学校档案管理汇总

（二）归档文件的整理
• 针对的最后一个年度；
• 跨年度的会议及文件，一般可归入会 议开幕的年度； • 跨年度的非诉讼案件材料，应归入结 案年 • 法规性文件归入公布或批准年度； • 按学年处理的文件归入专门年度。
（二）归档文件的整理
• B、组合
• 会议文件，按会议的届次组合，根 据文件的数量，可以一会一卷、一 会数卷
（二）归档文件的整理
• C、排列ห้องสมุดไป่ตู้
• 同一事由内归档文件的排列 • 最简单的方法是按文件形成时间的排列 顺序，日期在前的归档文件排列在前， 日期在后的文件排列在后；或者按文件 的重要程度排列，相对重要的文件放在 前面，其他的文件放在后面。
（二）归档文件的整理
• 批复、批示在前，请示、报告后； • 正件在前，附件在后； • 正本在前，定稿在后； • 转发件在前，被转发件在后； • 非诉讼案件结论性材料在前，依据 性材料在后； • 其它文件材料按时间顺序排列
• 长期：凡是反映本机关一般工作 活动，在较长时间内对本机关工 作有查考利用价值的文件材料列 为定期保管。 • 时间：16-50年
（三）保管期限
• 短期：凡是在较短时间内对本机 关有参考利用价值的文件材料列 为短期保管。 • 时间：15年
三、归档文件的整理
• （一）重视平时积累 • （二）归档文件的整理
（二）归档文件的整理
• B、以党委、学校名义的发文，由 党办、校办分别立卷归档（一般应 保存两份以上）。以部门名义的发 文，由各部门立卷归档。
（二）归档文件的整理
• C、党委和学校召开的代表大会、常 委会、扩大会、办公会所形成的材 料，由党办、校办分别立卷归档。 职能部门以党委和学校名义召开的 全校性专门会议、干部会议所形成 的材料，由主办单位立卷归档。
（二）归档文件的整理
• D、校内各单位向党委、学校的请 示报告正文及相应的批复、批转的 原件，由党办或校办立卷归档；请 示报告的原稿及批转、批复的复制 件，则由报文单位立卷归档。 • E、两个以上单位共同办理的文件， 由主办单位立卷归档，非主办
（二）归档文件的整理
• 单位只保存复制本。 • F、各临时机构、撤销机构形成的 材料，应于机构撤销前做好整理工 作，移交学校档案部门保存，任何 人不得带入其他单位。 • G、重要的人民来信来访材料,由承 办单位立卷归档。
• C、未经会议讨论，未经领导审阅、 签发的未生效文件、电报草稿，一般 性文件的历次修改稿(重要法规文件、 定稿除外)，铅印文件的各次校对稿 (主要领导人亲笔修改稿和负责人签字 的最后定稿除外) • D、从正式文件、电报上摘录的供工 作参阅的非证明材料
（二）归档和不归档的范围
• E、无特殊保存价值的信封，一 般性表态、询问一般性问题、提 出一般性建议或意见的人民来信 • F、机关内部互相抄送的文件材 料，不应履行公文的行文介绍信 等
学校档案管理 基本知识
授课教师--袁洪
一、基本概念
• （一）学校档案 • （二）归档文件 • （三）归档文件整理
一、基本概念
• （一）学校档案
• 高等学校档案是指高等学校在教学、 科研、党政管理和其他各项活动中 直接形成的具有保存价值的文字、 图表、声像等不同载体的文件材料。
一、基本概念
• （二）归档文件 • 归档文件指立档单位在其职 能活动中形成的、办理完毕、 应作为档案保存的各种文件 材料。
（二）归档文件的整理
• 2、整理单位
• 以“件”为整理单位，进行文件级 整理
（二）归档文件的整理
• 3、立卷要求 • A、年度
• 先将文件按其形成或针对的年度分开, 一般文件归入文件形成年度； • 跨年度内请示与批复，归入批复年度； • 跨年度规划、计划，一般可归入文件内 容针对的第一个年度； • 跨年度的总结、报告，归入文件内容
一、基本概念
• （三）归档文件整理 • 将归档文件以件为单位进行 装订、分类、排列、编号、 编目、装盒，使之有序化的 过程。
二、归档文件的价值鉴定
• （一）鉴定的原则和标准 • （二）归档和不归档的范围 • （三）保管期限
（一）鉴定的原则和标准
• 1、鉴定的原则 • (１)保存从宽，销毁从严 （２）孤本从宽，复本从严 （３）本单位文件从宽，外单位文件从 严 （4）年久的从宽，近期的从严
（二）归档文件的整理
• 不同事由
• （1）按不同事由形成时间的先后顺序 排列 • 事由的形成时间即事由的办结时间。将 不同事由的文件，按其办结时间的先后 顺序排列，实行“随办随归” 。同一 事由的文件办理完毕后，将相关文件整 理完毕归档保存。
（二）归档和不归档的范围
• G、本机关负责人兼任外机关职务 形成的与本机关无关的文件材料 • H、为参考目的从各方面收集的文 件材料
（三）保管期限
• 永久：凡是反映机关主要职能活动 和基本历史面貌，对本机关、国家 建设和历史研究有长远利用价值的 档案，列为永久保管。 • 时间：50年以上
（三）保管期限
（一）重视平时积累
• 1、严格登记 • 2、及时收集 • 3、严格检查 • 4、随办随归 • 5、妥善管理
（二）归档文件的整理
• 1、立卷分工
• A、中共中央、国务院、省、地、市党 委、人民政府，国家教委以及国务院有 关部、委下达的文、电材料，综合性的 由党办、校办立卷归档，专业性的或具 体业务性的，由各承办单位立卷归档。
• 非诉讼案件材料，按立案问题或人 头组合，可以一案一卷或一案数卷
（二）归档文件的整理
• 人民来信材料，可按信件作者，信 件的处理形式或信件所反映的问题 组合；
• 统计、报表、名册等文件，按照格 式名称组合，根据文件的数量，可 • 组成一卷或数卷
（二）归档文件的整理
• 学校管理和业务活动形成的业务文 件、调研材料等，一般按单一问题 组合 • 简报按名称或期号组合
（一）鉴定的原则和标准
• ２、鉴定的标准 • (１)所存档案的完整性 • (２)档案内容的可替代性 • (３)各全宗之间的重复性
（二）归档和不归档的范围
• １、归档的范围
（二）归档和不归档的范围
• ２、不归档的范围 • A、重份文件 • B、无查考利用价值的事务性、 临时性文件
（二）归档和不归档的范围