理制度
签发日期
文件编号
总页码 1
一、公司公务车由办公室管理，设有专职司机。
刊发送到订阅人手中，不得拖延。
六、总经理订阅的报刊、及私人信件前台送交
容 办公室，由办公室专人负责整理上交总经理办公室。
七、公司各部门需外发的邮件应提前送交办公
室，由办公室指定专人送交当地邮局寄发。
八、前台在签收挂号信、包裹单等邮单后，应立即
通知收件人，收件人应及时去邮局取款取件。超期罚款，
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四、保洁员打扫办公室卫生时，应先将桌面、电脑、
打印机用干净抹布擦拭干净，然后将纸娄内废弃物倒掉，
更换垃圾袋，用扫帚将地面清扫一便后再用墩布将地面擦
拭干净。
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五、保洁员打扫总经理办公室及会议室时，有高档办
容 公桌、会议桌的，应先喷碧丽珠后，再用干净的干抹布擦
书不得转借第三者。
八、借阅图书期原则上为一个月，对超过期限者进行
催促，令其归还。
九、超过借阅归还期限并经再三催促依然不还者、丢
失和被盗者，按图书购入价格索赔。
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执行部门：
责任人签名：
制度
报刊、邮件、函电收发制度
签发
签发日期
文件编号
总页码 1
四、服务台工作人员需熟悉各部门内线电话，有来访
者立即电话通知被访者。
五、来访者离去时，及时将“来宾卡”收回，在登记
本上注明结束时间。
六、服务台工作人员不得擅自离岗，如有特殊原因，
容 应及时通知办公室，办公室安排有关人员接替。
七、前台人员工作时间早 8：30 至晚 6：00。
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执行部门：
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责任人签名：
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制度
签发
办公用品的采购、发放制度
签发日期
文件编号
总页码 1
一、公司设有总务人员负责办公用品的采购、发放、
登记工作。
二、为了统一限量，控制用品规格以及节约经费，所
有办公用品都由总务管理员统一订购。
内
三、管理员将根据办公用品的库存量及消耗，确定订
责任人签名：
公司阅览室图书管理制度
签发
签发日期
文件编号
总页码 1
一、 公司阅览室设有管理员对图书进行分类、整理
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借阅、登记。
二、建立图书帐卡，所有图书都必须按图书管理要求
进行登记，写明购入时间、著作名称等必要的项目。
内
三、每年按图书管理帐卡，对书架中的图书进行一次
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证良好车况。
七、公务车需维修时需到指定地点维修。
容
八、公务车要经常清洗，保证车内车外的清新整洁。
执行部门：
责任人签名：
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责任人签名：
公司介绍信管理办法
签发日期
文件编号
总页码 1
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一、 公司介绍信分给几个职能部门管理使用。 二、领取空白介绍信的职能部门需严格履行登记签 收手续。 三、 使用介绍信者，应经主管领导批准后，由职能 部门介绍信管理者根据情况填写。
内
四、 使用介绍信者的身份与事由要严格审核。用信 人的姓名、身份、人数、事由写填写清楚。
四、各种会议记录、考察报告、副总级每周工作日程、 月工作总结等的收集上报。
五、报刊、信函的整理报送。
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容
六、办公用品的整理、发放、登记、购买。 七、各类文件的整理、分类、存档工作。 八、日常工作完善，接听电话、接待客人。
执行部门：
制度
七、文件打印、修改完必，取件人需将原稿与打印件
清点后签字，方可取回。
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八、工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打 印件、复印件截留或将内容透露给他人。
九、商务中心的计算机、复印有专人使用、保管，非 本室人员未经允许不得随意动用。
二、使用公务车时，需提前到办公室登记。
三、登记注明用车人、用车时间、部门、地点、事由，
申请人签字。
内
四、公司前台设公务车行车路线图，标明当日行程、
时间，如需中途搭车可与办公室联系，以便安排。
五、外出车辆因故不能按时返回时，请与办公室联系，
以便安排行程。
六、公务车由专职司机负责定期、定点进行保养，保
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材料按规定内容和要求统一登记，并根据重要、紧急程度，
安排工作。
四、对送来打印、复印、传真的文件资料，做好登记，
并在月底作统计核算，费用记各部门。
五、商务中心的工作人员应认真做好本职工作，按时
完成任务，并及时通知有关人员取回打印件或复印件。
容
六、商务中心只负责打印或复印，打印稿的校对工作
由供稿部门负责完成。
拭。 六、办公区、楼道的地面、墙面随时擦拭，保持整洁
干净、要经常喷洒空气清新剂。 七、办公区卫生间应随时打扫，倒纸娄、用清水冲刷
地面后，用干墩布擦干，卫生间应保持干净清洁、无异味。 八、保洁员每日打扫完卫生后，应将抹面、墩布清洗
干净、晾晒，保持干燥无异味。
执行部门：
责任人签名：
制度
文件发放、存档管理办法
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制度
签发
公司来宾登记、接待管理制度
签发日期
文件编号
总页码 1
一、 公司服务台工作人员负责来访者接待、登记工
作，并建立来宾登记簿。
二、 对来访者登记姓名、来访部门、来访人、时间、
事由等后，发“来宾卡”。
内
三、对总经理的客人应及时与办公室联系，由办公室
通报总经理，对需等待的客人应主动递送茶水。
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执行部门：
责任人签名：
制度
商务中心管理制度
签发
签发日期
文件编号
总页码 1
一、公司商务中心负责打印、复印公司各部门的文件
材料。
二、凡需商务中心打印的文件、资料须经本部门负责
人审查在原稿上签字，再填写商务中心打印文稿审批单，
经办公室审批签字后，方可打印。
内
三、商务中心应建立打印、复印登记簿，对各类文件
购数量。
四、对有些部门提出的特殊需求，可选择直接去商店
购买。
五、 根据商品购进价格，制作办公用品价目表。
六、 公司内部购买办公用品，需执内部代金券，价
格与购进价等同。
容
七、 管理员须清楚的掌握办公用品库存情况，经常
整理清点，库存不足及时购进。
八、 设立内部购、销登记台帐，每月统计、公布发
放数量、费用公布。
五、因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应 立即退还，未及时退还的，介绍信的管理者应立即收回。
六、如若发现介绍信丢失，领用人应立即向公司反映， 以便及时采取相应措施。
七、介绍信要有编号和骑缝章。存根和发出的介绍信
容 要一致。
八、介绍信的存根要妥善保管，按保密要求归档，保 管期三至五年。
九、介绍的管理者应严格执行使用介绍信的签批手 续，严禁发出空白介绍信。