物业的交接流程

物业的交接流程

物业的交接是物业管理机构对物业实际管理的开始(对于狭义物业管理而言)。常见的物业交接有两种类型:其一是新建物业的接管,其二是物业使用过程中接管。

(一)资料的交接

资料的交接主要包括以下一些内容:

1.物业规划图;

2.竣工图(包括总平面、单体竣工图);

3.建筑施工图;

4.工程验收的各种签证、记录、证明;

5.房地产权属关系的有关资料;

6.机电设备使用说明书;

7.消防系统验收证明;

8.公共设施检查验收证明;

9.用水、用电、用气指标批文;

10.水、电、气表校验报告;

11.有关工程项目的其他重要技术决定和文件。

上述资料,主要来自房地产开发企业,监理部门。此外,对于物业使用过程中接管的项目,其资料来源应为委托人(如业主管理委员会)。

(二)物业接管验收

物业接管验收不同于竣工验收,它是在竣工验收的基础上,以主体结构安全和满足使用功能为主要内容的再检验。一般来说物业接管验收包括以下内容:

1.主体结构验收。地基沉降不应超过国标规定的变形值,不得引起上部结构的开裂

或毗邻房屋的破坏;主体结构构件的变形及裂缝也不能超过国标规定;外墙不得渗水。

2.屋面及楼地面。屋面应按国标规定排水畅通,无积水、不渗漏;楼地面与基层的粘结应牢固,不空鼓且整体平整,无裂缝、脱皮和起砂现象;卫生间及阳台、厨房的地面相对标高应符合设计要求,不得出现倒水及渗漏现象。

3.装修。应保证各装修部位或构件既美观大方又满足使用要求,不得出现因装修不善而造成的门窗开关不灵,油漆色泽不一,墙皮脱落等现象。

4.电气。电气线路应安装平直、牢固,过墙有导管;照明器具必须安装牢固,接触良好;电梯等设备应运转正常且噪声震动不得超过规定;此外各类记录及图纸资料应齐全。

5.水卫、消防、采暖、燃气。上、下水管道应安装牢固,控制部件启闭灵活,无滴,漏、跑、冒现象;消防设施应符合国家规定,并有消防部门检验合格证;采暖的锅炉、箱罐等压力容器应安装平整、配件齐全,没有缺陷,并有专门的检验合格证;燃气管道应无泄漏。此外,各种仪表仪器、辅机亦应齐全、灵敏、安全、准确。

6.附属工程及其他。室外道路、排水系统等的标高、坡度等因素都应符合设计规定;相应的市政、公建配套工程与服务设施应达到质量和使用功能的要求。

(三)核实原始资料在现场验收检查的同时,应核实原始资料,逐项查明,发现有与实际不相符之处,应及时做出记录,并经双方共同签字存档。

(四)用户情况调查

用户是物业管理机构的服务对象,物业管理企业在交接物业时,应及时准确地了解用户的特征、家庭特点、产权情况、经营情况、业务范围等等一些问题,以便顺利地开展物业

管理,并有针对性地提供一系列综合服务项目。

(五)建立档案

物业管理中的资料档案,是便于物业管理企业日后管理的一项重要工作。管理过程中,应将资料分类、装订成册,或存入电脑随时调用。资料档案的内容主要有:

1.物业开发可行性研究报告;

2.物业开发建设时的有关图纸、记录等资料;

3.物业管理方案及物业管理招标投标时的有关资料;

4.历年物业管理工作报告和财务报告;

5.房地产权属关系的有关资料;

6.物业用户的有关资料。

二、用户人伙

(一)入伙程序

用户入伙是物业管理机构与用户的首次接触。物业管理企业应认真对待每一个环节,以保证物业管理工作有一个良好的开端。一般来说,物业管理中的用户入伙应遵循以下程序,

1.用户接待。用户携带与房地产发展商共同签署的购房合同以及产权证(或租赁合同)、身份证到物业管理机构办理入伙手续。

2.发放资料及钥匙。物业管理机构查验用户的上述各种文件齐全后,即可发放以下资料及钥匙。

(l)“用户入住验收表”;

