行政人员的时间管理培训

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从强迫到自然三：尽量不迟到
其实迟到说穿了就是…反正还有时间… 比较简单一点的是对于重要的事情克服惰性
➢ 面试（提前十五分钟） ➢ 与其他同事的会议 ➢ 约会 ➢ 上课
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从强迫到自然四：检查表
检查表 ➢ 有理化的工作和任务，节省时间。比如经常组织会议或者 培训，则把必须做的工作列表，存档，以后可以对照。
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从强迫到自然二：计划只做重要的和见缝插针的
重要的或者跟别人协作的
I
II
事情是一定得做的，所以
尽可能早地记在Outlook里
…what？没有时间限制？
III
IV
那就给自己设一个
当别人预约时开始习惯说 ：您稍等一下，我查一下 我的日历…
不重要的单独放在一块， 等待、空闲的时候当课外 读物
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从强迫到自然五：左右互博
同时做两件事情 ➢ 刷牙、洗脸、洗澡/听收音机 ➢ 坐车听演讲或者有声音的录音带
同时做三件事情 ➢ 走路健身、听mp3学英语、上班。
实际上，人脑一次能处理7件事情 不过，不推荐一边写文稿一边看小说…
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最后我们来一个高难度的：干扰排除
在不行上MSN 14:30-15:30销售部门会议，跟市场部的会议一样无聊 15:30-16:00部门会议记录稿，他们说的自己不记我又不懂，干嘛要我写 16:00-16:30准备下午茶，当然还有吃 16:30-17:30处理部门事务，中间被电话骚扰5次，打电话骚扰别人5次 17:30-18:00以10%的效率工作 18:00-19:00终于下班了，被人群簇拥着一小时回家 19:00-20:30做饭，吃饭准备看电视 20:30老板打电话问明天的材料准备得怎么样了，一语惊醒梦中人… 20:45-23:00赶材料，中间骂老板10次，赌咒发誓下回一定上班的时候记得写…
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讨论
想一想，究竟自己来学习时间管理的原动力是什么？ 自己希望能够实现怎样的时间管理？写下来！ 在最期望实现的三条结果下划线
对自己时间管理的期望示例： 1.能按时完成老板交给的所有工作 2.每天晚上都有时间看电视 3.每个星期都有起码一个下午的时间去健身 4.每天都有2个小时时间学习新的知识
能！
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时间管理能帮助我们做什么？
突然发现世界其实还是很美好的 突然发现生活其实是很快乐的 突然发现自己在过去的一周里做了好几件惊天地泣鬼神的大
事，非常有满足感，并对即将到来的一周充满期待 突然发现自己总是能跟上节奏，不再会因为担心老板的批评
而惴惴不安了 突然发现自己有的是时间去逛街、健身、看电影… 突然发现周围的人对你好感倍增 不过又突然发现事情还是做不完的…
行政人员的时间管理
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管震 高级行业顾问
欢迎来到行政人员学堂
听完这三个小时的培训，你就能…
➢知道什么是时间管理 ➢知道时间管理都能帮自己什么忙 ➢知道从哪些地方入手管理时间
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❖ 孔子 ——“逝者如斯夫，不舍昼夜。”
❖ 沙士比亚 ——“时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多事情 要处理而稍停片刻。”
每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11.2520.11.2509:1609:16:2909:16:29Nov-20
人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2020年11月25日星期 三9时16分29秒 Wednesday, November 25, 2020
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抓住重点之二：来者不拒
有拒绝的理由，不必每次都要有理由。 拒绝太慢反而会造成抱怨太多。 害怕冒犯某人——想好借口，当然越实话越好
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抓住重点之三：满桌的文件
归类，以自己熟悉的方式归类 定位，以自己熟悉的方式定位 配件放在一个盒子里面，在家里也一样 无意义的文件看一遍都嫌多，既然已经看了，扔了吧 定期淘汰
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那我们就需要时间管理
时间管理就是自我管理 时间管理就是一种能让自己从时间的迷茫中挣脱出来，甚至
反过来驾驭时间的方法 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能 时间管理是管理可管理的时间
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时间管理的典范
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时间管理真的能帮助我们吗？
Windows操作系统耗时五年，花费数十亿美元，占领PC90% 以上的份额，但几乎每月都在发布补丁
独立宣言也有错别字 从完成度99%提高到99.9%需要花费十倍的精力 这就是为什么古人用“百尺竿头更进一步”来形容取得成就的
不容易
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抓住重点六：电话粥
如果是为了娱乐和消遣，那就煲吧 如果是为了联络感情，那继续 如果是为了讨论晚上吃什么在哪里吃哪个小摊上的烤肉便宜
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回顾一下，如何让自己成为时间管理精英？
分析 找到突破口 抓住重点 从强迫到自然 使用工具
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每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。20.11.2520.11.25Wednesday, November 25, 2020
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抓住重点四：反正时间还早…
这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它.
