会议组织的实践与技巧.pptx
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如何组织召开会议(PPT31页)
（2）方便与会者到场
系 列
（3）场地位置、面积及设施满足会议要求
之
会 议 篇
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
------
管
理 者 素
3、参加人员
质 培
（1）对实现会议目标有潜在贡献的人
训 系 列
（2）培养目的为“列席”
之
的人
会 议 篇
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
三、拟定并发放会议通知
如何组织召开会议(PPT31页)培训课 件培训 讲义培 训ppt教 程管理 课件教 程ppt
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 会 议 篇
处处观察皆管理，事事留心皆精益
七、会后工作
1、整理并发放会议纪要 2、对会议结果的执行情况进行监督
和检查 3、存档
------
如何组织召开会议(PPT31页)培训课 件培训 讲义培 训ppt教 程管理 课件教 程ppt
处处观察皆管理，事事留心皆精益
2、会议目标必须切合实 际
（1）经过努力，目标有被实现的可能 （2）目标要有一定的挑战性 （3）会议目标也可为事宜通报等
------
如何组织召开会议(PPT31页)培训课 件培训 讲义培 训ppt教 程管理 课件教 程ppt
GLM管理文化
如何组织召开会议(PPT31页)培训课 件培训 讲义培 训ppt教 程管理 课件教 程ppt
质 培
（1）绝大多数与会人员方便的时间
训 系
（不会因为参加会议而影响自己的
列 之
正常工作）
（2）大家易集中精力的时间
会
（3）必须确定会议起止时间
议
篇
（4）满足会议目标的要求
高效会议管理技巧PPT课件
高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
如何组织会议实践.pptx
2 起草会议议程，主次 2 将会议室准备就绪 2 交主席批准
顺序安排
3 得到主席的批准 会者
3 提交所有必要文件 3 两天内发给与
4 发送会议通知和议程 4 记录进程 录
4 必要时根据备忘
发布告示
5 避免不明确的讨论
和监督者的要求
或通过含糊不清的决策
会议成员
1 通知秘书/主席列入 1 准时出席
情形二：某高校会议室正召开“21世纪古里学
会议主席的职责
一般来说，会议主席有一下职责：
会议控制 过程引导 促进讨论 应付“隐秘议程” 作出决定
会议控制的五个基本原则
决定讨论主题 明确讨论范围 确保人们围绕主题依次发言 尽可能做到公正，尽全力避免与会者的
争论 确保其他成员了解会议进展情况
出席：A 先生（主席） B 先生 C 先生 D 先生 E 先生 F女士 G 先生 （秘书）
收到先生和先生的缺席致函
第十讲 如何组织会议
实践与技巧
主要内容
一、会议准备 二、参加会议 三、会议的组织 四、会议后的工作 五、群体、班组和会议的关系
【例子】：总裁办公会怎能这样开？
开会于中国好比是骑自行车，全球数 量最多，水平却极差。在我们全力以赴开 各种名目的会议前，为什么就不能抽空想 想：一个好会到底应该怎么开？
过程引导的四个步骤
识别主题/问题——应清楚地加以说明
交换和开发建议——在解决问题之前，收集和解
释依据
评价不同方案——列出不同方案，预测每个方案
地可能结果（时间、成本、资源、政治因
素）
选择行动计划——决定“谁”、“何地”、“何 时”、
“怎样做”。
不同类型会议主席的主要职责排序
如何组织会议实践与技巧
安排会议签到
确定签到时间：提前通知参会人员签到时间，确保他们有足够的时间到达会场。 准备签到表：设计签到表，包括参会人员姓名、单位、联系方式等信息。 安排签到人员：指定专人负责签到工作，确保签到过程有序进行。 签到方式：可以选择纸质签到、电子签到等方式，根据会议规模和需求选择合适的签到方式。
