行政部门工作内容规范表

标书、合同等使用双 面打印。
公司设备定期维护，包括办公设备与公司设备。设备出现故障时，能第一时 办公设备 间联系相应的维修工人，及时处理问题，并记录设备故障的时间，以便日后查 的维护 阅。
办公设备报修时，及 时填写《办公设备维 护表》，记录维修时 间、报修人部门、报 修人、报修设备、报 修内容、报修时间、 上次维修时间、报修 人等信息，经上级部 门领导审核批准后， 进行维修或者更换。
正常流程： 接到样漆/样板订购 通知→了解对样漆/样品需求→填 在接到需订购样漆或者样板的通知后，立即了解对所需样品或者样漆要求， 写《样品申请联系单》→与公司相 样漆、样 第一时间填写《样品申请联系单》经与公司相关人员确认后传给成都办事处， 关人员确认→确认无误后传给办事 板订购 再次与成都办事处和亚士漆工厂沟通确认，审核无误后，亚士漆厂方安排生产 处→再次与成都办事处和厂房沟通 、发货。 确认→确认无误后工厂安排生产、 发货
需注意的事项： 1.能清楚掌握样漆与 样板的制作周期。 2.对公司各类产品有 一定的熟悉，能清楚 样漆的一个最大订购 限额。
样漆、样 板特殊情 况处理流 程
如遇特殊情况处理流程： 接到样漆/样板订购通知→了解对 样漆/样品需求→填写《样品申请 联系单》→与公司相关人员确认→ 确认无误后传给办事处→再次与成 都办事处和厂方沟通确认→如遇到 样板不能在规定的时间可与成都办 事处主任进行沟通，如果仍未成 效，则或者将该情况向领导汇报， 由领导直接与厂里领导沟通→确认 无误后工厂安排生产、发货
投标
流程
费用报销：将每笔费用的开支做好 1.负责公司办公费用的定期申请缴纳，做好公司经营业务开展的后勤保障。 登记，包括发生时间，支付内容、 2.及时交纳电话费、网络费、水电费、物管费、停车费、植物费、饮水费、名 开支金额等，待统一报销时，填好 行政费用 片制作费，标牌制作费、日常生活用品开支等。 费用报销表交由财务审核，财务审 开支 3.对每月领取的行政费用，每一笔开销做详细记录，月底统计汇总，交陈总审 核无误后，交由陈总审核，最后总 核。 经理审核，审核通过后，费用报销 。（借支流程同上） 日常 行政 工作 招聘 在招聘网站上进行人员的初步筛选，筛选合格后预约面试领导的时间，通知面 通知→面试→录用→入职手续→进 试者准时参加，面试合格后，及时办理新员工入职手续； 入试用期
行政部门内容规范表
分类 工作 规范内容 1.对来访客人做好接待、登记、引导，安排洽谈地点，及时通知被访人员。对 无关人员、上门推销和无理取闹者拒之门外。 2.铃响两声后能立即使用普通话接听来电，热情礼貌问好，及时询问来电情 况，对来往电话转接准确、声音清晰态度和蔼，重要客户信息作好记录，及时 处理并传达； 3.文件的接收和传达； 4.客户考察接待，包括PPT的制作、客户考察情况表的填写、记录以及存档； 5.待客户到达公司后，及时递上茶水，重要客户应提前备好水果，供客户食 用；待客户进入公司会议室，将已备好的热水壶放置会议室内，以5分钟为一个 时间点，给客户添水（具体时间点根据实际情况调整）。 流程 备注
日常 行政 工作
与厂方、 主要负责与厂里/办事处沟通样漆、样板、资料、订购大货时的颜色批号的 办事处沟 确认，以及材料款的付款情况等。 通工作
应明确厂里负责 各版块相关经办人员 。
源自文库
对有需盖公章的文件、通知等，须完整填写《公司印章使用登记表》，检查 登记→核对→盖章 核对时，注意排版、 公章管理 登记的规范性，对盖章内容进行核对后，上报领导审核，审核无误后，由其亲 （可参照行政管理制度中《公章管 错别字、金额、大小 自盖章。 理流程》 写输入是否有误。 1.快递公司将快递送到公司后，核查收件人信息，核查无误后，签收快递，交 快递、文 收取快递→核查收件人→核查无误 由收件人。 件收发 后支付快递费用→交由收件人 2.每天中午休息时收取报纸，收取后交由张总。
接待
日常 行政 工作
