担保公司内部员工信息档案及人事档案管理规定

担保公司内部员工信息档案及人事档案管理规

定

Document number：BGCG-0857-BTDO-0089-2022

内部员工信息档案及人事档案管理规定

1．目的

为了保证公司员工信息档案的完整性、连续性，为人力资源管理提供原始资料，关注员工个人在公司的发展历程，根据公司的有关规定，制定本管理规定。

2．适用范围

本制度适用于本公司全体员工。

3．档案管理体制

3．1 为加强员工信息管理，凡属于公司员工，均由综合管理部为其建立公司内部员工信息档案，仅供公司内部人力资源管理

需要使用，仅在公司内部使用有效。与国家统一界定的人事

档案不具有等同性。

3．2 所有员工信息档案由相应的综合管理部门建档、管理；并定期报送电子文档到公司综合管理部门。

4．归档范围

4．1 个人基本信息资料：个人简历、学历证书、职称证书、身份证、原单位辞职证明复印件。

4．2 录用审批资料：《录用审批表》、《录用通知单》、《人事资料卡》、《面试评审表》、《本地户籍担保书》、体检

表、《员工转正审批表》、《试用期工作总结》。

4．3 绩效管理资料：《月度、年度绩效计划及评价表》、个人年度述职/工作总结等。

4．4 内部调配资料：《内部调动审批表》、《内部调动通知书》、《内部调动交接表》、任职资格升降审批表、人事任

命文件等。

4．5 工资报酬资料：《调薪通知单》、各项奖励性报酬记录、社会保险购买记录等。

4．6 奖惩资料：在公司内外部受到的奖惩证书复印件。

4．7 其他：《辞职申请报告》、《辞退申请报告》等。

5．归档要求

5．1 归档资料应包括员工个人所有资料，真实、系统反映员工个人在公司的发展历程。

5．2 归档的文件原则上应是原件和复印件，传真件不得作为档案原始资料。

5．3 归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式要符合规范。

5．4 禁止使用圆珠笔、铅笔作为书写材料。

5．5 归档时间：

5．5．1 员工初始资料在员工新入职5个工作日内归档，同时输入内部网员工档案。

5．5．2 后续资料在领导审核批准后5个工作日内归档，同时输入内部网员工档案。

6．建档要求

6．1 每个员工档案保存在各自档案袋中，封面贴上标笺，注明工号、姓名，以便查阅。

6．2 员工个人信息档案的编号按工号顺序排列，专人专号，若有员工离职，新进人员不得填补其工号，以保证人事资料的完

整、连续。离职员工档案原则上应保存3年及以上，超期档

案资料由综合管理部门集中统一销毁。

6．3 建立员工个人信息档案的同时建立人事资料数据库，填写员工姓名、性别、出生年月、籍贯、身份证号码、最高学历、

专业、毕业学校、婚姻状况等个人情况，以及现部门、入司

时间、现职务、先后工作岗位等入职后资料，使员工情况一

目了然。该数据库需每月更新一次，并于月底发送至公司综

合管理部和本公司管理层报备。

7．档案借阅

7．1 员工信息档案是人力资源部的保密文件，原则上不提供给外部门借阅。确因工作需要借阅员工档案的，需报该员工的两

级主管领导及综合管理部审批。

7．2 员工个人信息档案借阅期限为1天，仍需利用时要办理续借手续。

7．3 所借档案不得随意折叠和污毁，严禁对档案随意涂改。

7．4 借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

7．5 员工个人信息档案资料原则上严禁复印。

8．保密制度

8．1 员工个人信息档案是企业的宝贵财产，保守秘密是档案管理工作者的职责。

8．2 档案管理员对任何人都不得议论保管档案信息，不准将档案私自带出或借给他人。

8．3 档案存放在档案柜内，档案柜钥匙由档案管理员保管。

9．员工人事档案管理

9．1 员工因应届生就业、调工、调干至公司入职而牵涉到的个人人事档案的存放，可以当地公司名义存放在当地人才交流中

心。

9．2 需将人事档案以各分子公司名义存放的，需在事前向相应综合管理部门提出申请，并经公司负责人批准后，由人事档案

管理员办理相应手续。员工需在事前向部门负责人和行政总

监提出申请，经批准后，由人事档案管理员代为办理相应手

续。

9．3 员工入职后的第一年由个人缴纳相应的档案保管费用。员工在公司服务满一年以上并且以公司名义存放人事档案的，公

司可在后续服务年度为其报销档案保管费用。

9．4 员工如需将人事档案调出档案存放地，需至少提前一周通知综合管理部，并缴纳清相关档案保管费用后，自行转出。

9．5 在档案保管期间，发生员工工作地点和户籍变动，则其人事档案相应随调动变更至调往公司名义下保管。

9．6 员工与公司解除劳动关系，则公司代管义务结束，员工需在做离职工资结算之前将人事档案转为个人名义存档。

10．本管理规定解释权在公司综合管理部。