会议组织
02
安排会议座位
考虑与会者的身 份和地位
安排座位时注意 避免视线遮挡
确保与会者之间 有足够的空间进 行交流
考虑与会者的舒 适度和需求
确定主持人
选择具备良好沟通和协调 能力的人担任主持人
主持人应具备一定的专业 知识和经验
主持人应具备良好的组织 能力和应变能力
主持人应具备良好的形象 和表达能力
避免会议中断：避 免会议过程中出现 不必要的干扰和打 断
提高会议效率：鼓 励与会者积极参与 讨论，避免长时间 沉默或跑题
应对突发状况技巧
保持冷静：面对突发状况，保持冷静，避免慌乱 快速反应：迅速判断情况，采取相应措施 寻求帮助：如有必要，寻求他人帮助，共同解决问题 记录情况：详细记录突发状况，以便后续分析和改进
04
整理会议记录
记录会议时间、 地点、参会人员
记录会议议题、 讨论内容、决策
结果
记录会议中提出 的问题和建议
记录会议中达成 的共识和共识点
记录会议中需要 跟进和落实的事
项
整理会议记录， 形成会议纪要， 分发给参会人员
发布会议纪要
记录会议决策和行动计划
记录会议议程和讨论内容
记录会议时间、地点、参会 人员
记录会议中提出的问题和建 议
记录会议中达成的共识和共 识
记录会议中需要跟进和落实 的事项
如何组织一场会议PPT课件
会议室预订情况，并提前对指定会议室进行预订。如果选择地位于公司外的 酒店，则需根据会议时间咨询酒店的会议室预订情况，并提前对指定会议室
进行预订。如遇到时间上的冲突，需考虑更换酒店或调整会议时间。
4 确定与会人员名单 明确参加会议的人员姓名、职务、部门、联系方式，为邀请函制作、消息通 知提供内容信息保障。
称简洁明了，可凸显会议内容的主题即可；公司的大型会议及对外会议，除
了名称应凸显会议内容外还应考虑对会议气氛的烘托，适当加上修饰语与宣
传语等。
2 确定会议时间
综合考虑会议地点时间安排，明确会议的开始时间与会议的持续时间，为后
面的会议议程和日程提供时间信息保障。 STEP 02
3 确定会议地点
明确会议召开地点。如果选择地位于公司内的会议室，则需像行政部门询问
5 确定会议议程与日程
综合考虑会议地点时间安排，明确会议的开始时间与会议的持续时间，为后 面的会议议程和日程提供时间信息保障。
6 确定会议规制
这里的会议规则可以从礼仪和内容两个方面进行考量。礼仪上的规则如需不 需S要TE正P装02出席，或者需不需要着统一服饰等。内容上的规则如参会人是否需 要在会前准备提案，提案的形式是PPT还是文稿；会议中的发言顺序是怎样的， 发言时长如何规定等
做好会议接待与入场服务 做好流程衔接服务 做好会议记录
1、做好会议接待与入场服务
会议开始前，在会议室门口应设立引导人员，引导参会人员就坐。
2、做好流程衔接服务
① 要有人员对会议现场发生的各种临时状况作出及时的反应和反馈； ② 要有人员对下一个环节的进度做把控和条件检查，如提前通知餐厅预备午饭等。
7 编制会议经费预算
根据会议方案中所提及的事项做预算。一般预算项目包括会议室费用、住宿费 用、餐费、会场布置（装饰、茶歇、服装、宣传物料等）、资料费等。
进行预订。如遇到时间上的冲突，需考虑更换酒店或调整会议时间。
4 确定与会人员名单 明确参加会议的人员姓名、职务、部门、联系方式，为邀请函制作、消息通 知提供内容信息保障。
称简洁明了，可凸显会议内容的主题即可；公司的大型会议及对外会议，除
了名称应凸显会议内容外还应考虑对会议气氛的烘托，适当加上修饰语与宣
传语等。
2 确定会议时间
综合考虑会议地点时间安排，明确会议的开始时间与会议的持续时间，为后
面的会议议程和日程提供时间信息保障。 STEP 02
3 确定会议地点
明确会议召开地点。如果选择地位于公司内的会议室，则需像行政部门询问
5 确定会议议程与日程
综合考虑会议地点时间安排，明确会议的开始时间与会议的持续时间，为后 面的会议议程和日程提供时间信息保障。
6 确定会议规制
这里的会议规则可以从礼仪和内容两个方面进行考量。礼仪上的规则如需不 需S要TE正P装02出席，或者需不需要着统一服饰等。内容上的规则如参会人是否需 要在会前准备提案，提案的形式是PPT还是文稿；会议中的发言顺序是怎样的， 发言时长如何规定等
