档案借阅管理制度

档案室资料管理制度

为加强合同预算部档案室资料的管理，使各类档案有效的利用和保存，特制定本制度：

一、归档范围

与工程有关的结算、合同、招投标资料、材料认质认价单以及通知类文件、会议纪要文件、工作联系单等重要文件。

二、合同预算部的档案室资料管理由档案室专员负责，资料专员须

保证公司的所有原始资料和各类文件齐全完整、安全保密和使用方便。

三、资料的归档

1.公司资料的归档期分“季度归档”和“年度归档”，即每年的4月、

7月、10月、次年1月和每年2月为公司资料归档期。

2.在归档期内，由档案管理专员向各部门主管收集应该归档的原始

资料，各部门主管应积极予以配合。

3.档案管理专员应对所收集的资料进行分类归档，及时登记，并做

好档案查阅目录。

四、档案的借阅

1.员工借阅本部门档案室资料须填写《档案资料借阅申请表》，经档

案室专员审批后，方可借出查看；其他各部门员工借阅本部门档案室资料须填写《档案资料借阅申请表》，经部门负责人审批后方可借出查看。《档案室资料借阅申请表》留存于档案室专员处，待资料归还时，《档案室资料借阅申请表》方可销毁。

2.所有档案室资料如借出档案室，则借阅人员应做到：不划道、涂

改、折卷、裁剪、拍照、复印、扫描、撕毁等，自觉保护好档案的完整性和保密性。

3.借出档案的安全由借阅人员负责，借出时间不得超过一周，不得

转借他人，不得私自抄录、摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案，不得将档案带出公司或在公共场合随意翻阅。借阅期满后如需继续使用，须到档案专员处重新办理手续。

五、档案的销毁

1.档案的销毁，是指对没有保存价值的归档文件和保管期限已满无

须继续保存的档案进行销毁处理。

2.公司任何员工未经允许，不得销毁公司的档案资料。

3.需销毁的档案，由档案专员列出档案销毁清册，经部门负责人批

准后即可进行销毁。

4.经批准销毁的档案，档案专员应认真核对，并做好登记。销毁时

须有档案所属部门相关人员监督进行。

六、其他

1.档案专员应妥善保管档案，防虫蛀、防霉、防丢失，确保档案安

全。

2.所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

3.所有员工应严格按照本规定借阅和保管公司档案。

西安曲江建设集团有限公司合同预算部档案室资料借阅申请单