基层林业单位档案管理的现状

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【摘要】林业档案是林业部门进行社会活动以及科研活动而形成的文字、图片、声像记录，林业档案影响着林业的发展以及社会经济的发展。

文章阐述了林业档案管理的意义，分析了林业档案管理存在的问题，并提出了加强林业档案管理的措施。

【关键词】林业单位；档案管理；现状；现代化
林业单位承担着林业统计、植树造林、林政执法以及森林防火等公益性职能。

林业档案是林业单位工作的重要组成部分。

做好林业档案管理工作，有助于改善生态环境，加快林业建设，促进林业健康发展。

一、基层林业单位档案管理的意义
林业档案管理是指按照集中统一管理的原则①，收集、整理、保管林业单位的林业资料，并进行档案立卷归档工作。

林业档案管理的内容种类繁多、阶段性强、数量浩大。

林业档案的归档资料包括林业单位的管理制度和规定，林业科研计划和重点项目规划，林业单位相关统计报表，林业单位出版的林业书籍以及学
术报告②，
林业国际交往与合作的相关资料，林业公安业务档案，森林保护档案，林业单位设施仪器说明书和登记表，用于林业建设的土地征用协议书、施工设计图、工程验收表等。

林业档案是林业建设实践活动以及科研项目的反映，是维护林业发展历史真实面貌的记录。

林业档案在林业发展建设中，发挥着十分重要的作用，因此，单位
领导必须重视林业档案管理，林业档案工
作人员必须认真做好档案管理工作。

二、基层林业单位档案管理的现状
（一）林业档案管理工作不受重视
多数林业部门往往比较重视具有短期社会经济效益的活动，而不重视起长久作用的档案管理，对档案管理工作缺乏深刻认识和长远规划。

档案工作人员工作比较被动，缺乏工作热情，服务意识不强。

另外，有些林业单位也不重视档案管理的库房建设和基础设施设备，由于认识不足以及设备限制，以胶片为载体的声像资料存在较多空白，很多重要的历史过程都没有保存它们的声像资料，严重影响了档案管理的工作水平。

（二）档案管理基础设施不完善林业单位虽然历史悠久，但是有些林业单位档案库房简陋、档案橱柜破旧③，基础设施较差，管理手段非常落后。

档案文件是传统的纸质文件，采用传统的手工操作，程序繁琐复杂。

硬件设备以及管理软件跟不上时代步伐，缺乏计算机、扫描仪以及打印机等，制约着档案管理工作的发展。

（三）档案管理体制不完善
林业档案文件的形成、归档以及管理制度以及无法适应新时代的要求，林业文件资料浩大，没有强制性规章制度进行制约，缺乏统一管理，容易造成林业文件资料的流失，而且林业单位各部门之间各自为政，比如会计部门的会计档案并不移交档案室，而是由财务人员保
管，一些林业资源档案，为了使用方便也
未移交档案室，林业档案缺乏集中管理。

另外，多数林业单位的档案管理工作主要集中在一次文献和二次文献，比如文集和图册的编汇以及简介和文摘的编研，但是不重视三次文献的编研工作，比如档案之间的联系，档案管理的新方法和新理论等。

（四）档案工作人员素质偏低
基层林业单位档案管理人员大多都是从本单位职工中抽调出来的，没有受过专业档案学学习和培训，水平偏低，档案管理知识匮乏，业务水平不强。

在林业资料的分类整理、检索和存放都存在着问题，比如信息资料收集不全面、文件资料的整理不规范，在一定程度上，影响了林业档案工作的顺利进行。

另外，有些档案人员身兼数职，精力分散，工作责任心不强，不能全身心地投入到档案管理工作中来，办事效率不高。

林业档案管理需要建立专业水平强、业务素质高的专职管理人员。

（五）林业档案的利用率较低
目前，绝大部分的林业资料归档以后，没有多少人进行查询和使用，造成了林业档案的浪费。

如何做好林业档案的宣传工作，使林业资料更好地服务于社会，使林业档案工作者急需解决的问题。

三、加强基层林业单位的档案管理
（一）加强对基层林业单位档案管理的重视
领导者对档案工作的重视程度决定
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·1着档案管理工作的成效。

各级领导必须充分认识档案工作的价值和作用，不断增强档案意识，经常过问档案工作，并提出问题和建议，还要给与一定的经费保障，加强基础设施建设，加强档案工作人员的职业培训，提高档案工作的质量，保证档案工作的有效开展。

（二）加大基础设施投入，实现档案管理的现代化
林业单位应该加强基础设施的资金投入，改善档案办公条件和档案库房条件，购置计算机、扫描仪、打印机以及数码摄像机等先进硬件设备，配置办公软
件、档案管理软件④，
引进多媒体技术、光盘技术，普及微机管理，实现林业档案管理的现代化。

多媒体技术能够处理文字、图像、视频和音频等信息，还能够建立联系，交互使用。

光盘技术可以将文字、图像以及声音贮存在一起，贮存量非常大，而且保存寿命长。

通过科学技术手段，建立目录数据
库和内容数据库⑤，
以数据化形式的档案代替传统的纸质档案，以计算机智能化检索系统代替手工检索系统，实现档案管理的数字化，不但有利于使用者进行查找和使用，还减轻了档案管理人员的负担。

