浅谈我国事业单位人事档案管理现状

浅谈我国事业单位人事档案管理现状

[摘要]人事档案管理是事业单位管理工作中不可或缺的重要组成部分，它能够有效提高工作效率，促进事业单位人事档案数据的不断更新，为事业单位的快速发展发展提供助力。然而现阶段我国事业单位人事档案管理工作仍然存在一些亟待解决的问题，本文通过对当前事业单位人事档案管理工作的现状及存在问题进行分析，提出优化建议。

[关键词]事业单位；人事档案；管理

前言

人事档案管理是一项具有极大社会价值的工作，它是事业单位进行人事任用和人事管理制度改革的基础，是实现人力资源优化配置的保障。真实、全面、完整的人事档案信息，可以帮助事业单位健全合理的人员分配机制，从而构建和谐的工作环境，助力事业单位的健康发展。

一、事业单位人事档案管理的存在问题

（一）硬件设施方面。一些人事档案管理部门硬件设施落后，除保存与保护设施等基础设施的配备不足以外。档案信息管理的硬件设施落后，还主要表现在信息化存储方面。许多档案管理部门仍然以传统的纸质材料为主要的信息存储介质，致使纸质档案在长时间的保存过程中易出现虫蛀、霉变、丢页等现象，影响档案的完整性及实用性。近年

来人事档案管理的服务对象正逐渐从过去的党政机关部门、组织人事部门和各级领导，向如今的多部门转变；利用目的及形式也从以往的单纯提供鉴定、政审材料转变为学历证明、身份证明和办理公证等多种证明的提供。由于服务对象及使用目的的多样化转变，传统的单纯依靠人工对大量的纸质档案进行查阅、检索，不仅工作量大，而且准确率也难以保证。

（二）方法制度方面。一方面，当前的人事档案内容及管理制度不能与事业单位人事制度改革的需要相适应。我国现行的人事档案管理制度主要以《干部档案工作条例》为依据，将人事档案的管理主要分为按管理权限管理和隶属关系管理。随着人事制度改革的不断开展与深入，事业单位普遍建立了公开招聘、解聘、辞聘的岗位聘用制度，在促进公平的同时，也使得人员流动及隶属关系变化更加频繁，在这样的现实环境下，如果仍然采用传统的人事档案管理制度，显然不利于实际工作的开展。在档案内容的设定上，现行的内容要求大多也是依据《干部档案工作条例》，没有与事业单位人事制度改革相结合，一些信息的录入不全，也给当前档案内容的实用性带来了局限。另一方面，档案管理制度不够规范完善。一是材料管理、制作不规范。虽然现行的人事档案管理制度要求对档案进行分类保存，对所使用的材料也有规范性的要求，但对所各项要求的具体划分不够细致，缺

乏统一性，导致对材料的分类与制作要求把握不准，随意性较大，影响了人事档案的制作、查阅与利用。二是对档案管理制度执行的监督不力。虽然在近年来档案达标检查工作的鞭策下，大部分事业单位都建立了一套从收集、保管到归档，等方面的保密制度，但是有些单位对于规章制度的执行却并不尽如人意。如在人员调动时，档案不能及时转递或交由本人自带；接收档案时，不认真查清材料是否齐全，不及时填写并邮寄回执；未收到回执时，不及时电话催要等。

（三）从业人员方面。从客观上看，存在从业人员的配备及工作能力不足的问题。人事档案管理工作琐碎繁杂且具有极强的连续性，若要保证档案管理的高质量，则必须要有一定的人力投入。然而事业单位受体制改革的影响，人员编制大幅缩减，有的单位甚至一人身兼数职，加之人员的流动性增强，档案管理的从业人员调换也更加频繁，这样既不利于从业人员对于所从事工作的了解与掌握，也不利于其工作经验的积累与工作的连续性。从主观上看，存在从业人员认识不到位、责任心不强的问题。很多档案管理人员对于所从事的工作认识不够深刻，只是简单的理解为档案的收集、归档、保管与数据抄写，错误的认识必然会导致缺乏对人事档案管理工作的重视，使工作流于表面形式，极易发生错误与疏漏，阻碍事业单位人事管理工作的发展进步。

二、事业单位人事档案管理的优化建议

（一）增大资金投入与技术支持，加强基础建设。充足的硬件设施配备是保证人事档案管理工作发展进步的必要条件。为保证档案的保存与摆放，应配置铁质的档案柜及统一的档案夹，库房应配备相应的“六防”设施和其他安全设施。为提高档案管理的信息化程度，应配备先进的计算机设备及相应的管理软件，建立纸质、电子格式共存的多样化的档案管理模式。保障人事档案资源的管理工作适应现代化要求。

（二）合理优化、完善规章制度，提升制度建设。将人事档案制度与现阶段人事管理制度相结合，适应人才流动性增强的现实需要，精简手续、创新渠道，充分利用信息化手段传递信息的快捷性，建立便捷的档案转递制度。在档案内容的制定上，可将岗位聘用合同及在招聘、解聘、辞聘过程中形成的考察性内容作为补充，从而增强档案内容的实用性。进一步细化当前的规章制度，对各项内容做好明确的要求，比如在使用材料上，用固定规格的纸、用规范的笔进行书写、填写材料时要留出装订线等，使对制度的执行有据可依。建立档案管理领导小组及档案管理长效机制，定期进行检查、指导，及时解决所发现的问题，并结合激励机制，进行动态管理。多管齐下，进一步推进人事档案的制度化建设。

（三）结合思想教育与理论培训，增强人才队伍建设。要对档案管理的从业人员进行系统的培训，既包括档案管理

专业知识，又包括计算机知识及档案管理软件知识；既包括业务能力培训，又包括思想认识教育。在实际工作中做到档案及时归档、装档、收集、补充、更新，对档案材料的鉴别、分类准确无误，不积压、无缺失；在思想认识上做到真实客观反映事实，杜绝泄密现象。培养出具有脚踏实地、淡泊名利、吃苦耐劳工作精神的档案管理人才。增强人事档案管理人员的综合素质，

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