物业公司档案管理分类表

8.档案类目分类8.1档案一级类目表一级类目编号备注行政管理类 1人力资源管理类 2财务管理类 3品质管理类 4物业前期介入类 5物业承接验收类 6业主入伙管理类7顾客关系管理类8工程管理类9公共秩序管理类10环境管理类118.2行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称1 行政管理1-1 组织机构1 公司章程、验资报告、注册资料长期2 股东会文件、董事会文件、监事会文件长期3 机构变革记录、公司大事记长期1-2 证照管理1 证照原件长期2 证照申办资料长期3 证照使用记录3年4 证照变更记录长期5 证照年检记录长期1-3 印鉴管理1 印鉴制作、变更、废止记录长期2 印鉴使用记录3年1-4 行文管理1 内发文件、外发文件、行文审批记录长期2 外来文件及归档记录长期3 请示、报告、函件长期4 介绍信、授权书、委托书以及各种证明等长期1-5 合同管理1 标准合同范本长期2 各类合同、协议原件及评审记录长期3 各类合同、协议的执行记录长期1-6 会议管理1 各类会议记录、纪要和会议签到记录长期2 会议决议处理记录长期1-7 采购管理1 物资需求计划和采购计划3年2 采购比价记录3年3 物资验收记录3年4 供方评价记录和合格供方名录3年1-8 库房管理1 物资出入库记录3年2 库存物资台帐3年1 行政管理3 库存物资盘点记录3年4 库存物资月报表3年1-9 物资管理1 固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等长期2 办公设备、设施和工机具维修保养记录1年3 物资盘点、调拨、转让、报损记录长期1-10 宿舍管理1 住宿人员情况及分布情况长期2 宿舍检查记录1年1-11 法律事务1 法律纠纷记录长期2 律师函件长期3 讼诉材料、公证材料长期1-12 新闻媒体1 新闻发布记录长期2 专题新闻报道长期1-13 书刊档案1 书刊目录长期2 订阅及购买记录3年3 书刊借阅记录3年1-14 档案管理1 档案目录清单长期2 档案借阅记录3年3 档案接收及移交记录长期4 档案销毁记录长期1-15 内刊管理1 内刊原件长期2 内刊稿件记录3年3 内刊发放记录3年4 内刊投稿奖励记录3年1-16 水电管理1 办公水电使用记录1年2 宿舍水电使用记录1年1-17 通讯管理1 办公电话申办记录长期2 办公电话分布记录1年3 办公电话费额管理3年4 移动电话费额管理3年5 通讯录，包括各公司通讯录1年1-18 参观接待1 参观接待材料1年2 来访领导题词签名册长期3 来访者赠送礼品登记长期1-19 外协单位管理 1 外协单位名录长期1-20 企业文化 1 企业文化活动记录长期1-21 声像档案1 照片档案长期2 光盘档案长期3 硬盘档案长期4 录音带档案长期5 录像带档案长期1-22 实物档案 1 证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等长期8.3人力资源管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限2 2 人力资源管理人力资源2-1 人力资源规划1 人力资源配备计划5年2 工作分析和职位说明书5年2-2 招聘管理1 招聘申请3年2 招聘计划3年3 招聘启示3年4 人才库3年2-3 教育培训1 培训需求调查3年2 员工培训计划3年3 内部培训记录3年4 外送培训记录3年5 培训讲议集长期6 培训考核试题集长期7 培训评估记录3年8 内部讲师选拔、评审和管理记录3年2-4 考勤管理1 员工排班记录3年2 员工出勤记录3年3 员工加班记录3年4 员工换班记录3年5 员工休假记录3年6 员工考勤月报表长期2-5 绩效考核1 绩效考核方案3年2 绩效考核原始记录长期3 绩效考核结果及应用记录长期4 员工奖惩记录长期5 优秀员工评比资料长期2-6 薪资管理1 工资表长期2 工资调整记录长期3 