做好会议接待与入场服务 做好流程衔接服务 做好会议记录
1、做好会议接待与入场服务
会议开始前，在会议室门口应设立引导人员，引导参会人员就坐。
2、做好流程衔接服务
① 要有人员对会议现场发生的各种临时状况作出及时的反应和反馈； ② 要有人员对下一个环节的进度做把控和条件检查，如提前通知餐厅预备午饭等。
7 编制会议经费预算
根据会议方案中所提及的事项做预算。一般预算项目包括会议室费用、住宿费 用、餐费、会场布置（装饰、茶歇、服装、宣传物料等）、资料费等。
如何组织高效会议PPT课件
上午10-12 点或下午2-
4点之间
下午4-6点 之间
时 间
员工进入工作状态。最适合进 行一对一的会谈，也是进行业 务会谈的最佳时机。
员工进入一天当中的倦怠期， 希望马上回家，这时会议往 往会事倍功半。
工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人员 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料
共识决策、权威决策、少数服从多数决策、无异议决策 如何对待会议中的意外情况
做会议开场
系统简洁讲明白会议目的，时间安排，议事方式、纪律规则等 使得大家迅速进入会议状态以及达成会议纪律的共识，但经常被忽略
如何高效开会-参会者
参会者的守则和责任
时间
开 会 前
开 会 中
开 会 后
参会者的责任 学会说“NO” 根据个人的观点研究问题 依据提供的资料准备论证的材料 记下开会的日期、时间、地点 准时参会 倾听他人的意见 积极发表自己的见解 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合以达到会议目的 关注会议达成了什么结果 还有哪些事情未完成，保持关注 分配给自己的任务如何完成
会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题 和时间截点
会议人数：
解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会
少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人
如何高效开会-会议组织者
明确会议目的
想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开…
会议组织技巧课件
会议的目的 • 传达信息 (布置任务) • 获得信息/反馈/支持 • 协调部门之间的工作 • 分析和解决问题 信息类会议
决策类会议
• 达成部门的决定
什么是“会议目标” • 你希望从会议中得到什么
• 在开会结束时，达到什么结果
• 会议的结果
会议目标 VS 任务目标 清楚
会议的目的
引领
会议的结果
(会议结束)
• 对主持者而言，开会时提醒要点
• 对与会者而言，进行必要的准备 是会议策划的一项重要内容, 直接关系到会议的成效!
晨会的目的/作用 – 了解部门信息
• 加强团队内部沟通，齐心协力
– 明确部门工作方向和重点
• 回顾昨天的重要事件、点评（表扬/批评）
标准
• 布置当天的工作任务和目标（结果） 要求
• 传达店内的重要信息（消除不安/主人翁） • 激励士气
80%的管理人员认为主持会议是工作的一个关键部分 大部分管理人员，每周用在会上的时间平均是17个小时
1000名高层管理人员认为，他们平均有1/3的开会时间是被浪 费的
如果经常参加没有组织很好的会议，他们也会沿袭坏习惯
635名管理人员 • • • • • • •
75% 对例会的低效率表示反感 • 没有提前通知 • 不准时 • 接、打电话 • 没有对行动达成一致 • 没有贯彻落实
离题 - 83% 没有充分的准备 - 77% 缺乏成效 - 74% 没有倾听 - 68% 冗长的发言 - 62% 会议时间 - 60% 无参与性 - 51%
“会议通病”
What Is A Meeting?