(2)“住户须知”或“用户手册”及“使用说明书”;

(3)“物业管理公约”;

(4)“装修申请表”;

(5)其他宣传资料和规定。

3.用户验收。用户可按“用户入住验收表”所列的各项内容查验拟入住物业的结构部件、水电设备以及水、电、气表,并应尽快填写表格,以便有任何问题时及早处理。

4·收回表格存档。

5.搬迁入伙(进户)。用户搬迁入伙的管理较为重要。由于一栋(一组)物业中用户较多,其家具、设备更是多种多样,搬迁过程的人员、车辆亦来往不断,这样必然对物业及物业区域内的安全、环境卫生、交通等问题造成一定影响。因此,物业管理机构应调整好用户的入伙时间,并加强安全及交通的管理,保护好各种易受搬迁影响的公共设施。此外,物业管理机构应发挥其良好的服务功能,自行组织或替用户联系搬迁公司,以解决用户的后顾之忧。

(二)“用户手册”的内容

“用户手册”是使用户全面了解物业管理的有关规定及服务的说明书。它详尽全面地反映出用户应遵守的管理规定,同时也将物业管理机构所能提供的服务项目告知用户。此外,有些物业管理机构还将国家及地方政府的有关规定和物业公约收录于手册之中,以起到更广泛的宣传作用。“用户手册”一般包含以下内容:

1.物业梗概;

2.物业管理人员的分工;

3.业主委员会的组成及作用;

4.如何投诉并提出建议;

5.管理费缴纳办法;

6.装修管理规定;

7.入伙事宜;

8.环境卫生管理规定;

9.治安消防管理规定;

10.交通管理规定;

11.水、电、气使用管理规定;

12.物业用途限制;

13.电视接收管理规定;

14.公共设施管理规定;

15.文化娱乐设施管理规定;

16.豢养宠物的有关规定;

17.空调安装的有关规定;

18.噪音限制;

19.多种经营与服务的内容;

20.电梯使用管理规定;

21.常用电话号码。

“手册”中一般还包含因用户违反规定,而制定的惩罚措施。用户在领取手册时及在物业使用过程中,物业管理机构应详细耐心地宣传“手册”内容,以便使用户了解并自觉遵守各项管理规定。

三、装修管理

在物业正式使用前,用户往往要求进行物业的二次装修,以提交居住质量和使用功能。在进行装修之前,用户应向物业管理公司进行申请登记,以便确保整个装修工程在规定范围内,并保护毗邻房产、结构安全、公共设施、卫生环境等。

物业管理机构应根据所管理物业的实际情况,明确制订装修管理规定,以便用户及装修人员共同遵守。例如,对于住宅小区物业,物业管理机构必须按国家有关二次装修管理的法规规定以及小区管理公约,确定装修管理规定及装修有关细则。而物业管理者在此不仅根据全体业主委托进行符合小区广大业主利益的装修管理,同时还兼有国家有关法规及规定的落实和监督义务。其最终目的仍然是保证小区广大用户的居住安全及公众居住要求。

装修管理一般包括两部分,其一为装修申报与审批管理,其二为装修施工管理。

(一)装修申报与审批管理

1.装修申报。用户在入伙过程中,已收到物业管理机构发出的“装修申请及审批表”标准表格,用户在装修施工前,应认真填写表格并报物业管理机构审批。只有在物业管理机构对装修内容的审批完成之后,用户才能动工装修。

2.装修审批。物业管理机构应详细审查装修申请表中的装修内容,并应达到以下条件方可予以批准。

(l)不影响整体结构;

(2) 楼层应考虑楼板承载力;

(3)装修材料应符合防火的有关规定;

(4)不影响毗邻房屋的安全使用。

应注意的是,有些装修内容涉及到房屋结构的变动及造成住用的不安全(如私装煤气设备),管理机构应依据国家有关规定,替业主代办报批手续(向有关管理部门)。

(二)装修施工管理