工资发放记录长期4 个人所得税报表长期5 工资卡办理及领用记录3年6 行业薪资调查情况3年2-7 福利管理1 员工保险开户记录长期2 员工养老保险办理记录长期3 员工医疗保险办理记录长期4 员工失业保险办理记录长期5 员工工伤保险办理记录长期6 员工生育保险办理记录长期7 员工住房公积金办理记录长期8 员工商业保险办理记录长期9 员工福利费发放记录长期10 员工福利用品发放记录长期11 员工体检记录长期2-8 员工管理 1 员工花名册长期管理 2 员工月报表长期3 员工个人档案长期4 员工导动记录长期5 劳动合同签订记录长期6 员工满意度测评记录5年8.4财务管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称3 财务管理3-1 会计凭证1 原始凭证长期2 记账凭证长期3 汇总凭证长期3-2 会计账薄1 总帐长期2 明细账长期3 银行日记账长期4 现金日记账长期5 固定资产账长期6 物业服务费长期7 其它辅助账薄长期3-3 会计报表1 月、季度会计报表长期2 年度会计报表永久3 其它会计报表长期3-4 预算管理1 年度收支预算长期2 月度资金计划长期3 预算执行情况长期4 年度收支决算长期3-5 其它会计档案1 会计移交清册长期2 会计档案销毁清册长期3 会计档案保管清册长期4 银行余额调节表长期5 银行对帐单长期8.5品质管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称4 4 品质管理品质管理4-1 体系建设管理1 体系建设计划5年2 体系诊断记录5年3 体系建设记录5年4-2 体系文件管理1 体系文件正本长期2 体系文件审批记录长期3 体系文件更改记录长期4 体系文件发放范围5年5 体系文件发放回收记录5年6 体系文件作废记录5年7 体系文件销毁记录5年4-3 体系运行控制1 体系运行检查计划3年2 体系运行检查记录3年3 体系运行报告3年4-4 发展规划 1 发展规划长期4-5 计划总结1 工作计划长期2 工作总结长期4-6 创优资料 1 创优申办资料长期4-7 资质管理 1 资质申办资料长期4-8 CI管理1 CI手册长期2 CI产品制作申请3年3 CI产品使用管理3年4-9 推广宣传1 宣传资料制作长期2 宣传资料使用管理长期3 推广渠道管理3年4-10 法律法规1 国家法律长期2 国家及部委法规长期3 地方法规长期4 国家及地方标准长期5 适用法律法规清单长期4-11 服务质量控制1 服务质量检查计划3年2 服务质量检查记录3年3 服备质量分析记录3年4-12 顾客满意度测评1 顾客满意度测评计划3年2 顾客满意度调查记录3年3 顾客满意度调查报告长期4-13 管理评审1 管理评审计划3年2 管理评审资料3年3 管理评审报告长期4-14 内部审核1 年度内审计划3年2 内审实施计划3年3 内审员名录3年4 内部审核记录3年5 不符合项报告3年6 内部审核报告长期4-15 不合格控制 1 不合格处置记录3年4-16 外部审核2 外审迎检资料3年2 外部审核记录3年3 外部审核报告长期4 外部审核整改记录3年4-17 数据分析 1 数据分析记录3年4-18 纠正预防措施1 纠正措施3年2 预防措施3年8.6物业前期介入类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称5 物业前期介入5-1 物业招投标1 项目调研资料长期2 项目可行性分析资料长期3 投标方案和文件长期4 投标过程中的相关文书资料长期5-2 规划设计介入 1 项目规划设计建议资料长期5-3 项目施工介入1 项目施工进度长期2 项目施工过程中的建议资料长期3 项目施工跟进计划及跟进记录资料长期5-4 营销配合介入1 营销活动配合记录长期2 营销过程中有关物业法律文书长期5-5 竣工验收介入1 竣工验收中存在的问题长期2 