技术文件及外来文件管理规范
公司技术文件及资料管理制度范例(3篇)
公司技术文件及资料管理制度范例第一章总则第一条为了加强公司技术文件及资料的管理，提高公司技术工作的效率和质量，避免遗失、泄露和损毁等情况的发生，制定本制度。
第二条公司技术文件及资料管理制度适用于公司内所有的技术文件和资料的管理。
第三条技术文件和资料是指公司技术工作中产生的文件和资料，包括但不限于技术规范、设计文件、实验数据、测试报告、专利文件等。
第四条技术文件和资料的管理应遵守法律、法规和公司的相关规定，保证文件和资料的安全、完整和可检索性。
第五条公司技术文件及资料的管理责任主体为技术部门和文件资料管理部门。
第六条技术文件和资料的归档应按照文件和资料的重要程度和保密级别制定相应的安全保密措施，并进行密级标记。
第七条技术文件和资料的使用应遵循合理、合法、及时和准确的原则，并经相关部门的审批和授权。
第八条离职人员应交接技术文件和资料，并签署相关保密协议。
未经许可，离职人员不得擅自复制、带走或泄漏技术文件和资料。
第九条技术文件和资料的借阅应填写借阅登记表，并经相关部门的审核和审批。
第十条技术文件和资料的销毁应按照公司相关规定进行，并做好销毁记录和报告。
第二章技术文件和资料的分类和命名第十一条技术文件和资料应按照内容和用途进行分类，包括但不限于设计文件、测试报告、标准规范等。
第十二条技术文件和资料的命名应规范、易于识别和检索，避免使用含糊不清的名称和缩写，原则上不得使用涉密信息作为文件和资料的名称。
第三章技术文件和资料的存储和保管第十三条技术文件和资料的存储应建立相应的电子数据库和实物档案室，保证文件和资料的安全和可靠性。
第十四条技术文件和资料的电子存储应进行备份，确保数据的完整性和可恢复性。
第十五条实物档案室应具备防火、防潮、防盗和防尘等基本条件，文件和资料应按照分类进行整理和存放，并做好登记和标识。
第十六条技术文件和资料的保管人应定期检查和保养存储设备和档案室，并做好相应的维护和保养记录。
第十七条技术文件和资料的借阅应经借阅人填写《技术文件和资料借阅登记表》和保管人的审批，并在指定时间内归还。
外来技术文件管理办法
外来技术文件管理办法1.目的为了对公司外来技术文件进行有效的监督、控制和管理，特制定本办法。
2.范围本办法适用于公司所有外来技术文件的管理。
外来技术文件包括：外来与设计、制造、检验、质量等相关的图样、文字资料、图片等，以及技术标准、技术规范等。
3. 职责3.1 技管部负责外来技术文件的归口管理。
3.2 营销部负责接收外来技术文件。
3.3 营销部接收到技术文件后应及时转交技术部门。
3.4技术部门组织外来技术文件的评审及归档。
4. 管理内容与方法4.1 外来技术文件的获取及接收4.1.1 外来技术文件的获取方式有a）买进或转入的图纸；b）顾客提供的技术文件；c）设计院等协作单位提供的技术文件；d）其它途径。
4.1.2外来技术文件的接收营销部接收到外部技术文件时，及时移交给技术部门，同时填写表《外来图纸收发记录》。
技术部门接收到外部技术文件时，按照产品分类及时填写表《外来技术文件接收清单》。
技术人员与对方单位就外来技术文件的沟通过程，建立表《外来技术文件沟通记录》。
4.2 外来技术文件的评审4.2.1技术部门根据设计开发阶段，组织外来技术文件相应的阶段评审，接收部门根据实际情况选择评审人员范围。
首次接收某类产品外来技术文件或后续同类型产品外来技术文件，由技术部门组织评审，如产品设计架构、原理、材料等发生变更的，总工程师(副总工程师)担任评审组长；无较大变化（不影响功能、性能），技术部门组织评审，由部门领导担任评审组长，并填写《外来技术文件评审记录表》。
4.2.2外来技术文件评审的主要内容为：外来技术文件对产品设计、制造、检验、运输、安装、调试等相关方面的影响并制定对应的措施，影响描述及对应措施应具体可执行。
4.2.3产品输入评审时，应对设计采用的国家、行业标准等上级标准进行评审，评审标准的版本是否现行；标准内容是否适宜，可采用；上级产品标准更新时，需对新版标准进行评审，评审新旧版标准技术内容差异及影响。
外来文件管理制度
外来文件管理制度1.0 目的为对外来文件进行识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。
2.0 适用范围适用于公司外部所提供文件的管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等。
