会议管理技能

四、成功的会议策略
♠圆满结束会议
要想圆满结束会议，需要做到以下三点： ♥预留5-7钟作总结 ♥确定工作分配妥当 ♥准时结束会议
小结
会议的成功需要高明的策略，从会议的开始直至会议的 结束，每一步都需掌握得恰到好处，只有这样才能让会议 的高效变得万无一失! 希望你每一次会议都硕果累累！
三、会议的效率和规范
（三）会议的规范
3.固定会议流程规范
议程1： ☻分享话题及目标 ☻交换信息 ☻产生主意/作决定
/确认行动
☻总结
• 一个中心：指整个会议的议程 • 两个基本点：会议的一头一尾
四、成功的会议策略
♠如何作开场白 ♠合理分配发言时间 ♠如何掌握议事进度 ♠达成决议 ♠圆满结束会议
四、成功的会议策略
三、会议的效率和规范
（一）效率不高的原因
三、会议的效率和规范
（一）效率不高的原因
项次 1 2 原因 时间 地点 具体表现 即将午饭。每个人都饥肠咕咕， 无心开会 经理办公室。经常被打断，无法 正常进行 预防措施 一般安排在每周二至周四上午或下午 两点半之后 最好安排在封闭会议室，最好圆桌
3
4 5 6 7
（一）集思广益
甲
想法1
会 议
乙
丙
想法2
想法3
集思广益图
好 创 意 新 点子
一、会议的意义
（二）增强组织性
组织或部门
互为前提
会议
一、会议的意义
（三）帮助群体沟通 开会绝大多数情况下都是一种群体沟通，会议这种方 式是任何方式都无法代替的。这种方式最直接、直观、最 符合人类原本的沟通习惯。
二、会议的目的和种类
四、成功的会议策略
♠如何掌握议事进度
（2）四种群体决策
权威决策 （最高掌权者单方做出决定） 少数服从多数决策 （出现与多数成员同意提案时，以民 主原则为基础）
共识决策 无决议决策 （产生于所有成员都不同程度地 （所有成员对某项决策完全赞同时） 支持某项提议，每个团队成员 均有否决权）
四、成功的会议策略
四、成功的会议策略
♠如何掌握议事进度
（3）四种团队决策法
团队决策之四：异地思想法
特点： ☺让团队离开原来的工作环境，摆脱日常事务的 干扰，到另外一个地方去专门研究一些问题 ☺参与决策的人离开办公室，到一个新的环境中 去讨论，容易摆脱工作环境中的上下级界线 及各类琐事的干扰，利于畅所欲言，作出高 水平的决策
课程目标
了解会议的目的、种类和体系 了解会议效率不高的原因及对策 掌握有效为会议做准备的要领 掌握会议中的沟通和反馈技巧 掌握会议主持人的会议管理技巧 学会提高会议效率和质量的技巧
大 纲
一、会议的意义
二、会议的目的和种类
三、会议的效率与规范
四、成功会议的决策
一、会议的意义
三、会议的效率和规范
（三）会议的规范
1.会议的时间安排规范 • 8：00~9：00发言欲望没有被唤醒，不宜让与会者对提议 有太多回应或进行业务分析 • 9：00~10：00 是和一对一的会谈，也是进行业务会谈的 最佳时机 • 10：00~12：00或13：00~15：00适合集思广益。大家利用 头脑风暴法，不断向出新点子，新方法。 • 15：00~17：00最好不安排会议
♠如何作开场白 简洁、系统，有明确宗旨的谈话。
内容包括开会的目的、时间安排、议事方式、纪律规则等
四、成功的会议策略
♠合理分配发言时间 • 主持人发言时间应掌握20/80 • 尽量保持每个人发言机会均等 • 尽量形成一种互动的会议气氛
四、成功的会议策略
♠如何掌握议事进度 • 语言方式： 例：面对滔滔不绝的发言者 • 非语言方式 ：眼神、手势 • 达成决议：
四、成功的会议策略
♠如何掌握议事进度
（3）四种团队决策法