三个或以上的人聚在一起，通过沟通这一基 本方式，达到一些共同的目标。
会场会议操作及技巧PPT(PPT37页)
➢ 自我准备
会前——物料准备
✓ 签到表 ✓ 产品单页 ✓ 全品彩页 ✓ 白板纸 ✓ 投影仪 。。。。。。
✓ 会议所需书面资料 ✓ 课程所需道具 ✓ 白板笔、笔 ✓ 会议小礼物 ✓ 样品 。。。。。。
会前—设备检查
✓ 电脑调试 （电脑接线，网线是否连接好）
视听器材 （音箱，视频资料）
✓测试投影仪 （清晰度，屏幕大小等）
提问技巧
“回答的答案不清晰，很模糊”
➢ 肯定赞扬其回答 ➢ 重复模糊部分的答案，再次询问其他学员意见
提问技巧
“学员所问的问题自己不知道答案”
➢ 把问题转给大家，从中寻找答案 ➢ 需要再查阅资料后喜欢争辩的学员”
➢ 保持冷静，肯定其提问的价值 ➢ 告诉其时间有限，愿意课后私下交谈
培训中－各类培训技巧
➢ 演讲技巧 ➢ 身体语言和语言表达技巧 ➢ 提问技巧
提问技巧
提问的好处
➢ 使学员积极参与,增加互动，活跃气氛 ➢ 集思广益，启发思维 ➢ 突出重点 ➢ 了解学员掌握程度
提问技巧
提问的方式
➢ 封闭式:回答者只需回答“是与否” ➢ 开放式:让回答者更详细的陈述所要表达的内容 ➢ 泛问式:询问的对象广泛,希望得到更多答案 ➢ 指定式:指定固定人员回答
身体语言技巧
身体语言 55%
语调 38%
语言 7%
身体语言技巧
目光交流
面部表情
姿势姿态
动作手势
身体移动
身体语言技巧－关键词
面部表情 目光交流 姿势姿态 动作手势 位置移动
自然真诚，面带微笑 自信友好，照顾全场 站姿平稳、精神抖擞 自然大方、运用得当 合理适度，活跃气氛
语言表达技巧
➢ 语音 ➢ 语调 ➢ 语气 ➢ 语速
会前——物料准备
✓ 签到表 ✓ 产品单页 ✓ 全品彩页 ✓ 白板纸 ✓ 投影仪 。。。。。。
✓ 会议所需书面资料 ✓ 课程所需道具 ✓ 白板笔、笔 ✓ 会议小礼物 ✓ 样品 。。。。。。
会前—设备检查
✓ 电脑调试 （电脑接线，网线是否连接好）
视听器材 （音箱，视频资料）
✓测试投影仪 （清晰度，屏幕大小等）
提问技巧
“回答的答案不清晰，很模糊”
➢ 肯定赞扬其回答 ➢ 重复模糊部分的答案，再次询问其他学员意见
提问技巧
“学员所问的问题自己不知道答案”
➢ 把问题转给大家，从中寻找答案 ➢ 需要再查阅资料后喜欢争辩的学员”
➢ 保持冷静，肯定其提问的价值 ➢ 告诉其时间有限，愿意课后私下交谈
培训中－各类培训技巧
➢ 演讲技巧 ➢ 身体语言和语言表达技巧 ➢ 提问技巧
提问技巧
提问的好处
➢ 使学员积极参与,增加互动，活跃气氛 ➢ 集思广益，启发思维 ➢ 突出重点 ➢ 了解学员掌握程度
提问技巧
提问的方式
➢ 封闭式:回答者只需回答“是与否” ➢ 开放式:让回答者更详细的陈述所要表达的内容 ➢ 泛问式:询问的对象广泛,希望得到更多答案 ➢ 指定式:指定固定人员回答
身体语言技巧
身体语言 55%
语调 38%
语言 7%
身体语言技巧
目光交流
面部表情
姿势姿态
动作手势
身体移动
身体语言技巧－关键词
面部表情 目光交流 姿势姿态 动作手势 位置移动
自然真诚，面带微笑 自信友好，照顾全场 站姿平稳、精神抖擞 自然大方、运用得当 合理适度，活跃气氛
语言表达技巧
➢ 语音 ➢ 语调 ➢ 语气 ➢ 语速
如何组织会议实践与技巧PPT31页
也要把它走 完。 17、一般情况下)不想三年以后的事， 只想现 在的事 。现在 有成就 ，以后 才能更 辉煌。
18、敢于向黑暗宣战的人，心里必须 充满光 明。 19、学习的关键--重复。
20、懦弱的人只会裹足不前，莽撞的 人只能 引为烧 身，只 有真正 勇敢的 人才能 所向披 靡。
谢谢！
61、奢侈是舒适的，否则就不是奢侈 。——CocoCha nel 62、少而好学，如日出之阳；壮而好学 ，如日 中之光 ；志而 好学， 如炳烛 之光。 ——刘 向 63、三军可夺帅也，匹夫不可夺志也。 ——孔 丘 64、人生就是学校。在那里，与其说好 的教师 是幸福 ，不如 说好的 教师是 不幸。 ——海 贝尔 65、接受挑战，就可以享受胜利的喜悦 。——杰纳勒 尔·乔治·S·巴顿
18、敢于向黑暗宣战的人，心里必须 充满光 明。 19、学习的关键--重复。
