30462文书档案管理复习题整理(高纲1405)

30462 文书档案管理绪论1．识记：（1）文档管理：社会组织的文书部门或业务部门，依据一定的原则和规范，通过一系列科学有效的方法对文书和档案实施的管理，包括文书的拟制、办理和管理，档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研、统计等内容的环节，大致相当于秘书实务课程中的办文工作和档案管理工作。

2．领会：（1）秘书文档管理的研究对象文书、文书工作、档案、档案工作（2）秘书文档管理的主要内容基础知识和工作流程（3）“秘书文档管理”与相关课程的关系3．掌握：（1）文档管理工作的重要性❶文书、档案工作是国家管理的重要手段❷文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分❸文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段第一章文书和档案1．识记：文书、档案、文件、科技档案、专门档案、人物档案的概念。

2．领会：（1）文书、公文和文件三个概念的外延大小广义文件>文书>公文>狭义文件（2）文书转化为档案需要具备的条件❶办理完毕的文书才能作为档案保存❷对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存❸按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案（3）公文的种类❶按作用可将公文分为通用公文和专用公文两类。

❷按行文方向可分为下行文、平行文、上行文三类。

❸按来源和使用范围可分为外发文件、收来文件和内部文件三类。

❹按功能性质可分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文。

❺按时限要求可分为紧急公文和普通公文。

❻按机密程度可分为机密公文和普通公文。

（4）档案的种类❶根据档案形成的历史时期，可将档案分为古代档案、近代档案和现代档案。

❷根据档案内容，可分为文书档案、科技档案、专门档案和人物档案。

❸按档案的载体形式分，有甲骨、金文、石刻、胶片、磁带等。

❹按档案的所有者分，有国有档案、集体档案和个人档案。

❺按档案的内容体式分，有公文、图纸、账簿、家谱、日记、电稿、照片、磁带、胶片、光盘等。

3．掌握：（1）文书和档案的作用❶规范作用❷指导作用❸联络作用❹凭证作用❺参考作用❻教育作用（2）作为文字材料的文书的含义❶文书的作者是从事社会活动的人❷文书具有实用性❸文书的记录方式为文字❹文书的载体形式多种多样❺文书具有广泛的社会作用❻文书是一个类别名词，一般指一类文字材料，而不单指某份或几份材料（3）档案的定义包括的要素❶档案的本质属性❷档案的来源❸档案形式的多样性第二章文书工作和档案工作1．识记：（1）文书工作：社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作，办理和管理，为组织工作服务的工作。

档案工作、文书档案连锁法（民国）：民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法。

就是以集中统一的原则组织文书、档案工作，由总收发室统一进行分类和登记，分发至主办单位，各单位办完公文，随即由档案室进行立卷归档。

也就是文书和档案统一分类、统一登记、统一编号。

文书工作组织机构：文书工作组织方式的概念。

2．领会：（1）文书工作的含义❶文书工作所指文书仅指公务文书。

❷文书工作包含文书制作、文书办理和文书管理三项基本内容，也是三项基本任务。

❸文书工作具有法定的程序和严格要求。

（2）文书工作的原则：及时、准确、安全、精简（3）文书工作组织机构的分类；（4）档案工作的“三性”：管理性、服务性、政治性。

3．掌握：（1）档案工作的基本原则实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整和安全，便于社会各方面的利用。

（2）文书工作和档案工作的关系。

文书工作与档案工作的联系：❶联系：对象有交叉；前后相继；相互影响；长期处于一体化状态。

❷区别：工作对象不同，一个是文书一个是档案；工作任务不同；服务对象和目的不同；工作机构不同。

第三章文书制作1．识记：文书制作、交拟、核稿、签发、复核、文书体式、文稿、文本、修订本、存本的概念。

2．领会：（1）打字排版的注意点❶打字排版以签发的定稿为依据，忠实于原稿。

❷版面设计要美观大方，严格按照文件格式进行排版。

❸打印排版要建立相应的登记制度，防止文件在缮印过程中出现丢失。

（2）文件用印的注意点。

❶以组织负责人签发为准；❷与文件制发组织相一致。

❸印章端正、清晰地盖在文件落款处，上不压正文，下要骑年盖月。

3．掌握：（1）文书制作的要求❶真实反映法定作者意图❷严格遵守公文格式要求❸准确把握公文写作特点❹严格控制公文制作程序（2）公文眉首部分的六要素：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

（3）国家秘密的密级规定及保密期限；绝密三十年，机密二十年，秘密十年。

（4）公文标题的三要素：发文机关名称、事由、文种。

第四章文书办理1．识记：（1）文书办理的含义（广义、狭义）广义的文书办理：包括文书制作、文书处理和文书管理在内的所有工作。

狭义的文书办理：按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、传递、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理两个方面，一般不包括文书的保管和立卷、整理和归档等环节。

