办公室部门工作手册(仿宋)

办公室工作手册文件编号：办01号-01-第二版发布日期：2008.7.1实施日期：2008.7.1市石景山区自来水公司版本说明此工作手册依据ＧＢ／Ｔ１９００１—２０００《质量管理体系—要求》和公司《质量手册》要求，总结更改手册前审、管理评审和第三方审核提出的问题及与本部门实际工作相结合的情况，在原《办公室工作手册》第一版的基础上修订完成的。

本手册是在公司质量管理体系下的部门文件，是指导办公室建立并实施质量管理体系的行动准则，办公室员工须遵照执行。

石景山区自来水公司办公室2008年7月《部门手册》审批页1.目录2.部门手册更改页3.部门质量管理体系3.1部门工作过程3.2管理体系机构图33.3办公室质量目标4.办公室岗位职责及任职要求5.部门制度5.1档案管理规定5.2车辆管理规定5.3文件管理制度和外来材料归档制度5.4关于聘用临时工作人员的有关规定5.5石景山区自来水公司考勤制度5.6未聘人员安置及有关待遇问题的办法5.7职工参加学习管理规定5.8环境卫生管理规定5.9基础设施管理规定5.10消防安全管理规定5.11灭火及应急疏散预案6.不合格服务预防纠正措施7.办公室作业指导书8.质量记录清单8.1文件更改审批单8.2职工参加学习审批表8.3职工培训效果分析8.4群众三来记录表8.5职工培训登记表1、部门说明办公室主要负责档案管理、人力资源管理及对外服务过程。

2、部门手册说明2.1手册容本手册依据公司《质量手册》和本部门的实际相结合编制而成，包括：公司质量管理体系要求的相关文件、部门质量管理体系所含的工作过程及相互作用的描述。

2.2术语和定义本手册采用公司《质量手册》相关的术语和定义。

2.3手册的管理本手册为公司二级文件，本手册及其涉及的文件和记录的日常管理按《文件控制程序》和《质量记录控制程序》执行。

3、部门质量管理体系策划3.1部门质量目标为确保公司质量目标的实现，在公司质量目标提供的框架下，制定本部门质量目标：职工培训率达100%，培训合格率达90%。

提供优质服务，确保群众“三来”满意率92%以上。

3.2本手册即为本部门质量体系策划结果，按公司《质量手册》要求，每年根据审、管理评审等结果和部门实际情况对手册进行评审及必要的修订，具体见公司《质量手册》规定。

3.3《部门手册》的编制、更改、审批等按公司《质量手册》执行。

1.办公室主任1.1职责（1）负责行办、党办全面工作。

（2）负责公司各项规定、制度的贯彻落实，及上传下达工作。

（3）负责本单位发布的各项文件起草。

（4）负责公司各项重大活动及会议的组织安排。

（5）负责会议记录、公司各类印章的管理。

（6）负责办公室人员的聘用、调整及管理工作。

1.2任职条件（1）高、中专以上学历，中共党员。

（2）熟悉本公司业务，具有较强的组织协调能力。

（3）具有一定的公文写作水平。

2.档案员2.1职责（1）档案员负责公司文件资料的收集、保管、利用及统一管理，并对各室、部门档案材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导和监督。