负责文件打印、发放、复印、装订，能做到控制用纸，节约成本，减少浪 文件打印 费，不重要的资料尽量使用废弃的稿纸。打印资料之前，能检查预览，确认无 误后再打印，一定程度上减少废纸的数量。 1.采购：填写采购申请表→部门领 导审核签字→采购→票据报销 杜绝办公用品浪费，有效控制办公成本，不定时检查库存，及时申购添置。 办公用品 对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。建立办公用品台账，保证账物相 2.库房管理：入库登记台帐→物品 管理 陈列→库存检查→及时补给 符。 3.物品领用：领用登记→领取物品
采购:填写资料申请单，及时将申请单传给成都办事处，待成都办事处确认后， 再由成都办事处回传给“亚士漆”厂，审核无误后，亚士漆工厂发放资料。 日常 管理：将发放后的资料、样品进行入库登记后，统一整齐分类归入各版块区域 行政 产品资料 。 工作 领用：领用样品时，及时做好领用登记，包括产品列别、颜色、数量、规格 等，登记无误后，由领用人签字确认。待使用完毕后，及时归还样品，如遇未 归还的样品，及时询问情况，做好登记。
考勤
1.监督员工每日考勤情况，杜绝作假包庇。 2.按月统计考勤上传，考勤记录存档。 3.需请假的同事，应先在前台处领取请假条，填写完毕后交由主管领导签字， 然后交副总经理签字审批，请假2天以上需交由总经理审批，经领导同意后，请 请假：填写请假条→主管领导审批 假条交由前台处存档。 →陈总审批→前台存档 4.每周五负责把《工程部周末安排表》交工程部赖经理填写，星期一核实内容 并收回。 5.每月25号统一发放本月工作总结表格，于下月1日统一收取交由陈总处。 费用开支主要为：办 公费用、样板快递费 、公司设备维护费、 电话费、植物费用、 车位费、公司日常用 品开支（生活用纸、 纸杯、垃圾袋、茶叶 、活动开支等）
安全防护
负责每天开、关门，下班或节假日前后做好安全检查工作，检查各部门电源断 开情况，避免资源的浪费以及安全隐患。
需注意的事项： 1、对公司产品知识与施工工艺能熟练掌握。 2、与各部门沟通、配合工作要到位. 招标文件领取→组织召开碰头会议→编制澄清文件→澄清回复→编制投标文 3.在编制投标文件时，要严格按照招标文件要求执行。 件→就标书出现的问题等，及时与招标经办人员进行沟通→回标→议标 4、在投标报价时，一定要细心谨慎，做到零失误。 5、在与招标经办人员进行沟通时，要注意语言、语气、 时间等。 1.日报表：由销售人员每日填写，内容需包括项目名称、地址、联系人电话、 拜访内容，进展情况、当日计划，填写完整后交张总审阅； 销售数据 2.周报表：统计本周销售部门所有拜访项目信息，分析数据详情，汇总成ppt文 的统计 件，周六销售部会议上进行讨论； 3.月报表：统计本月项目拜访情况，总结有效项目信息的跟踪进度。 销售部会 部门会议纪要、整理、存档 议 1.日常信息的收集，导出信息表； 2.整理信息表，筛选信息内容，保留需要的信息，整理成固定的格式，以周为 销售 瑞达恒管 单位打印汇总到“项目信息”文件夹中,交张总审阅； 行政 理 3.针对张总筛选出的优质项目信息进行电话联系客户，了解项目的基本信息和 工作 需求，按照联系结果进行分类，有效的项目交由销售部人员跟踪拜访； 4.瑞达恒信息网站的维护； 1.准备相关资料； 销售人员 2.配合客户考察； 配合工作 3.查询相关信息及时反馈； 4.相关督促工作； 成品板事 1.准备客户资料；2.周例会会议纪要；周数据统计；3.其他配合工作 业部
1.周一例会安排及会议内容记录，会议纪要的存档； 2.每周一及时收取相关人员的周计划本，统一交由陈总，待陈总批示后及时发 会议、培 放给相关人员。 训安排 3.公司安排的培训，能事先上报审核，审核通过后，及时把相关人员通知到位 。培训结束，将培训时间、内容、主讲人信息存档； 1.日常卫生打扫，张总办公室的清洁卫生，及时填补日常生活用品，包括生活 用纸、洗手液、茶叶、饮用水； 2.每周一早上进行大扫除，保证办公各个区域的整洁有序，包括卫生间清洁， 清洁卫生 每天更换擦手毛巾，给大家创造一个舒适良好的工作环境； 3.每隔段时间联系做清洁的阿姨做基本清洁，包括玻璃、洗手间、张总办公室 。每两个月安排一次清洁阿姨做大扫除，旨在给大家创造一个舒适良好的工作 环境。