商务交流(二)02第二模块答案提示

第二模块群体交流综合练习题答案提示

一、名词解释

1．可控变量：是指那些可以改变以使之适应于改进群体的生产率和成员满意度的因素。

2．不可控变量：是指群体被指定承担某项任务，个人对他们可能与谁一起工作，自己执行怎样的任务，以及活动的环境等无法选择和控制。

3．隐密议程：在群体交流中，大多数人的参与所带着的不同于群体目标的个人目标。

4．电话会议：小组之间通过电话进行的跨地区交流。

5．电视会议：通过图像传播进行跨地区的群体之间交流。

二、问答题

1.为什么需要群体交流（工作）？

提示：（1）有需要分工协作的工作； (2) 有需要手工而不是智力技能的工作；

(3) 有需要创造性的工作； (4)有需要凭记忆和过去信息完成的工作。

2．请说明群体（交流）的优点与不足。

提示：优点：①群体可以作出更多的承诺；②有利于更好的决策；③有更多可利用的信息；

④有更多更好的建议；⑤可以做更大胆的决策；⑥有更高的效率。

不足：①容易造成时间的浪费；②由于从众心理，容易作出乎庸的决策；③群体讨论的多，付诸行动的少。

3．影响群体效率的因素有哪些？如何影响？

提示：(1)凝聚力。凝聚力的大小将对每个成员是否遵守群体决定产生直接的影响。

(2)群体生产率和群体成员的满意程度。主要取决于两个变量，即：可控变量和不可控变量。

①不可控变量包括：群体规模、环境因素和任务因素；

②可控变量包括：领导风格和群体的相互影响与角色，

4．随群体规模的扩大、人数的增多，可能会产生哪些后果？

提示：(1)在群体中有突出贡献者与群体中的其他人的鸿沟加大 (2)群体领导者不得不进行更多的协调活动；

(3)完成任务花费的时间减少； (4)群体可能对小问题降低了敏感性；

(5)采取一致同意的决议减少，独裁式的决断增加；

5．安排会议应做哪些准备工作？

提示： (1)选择与会者都能出席会议的时间； (2)选择合适的会议地点； (3)收集和准备必要的会议资料；

(4)起草会议日程； (5)邀请与会者，并给出具体的到会路线。

6．说明会议主席的主要职责。

提示： (1)决定会议目的，明确会议主题； (2)明确会议讨论的范围； (3)确保人们围绕主题依次发言；

(4)尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； (5)确保其他成员了解会议进展情况。

7．可能导致会议失败的原因有哪些？

提示： (1)会议的目的不明确，组织不当； (2)会议本身没有必要召开； (3)与会者没有准备；

(4)不该来开会的人参加了会议； (5)时间和会场选择不合适； (6)议程安排不当；

(7)与会者的参与方式不适宜； (8)会议的主持人不胜任。

8．通常召开会议的目的有哪些？如何成为有效的会议的参与者？

提示：(1)会议的目的：①分享信息，交流观点；②说服或建议采取行动；

③寻求创意，产生解决问题的方法；④选择最好的方案并拟出行动计划。

(2)如何做一个有效的参与者：

①充分准备，仔细阅读有关会议日程、记录与文件并准;②在会上的表现要有分寸，注意考虑其他有关的人；

③认识到交互作用过程必须是双向的，要灵活和宽容；④认真积极地倾听；

⑤努力克服可能存在的交流障碍；⑥辩证地思考，认真地分析问题；

⑦愿意并能够用别人能接受的方式和语言，清晰扼要地发言；

⑧具有恰当的时间意识，包括发言的时间和会议时间的安排；⑨具有合作与调节的愿望，以实现群体目标。

9．群体决策有哪些方法？他们之间有什么区别？

提示：(1)权威决策法：①由主席决定；②快速高效；③成员可能没机会表态。

(2)投票表决决策法：①一般认为比较公正；②投票时机很关键；③可能分裂群体成员；④因少数人没同意而拒绝承担责任。

(3)趋同决策法：①根据群体的大致倾向决策；②成员高度参与；③决策时间过长；④有时难以实现。

(4)达成一致决策法：①每个人都完全同意；②难以达成一致，因此通常不必如此.

