业务卷宗管理办法

业务卷宗管理办法

为了进一步规范我部门对业务卷宗的立卷、归档工作，现特制定本办法。

一、收案和立卷

程序:

（一）在利益冲突检索合格后，取得案件网络编号后，签署《委托代理协议》;

（二）律师助理及时登记件编号，交由承办律师立卷;

（三）业务档案应当包括下列内容:卷宗目录、收案登记表、客户相关人员联系表、律师工作汇报、工作计时统计表、案卷证据、适用法规、结案报告、发票复印件、承办律师变更交接单及备考说明;

（四）正在办理之中的案件卷宗，必须在卷宗的侧面和正面，用电脑打印案件名称，其中包括:客户名称、案由、简述、承办律师、卷号、公司LOGO。

二、卷案卷内档案材料按如下顺序排列:

(一)诉讼类案卷材料按下列隔页分类:

1.委托手续:具体指委托协议或授权委托书。

2.相关证据材料:包括当事人提供和律师个人收集的有关案件的证据材

料。

3.往来传真及笔录:包括与客户及其他当事人之间往来传真、电话记录、

谈话笔录、会谈纪要、集体讨论记录等。

4.我部门出具法律文件:包括我部门出具的送交法院的文件、我部门出具

给客户的法律文件、代理词、庭审笔录。

5.法院出具文书:包括受理案件通知书、出庭通知书、裁定书、判决书、

调解书等。

6.相关法律法规。

7.结案报告。

(二)非诉讼类案卷材料按下列隔页分类:

1.委托手续:具体指授权委托书。

2.相关材料:包括当事人提供和律师个人收集的有关案件的证据材料。

3.我部门出具法律文件:包括我部门出具的送交法院的文件、我部门出具

给客户的法律文件。

4.往来传真:包括我部门客户及其他当事人之间往来传真、电话记录、谈

话笔录、会谈纪要。

5.相关法律法规。

6.结案报告。

(三)常年法律顾问项目案卷材料按下列隔页分类:

1.委托手续:《常年法律顾问协议》的复印件。

2.相关材料:

3.往来传真:

4.我部门出具法律文件:

5.相关法律法规:

6.办案小结。

三、档案整理和归档

（一）行政部人员负责整理归档工作;

（二）案件或项目完成时，承办律师应根据上述要求整理卷宗，补齐遗漏材料，撤出多余的、无关的材料;

（三）律师业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，注明页次。两面有字的要两面编号，页号位置正面在右上脚，背面在左上脚，并填写相应卷宗目录;

（四）所有非诉讼归档文件应用A4纸，所有诉讼归档文件应用B5纸，对残损的材料要修补或将复印件放在原件后面;

（五）如材料小于卷面，要用纸张加衬底;大于卷面的材料，应整齐地沿卷面折小;

（六）无原件的附复印件，律师应说明原因。无原件又无复印件的，由部门经理说明并签字;

（七）需附卷的信封要摊开折平，邮票不要揭掉;

（八）卷内的所有金属物包括钉书钉要全部剔除干净;

（九）案卷装订一律使用棉线绳，在棉线绳活结处需贴上我部门封签(用白纸条即可)，并加盖承办律师的名章或亲笔签名。一本档案厚度应不超过2厘米，超过部分应另归一卷。

律师业务档案应在结案或事务办结后一个月内整理完毕，移交行政部档案管理人员，由档案管理人员对案卷进行审查，并签署备考说明;如不符合要求，档案管理人员应不予接收并要求其重新整理，直至合格为止。

四、部门档案借阅办法

(一)已结案卷借阅办法

1.卷宗应在档案室保存。我部门律师借阅已结卷宗，应先填写《档案资

料借阅登记表》(见附表)，由法务经理签字并在部门档案管理人员处登记后方可借阅。如法务经理因故不在，则由行政经理签字。如行政经理亦不在，又事出紧急，可先行借阅，但须事后告知法务经理或行政经理，补上签字。

2.归还档案时，应由行政部档案管理人员进行检查，以确定档案确实无毁损、无丢失。

(二)未结案卷借阅办法

我部门未结案卷及正在进行的项目(含法律顾间单位)的案卷由承办律师保存。承办律师须保证案卷的安全，切勿丢失、毁损，并应在行政部档案管理人员处进行登记。如因承办律师发生变化，需将档案转移时，应及时交接，并及时作变更登记。使用完毕或结案后应及时登记并归还案卷。

五、档案管理人员应严格遵守制度，定期对案卷保管情况进行检查。如有案卷丢失、毁损等情况应及时报告部门经理。不得违反制度向任何人提供档案和扩大利用范围，不得向他人汇露档案的内容。

六、公司律师业务档案应由公司统一保管，任何律师调离我公司，均不得将案卷带走，执委会批准的除外。