档案登记和统计概述

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抓住每一次机会不能轻易流失，这样 我们才 能真正 强大。20.11.18 2020 年11月18 日星期 三4时34分36 秒20.11.18
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• 统计
▫ 较为宏观的定量描述、定量分析的技术方法，用以 认识事物的总体状态、趋势和性质，为领导和决策 行为基础性信息支持。
6.1.1. 档案登记和统计的一般概念
• 登记和统计工作的关系
▫ 登记工作是统计工作的基础。 ▫ 登记工作是统计工作的一部分。
• 档案登记与统计涉及档案管理领域所有的重要事 实与数据。
6.1.2. 档案登记和统计工作的任务和要求
• 任务：
▫ 对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计 分析， 提供统计资料，实行统计监督。
6.1.2. 档案登记和统计工作的任务和要求
• 要求：
▫ 准确性
▫ 及时性
制度化并相互结合 档案统计网络
▫ 科学性
科学的标准和方法 全国通用的档案统计报表，统一的格式、口径和标准，
• 目前，我国档案工作的基本情况统计，分为四个层次：
▫ 其一，全国档案工作基本情况统计； ▫ 其二，专业系统档案工作情况统计； ▫ 其三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本
情况统计； ▫ 其四，档案馆、档案室档案工作情况统计。
档案统计工作的意义
是认识档案工作的一种重要手段；
可以把定性分析和定量分析结合起来；
时间序列
• 其内容包括：
▫ 收集与整理某种社会现象的历史资料； ▫ 对这些资料进行检查鉴别，排成数列； ▫ 分析时间数列，从中寻找该社会现象随时间变化而
变化的规律，得出一定的模式； ▫ 以此模式去预测该社会现象将来的情况。
6.1.6. 案卷数量和状况检查
• 目的：
▫ 查明档案的实有数量是否与案卷目录上的登记相符， 发现被损坏的案卷和字迹模糊需要修复，需要重新 装订、消毒和复印的文件。
6.2.2.4.档案清点、检查登记
• 登记表（本册或单页式）、笔记本 • 存入全宗卷中
• 登记内容 ▫ 清点、检查的日期，原因，清点、检查过程中发现的情 况及问题，清点、检查的结果（结论），从事清点、检 查的工作人员姓名
• 清点、检查报告
6.2.2.5.档案利用登记簿
• 教材P239
6.2.2.6.利用者登记卡
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
不同种类
有关档案馆馆藏 情况指标
档案总量 结构分量 资料数量
不同历史时期 不同保管期限 不同制成材料
不同整理状况
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
有关提供利用 方面的指标
利用者情况 （人次）
利用服务情况
提供利用总量
不同方面利用 分量
编研情况
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
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踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就 未来。20.11.18 20.11.18Wedn esday, November 18, 2020
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弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。16:34:3616:34 :3616: 3411/18/2020 4:34:36 PM
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安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20. 11.1816 :34:36 16:34 Nov-2018-Nov -20
卷内目录
案卷目录
归档文件目录
6.2.2. 档案工作状况登记
6.2.2.1. 工作日志 6.2.2.2. 人员进出库房登记 6.2.2.3. 档案出入库登记 6.2.2.4. 档案清点、检查登记 6.2.2.5. 档案利用登记簿 6.2.2.6. 利用者登记卡 6.2.2.7. 档案借出登记簿 6.2.2.8. 档案复制、摘抄登记表
档案事业经费
有关档案经费及机构 建设方面的指标
机构设置
档案馆基建情况 档案馆（室）库房面
积 档案馆（室）内设备
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
档案工作人员 基本情况指标
人员总量（定 编）
结构分量
不同年龄组
不同文化程度
不同档案专业 程度
不同专业技术 职称
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
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追求卓越，让自己更好，向上而生。2020年 11月18 日星期 三下午 4时34 分36秒16:34:3620.11. 18
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严格把控质量关，让生产更加有保障 。2020 年11月 下午4 时34分20.11.1816:34N ovember 18, 2020
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重规矩，严要求，少危险。2020年11月18日 星期三 4时34 分36秒16:34:3618 November 2020
明确统计的范围、内容、项目和要求
• 遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：
▫ 统计指标体系完整化 ▫ 统计分类标准化 ▫ 统计调查工作科学化 ▫ 统计基础工作规范化 ▫ 统计计算和数据传输技术现代化 ▫ 统计服务优质化
• 从统计的对象来看，分为两方面：
▫ Ａ、对档案实体及其管理状况的统计； ▫ Ｂ、对档案事业的组织与管理状况的统计；
• 档案馆，规模较大的档案室 • 初次利用
