采购流程优化建议

机物料采购流程优化建议

目的：降低采购成本、提高工作效率、优化采购流程

现行流程：

一、需求部门根据各自需要提交采购申请单由仓库确认库存。

二、领导审批。

三、需求部门将采购申请单交回仓库，仓库再将每张申请单登记备案。

四、采购员到仓库领取采购申请单（每个工作日领取一次）

五、采购文员将所有申请单录入Excel表，根据历史购买情况按供应商进行分类打印并传真给供应商（或用电子邮件传送）；采购员对新物料进行市场查询购买（具体不详述）。

六、仓库验收入库。

七、需求部门根据采购申请单和领料本领用物料。

（备注：目前，常规物料由仓库根据历史使用情况预测需求数量，然后手工填写采购申请单，交领导审批。）

现行流程的缺点：

1、审批流程烦琐，需求部门需要来回审批，浪费时间。

2、需求部门不了解相互需求信息，经常重复计划。

3、常规物料由仓库统计提交采购申请，每次提交申请单约10张。领导审批签字次数多，且采购部需重新统计，造成重复工作。

4、需求部门领用物料时经常相互领用，造成其它需求部门缺料。【如：X车间9月3日申请40个（实际需求数量不足40个）XXX轴承，Y车间9月4日申请50个（实际需求数量40个）XXX轴承，9月5日到货40个，Y车间先于X车间到仓库领用，而X车间9月5日需要使用该物料，仓库无理由不发货给Y车间，便造成该车间缺料。】

建议改进措施：根据我厂实际情况对物料进行分类申请、分类采购

一、常规物料采购申请由仓库提交。仓库定期检查库存，当库存下降到警戒点（安

全库存）时，仓库直接统计并提交OA采购申请汇总表待领导审批，以便及时补充库存。建议由物流部与设备部共同确定安全库存、订货周期、最高库存量等。

优点：

1、常规物料使用频率高，金额占总金额比重不大，所以不必担心该类物料会过多增加库存成本。

2、由仓库提交OA采购申请汇总表可节省纸张达到节约成本的目的。

3、批量购进可降低采购成本如运输费等。

4、可防止缺料造成的损失。

5、节省提交手工单据的工序，减少重复工作，有利于更好地进行物料跟踪。

6、避免需求部门重复计划。

7、减少领导审批次数。

8、有利于仓库更好地进行库存控制。

二、车间其它非常规物料申请：需求部门提交采购申请单交车间统计员汇总，并由车间统计员提交OA采购申请汇总表，每日或2~3日提交一次。

优点：

1、简化需求人采购申请审批程序。

2、减少领导审批次数。

3、提高工作效率。

三、急用物料可由需求部门直接提交OA采购申请，鉴于车间实际情况，需求部门填写采购申请单交由车间统计员提交OA采购申请单，领导审批通过后采购部将在最短时间内回复需求部门。（可采用JIT模式进行采购）

总结：以上本着从实际出发、具体问题具体分析的原则，以提高工作效率，降低采购成本，优化采购流程为目的，对采购流程提出的一些建议。其合理性有待各位共同探讨，若有异议或有更好的建议请指出。