收发文管理制度

收发文管理制度

第一章总则

第一条为了规范公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，特制定本制度。

第二条公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等的重要工具。

因此，必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为公司服务。

第三条公司所收发文件由办公室统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。收发文人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表，必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。

第二章发文办理

第四条发文，发文办理是指公司对外发出的公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核，然后报请有关领导人签发，签发后送印，印制好校对后发出。发文办理主要包括以下几个工作程序：

1、拟稿：

拟稿是指把领导人或公司的发文意图条理化、显物化，是发文处理的关键程序之一。公司公文、日常业务和重要请示、报告、工作汇报、情况说明、申请以及复函由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚、措辞严谨、自动规避责任。

2、核稿：

核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。

3、会签：

凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室负责人对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

4、签发：

重要请示、报告、工作汇报、情况说明、申请以及复函等一律送领导签发。工程部、总工办的一般事务性公文送开发总经理签发。各分公司公文由各分公司总经理签发。统一由办公室印发。

5、用印：

用印是指办公室对已签发打印的公文进行盖章。

6、发文登记：

发文登记是指由办公室人员将待发公文登记造册，以备存查。

7、分发：

分发是指由办公室把用过印并已登记过的公文通过适当的方式（如邮寄、传真、电子邮件、专人递送、来人签收等）传递给收文单位，一并填写收发文登记簿。

8、注发：

注发是指由办公室对发文办理结果予以注明。

如谁经手，发了一份什么文件，经由什么渠道发出等。

9、存档：

在发文办理流程结束后，办公室人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。第三章收文办理

第六条收文是指政府相关主管部门及外部机关送达公司的公务文书和材料，包括文件、其他文字资料等。收文办理是指对来自公司外部的文件所实施

的处置与管理。工程管理类收文由收文单位交办公室按有关规定办理，及时传达到各相关分管领导和关联部室，办公室定期对工程部的收文进行备份存档。收文办理主要包括以下几个程序：

1、签收：

签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。收到来文，首先要看清是否属于本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号与投递是否相符，检查文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况，检查无误后，方可签字、盖章、注时。

2、收文登记：

收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。

3、拟办：

在收文登记后，由收文人送办公室负责人审核，符合有关规定的，办公室应及时提出办理意见和建议，送请主要领导人批示后交有关部门办理。

4、批办：

批办是指主要领导人对收文的办理写出指示性意见。

5、分办：

需要办理的文件，要按批办意见，分送有关部门或承办人员办理。

6、传阅：

需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅中，应先送主要领导和分管领导阅：

各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见，要按领导同志的意见，做好补办工作。文件传阅前，要认真登记，阅完后进行检查，随时掌握文件的去向

7、承办：

承办是指按照领导人的批办意见，由相关的业务主管部门或负责人具体承担收文的办理。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办单位要主动会同有关单位协商办理，并负责回复办理结果。如在执行中出现新的问题，或与拟办意见发生抵触，承办人应及时请示，不得自行其是。

8、催办：

催办是指根据领导人的批办意见，由集团办公室督促承办部门尽快上报办理结果。

9、注结：

文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

第四章公文管理（立卷归档）

第七条无论是收文还是发文，都要按档案管理有关规定进行科学管理。已发出的公文，要把定稿、存本管理好，以备查考或归档；收进办结的公文，也要妥善保管，以备随时调用。公文管理主要包括以下几个程序：

1、制定立卷类目表：

按照档案管理的有关规定结合公司的实际情况制定公司立卷类目表。

2、归卷：

按立卷类目表上规定的项目准备卷夹或橱柜，并随时把已办完的公文归到相应的文件夹或类目里面。

3、调用：

对已经归卷的任何一份公文要能随时调出，以便为公司工作服务。

4、立卷：

按公文立卷的有关规定把已归入卷夹的公文立成合乎规范的公文案卷。

5、归档：

把已经立好且经过验收的案卷向公司档案室移交。

6、销毁：

把一些没有保存价值的公文按规定程序进行销毁。需销毁的公文必须经办公室主任及主管领导签字后，至少有两人到指定地点监销。

第五章附则

第八条本制度由公司办公室负责解释、修改、完善。

第九条本制度自发布之日起开始执行，各有关部门按本制度的有关规定办理收发文。