竣工验收中问题处理意见记录长期8.7物业承接验收类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称6 6 物业承接验收物业承接验收6-1 项目建设资料1 建设征用土地文件长期2 建设用地批准文件长期3 固定资产投资许可证长期4 建设工程规划许可证长期5 规划报建文件长期6 建筑设计防火审核文件长期7 物业各分项工程设计方案长期8 建设工程规划验收合格证长期9 建设工程竣工验收质量认定书长期10 建筑工程竣工消防审核意见书长期11 单位工程质量综合评定表长期12 供水协议书长期13 供用电合同长期14 同意供电通知长期15 申请门牌呈批表长期16 通邮申报表长期17 其它相关资料长期6-2 物业产权资料1 拆迁资料长期2 销售资料长期3 其它相关资料长期6-3建筑工程技术资料1 地质勘察报告长期2 工程合同长期3 开竣工报告长期4 建筑施工图长期5 图纸会审记录长期6 工程设计变更通知长期7 隐蔽工程验收签证长期8 沉降观察记录长期9 竣工验收证明书长期10 建筑材料质量保证书长期11 新材料与构配件的鉴定合格证书长期12 砂浆与混凝土试块试压报告长期13 建筑竣工图长期14 其它项目竣工图长期15 各分项工程施工单位资料长期16 其它相关资料长期6-4 设备设施资料1 供电系统长期2 给排水系统长期3 电梯系统长期4 消防系统长期5 弱电系统长期6 其它相关资料长期6-5 接管验收档案1 物业接收验收方案长期2 房屋接管验收记录长期3 设备设施接管验收记录长期4 管理用钥匙移交记录长期5 顾客钥匙移交记录长期6 各类房屋及公建配套的产权清册长期7 项目接管验收会签记录长期8 接管验收相关往来文件长期9 物业接管验收中发现的问题记录长期10 物业接管验收中遗留问题处理意见记录长期8.8业主入伙管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称7 7 业主入伙管理业主入伙管理7-1 入伙准备1 入伙方案长期2 与开发商对接工作记录长期3 入伙物资与资料的准备情况长期4 入伙现场布置及商家布展情况长期5 入伙统一说辞和入伙培训记录长期7-2 业户档案1 入住通知书长期2 交房手续流转单长期3 购房合同复印件长期4 房屋验收交接记录长期5 业主入伙交费记录长期6前期物业管理服务协议、临时管理规约、消防安全承诺书签订情况长期7 钥匙借用和领取记录长期8 钥匙托管记录及托管协议长期9 验房问题记录和整改记录长期10 业主资料，主要指业主身份证复印件、联系方式、家庭成员情况等长期11 其它物品领用记录长期8.9顾客关系管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称8 8 顾客关系管理顾客关系管理8-1 房态管理1 房态信息记录长期2 空置（空关）房清册3年3 空置（空关）房巡查记录3年4 出租房清册3年8-2 业主管理1 业主基本信息长期2 重点业主情况长期3 出租房暂住人员情况3年8-3 业主自治管理1 业主代表大会形成的文件长期2 业主委员会章程、公约、合同长期3 业主委员会的决定长期4 历届业主委员会名单长期5 物业维修基金使用管理情况长期6 业主的意见、建议及处理情况长期7 其它长期8-4 业主沟通记录1 业主访谈记录3年2 业主意见和建议3年3 业主纠纷处理记3年4 业主回访记录3年5 小区各种公告、通知、温馨提示等3年8-5 装修管理1 装修申请及审批记录长期2 装修管理协议签订记录长期3 装修许可证签发记录长期4 装修施工人员登记记录长期5 施工人员出入证办理记录长期6 装修现场监控记录长期7 装修费用收缴情况长期8 装修违章及处理记录长期9 装修验收记录长期8-6 物业服务费用1 物业服务费用申请、请示、批复长期2 物业服务费用收缴情况长期3 物业服务费用催缴记录长期8-7 IC卡管理IC卡月度整理长期IC卡发放（异常）情况记录长期8-8 居家服务1 居家服务策划记录长期2 居家服务项目及价目表长期3 业主报修记录3年4 