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时间管理
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成功的启示
生活现状
• 生活越来越忙碌 • 工作压力日甚一日
成功的要求
• 做得更多更好 • 使用资源更少更简 • 加快脚步永往直前 • 走在他人的前面
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时间管理
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时间的机会成本
• 时间 = 金钱 • 一小时看电视 = 一小时不阅读报纸 • 一小时与人闲谈 = 少了一小时的工作
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时间管理
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陈经理工作分类
工作项目分类 浏览文件 处理邮件(拆阅及答复) 写会议记录 聊天（包括电话及同事） 接听电话 提点职员祖儿 个人事项及休息
处理次数 3 4 4 4 5 2 2
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所费时间(分钟) 23 40 49 28 23 28 10
时间管理
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时间失控的根源
• 做了根本不需要做的事 • 做了能够由别人做/应该由
是否
• 您是先做紧急的事再做重要的事吗？
是否
• 您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？ 是 否
• 您是到接近最后期限才真正投入项目吗？ 是 否
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时间管理
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处理优先次序
分析工作的轻重缓急
重要
不急
３
１
急
４
２
不重要
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时间管理
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处理优先次序(续）
分析工作的轻重缓急
重要
不急
用大多数时间 ３
最好别做 ４ 或有时间再做
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时间管理
ห้องสมุดไป่ตู้
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时间失控的原因
• 缺乏计划 • 缺乏组织 • 缺乏分配 • 缺乏控制
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时间管理
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掌握时间管理要诀
• 找出问题的根源 • 改善管理习惯 • 开发时间领域
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时间管理
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掌握时间管理要诀
—找出问题的根源
➢ 找出时间失控的征兆 ➢ 客观分析问题的原因 ➢ 检讨你的工作目标及内容
时间管理
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定立目标的意义
• 更有效地实现目标 • 改进绩效 • 提高你实现目标的动机 • 提高你对成就的自豪和满足 • 提高自信心 • 消除止步不前和不高兴的想法 • 更有效地利用时间
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时间管理
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确定优先处理顺序
下面哪些做法是对您的描述：
• 您是先捡那些有兴趣的事做吗？
是否
• 您是先做容易的事再做困难的事吗？
时间管理
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通过计划帮您有效利用时间
1、把每天要做的事情列一份清单 2、确定优先次序，从最重要的事情
开始做起 3、每天都这么做
认清主要工作目标，围绕主要工作目标 安排轻重缓急
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时间管理
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练 习—日工作计划
待处理事项
重要性 紧急性 优先排序 时间
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改善管理习惯-组织及授权
王延亮问题征兆
➢与”美儿”电话聊天—30分钟 ➢与朋友电话聊天—工作信件未完成 ➢同事突然到访闲谈—未能恰当婉拒 ➢会议未做准备—开会时失控—超时工作 ➢办公桌文件十分凌乱, ➢虽有秘书协助,忙碌时间还亲自接听电话 ➢迟到赴会
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时间管理
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梁美儿问题征兆
➢电话聊天 ➢遇到同事有需要,便毫不考虑个人的工作时间 ➢个人工作未能按时完成—超时工作 ➢没有组织有关部门和下属协助进行工作 ➢迟到赴会 其它征兆 ➢ 感到较大的工作压力 ➢ 因工作进展问题，心情烦乱
高效时间管理
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时间管理
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培训目标
在完成本课程后，参加者将能： • 了解时间管理失控的问题 • 知道时间失控的原因 • 掌握时间管理的基本技巧
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时间管理
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培训内容概要
• 时间的特点 • 时间管理的含义 • 时间管理的本质 • 有效时间管理的好处 • 个人时间管理方式评估 • 时间管理的障碍 • 时间管理不善的征兆和原因（录像） • 掌握时间管理的要诀（录像） • 时间管理的步骤 • 时间管理一些值得注意的要点 • 时间管理理论的发展 • 时间管理金科玉律
首先处理 １
急
２ 尽量少做 尽 可能委派给 下属
不重要
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确定处理优先次序
• 上司和你在工作的优先顺序上可能会 有所不同---澄清您的工作目标和您 的老板保持一致
• 工作的优先顺序会变化，所以需要在 每天开始时重新进行评估。
• 越是接近自己目标的工作，集中、重 点地处理就越重要
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➢ 充分准备 ➢ 促进合作 ➢ 责权清晰 ➢ 适当人选
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时间管理
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改善管理习惯—控制进度
➢ 定出完成时间 ➢ 安排跟进
帕金森定律表明，工作往往会越拖越长， 最终耗尽所有可用时间。
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时间管理
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改善管理习惯—自我约束
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时间管理
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时间有什么特点？
• 宝贵—一寸光阴一寸金，时间就是生命 • 均等—没有人拥有比你更多/更少的时间 • 不可再生—失不再来
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时间管理
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时间管理的含义
• 时间管理是自我管理 • 时间管理对成功的启示 • 时间的机会成本
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时间管理
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时间管理是自我管理
• 管理自己 • 改变个人工作习惯 • 做时间的主人，要么被时间管理
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时间管理
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时间管理的障碍(续）
➢不能有效授权 ➢时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作 ➢信息不足/不正确/延误 ➢沟通失误/不足 ➢犹豫不决 ➢职权不清 ➢缺乏自律 ➢急于求成
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时间管理
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时间管理的障碍分类
我能够控制 的因素
我不能控制的 因素
我能够影响 的因素
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别人做的事 • 因考虑不周而耗时过多 • 不能惯彻，致使重复工作 • 缺乏计划/组织/授权/控制 • 没有人愿意承认浪费了别人
的时间
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时间管理
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掌握改时善间管管理理习要惯诀—
➢计划 ➢组织与授权 ➢控制进度 ➢自我约束
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时间管理
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改善管理习惯—计划
➢定立目标 ➢确定优先处理顺序
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• 机会成本与个人成就 • 机会成本与机构成效
您的时间值多少钱？
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时间管理
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时间管理的本质
• 时间管理的本质是选择管理 • 80%的效益来自于20%的工作—掌握关键 • “我没有时间”，其实只是一个藉口
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时间管理
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有效时间管理的好处
• 提高效率 • 更高的工作满意度 • 人际关系的改善 • 减少紧张与焦虑
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时间管理
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时间管理的障碍
➢电话干扰,不能集中工作 ➢别人打扰,要放下重要的工作 ➢工作优先次序不明,重要工作未能按时完成 ➢多项重要工作须同时处理,时间出现冲突 ➢工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度 ➢人手不足,工作不能妥善分配 ➢不妥善处理文件,造成资料遗失 ➢无力拒绝要求,不能兼顾个人工作 ➢拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度