养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般
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抓住重点五：完美主义
〔次〕
干扰频率
78
9 10 11 12 13 14
时间
15 16 17 18 19
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干扰源在哪儿
干扰的来源： ➢ 同事的打岔 ➢ 电话干扰 ➢ 办公室环境
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对于电话
你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你 当时所做的事来得重要。
良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法： ➢ 暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。 ➢ 提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前 有一分钟的时间，问对方还需要任何帮助吗? ➢ 坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之内 到达他办公室，明天见
一毛钱说到自己都想不出说什么了还恋恋不舍的话，请面壁 去吧
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使用工具之一：熟练
请注意以下数字： ➢ 当你能把运用Excel、Word、PowerPoint和Outlook这些 常用的办公软件的熟练程度提高10%，你每天为自己挣得 的时间大概是0.5小时，一个月就挣了15个小时，一年挣 180个小时，用这些时间你可以看120场电影，可以看240 集电视剧，可以去丽江古城泡7天，如果折合成工作时间 的话是22.5天，恭喜你，年底双薪到手了！
煲粥
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分析之三：我们应该先解决有能力解决只是没有解决 的问题还是先解决没有能力解决的问题？
等待 来者不拒 满桌的文件 反正时间还早… 完美主义 煲粥
这就是你的突破口！
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但是对于“事情很多，东一下西一下做起来很辛苦”这 一条我们却不得不面对
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天生我材必有用，千金散尽还复来。09:16:2909:16:2909:1611/25/2020 9:16:29 AM
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20.11.2509:16:2909:16Nov-2025-Nov-20
得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。09:16:2909:16:2909:16Wednesday, November 25, 2020
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从哪里入手让自己成为时间管理精英？
分析 找到突破口 抓住重点 从强迫到自然 使用工具
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分析之一：如果时间就是生命，以下因素就是正在谋 杀我的…
干扰 事情很多，东一下西一下做起来很辛苦 等待 来者不拒 沟通不良 授权不足 组织／制度的障碍 满桌的文件 反正时间还早… 工作情绪与情境 完美主义 煲粥 对方计划的变更
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分析之二：哪些因素是可控的
干扰
事情很多，东一下西一下做起来很辛苦
等待 来者不拒 沟通不良 满桌的文件 反正时间还早… 工作情绪与情境 完美主义
请指出这些因素中，哪些 是我们曾经意识到但没有 去解决的问题？
请指出这些因素中，哪些 是我们曾经意识到但没有 能力解决的问题？
安全在于心细，事故出在麻痹。20.11.2520.11.2509:16:2909:16:29November 25, 2020
加强自身建设，增强个人的休养。2020年11月25日 上午9时 16分20.11.2520.11.25
扩展市场，开发未来，实现现在。2020年11月25日 星期三 上午9时 16分29秒09:16:2920.11.25
III 2
IV 1
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抓住重点之一：等待
现在是10点45分，11点有个会议，这十五分钟我做点什么？ 上班坐公车需要1个小时，这一个小时我除了提高警惕防小偷
和揩油的外能做点什么吗？ 去银行办事，叫号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着
那个该死的号码牌外还能做点什么吗？
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百度文库23
使用工具之二：辅助
闹钟 Outlook 手机 白纸
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从强迫到自然一：我知道没有计划不好，但是…
没时间做计划 工作差不多都是那一摊了，计划有什么用？ 好吧，就算我做了计划，计划也常常被打断 计划限制了我的自由 所以，还是到时候再说吧
感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。20.11.252020年11月25日 星期三 9时16分29秒20.11.25
谢谢大家！
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2
什么是时间管理
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3
你的时间是这样的吗？
7:00-7:30起床刷牙洗脸化妆换衣服拿上包包锁门上班 7:30-8:20坐车上班ing 8:30-9:30看Email、看新闻、回Email顺便吃早饭 9:30-10:30市场部门会议，装专心一小时 10:30-11:00部门会议记录稿，后悔刚才没仔细听 11:00-12:00处理部门事务，中间被要求帮忙的张三李四王二打断5次 12:00-12:30午饭 12:30-13:30午休时间把电话挂起来zzzZZZ 13:30-14:30还在半梦半醒，只好处理Email，没有Email也自己创造几封出来，实
分析之四：如果我们一天有10件事要办，那么大概的 分布情况是怎样的？
紧急
不紧急
重要
I
II
3
2
不重要
III 3
IV 2
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抓住重点之零：计划
紧急
重要
I
3？
不紧急
II 2？
不重要
III 3？
IV 2？
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15
抓住重点之零：计划
紧急
重要
I
2
不紧急
II 5
不重要
做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2020年11月上 午9时16分20.11.2509:16November 25, 2020
时间是人类发展的空间。2020年11月25日星 期三9时 16分29秒09:16:2925 November 2020
科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。上午9时16分 29秒上 午9时16分09:16:2920.11.25