（2）认真贯彻执行《中华人民国档案法》和市、区有关档案工作的管理规定。

（3）负责制定和修改公司的档案管理制度并认真组织实施和落实。

（4）负责档案的整理、分类、编号、立卷和存档。

（5）收发、传阅、管理档案文件，做到手续齐全、经常检查。

（6）严格履行档案借阅登记制度，做到手续齐全，文件与登记相符，月底清理，季度检查一次。

（7）严守守则，不泄漏档案容。

（8）努力学习档案管理知识，使档案管理步入专业化管理轨道，以逐步达到晋级达标的要求。

2.2任职条件（1）高、中专以上学历，中共党员。

（2）具有档案管理任职资格，熟悉档案管理工作。

3.劳资员3.1职责(1)负责公司的工资管理。

(2)负责工人技术等级评定及专业技术人员职称评定。

(3)整理、保管职工档案，建立职工花名册。

(4)负责合同制工人的合同及临时工协议的签订工作。

(5)负责退休人员和老干部管理工作。

3.2任职条件（1）高、中专以上学历，中共党员。

（2）熟悉劳资工作，能熟练操作计算机，工作责任心强。

4. 办事员4.1职责（1）负责群众“三来”问题的登记、处理工作。

（2）负责本部门ISO9000工作。

(3)负责各项活动的组织落实。

（4）负责机关办公用品、劳保的采买、发放、保管，对各部门办公用品使用情况进行管理。

（5）负责《石水刊》的编辑和信息的编写上报。

（6）负责值班管理。

4.2任职条件熟悉公司日常业务工作，有一定处理问题、解决问题的能力，有一定的组织能力，工作责任心强。

5.事务员5.1职责（1）负责机关食堂管理。

（2）负责机关环境卫生工作。

（3）负责报刊杂志的统计订购。

（4）负责各项活动的组织落实。

（5）负责公司基础设施的管理。

5.2任职条件熟悉公司日常业务工作，有一定处理问题、解决问题的能力，有一定的组织能力，工作责任心强。

6.驾驶员6.1职责（1）认真执行交通法规，落实交通管理责任制。

（2）做到行车无违章、全年无事故。

（3）保证车辆始终处于良好状态，保持车容整洁，司机室要卫生、整洁。

6.2任职条件具备驾驶员任职条件，工作责任心强。

第一章总则一、为适应公司全方位规化管理,做好档案的管理工作，根据国家《档案法》及市、区各级有关部门的规定，特制定本办法。

二、文件及档案管理工作中要认真贯彻执行《档案法》，落实党和国家有关档案工作的方针、政策，加强档案工作的管理，落实责任制，发挥档案工作应有的作用。

三、文件及档案管理工作，要遵循质量运行体系中的各个工作程序中的有关要求，并严格按照各个工作程序进行管理。

四、按照公司所有质量体系文件，档案实行归口管理的原则，本着“谁编制谁发放，谁签字谁管理”的工作程序管理文件及档案。

五、各级、各部门文件，档案管理人员要积极主动提供文件和档案的利用，合理保管档案。

六、凡本办法中未提到的各有关注意事项及制度，均按公司《档案管理制度》执行。

第二章文书档案归档一、公司各职能科室及各部门在各项工作、活动中形成的具有查考价值、利用价值的文件材料，均属归档围。

二、公司的文书档案是公司档案的主要组成部分，由公司办公室统一保管。

三、公司各职能科室及各部门文件材料的管理，按照《文件和资料控制工作程序》及各个要素程序中有关规定整理、立卷。

四、凡质量体系归档文件，要盖有受控章和编号；作废文件要有“作废”标识；更改文件要有更改人签名，并有更改标记。

五、凡质量体系受控文件的编号、标识、登记、发放，必须符合《文件和资料控制工作程序》中的规定。

文件的材料、书写字迹、纸及格式均应符合程序文件及规定要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝、红色钢笔，卷金属钉要拆除。