• 教材P239
6.2.2.7.档案借出登记簿
• 教材P240
6.2.2.8.档案复制、摘抄登记表
• 提出申请，履行批准手续，确认复制、摘抄事实。 • 散页的表格，装订成册
• 教材P240
6.3.档案馆的登记与统计工作
6.3.1. 收进登记簿 • 按时间顺序，无论初次进馆还是重复进馆 • 教材P241、242
格式、统一的计算方法和一定的期限填送报表。
• 6.1.4.2. 专门调查
▫ 专门调查是根据一定的目的要求，临时组织起来的调查，它是统计 报表的一种补充形式。
6.1.5. 档案统计资料整理与统计分析
• 统计分组
▫ 把档案工作中的各种现象分出不同类型的组，加深认识 档案工作总体构成与现象之间的相互关系。
6.3.2. 全宗名册 • 教材P242
6.3.3. 全宗单 • 全宗的一般情况介绍、未编目档案、已编目档案 • 教材P243、244
6.3.4. 案卷目录登记簿 • 教材P244
6.4. 档案行政管理部门的统计工作
6.4.1. 全宗卡片 • 由档案馆填写，并向档案行政管理部门报送 • 教材P246 6.4.2. 全宗变化情况年度报表 • 教材P247 6.4.3. 档案机构、人员基本情况统计表 • 教材P248
6.2.2.2.人员进出库房登记
• 登记本，放置在库房入口处 • 每次进出均应登记
• 登记项目：
▫ 日期、进出库人员姓名、进入库房时间（时刻）、进库事由、 出库时间（时刻）等。
6.2.2.3.档案出入库登记
• 登记本，放置在库房入口处或库房中固定位置
• 登记项目： ▫ 出库的日期及时间（时刻）、档号及数量、原因（即用 途）、归入日期及时间（时刻）、经手人，等。
• 检查工作要严格以全宗为单位进行
• 检查周期要根据全宗的重要程度来确定。
▫ 5年，10年，15年
6.1.6. 案卷数量和状况检查
• 缺卷、编目上的错误和实际损坏，都要计入“案卷数量和 状况检查单”。
▫ 检查单在检查过程中要按每个目录分开填写。
▫ 检查案卷数量过程中，不允许在目录上随意做标记，也不允 许打乱案卷的排列次序。
是档案事业建设的一项重要的基础工作； 可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规 划提供提供依据。
6.1.3. 选定档案统计指标
6.1.3.1. 确定档案统计指标的原则 6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
6.1.3.1. 确定档案统计指标的原则
• 必须与档案工作中一定的数量表现联系在一起 • 统一性和稳定性 • 可比性 • 运用平均数，必须遵循总体同质性的原则
第六章 档案登记与统计
第六章 档案登记与统计
6.1.档案登记和统计概述 6.2.档案室的登记和统计工作 6.3 档案室的登记和统计工作 6.4 档案行政管理部门的统计工作
6.1.档案登记和统计概述
6.1.1. 档案登记和统计的一般概念 6.1.2. 档案登记和统计工作的任务和要求 6.1.3. 选定档案统计指标 6.1.4. 档案统计调查 6.1.5. 档案统计资料整理与统计分析 6.1.6. 案卷数量和状况检查 6.1.7. 档案统计标准化
6.1.1. 档案登记和统计的一般概念
• 登记
▫ 一种是带有司法行为性质的认证性登记
如婚姻登记，商标、专利、工商营业执照的注册登记 等等；
▫ 一种是在各项日常管理活动中对各种事实、行为的 工作记录性登记
如会客登记、出入库登记等等。
6.1.1. 档案登记和统计的一般概念
• 登记
▫ 对管理活动中发生的种种较为重要的事实、行为、 现象、数字等进行随时记录，以把握整个管理工作 的过程和状态。
▫ 检查以后在目录上加盖“××××年检查”的戳记。
▫ 作出案卷数量与状况的检查报告
其中注明全宗号、全宗名称和种类、检查日期以及检查的总数量、 目录中实有案卷数、目录所缺案卷数、由于案卷放错位置而发生 漏编号数以及实有案卷总数，需要装订、消毒、杀虫、修复、恢 复模糊字迹的案卷数。
6.1.7. 档案统计标准化
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重于泰山，轻于鸿毛。16:34:3616:34 :3616: 34We dnesda y, November 18, 2020
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不可麻痹大意，要防微杜渐。20.11.18 20.11.1816:34 :3616: 34:36N ovember 18, 2020
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加强自身建设，增强个人的休养。20 20年11月18日 下午4 时34分20.11.18 20.11.18
6.2.2.1.工作日志
• 逐日记录每一天的工作内容及其进程和问题
• 一般采用簿册形式，按机构单位或按人，每月或每年用一册，每一页 用于登记一天或一周的工作情况。
• 登记项目：日期（年月日星期），时间（上午下午或具体时刻），工 作内容，工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或每月的统 计、小结等。
▫ 分组的关键是分组标志
• 档案统计分析
▫ 是对调查获得的大量的经过整理的资料进行分析研究， 从中发现和总结出带有典型性的经验教训。
▫ 动态分析方法
时间序列
• 也叫时间数列、历史复数或动态数列。
• 它是将某种统计指标的数值，按时间先后顺序排 到所形成的数列。
• 时间序列预测法就是通过编制和分析时间序列， 根据时间序列所反映出来的发展过程、方向和趋 势，进行类推或延伸，借以预测下一段时间或以 后若干年内可能达到的水平。
• 建立健全统一的档案统计工作制度 • 统一报表的格式 • 统一计量单位
6.2. 档案室的登记和统计工作
6.2.1. 档案状况登记 6.2.2. 档案工作状况登记
6.2.1. 档案状况登记
• 卷内目录 • 案卷目录 • 归档文件目录：分类方案和室编件号 • 总登记薄：档案收入、移出变化情况和实存数量
档案专业教育 基本情况指标
普通高校 成人高校 中等学校
学生与师资情 况
学生与师资情 况
学生与师资情 况
6.1.4. 档案统计调查
• 6.1.4.1. 统计报表
▫ 统计报表是下级档案管理机关和档案馆（室），按照统一的规定向 上级机关以表的形式定期报送的文件
▫ 最基本、最常见 ▫ 报表制度的主要特点：填报单位都以原始记录为依据，按照规定的