担保有限公司档案管理制度

ⅩⅩⅩⅩ担保有限公司档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强公司档案工作的科学管理，根据国家关于档案工作的有关规定，特制定本制度。

第二条本制度所称的档案，是指ⅩⅩⅩⅩ担保有限公司从开始筹建时日起所产生的有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等不同形式的历史记录。

本公司的档案包括以下四类：

（一）文书档案；

（二）业务档案；

（三）计算机技术档案；

（四）财务档案。

第三条公司各部门在各项工作活动中形成的全部档案，根据本制度进行管理。

第四条公司总经办是公司文书档案管理部门，主管公司的文书档案管理工作。总经办应指定至少一人负责保管公司的档案，并指导各部门的文件、资料的形成、积累和归档工作。

第五条公司实行分部门立卷归档制度，各部门应指定专人负责将应当归档的材料收集齐全，并进行整理、立卷，每宗业务完结后，所及档案及时向公司档案室移交，并于次年的四月前进行年度档案移交。任何人都不得将应归档的材料据为己有或者拒绝归档。

第六条公司配备档案橱等设备，确保文件的安全。

第七条档案管理人员对工作尽心尽责，自觉维护和执行国家的法律及档案工作的规章制度，提高档案管理技能，保证完成档案工作的各项任务。

第八条档案管理人员的基本任务：

（一）做好文件材料的立卷归档工作；

（二）管理各种门类和载体的档案和重要资料；

（三）按有关规定提供档案利用；

（四）进行档案的鉴定工作，建议销毁超过保管期限的档案；

（五）办理领导交办的其他有关的档案业务工作；

（六）按规定办理应向上级部门移交的档案。

第二章文件材料归档范围

第九条凡是公司在工作活动中形成的，并已办理完毕的，具有保存价值的收发文、传真件、会议材料、电话记录、内部资料、公司编印的刊物，图表、薄册、照片、声像制品、电子文档等，都必须立卷归档。

第十条凡办理完毕的具有查考、保存价值的文件材料，由各部门档案管理人员按照立卷程序和保管期限等规定整理立卷。

第十一条立卷的原则是按照文件材料的自然形成规律，保持文件之间的自然联系，正确区分文件的保存价值，使案卷能反映本级的历史面貌和各项业务活动，便于保管和查找利用。

第十二条文书档案类主要由公司总经办负责整理归档，具体范围包括：（一）主管机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

（二）主管机关颁发的属于本公司主要业务并要执行的文件，以及普发的、非本公司主要业务但需要贯彻执行的法规性文件；

（三）代主管机关草拟并被采用的最后草稿和印本；

（四）主管机关转发本公司的文件（包括报纸、刊物转载）。

（五）公司颁发的（包括转发的）文件、电报、电传、传真稿；

（六）公司的请示与上级机关的批复文件，下级的请示与公司的批复文件；

（七）公司筹建期间报送主管机关的筹建申请材料及开业申请材料；

（八）董事会各个委员会以及董事会的会议记录等文件材料；

（九）公司各个委员会以及总经理办公会议的记录等文件材料；

（十）公司监事会、股东会、工作会议、专业会议、表彰会议的文件材料；

（十一）公司大事记、重要的电话记录；

（十二）各部门年度以上的工作计划、总结；

（十三）领导检查下级工作，调查研究形成的重要文件材料；

（十四）汇总的各类统计表和统计分析资料；

（十五）各部门在经办具体工作过程中向领导的签报材料；

（十六）副总经理以上领导主要公务活动形成的重要文件、信件、电报、电话记录、照片、声像资料；

（十七）公司关于机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印信的文件材料；

（十八）外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议、会谈记录、纪要、重要的声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品的清单，与境外签订的协议、协定、合同、换文（正本、副本）；

（十九）与有关单位签订的合同、协议书；

（二十）公司编辑出版的刊物、各类年报、简报、各种汇编资料；

（二十一）关于公文运转、印信、档案、信访、保密、保卫等工作的文件材料；

（二十二）本公司申请办理各种注册证、照等材料（如营业执照、税务登记证、法人代码证书、法人代表证书、统计证、房产权证、土地使用权证等）及各类年检填报材料；

（二十三）公司申请参加各种学会、学术团体等申报材料证书；

（二十四）有关涉及诉讼仲裁等活动的法律文书；

（二十五）财产、物资、档案的交接凭证、清册；

（二十六）关于基本建设的文件材料（如合同、预决算资料等）

（二十七）党和国家领导人、人民代表、上级领导来公司视察、检查工作时的重要指示、讲话、题词、照片、声像等资料；

（二十八）有关业务机关对本级工作检查形成的重要文件材料；

（二十九）各级各部门之间或非隶属单位之间联系、协商工作的重要来往文件；

（三十）个人参加学习、培训、会议等从外单位带回的与本级工作有关的、未经文书处理登记的文件材料；

（三十一）下级报送的重要的综合性工作计划、总结、典型材料，财务预、

决算等材料；

（三十二）关于干部职工聘任、招聘、调动、培训、评定职称、退休（死亡）等工作的文件材料；

（三十三）劳动工资、人员编制、工资福利等工作的文件材料；

（三十四）其他应当立卷归档的材料。

第十三条业务档案类主要由公司各个业务部门负责整理归档。

第十四条计算机技术档案类是指公司在计算机开发应用研究活动中形成的，作为查考依据和原始记录保存的图像、图表、文字声像、计算数据等科技文件材料，主要由信息技术人员负责整理归档。具体范围包括：

（一）公司日常的业务运作平台、公共数据信息平台的维护记录；

（二）有关技术系统的突发事件处理记录、结论和相关的应对措施；

（三）计算机及其他硬件设备和软件系统文件材料；

（四）计算机技术改造和技术引进文件材料；

（五）公司业务运作软件以及公司管理软件的有关资料；

（六）计算机房的基建和综合布线等有关资料；

（七）有关计算机管理和应用制订的各项技术规范、制度及管理办法；

（八）其他应归档的技术资料。

第十五条会计档案类是指公司财务工作中形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，该类档案主要由财务部负责整理归档，具体包括：（一）会计凭证；

（二）会计帐簿；

（三）会计报表；

（四）其他有关会计资料。

第十六条不归档文件的范围：

（一）重份文件；

（二）公司内各部门互相抄送的文件；

（三）无查考利用价值的事务性、临时性文件；

（四）未经签发的文电草稿、一般性文件的历次修改稿；

（五）无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、