20、懦弱的人只会裹足不前，莽撞的 人只能 引为烧 身，只 有真正 勇敢的 人才能 所向披 靡。
谢谢！
61、奢侈是舒适的，否则就不是奢侈 。——CocoCha nel 62、少而好学，如日出之阳；壮而好学 ，如日 中之光 ；志而 好学， 如炳烛 之光。 ——刘 向 63、三军可夺帅也，匹夫不可夺志也。 ——孔 丘 64、人生就是学校。在那里，与其说好 的教师 是幸福 ，不如 说好的 教师是 不幸。 ——海 贝尔 65、接受挑战，就可以享受胜利的喜悦 。——杰纳勒 尔·乔治·S·巴顿
如何组织会议实践.pptx
T H E E N D 17、一个人如果不到最高峰，他就没有片刻的安宁，他也就不会感到生命的恬静和光荣。下午12时39分30秒下午12时39分12:39:3020.11.10
谢谢观看
列出并且敦促及早闭幕； ▲支持者――支持最后一个人的观点；
确定与会者及其角色
与会者的构成与结构 与会者的角色职责
与会成员的构成上，考虑三个因素： 同质性与异质性的平衡 竞争性与合作型的平衡 任务导向与过程导向的平衡
参考会议规模
会议目的 人数
参考与会
决策制定和关键问题解决 5
问题识别或头脑风暴 10
五种会议种类
谈判会议 报告会议 解决问题会议 制定决策会议 收集和交换意见会议
会议筹备和组织过程
明确与会者及其角色
明确会议目的
制定会议计划
实施会议议程
明确会议目的
决定会议是否召开的四条指针：
信息共享 动员激励 信息传播 解决问题和制定决策
与会者的角色
一些观察者已经指出，人们在会议上扮演一系列的角色：
。2020年11月10日星期二下午12时39分30秒12:39:3020.11.10
15、会当凌绝顶，一览众山小。2020年11月下午12时39分20.11.1012:39November 10, 2020
16、如果一个人不知道他要驶向哪头，那么任何风都不是顺风。2020年11月10日星期二12时39分30秒12:39:3010 November 2020
—— 摘自《中外管理》 9/2000，作者： 石言
我是一家国有企业的会议秘书，目 睹了一些经理人开办公会时的种种不妥、 不明智、不合理之处，这里作一些列举 以引起企业管理者的警醒。
1． 会议太多，开了许多不必要的会。 2． 参加会议的部门和人员过多，相当一部分参会的部门和人员
如何组织会议实践与技巧31页PPT
如何组织会议实践与技巧
•
46、寓形宇内复几时，曷不委心任去 留。
•
47、采菊东篱下，悠然见南山。
•
48、啸傲东轩下，聊复得此生。
ห้องสมุดไป่ตู้
•
49、勤学如春起之苗，不见其增，日 有所长 。
•
50、环堵萧然，不蔽风日；短褐穿结 ，箪瓢 屡空， 晏如也 。
41、学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸 收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹
42、只有在人群中间，才能认识自 己。——德国
43、重复别人所说的话，只需要教育； 而要挑战别人所说的话，则需要头脑。—— 玛丽·佩蒂博恩·普尔
44、卓越的人一大优点是：在不利与艰 难的遭遇里百折不饶。——贝多芬
45、自己的饭量自己知道。——苏联
•
46、寓形宇内复几时，曷不委心任去 留。
•
47、采菊东篱下，悠然见南山。
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48、啸傲东轩下，聊复得此生。
ห้องสมุดไป่ตู้
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49、勤学如春起之苗，不见其增，日 有所长 。
•
50、环堵萧然，不蔽风日；短褐穿结 ，箪瓢 屡空， 晏如也 。
41、学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸 收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹
42、只有在人群中间，才能认识自 己。——德国