另外，还可以建立档案信息资源共享平台，调用公共信息资源以及其他计算机资源，充分发挥档案信息资源，实现信息资源共享，实现档案资源的网络
化、信息化和共享化，为领导决策提供依据，为社会各界提供信息服务，促进区域经济发展。

（三）完善档案管理体制，加强档案管理的标准化
林业行业涉及范围广，所跨区域大，不仅包括机关、企业、林场以及科研机构，还涉及到地理勘查部门以及自然保护区等，档案材料种类繁多，内容丰富。

因此，林业单位必须站在战略的角度，进行系统安排和统筹规划，完善档案管理体制⑥，对档案资料进行集中统一管理，有计划、有步骤地运行档案管理各项工作，减少盲目操作，避免浪费精力，实现档案管理的标准化。

另外，还要加强监督检查，进一步规范林业档案管理。

（四）加强业务培训，提高档案管理人员的专业素质
提高档案管理工作的质量，还需要加强档案人员的专业素质。

作为林业档案工作人员，不仅需要具备专业的林业知识，精通各项业务环节，熟悉各项林业情况，还需要不断更新观念，不断完善自己，拓宽知识领域，掌握现代化管理技术，努力跟上科学技术发展的步伐。

因此，林业单位应该加强对林业档案工作人员的培训力度，分批派遣档案人员进入高校进修，培养出一批业务能力强、全面素质高的专业人才队伍，促进林业档案的高效管理。

（五）做好林业档案的宣传工作，提高林业档案的利用率
林业档案本身是非常有价值的，根据不同用户的需求，进行分类整理，可以满足多层次用户的个性化需求。

做好林业档案的开发和利用，保证档案资料的准确性和完整性，加强林业档案的宣传工作，提高档案工作人员的服务意识，将会充分发挥林业档案的作用，促进社会经济的发展。

四、结语
林业档案是林业发展的真实记录，是社会主义精神文明的重要组成。

因此，必须强化档案管理意识，引进先进管理设备和管理技术，实现档案管理的现代化和标准化，更好地服务于社会进步和经济建设。

注释：
①冷梅.林业基层单位档案管理的现状与展望[J ].现代农业科技,2011(10):200-201.
②刘常玲.基层林业档案管理存在的问题及对策[J ].现代农村科技,2011(16):64-65.
③路瑜.新时代的林业档案管理[J ].档案时空,2010(10):33-34.
④刘敏.新时期海西林业档案管理的发展前景及对策[J ].绿色科技,2010(10):119-120.⑤王晶晶.浅析农业科技档案管理现状与改善措施[J ].安徽农学通报,2011(17):101-102.⑥薛涛.林业科技档案的管理和开发利用[J ].中国科技信息,2007(11):89-90.
（上接第71页）信息化规划和建设提出档案管理需求；另一方面要充分运用企业信息化的技术手段和网络平台，开展纸质档案的数字化工作以及档案管理和利用。

（二）健全制度，加强监管，规范管理企业信息化是企业创新的过程，它通过技术创新、制度创新和管理创新，改变传统落后的企业管理模式，建立科学的现代企业管理体制；档案部门要把握企业信息化带来的企业管理的新思想、新模式，树立创新意识，运用先进的技术手段，实现档案制度创新和管理方法创新。

建立、健全适应信息化环境下的档案管理制度，保证档案工作在企业信息化环境下有序地发展。

完善文件材料的归档制度，建立电子文件的归档办法，使在企业信息化过程中产生的有保存价值的电子文件的归
档工作制度化；完善档案的收集范围，及时调整和扩展档案信息的接收和收集范围，尤其是对企业持续发展具有潜在价值的文件材料；建立数字化档案信息管理和利用制度，对电子档案的数据安全、存储安全和信息利用安全做出规定。

档案部门要全方位参与企业信息化建设，介入企业管理流程，使档案工作与设计、生产、施工、管理等工作流程相衔接，以加强对企业各种类型文件材料运行的监控，确保纸质档案与电子档案的一致性，保证档案的真实、有效性。

（三）完善档案信息化建设标准体系，实现企业档案信息的集成和共享
不管是什么类型的企业，都是需要有一个标准对其行为实施规范，而档案
信息化同样也需要标准化来保障和执行。

企业档案信息化建设需要与国家相关技术标准达成一致，使其在进行信息采集、交换标准的过程中实现统一化，从而在维护数据的时候，实现一致性、安全性，这样的话，企业信息的高度集成和高效、安全传递就会得以实现，使企业档案信息化的作用得到更充分地发挥和体现。

参考文献：
[1]许原弘.开发档案信息资源加快档案管理现代化步伐[J ].科技情报开发与经济,2006(20).
[2]刘玉华.浅谈高校档案信息资源的开发与利用[J ].内蒙古师范大学学报(哲学社会科学版),2007(S1).
[3]刘兴梅.档案信息资源的开发与利用[J ].商业经济,2008(02).。