10. 电视会议的优点与缺点有哪些？

提示：优点：(1)较低的成本 (2)具有即时性； (3)能有效与国外顾客沟通。

缺点：(1)会议气氛单调、呆板； (2)由于仅按既定议程讨论，难以进行有效交流；

(3)由于人们把注意力仅仅集中于电话或屏幕上的讲话人，所以缺少会议气氛。

11．根据参与会议的不同身份说明在会议期间各自的职责。

提示：会议参与者分为：主席、秘书或记录员及会议参与成员，身份不同，职责也不同。

(1)主席：①准时开会；②清楚地介绍主题；③获得有力的发言；④维持秩序；⑤有效的决策

(2)秘书/记录员……

(3)会议成员：①准时出席；②按照会议要求准备发言；③记录会议决定及需要采取的行动。

12．正式在会议议程一般都包括哪些内容？

提示：

(1)发布会议通知(包括会议的名称、时间、地点和目的)(2)整理上次(如有的话)会议的纪要，如有必要可发至与会

者

(2)向与会者说明会议的中心内容并提出主要问题 (4)主席致开幕词； (5)与会者的专题报告； (6)其他与会

者的个人意见；

(7) 主席总结发言；(8)下次会议安排；(9)任何其他事务／业务(AOB)；(10)主席宣布会议闭幕。

13．会议摘要与备忘录的区别。

提示：

会议摘要……是对会议进行的议程中内容的简短记录议有几个人发言、每个发言的主要内容。

会议备忘录……是对一次会议整个过程的记录以及对下一次会议的提示。有效的备忘录包括会议讨论过的问题、考虑到的各种选择、作出的决策以及行动方案等。

14．制作备忘录时应考虑哪些问题？

提示：（1）会议之前：①根据既定的格式或自己设计一种备忘录的格式，向主席核实是否合适；

②如果有上一次的备忘录，应总结上次会议提出的问题和达成的协议。

（2）会议期间：①记录会议的时间和地点；②记录出席会议的成员，有关缺席人员的情况；

③宣读上次会议备忘录的结论并提出问题；④识别讨论题目，以议程为记录的顺序；

⑤编排记录的参考号，并对每一讨论的内容注明题目，列明主要观点；

⑥及时澄清重点的和含糊不清的观点；⑦以摘要形式书写，避免逐字笔录。

（3）会议之后：①会后立即清楚地起草备忘录；②与有关人员核对内容的正确性

③采用清晰的格式打印；④仔细校对；

⑤将备忘录发送给有关人员，如主席等⑥注意存档。

三、应用题

1．下述特征属于何种领导风格？

提示： (1)群体的行动由领导者计划，群体成员对下一步的行动内容几乎不知道。 (1)独裁式。

(2)群体计划具体的行动内容，领导者在必要时提出政策性和技术性的建议。 (2)民主式。

(3)成员在纪律和完成工作任务方面几乎感受不到任何压力，自己干自己该干的事，很少有人向别人

提出自己的意见。 (3)自由式

(4)群体成员对企业只有有限的责任，具体任务和工作由领导安排和挑选。 (4)独裁式。

2．作为会议主席，对于下述一些情况，你应如何应对？

（1）讨论时，一些人害羞、不爱讲话。

（2）一些人以一种怀疑或敌意的眼光看着你，常问一些使你感到窘迫的问题。

（3）一些人交头接耳，窃窃私语。（4）提一些与主题不相干的事。

（5）有人发言时喋喋不休，观点虽正确，但超过了规定的时间。（6）会议开始后，有人迟到或早退。

提示：作为会议主席应考虑这样应对：

(1)可以先问一些简单的问题，给他们以鼓励的眼神，要他们回答出来。

(2)先让他们把自己的观点说明出来，然后有分寸地进行分析，甚至反驳，以坚持你作为主席的权利。

(3)利用主席的身份，有礼貌地让他们保持安静，以便让其他人讲完。