承保业务档案管理

承保业务档案管理实务

承保业务档案是记录承保业务过程和事项的主要载体，是保险公司承担保险责任、履行相应义务的法律依据，它包含每笔保险业务从投保验险、核保出单至批改保单所产生的所有业务单证及相关资料。公司各级营业机构务必重视承保业务档案的管理工作，确保承保业务档案的规范性与安全性。

本实务适用于公司各级营业机构的承保业务档案管理工作。

第一章总则

一、承保业务档案的主要内容

承保业务档案主要包括下列内容：保单业务联、承保清单、发票业务联、投保单、投保清单、风险问询表、风险查勘报告、车险验车资料、批单业务联、保险事项变更申请书及其它相关资料等。

超权限承保业务申报审批表、承保业务分析报告等作为各级核保人的工作记录单独保存归档，不列入承保业务档案管理。

二、承保业务档案管理的部门

承保业务档案管理由分公司承保业务管理部门负责指导、监督及检查，各中心支公司应由承保管理部指定专人负

责。有独立职场办公、并指定专人负责承保档案管理工作的的支公司或营销服务部，可以自行保管承保业务档案，中心支公司对其进行指导、监督及检查。

第二章业务单证的使用及保管承保业务档案在未进行装订归档前，可称之为业务单证。

一、业务单证格式规定

承保业务过程中所使用的业务单证，凡公司有统一单证格式的，必须使用公司规定的统一单证格式。

二、业务单证填写要求

手工填制的单证，包括手写保单、投保单、投保清单、保险事项变更申请书等，必须用蓝、黑墨水或碳素笔规范填写，要求文字严谨、准确，无涂改、空项，保持整洁美观。特殊情况下，需要修改投保资料，必须由投保单位在修改处盖章，但修改超出两处，必须重新填制投保单或清单。

三、业务单证的整理

（一）单证清分。出单员缮制保单或批单后，应按照险种承保实务的要求正确进行单证清分，并妥善保管留存下来的业务单证。

（二）单证整理。每天工作终了前，出单员或档案专管员应及时进行单证整理。所有已签发单证分险种按印刷号顺

序进行整理。

1.承保单证的整理。将发票业务联贴在粘贴书上，按保单业务联、承保清单（或投保清单）、粘贴书、投保单、风险问询表、风险查勘报告（车险验车资料）及其它相关资料的顺序进行排列。

2.批改单证的整理。每套批改单证按批单业务联、发票业务联、保险事项变更申请书及其它相关资料的顺序排列整理，待移交至档案专管员处后，由其回贴至所对应保单承保卷宗内的粘贴书上。因发生退保收回的保单客户联,也与批单业务联一起一并回贴至粘贴书上。

3.注销单证的整理。出单员对允许注销的保（批）单正本、发票正本、保卡，在业务系统进行注销操作，逐张在右上角加盖注销章，并打印注销批单（业务注销单）。

出单员将注销批单正本与已注销的保单正本、发票正本、发票业务联（从承保档案的粘贴书上撕下）、保卡交给收款员；将注销批单业务联留存，待移交至档案专管员处后，由其回贴至所对应保单承保卷宗内的粘贴书上；批单财务联由出单员留存，定期回销至单证管理员。

4.作废单证的整理。对于作废的单证，出单员在保险单各联上加盖作废章，将保险单业务联留存，其余各联交单证管理员回销。

在业务单证的整理中，应注意相关资料的纸张尺寸大小，

对不足A4纸大小的资料，应靠左对齐贴在粘贴书上；对尺寸大于A4纸的资料，应以其它单证为准，靠左、下对齐后予以折叠至A4纸大小，以便于装订时整齐美观。

（三）单证存放与管理

1.已签发的业务单证在装订归档前,务必保证安全,须存放于能加锁的铁皮柜内，每晚加锁。

2.非专管人员（部门主管除外）不得查阅、调取已签发未装订的保单，未装订保单不得外借。

第三章档案装订

承保业务档案的装订要求规范、统一。

一、装订的份数及时间要求

承保业务档案分险种按保单印刷号每50份进行装订，形成一册卷宗，只要达到装订数量要求的，应在三个工作日内及时装订。若承保的财产险、工程险等大项目，因其风险评估报告等相关资料较多无法进行50份集中装订时，应将原始承保资料单独装订，同时复印保单业务联归入50份业务单证中一起装订。并在卷宗目录的“备注”栏内注明单独归档的原始资料的卷宗编号。

单独装订的承保档案，其装订方法、要求与常规卷宗相同。原则上一份保单（资料）成为一卷。

对于承保数量较少达不到50份装订标准的，也须按年度以实际承保数量进行装订。装订时间要求在次年的1月15日前完成。此种承保数量较少无法及时装订归档的业务单证，应切实做好分类存放、安全保管工作。

所有承保档案的装订归档不允许跨承保年度（以签单时间计）。

二、装订前的复核

承保档案装订前，应由档案专管员进行检查与复核，以确保档案内容完整并符合装订要求。

（一）归档单证必须是原件或复印件，若为传真件（热感应纸），则必须以其复印件装订存档；

（二）检查整卷单证的保单印刷号是否顺号，有缺漏的是否为作废单证；单证资料是否完整，有否缺少投保单、验车资料等项目，并及时向部门主管或相关责任人反馈缺件情况且跟踪补齐。

（三）检查整卷单证中有无铁钉等金属物，若有应全部去除后再装订。

（四）检查整卷单证中纸张尺寸大小是否符合要求，粘贴或折叠方法是否正确。

三、装订顺序

（一）每份承保资料的装订顺序为：保单业务联、承保清单（含承保附件）、粘贴书、投保单、投保清单、风险问

询表、风险查勘报告、车险验车资料及其它相关资料等。

无论在装订前还是在装订后发生的保单批改，其批改产生的批单业务联、发票业务联、保险事项变更申请书、其它资料等均须左对齐加贴在粘贴书上。

（二）每册卷宗应有封面、目录、备考表、封底。目录用于记录本卷宗的承保清单及保单的主要状态，备考表附于卷尾，填写项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。备考表是反映卷内文件的保管以及变化情况的材料，对案卷保管起着重大作用。

1.封面及备考表的格式详见附件一、附件二，各分公司按此格式统一印制，纸张要求为80克重的牛皮纸，尺寸要求为两种：一是A4大小（宽21cm，高29.7cm）；二是凭证大小（宽21cm，高14cm）。封面和封底分开两张，封面宽度比封底宽出5cm，以便日后装订时把卷宗的左侧包住。备考表印制在封底的第一面，无需另外单独成页。

2.目录格式详见附件三,目录以保单印刷号为顺序，列明了保单印刷号、被保险人、保险期限、备注等信息，可由系统打印。作废或注销状态的保单在目录备注栏内注明。

四、装订方法及要求

（一）采用“三孔一线”装订，不得使用塑料、金属等材料装订。

“三孔一线”的装订方法与标准为：