（2）收文办理：接收外组织发来的文件并对其进行运转和办理的过程。

（3）拟办：社会组织秘书机构负责人对需要办理的文件提出初步办理意见，以供领导人批办时参考的过程。

（4）注办：对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的过程。

（5）注发：对文件制发情况予以简要注明的过程，即由文书人员于文件发出后，在“发文稿纸”或“发文审批单”的“注发”栏内填写文件发出情况，以方便查考。

（6）内部文件：组织在日常行政办公活动中形成的用于内部信息流通的文件。

2．领会：（1）行文制度的三要素：行文关系、行文方式、行文规则（2）我国各级党政机关组织关系的四种类型：❶同一系统的上下级组织之间属于领导与被领导的隶属关系。

❷同一系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门的业务指导与被指导关系。

❸同一系统的同级组织之间属于平级关系。

❹不同系统之间不相隶属关系。

（3）文件处理单的基本格式收文日期文件号来文机关文件日期文件标题附件拟办意见批示意见处理结果传阅时间姓名时间姓名（4）承办工作的注意点❶承办上级文件，首先要消化理解上级指示的内容实质，这是完成承办任务的基础。

其次，办文时不能照抄、照转，必须注意结合实际情况具体加以贯彻。

再次，上级文件指示的传达，要按照有关规定和领导批办意见，不能只是念念就了事。

最后，上级文件一经下达，要根据领导批办意见，及时检查贯彻执行情况。

❷承办下级的请求、报告，首先，对请示要着重审核所请事问题的事由、依据情况，要求是否符合实际，是否正确。

其次，根据上级有关规定和机会领导批办意见，对请示口头或书面做出答复，答复问题要明确、肯定。

❸统筹规划、妥善安排。

（5）内部文件的特点实用性、保密性、多样性。

3．掌握：（1）文书办理的特点：连续性、时效性、保密性、集成性、规范性。

（2）文件暂行保管阶段的主要任务：整理、保管、提供利用、处置、移交、销毁。

（3）行文方式的六种类型：逐级行文、多级行文、直达行文、越级行文、直接行文、联合行文。

（4）行文规则的主要内容❶行文要尊重社会组织的隶属关系。

❷行文要尊重组织职权。

❸行文要考虑必要性。

❹行文要明确发文权限。

❺同级社会组织可以联合行文。

❻经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文同等效力。

（5）两次签收的任务❶清点。

❷检查。

❸签字。

（6）批办的要求：❶要准确领会发文意图，交代办文的具体要求，科学合理地组织人力、分配任务，以求迅速处理文件。

❷重要的，必须由社会组织主管领导批办的文件，一定要由领导当面批办。

❸文件准确送至文件所涉及主管领导处批办，避免出现主管领导批办不属于其职权范围的文件的现象。

❹文件示经领导批办之前，不得将文件的内容和拟办意见随意透露级组织内部及外部的相关人员。

❺批办过程保持联系，随时了解文件去向和处理情况。

❻领导不能依赖秘书的拟办意见，要仔细阅读文件。

（7）传递文件的主要方式邮局传递、机要通信传递、机要交通传递、电信传递、文件交换。

（8）秘书部门开展档案咨询与提供服务的方式。

❶针对组织工作重心和业务活动安排，提供相应的文件资料和数据支持。

❷定期印发已归档保存的内部文件目录。

❸主动编制相关的汇编产品，如组织工作制度汇编、关于某项活动的文件汇编等。

第五章文书管理1．识记：（1）文书管理：通过严格规范的制度和科学有效的方法对文书的数量、质量和运作过程进行的监控和掌管。

文书保管、文书清退的含义。

2．领会：保证文书安全的具体要求；保守文件机密的具体要求；文档管理工作的根本目的；在文书管理工作中处理好严格管理和方便利用的关系；阅文室的作用。

3．掌握：（1）文书管理的意义❶有利于提高文书工作的质量和效率❷有利于保证文书的安全❸为档案工作奠定坚实基础文书管理的原则；文书保管的方法；借阅制度的主要内容；如何建设阅文室；现行文件汇编的几种形式；办好文件清理工作的注意事项。

第六章文书工作与档案工作的衔接1．识记：（1）文书终极处理:就是对已经办理完毕的文书进行价值鉴定，以确定文书是否具有继续保存价值，并将没有保存价值的文书予以销毁，将有价值的文书经过整理变成档案长久保存的工作。

（2）立卷：文书部门或业务部门将处理完毕的，具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统整理编目，组成案卷的工作，它是整理与保管档案文件的一种重要手段。

（3）案卷：由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。

（4）档案收集：是接收、征集档案和有关文献的活动，就是按照国家规定，通过例行的接受制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各机关档案室和各级各类档案馆，实现档案的统一和分组管理。

（5）档案价值鉴定：按照一定的原则、标准和方法，甄别和判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并加以销毁，使保存的档案达到精炼的工作。

归档范围、立卷类目、平时归卷、卷内备考表、通讯者特征的概念。

2．领会：（1）文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”文书归档，意味着文书工作的终结和档案工作的开始，是文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”，也是文书部门和档案部门按不同的职能履行“交”与“接”手续的过程。

（2）文书处理部门立卷的好处❶便于发挥文书处理部门熟悉业务和文书处理过程的优点，可以维护机关活动的历史面貌，提高案卷质量和工作效率。

❷由文书部门暂时保存当年的文件，方便承办人员随时调阅，减少了归档和调卷的手续。

❸由文书部门随时集中立卷，可以防止文件散失，有利于保证文件齐全及保护党和国家机密的安全。

❹有利于档案室专门从事档案的整理、保管、利用等工作，改变机关档案部门“一年工作，八个月立卷”的被动局面。