食品安全文件管理程序

文件制修订记录

1、目的

为了确保公司食品安全管理体系运行中使用的文件为有效版本，对公司范围内与食品安全管理体系有关的文件进行有效的管理，使公司员工统一思想，统一行动。

2、适用范围

适用于本公司所有与食品安全管理体系有关的文件管理。

3、职责

3.1总经理负责批准、发布《食品安全管理手册》、《程序文件》。

3.2管理者代表组织编制食品安全管理体系文件，并负责审核《食品安全管理手册》、《程序文件》、管理制度。

3.3总经理助理负责分管部门相关业务范围内的文件审批、会签。

3.4办公室负责《食品安全管理手册》、《程序文件》的编制、发放、更改和管理；负责对现有体系文件的定期的评审；负责文件的收集，整理和归档、保存等项工作。

3.5各部门负责本部门与食品安全管理体系有关的文件（如作业指导书）的编制、使用、保管等项工作。

4、工作程序

4.1文件的分类及保管

4.1.1文件的分类

a食品安全管理体系文件包括：《食品安全管理手册》、《程序文件》；

b技术文件包括：产品标准，产品规范，作业文件，有关技术资料等；

c管理性文件包括：管理标准、规章制度、工作标准、岗位职责等；

d外来文件包括：国家、行业标准、法律法规、上级下发的文件等.

e食品安全管理体系活动所涉及的记录。

4.1.2文件的保管

a 类文件由办公室收发，各部门负责保管和使用。

b、c、d 类文件由各部门上报文件目录清单，文件原文由各部门保管。部分文件复印件交公司办公室保管。公司办公室负责编制总目录清单。

4.2文件的代号及编号

4.2.1文件的代号

a食品安全管理手册 QFSM 程序文件：CX 作业指导书：ZY 记录：JL收文：SW 发文：FW 通知：TZ 呈文：CW 批文：PW

b公司下属各部门代号：

办公室:BG生产科：SC供销科：GX质检科：ZJ总经理：ZB

4.2.2文件的编号

a食品安全管理手册：

公司名称代号-FSM –年代号，手册中各章以章节号区分。例如： YH-FSM-2022 表示企业 2022 年颁布食品安全管理手册

b程序文件：

公司名称代号-CX -文件序号-年代号

例如：YH-CX-001-2022 表示企业 2022 年颁布的程序管理的第 1 个文件.

c作业指导书

公司名称代号-部门代号-文件序号-年代号

例如：YH-JS-001-2022 表示企业质检科 2022 年发布的第 1 个作业指导书。d记录：

使用部门代号-JL-记录编号

例如：JS-JL-001 表示质检科的第一个记录。

e公司其他文件

发文部门代号（收/发文件流水号）-收文部门代号-年号

4.3文件的批准

所有文件发布前，须由授权人审批，确保其内容的准确性和适用性，内容应正确，清晰、完整，且易于理解。

4.3.1《食品安全管理手册》、《程序文件》由公司总经理批准发布。

4.3.2其它与食品安全管理体系有关的文件由公司各部门编写，根据文件的适用范围、重要程度及发放范围由各部门主管或总经理助理批准。

4.4文件的收发

《食品安全管理手册》和《程序文件》及与食品安全管理体系有关的文件由公司办公室负责登记发放登记，各部门领取标有不同分发号或编号的文件，填写《文件发放回收记录》。各部门及下属部门收发文件同样履行以上程序。

4.5文件的管理

4.5.1公司办公室负责建立公司《受控文件清单》，并负责文件受控状态印章的管理。

4.5.2各部门设专兼职资料员，建立本部门受控文件清单，收集、整理，保管好各种文件。

4.6文件的修改

4.6.1《食品安全管理手册》、《程序文件》由公司办公室负责组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，总经理批准后进行更改，公司办公室保留文件更改内容的记录。

4.6.2其他文件的更改由各主管部门填写《文件更改申请》，经原审批部门批准，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。

4.6.3所有被更改的原文件须由相应主管部门收回，确保有效文件的唯一性。

4.7文件受控状态

文件分为“受控”和“非受控”两大类，与食品安全管理体系运行紧密相关的文件应为受控文件，由各部门按规定管理和控制。所有受控文件应在该文件封面右上角加盖受控状态印章，并注明分发号。

4.7.1《食品安全管理手册》、《程序文件》以盖“受控”章为受控，并注明分发号。

4.7.2公司其它食品安全管理体系文件以编号为受控。

4.8文件的保存、作废与销毁

4.8.1文件的保存

a与食品安全管理体系相关的文件必须分类存放在安全的地方妥善保管。

b任何人不得在未经批准时，在受控文件上书写，涂抹和修改，不准私自外借受控文件。

确保文件清晰、易于识别和检索。

4.8.2文件的作废与销毁

a所有失效或作废文件由相关部门及时从使用场所撤出，交公司办公室加盖作废印章，防止作废文件的非预期使用。

b因某种原因需保留的任何作废的文件，都应加盖作废保留的印章。

c对要销毁的作废文件，由公司办公室会同相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由公司办公室销毁。

4.10文件的借阅、复制

借阅，复制公司受控文件，经管理者代表审批后方可借阅、复制，填写《文件借阅、复印记录》并签字。

4.06 外来文件的管理

收到的外来有关质量和食品安全管理方面的文件的部门，需统一交至公司办公室，由公司办公室组织识别其适用性，并管理分发以确保有效。各部门收到相