六、公司职工外出学习、考察及参加各种会议带回的文件材料，交办公室进行登记，统一管理，如继续使用，应办理借阅手续。

七、归档时间及保管期限按公司《档案管理制度》执行。

第三章技术资料档案归档一、技术资料实行公司、职能部门两级管理，并按《文件和资料控制工作程序》的有关要求进行收集、管理及归档，由业务部门进行汇总归档。

二、技术资料必须及时搜集、整理，要求容填写齐全，数据真实准确，文字清楚，语言通顺，表达完整。

三、不得随意涂改技术资料，并保持其完整，不丢失，不破损。

四、技术资料按专业归类整理，有特殊要求的，按其要求进行整理归档，保存期限不少于5年。

五、技术资料归档管理围见附表一。

第四章设备资料档案归档一、设备开箱后一周，将设备材料运转情况说明移交办公室。

设备使用过程中发生故障、事故及时维修，报废的申请记录、处理结果等文字材料及时移交办公室保管，以免遗失。

二、有关设备的使用说明、质量证明、出厂合格证等资料的收集、整理、归档必须符合质量体系中《文件和资料控制工作程序》有关要求。

三、设备购进之后，要请专职档案员参加开箱验收，并参与归档材料的整理。

四、设备资料交办公室集中统一管理，如需要查阅，可办理借阅手续后查阅，不得私自截留。

五、归档围及保管期限见附表二。

第五章档案查阅一、因工作需要查阅有关档案材料，须经主管部门领导审批，办理借阅、查阅手续。

二、查阅档案一律办理查阅登记手续，用完后填写《档案利用效果登记》。

三、档案管理人员有权了解查阅目的、查阅围，查阅人员有义务如实介绍并保证文件档案的完整、安全及整洁。

四、查阅、借阅文件档案在资料室进行，各职能科室及各部门人员需要把文件档案借出时，必须经档案管理人员同意，办理查、借阅手续，时间不得超过三天。

须延长时间时，重新办理手续，归还时要点清数量，保持文件及档案的完整。

五、查、借阅有密级的文件档案，须经公司主管领导批准。

外单位人员查、借阅档案，须持单位介绍信，并经本公司主管领导批准，但一律不准带出资料室。

六、查、借阅档案人员要爱护文件，档案资料不准涂抹勾画、撕拆损坏，造成损坏者给予严肃处理。

七、未经许可不许摘抄、复制，不得将文件及档案转借他人，特殊情况须经主管领导批准。

第六章档案一、严格执行《法》及有关制度，维护档案的安全与完整。

二、严格执行公司档案制度，定期对文件进行检查，发现丢失、泄密的，要及时报告，并追查当事人的责任。

三、档案管理员要严守秘密，在公开场合不泄露、谈论文件及档案的容，不准私自摘抄和携带文件及档案外出。

四、销毁失去保存价值的档案须严格执行公司档案销毁制度。

五、文件及档案管理人员要在做好文件及档案制度的基础上，对查、借阅文件及档案的人员宣传制度。

六、损毁、丢失档案及泄密人员，视情节轻重给予经济、行政处罚，构成犯罪的追究刑事责任。

第七章档案保管一、经常打扫文件、档案存储柜及库房，保持清洁，档案柜由专人负责，公司资料室未经档案管理人员允许不得进入。

二、文件、档案存放处要防潮、防尘、防污染、防虫蛀、防火、防盗，文件存放柜要锁具齐全有效，门窗保持完好，出入库房要将门窗锁好。

外出办事、下班前要检查存放柜及库房门窗，防止文件、档案被盗、丢失、损毁。

三、坚持查、借阅文件和档案的审批手续，取放档案应轻拿轻放，避免柔擦、撕卷。

四、档案保管应严格遵照《档案保管制度》执行。

第八章实物档案管理一、公司及各部门荣获的区级以上颁发的奖章、奖杯、锦旗、证书、奖状等实物材料，必须由受奖单位及部门负责登记、保管，每年向公司办公室移交，任何部门或个人不得私自留存。

二、公司及部门作废的印章（具有单位名称和专业名称和性质的印章），及时交公司办公室统一存档保管。

三、档案管理人员接到以上实物，要履行交接手续，交接证明归入全宗卷保存。

四、实物档案保存期限按公司《档案管理制度》执行。

第九章档案鉴定销毁一、档案的鉴定工作按照国家及市、区档案局制定的档案保管期限和公司《档案管理制度》的有关标准及规定执行。

二、档案期满后，对确无保留价值的档案，要由主管领导、有关科室、部门负责人、档案管理人员组成的鉴定小组进行鉴定，写出鉴定报告，并将销毁档案造册登记。