43、重复别人所说的话，只需要教育； 而要挑战别人所说的话，则需要头脑。—— 玛丽·佩蒂博恩·普尔
44、卓越的人一大优点是：在不利与艰 难的遭遇里百折不饶。——贝多芬
45、自己的饭量自己知道。——苏联
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—— 摘自《中外管理》 9/2000，作者：石言
我是一家国有企业的会议秘书，目睹了一些经 理人开办公会时的种种不妥、不明智、不合理之处， 这里作一些列举以引起企业管理者的警醒。
1． 会议太多，开了许多不必要的会。 2． 参加会议的部门和人员过多，相当一部分参会的部门和人员
并非十分必要。 3． 会前不提前下发会议文件，到会上再临时发材料。 4． 会议讨论时不控制议题范围和方向，随波逐流，大放其羊。 5． 会前不与参会的副手沟通，致使会上当场出现严重意见分歧。 6． 经理人不及时和正确地做出决定，使会议没有成果。
▲提问者――问一些重要的问题，但有时是乏味的细节问题； ▲看着钟点等待会议结束的人――试图把要讨论的问题—一
列出并且敦促及早闭幕； ▲支持者――支持最后一个人的观点； ▲重复者－一次又一次提出同一观点； ▲附和者――以一种更可被接受的方式重复他人的话。
确定与会者及其角色
与会者的构成与结构 与会者的角色职责
会议安排
（1）开会谁来作演讲。
文字材料
（1）议事日程。 （2）前次会议的备忘录。 （3）会前需要阅读的报告。 （4）会间所需要的文字报告或图表。
目的
（1）你想要达到什么目的？ （2）这是什么种类的会议？ （3）你是否有必要征求他人的意见？ （4）你是否需要专业人员来说明某题？ （5）你是否知道召开会议的原因？ （6）你是否需要与高级管理人员讨论会议底的
1 从以前的记录或新的 1 提前到达
1 起草备忘录
信息源收集资料
2 起草会议议程，主次 2 将会议室准备就绪 2 交主席批准
顺序安排
3 得到主席的批准
3 提交所有必要文件 3 两天内发给与会者
4 发送会议通知和议程 4 记录进程
4 必要时根据备忘录
5 避免不明确的讨论
和监督者的要求发布告示
或通过含糊不清的决策
会议主席的职责
一般来说，会议主席有一下职责：
会议控制 过程引导 促进讨论 应付“隐秘议程” 作出决定
会议控制的五个基本原则
决定讨论主题 明确讨论范围 确保人们围绕主题依次发言 尽可能做到公正，尽全力避免与会者的
争论 确保其他成员了解会议进展情况
过程引导的四个步骤
识别主题/问题——应清楚地加以说明 交换和开发建议——在解决问题之前，收集和解
▲开玩笑者――试图打破坚冰或设置伪装钓饵； ▲守门人（并不总是领导者）――试图把议题局限于议程上； ▲恶意的鼓动家――经常反对即将达成的一致意见； ▲议程制订者――把思想、观点、议题及新的提议置于日程表中； ▲反对者――寻找与他自己不同观点的疵漏或者坦率地反对提议； ▲啦啦队长――注重任何进展； ▲倡导者――认为他需要提出一个特别重要的提议；
情形二：某高校会议室正召开“21世纪古里学发展趋势研讨 会”，会议期间，就MBA交易打发展方向问题，提出了不同 的看法，有的认为应以案例讨论为主，有的认为以理论休养 为主，有的认为应像哈佛那样采用大量案例教学，甚至取消 传统教师教学的形式······眼看讨论时间快接近尾声，但与会 代表仍然意犹未尽，很难“刹车”。如果你是主席，怎么办？
释依据 评价不同方案——列出不同方案，预测每个方案
地可能结果（时间、成本、资源、政治因素） 选择行动计划——决定“谁”、“何地”、“何
时”、 “怎样做”。
不同类型会议主席的主要职责排序
社会领导型主席
作出决定 会议控制 应付隐秘议程 会议引导 促进讨论
决策型主席
促进讨论 会议引导 会议控制 应付隐秘议程 作出决定
一般与会者的职责
态度 准备 认识群体过程
有效的与会者应具备下列技巧： 决定是否出席会议 准备（有准备地带着问题参加会议） 准时与会。 就某些模糊问题或疑点征询清晰解释。 给出信息时，力求精确切题。 倾听 支持他人 确保公平参与 反对要有根据 以能提高团队绩效地方式行事
会议工作人员的职责
五种会议种类
谈判会议 报告会议 解决问题会议 制定决策会议 收集和交换意见会议
会议筹备和组织过程
明确与会者及其角色