团队决策之三：思想转化法
☺就是有意识的变换常规的思维方法，从不 同的角度、观点甚至完全相反的方向来探 索新的方案。通常人们总是觉得例行做法 是唯一合理的方式，一旦换一个新的角度 进行审视，就会有意向不到的发明或发现。 ☺这是突破思维模式进行决策方式
开会原因、 在会议进行中发现不明确 目的和结果
三、会议的效率和规范
（二）高效会议的八大特征：
只在必要时才召开 事先已经好好筹划过 拟订和分发好议程表 遵守时间 一切按计划执行 请最有经验和有才能的人出席 做出评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人
三、会议的效率和规范
（三）会议的规范
会议规范包含三个部分： 1.时间安排的规范 2.会议规范 3.固定的会议流程规范
（一）会议的目的
沟通
传达资讯 协调矛盾或监督员工 达成协议于解决问题 资源共享 头脑风暴，开发创意 激励士气
二、会议的目的和种类
（二）会议的种类
按人数 按方式 按目的 1.团体会议 1.面对面会议 1.讲解政策、宣布人事安排会议 2.一对一会议 2.电话会议 2.当众表扬或批评别人的会议 3.视频会议 3.临时处理突发事件的会议 4.固定的团队会议 5.集思广益的会议
对象的选择 必须出席的人未到，已来的是可 有可无的参加者
主持人技能 主持人缺乏影响力、说服力、被 与会者牵着鼻子走 与会者技能 发言混乱，不知如何表意 准备工作
事先通知必须出席的人，出席人分为 必须参加者，可旁听者和选择参加者
选择有亲和力、影响力的人担任主持 人 与会者一定要具有倾听能力
开会前没有通知与会者相关事宜， 提前做好准备工作 致使会议拖沓而无成效 举行会议之前将开会的目的和结果通 知所有的与会者
♠如何掌握议事进度
（3）四种团队决策法 • 团队决策之一：头脑风暴 ☺无拘无束地提意见，追求数量 ☺将点子记在大家看得见的地方 供大家参考/启发 ☺鼓励结合他人的想法提出新构思 ☺与会者不分职位高低，平等议事 ☺不允许在点子汇集阶段批评或 反驳别人
四、成功的会议策略
♠如何掌握议事进度
（3）四种团队决策法 团队决策之二：德尔非法——专家群体决策法 特点：☺让专家以匿名群众的身份参与问题地解决，靠专门的工作小 组协调，通过信函交流，避免面对面讨论带来的消极影响 具体步骤： ☺由工作小组明确具体问题的内容，并涉及一系列问题解决的调查表 ☺将调查表寄给事先选定的专家，请他们提供解决问题的意见和思路， 专家之间不沟通，相互保密 ☺处理这一轮征询意见，找出共同点和各种意见的统计分析情况
三、会议的效率和规范
（三）会议的规范
2.会议规范：指大家达成共识的会议守责 • 会议安排人负责协调大家的时间，已找出最适宜所有与会 人参加的开会时间 • 会议应有书面通知、议程表及相关资料 • 准时开始和结束的前提。根据可以接受的方式制定对迟到 者的惩罚措施，如唱歌、捐钱等 • 鼓励发表不同意见 • 会议结束当天或第二天，与会者应拿到会议记录 • 在刚刚结束完培训的一至三个月内，开会时请第三方监控， 以保证质量，第三方可以由培训师或人力资源部担任
四、wenku.baidu.com功的会议策略
♠如何掌握议事进度
（1）彼得.德鲁克决议法 ♪用“足够多”的时间检视困难所在，并 使与会者达成共识 ♪列举或图示各提案并开始讨论之 ♪客观比较各提案的优劣，避免意气之争 ♪估计各提案之获益率 ♪聘雇有无采集更多参考资料的需要 ♪征求反对意见 ♪寻求个与会者对各提案的认同 ♪对提案作适当的修正妥协 ♪确认仪式结果 ♪组成或指定议案执行的监督单位