业主报修派工记录3年5 业主报修处理结果记录3年6 业主邮件报刊订阅及分发记录1年8-9 社区文化建设1 社区文化活动计划3年2 社区文化活动方案3年3 社区文化活动记录3年4 社区活动总结汇报3年8-10 顾客投诉1 顾客投诉记录3年2 顾客投诉处理记录3年3 顾客投诉分析报告3年8.10工程管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称9 9 工程管理工程管理9-1 设备资料管理1 设备设施台帐长期2 设备设施使用说明长期3 监视和测量装置台帐长期4 监视和测量装置周期校准记录长期9-2 设备运行管理1 供配电系统运行记录，含操作票记录2年2 柴油发电机运行记录2年3 电梯运行及年检记录2年4 给排水系统运行记录2年5 空调、通风设备运行记录2年6 制冷站运行记录2年7 热力交换站运行记录2年8 消防设施运行及年检记录2年9 智能系统设备运行记录2年10 设备故障处理记录2年9-3 设备维护管理1 设施维修申请单、委托书长期2 设施维修计划、批准文件长期3 供配电系统维修保养记录长期4 柴油发电机维修保养记录长期5 电梯维修保养及年检记录长期6 给排水系统维修保养记录长期7 水箱清洗记录长期8 化粪池清掏、隔油池清洗记录长期9 空调、通风设备维修保养记录长期10 制冷设备维修保养记录长期11 消防设施维修保养及年检记录长期12 停车设备维护维修保养记录长期13 防雷系统维修保养记录长期14 智能系统设备维修保养记录长期15 电讯系统设备维修保养记录长期16 室内照明系统维修保养记录长期17 室外照明维修保养记录长期18 设施维修质量验收记录长期19 设施维修委托施工文件长期20 设备设施抢修（大修）记录长期21 设施更新、更改记录长期9-4 房屋维护管理1 房屋维修、维护申请单、委托书长期2 房屋维修、维护计划、批准文件长期3 房屋本体及其附属设施维修、维护记录长期4 外墙清洗记录长期5 房屋维修、维护质量验收文件长期6 房屋维修、维护预算、结算文件长期8.11公共秩序管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称10 10 公共秩序管理公共秩序管理10-1 出入口管理1 来访人员情况登记1年2 物资进出情况登记1年3 物资搬运放行凭证1年10-2 控制中心管理1 中控室值班记录3年2 中控室交接班记录3年3 消防主机运行记录3年4 各种报警及处理记录3年10-3 安全巡逻管理1 安全巡逻路线1年2 安全巡逻记录1年3 安全巡逻签到1年4 安全巡逻中发现问题及处理记录1年10-4 停车管理1 停车位服务协议长期2 车辆出入记录1年3 车辆异常情况记录1年4 车辆进出凭证遗失记录1年5 车场票据记录1年6 车场收费用记录1年7 未收费车辆记录1年8 重要车辆情况记录长期10-5 应急响应1 ERT成员及紧急沟通电话3年2 ERT成员培训记录3年3 应急设备清单3年4 紧急应变预演计划3年5 紧急应变演练纪录3年精品文档.一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称6 突发事件调查和处理报告长期10-6 内部管理1 秩序维护人员培训记录1年2 秩序维护人员值班记录1年3 秩序维护人员交接班记录1年4 夜间查岗记录1年5 安全工作检查记录1年8.12环境管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称11 环境管理11-1 清洁维护1 洗手间定时清洁记录1年2 垃圾收倒、转运记录1年3 环境消杀计划、消杀记录、消杀效果1年4 清洁药剂使用记录1年5 保洁设备维修记录1年6 保洁用品消耗记录1年7 保洁工作检查记录1年8 其它清洁记录1年11-2 园林绿化1 绿化植物养护计划3年2 绿化植物养护记录1年3 绿化消杀计划、消杀记录、消杀效果1年4 绿化改造计划、批准文和改造记录长期。