明确会议目的
制定会议计划
实施会议议程
明确会议目的
决定会议是否召开的四条指针：
信息共享 动员激励 信息传播 解决问题和制定决策
与会者的角色
一些观察者已经指出，人们在会议上扮演一系列的角色：
第十讲 如何组织会议
实践与技巧
主要内容
一、会议准备 二、参加会议 三、会议的组织 四、会议后的工作 五、群体、班组和会议的关系
【例子】：总裁办公会怎能这样开？
开会于中国好比是骑自行车，全球数 量最多，水平却极差。在我们全力以赴开 各种名目的会议前，为什么就不能抽空想 想：一个好会到底应该怎么开？
会议主席的类型和职责
例子：先看下面两种情形
情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司宗 经理担任会议主席。会议中，负责市场的副总提出，明年公 司的营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以国际市 场为主”。但负责市场营销的部门经理们反对，认为国内市 场潜力还很大，而且资金压力也很大······双方争执很大。如 果你是会议主席，怎么办？
6 协助主席
会议成员
1 通知秘书/主席列入 1 准时出席 备忘录
1 阅读、审核
议程的事项
2 阅读所有文件 计划，必
2 按照会议要求发言 2 执行行动
3 如果合适，准备自己 3 记录会议决定及需 汇报
要时进行
的支持性文件
要采取的行动
4 向秘书说明需要纠正
会议准备一览
会议安排 文字材料 目的 发言
与会成员的构成上，考虑三个因素： 同质性与异质性的平衡 竞争性与合作型的平衡 任务导向与过程导向的平衡
参考会议规模
会议目的
参考与会人数
决策制定和关键问题解决 问题识别或头脑风暴 研讨会和培训班 信息研讨会 正式报告会
5 10 15 30 不限
与会者角色职责
与会者一般分为三类人： 会议主席 会议成员 会议工作人员
会议之前
主席
会议期间
会议之后
1 提出和理解计划处理
1 准时开始
的业务项目
2 准备议程草案
2 清楚地介绍主题
3 确使与会者得知会议目标、 3 获得有力的发言
时间和地点及会议议程
4 保证会议室的合理布置
（座位安排、文件、饮水、
烟灰缸等细节）
1 核实秘书或记录员 准备的备忘录草稿 2 监控进展
秘书或记录员
我是一家国有企业的会议秘书，目睹了一些经 理人开办公会时的种种不妥、不明智、不合理之处， 这里作一些列举以引起企业管理者的警醒。
1． 会议太多，开了许多不必要的会。 2． 参加会议的部门和人员过多，相当一部分参会的部门和人员
并非十分必要。 3． 会前不提前下发会议文件，到会上再临时发材料。 4． 会议讨论时不控制议题范围和方向，随波逐流，大放其羊。 5． 会前不与参会的副手沟通，致使会上当场出现严重意见分歧。 6． 经理人不及时和正确地做出决定，使会议没有成果。
▲提问者――问一些重要的问题，但有时是乏味的细节问题； ▲看着钟点等待会议结束的人――试图把要讨论的问题—一
列出并且敦促及早闭幕； ▲支持者――支持最后一个人的观点； ▲重复者－一次又一次提出同一观点； ▲附和者――以一种更可被接受的方式重复他人的话。
确定与会者及其角色
与会者的构成与结构 与会者的角色职责
会议安排
（1）开会谁来作演讲。
文字材料
（1）议事日程。 （2）前次会议的备忘录。 （3）会前需要阅读的报告。 （4）会间所需要的文字报告或图表。
目的
（1）你想要达到什么目的？ （2）这是什么种类的会议？ （3）你是否有必要征求他人的意见？ （4）你是否需要专业人员来说明某题？ （5）你是否知道召开会议的原因？ （6）你是否需要与高级管理人员讨论会议底的
1 从以前的记录或新的 1 提前到达
1 起草备忘录
信息源收集资料
2 起草会议议程，主次 2 将会议室准备就绪 2 交主席批准
顺序安排
3 得到主席的批准
3 提交所有必要文件 3 两天内发给与会者
4 发送会议通知和议程 4 记录进程
4 必要时根据备忘录
5 避免不明确的讨论
和监督者的要求发布告示
或通过含糊不清的决策
会议主席的职责
一般来说，会议主席有一下职责：
会议控制 过程引导 促进讨论 应付“隐秘议程” 作出决定
会议控制的五个基本原则
决定讨论主题 明确讨论范围 确保人们围绕主题依次发言 尽可能做到公正，尽全力避免与会者的
争论 确保其他成员了解会议进展情况
过程引导的四个步骤
识别主题/问题——应清楚地加以说明 交换和开发建议——在解决问题之前，收集和解
▲开玩笑者――试图打破坚冰或设置伪装钓饵； ▲守门人（并不总是领导者）――试图把议题局限于议程上； ▲恶意的鼓动家――经常反对即将达成的一致意见； ▲议程制订者――把思想、观点、议题及新的提议置于日程表中； ▲反对者――寻找与他自己不同观点的疵漏或者坦率地反对提议； ▲啦啦队长――注重任何进展； ▲倡导者――认为他需要提出一个特别重要的提议；
情形二：某高校会议室正召开“21世纪古里学发展趋势研讨 会”，会议期间，就MBA交易打发展方向问题，提出了不同 的看法，有的认为应以案例讨论为主，有的认为以理论休养 为主，有的认为应像哈佛那样采用大量案例教学，甚至取消 传统教师教学的形式······眼看讨论时间快接近尾声，但与会 代表仍然意犹未尽，很难“刹车”。如果你是主席，怎么办？
释依据 评价不同方案——列出不同方案，预测每个方案
地可能结果（时间、成本、资源、政治因素） 选择行动计划——决定“谁”、“何地”、“何
时”、 “怎样做”。
不同类型会议主席的主要职责排序
社会领导型主席
作出决定 会议控制 应付隐秘议程 会议引导 促进讨论
决策型主席
促进讨论 会议引导 会议控制 应付隐秘议程 作出决定
一般与会者的职责
态度 准备 认识群体过程
有效的与会者应具备下列技巧： 决定是否出席会议 准备（有准备地带着问题参加会议） 准时与会。 就某些模糊问题或疑点征询清晰解释。 给出信息时，力求精确切题。 倾听 支持他人 确保公平参与 反对要有根据 以能提高团队绩效地方式行事
会议工作人员的职责
五种会议种类
谈判会议 报告会议 解决问题会议 制定决策会议 收集和交换意见会议
会议筹备和组织过程
明确与会者及其角色
明确会议目的
制定会议计划
实施会议议程
明确会议目的
决定会议是否召开的四条指针：
信息共享 动员激励 信息传播 解决问题和制定决策
与会者的角色
一些观察者已经指出，人们在会议上扮演一系列的角色：
第十讲 如何组织会议
实践与技巧
主要内容
一、会议准备 二、参加会议 三、会议的组织 四、会议后的工作 五、群体、班组和会议的关系
【例子】：总裁办公会怎能这样开？
开会于中国好比是骑自行车，全球数 量最多，水平却极差。在我们全力以赴开 各种名目的会议前，为什么就不能抽空想 想：一个好会到底应该怎么开？
会议主席的类型和职责
例子：先看下面两种情形
情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司宗 经理担任会议主席。会议中，负责市场的副总提出，明年公 司的营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以国际市 场为主”。但负责市场营销的部门经理们反对，认为国内市 场潜力还很大，而且资金压力也很大······双方争执很大。如 果你是会议主席，怎么办？
6 协助主席
会议成员
1 通知秘书/主席列入 1 准时出席 备忘录
1 阅读、审核
议程的事项
2 阅读所有文件 计划，必
2 按照会议要求发言 2 执行行动
3 如果合适，准备自己 3 记录会议决定及需 汇报
要时进行
的支持性文件
要采取的行动
4 向秘书说明需要纠正
会议准备一览
会议安排 文字材料 目的 发言
与会成员的构成上，考虑三个因素： 同质性与异质性的平衡 竞争性与合作型的平衡 任务导向与过程导向的平衡
参考会议规模
会议目的
参考与会人数
决策制定和关键问题解决 问题识别或头脑风暴 研讨会和培训班 信息研讨会 正式报告会
5 10 15 30 不限
与会者角色职责
与会者一般分为三类人： 会议主席 会议成员 会议工作人员
会议之前
主席
会议期间
会议之后
1 提出和理解计划处理
1 准时开始
的业务项目
2 准备议程草案
2 清楚地介绍主题
3 确使与会者得知会议目标、 3 获得有力的发言
时间和地点及会议议程
4 保证会议室的合理布置
（座位安排、文件、饮水、
烟灰缸等细节）
1 核实秘书或记录员 准备的备忘录草稿 2 监控进展
秘书或记录员