3.0 定义外来文件：从公司外部来的文件，不是自己编写的，而且是需要执行的。
可分为以下几类3.1 技术性文件3.1.1 客户提供的图纸、产品技术条件、测试方法、产品标准、材料标准、环保标准等。
3.1.2 国家法律法规类：与产品有关的产品标准、行业标准、测试标准、判定标准、材料标准、环保标准等。
3.2 质量类文件3.2.1 质量标准：与质量体系有关的标准，如ISO9001、ISO14001、计量标准等； 3.2.2 质量法规类：质量法、合同法、计量法等；3.3 管理性文件:适用的法律法规，与员工、管理、安全、卫生等相关的政策文件。
3.4 其它证书类：包括体系证书、荣誉证书、产品证书、专利证书、人员资格证书等等。
4.0 部门职责4.1 销售部门负责客户资料的接收与更新；4.2 研发部门负责识别、更新技术性文件；4.3 技术质量总控部--质控负责识别、更新质量类文件，文控负责体系证书、产品证书的保管；4.4 人力资源部负责识别、更新与员工、安全、管理、卫生等相关的法律法规；4.5 人力资源部负荣誉证书、专利证书、人员资格证书等证书正本的保管,文控中心负责扫描件的归档管理；4.6 相关部门的部门负责人负责文件的审核，主管领导或总工负责文件的批准；4.7 文控中心负责外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作；5.0工作程序5.1 外来文件的获取公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件:5.1.1 国家、省、市政府及各相关职能部门;5.1.2 各种会议、专业报刊、杂志、出版社;5.1.3 互联网、电话传真;5.1.4 客户5.2 外来文件的识别5.2.1技术性文件5.2.1.1 客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部门应在两天内移交给研发部门；5.2.1.2 研发部门对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入到内部技术要求或工艺文件中。
技术文件管理制度
*****************有限公司技术文件管理制度1、目的1．1规范技术部，相关技术文件保管、发放，有效控制文件的真实性、保密性，提高文件使用效能，减少出错率；特制订此管理制度。
2、适应范围2．1公司工程、技术部制作的所有技术性文件及外来技术文件。
3、定义3．1 工程技术部制作的图文、数据及外来图文、数据，统称为：技术文件。
4、职责权限4．1行政部负责内部技术文件及外来技术文件受控、收发工作。
4．2技术部负责技术文件的制作。
4．3工程项目主管负责内部技术文件及外来技术文件的审核。
4．4技术总监负责所有技术文件的审批5、内容5．1内部技术文件5．1．1工程、技术部制作的所有技术文件（包括：快速样件数据，产品3D总装图数据，模具设计3D总装图数据，2D数据，各模具零件加工数据），经审核、审批后，统一由权责人员放置于公司总服务器，需使用时由权责人员调出。
5．1．2服务器外的其他任何技术文件都不能作为产品、模具及零件加工依据。
5．1．3技术文件未经权责人员批准，严禁个人拷贝或外传。
5．1．4技术文件应客户要求或经相关人员讨论修改、变更后，必须及时向相关人员发出修改通知，并告知修改、变更内容；经权责人员审核、审批后放入数据库待使用。
5．1．5工程技术文件未经相关权责人员审核、审批，严禁发出使用。
5．1．6文件发放，按《文件控制程序》执行。
5．2外来技术文件5．2．1外来技术文件（包括：产品3D总装图数据，产品结构修改数据，产品法规及技术性文件，产品注意事项及品质要求）用公司统一的电子邮箱由行政文员接收，转发给相关工程、技术人员。
5．2．2各工程、技术人员需及时按客户要求讨论、修改；技术文件修改完成后，必须经相关权责人员审核、审批后放入数据库备用。
5．2．3如外来文件修改后需要回传客户确认，则统一由行政部通过公司统一邮箱发送给客户，相关工程、技术人员负责跟踪客户收到邮件后的最终确认结果。
5．2．4外来文件如需要发放至生产、品质部门或外厂加工使用的，按《文件控制程序》执行。
外来文件管理规范
批准人
编写日期
审核日期
批准日期
5.3.3文件生效日期以外来文件本身法定之最新实施日期为准，文件发放日期以本公司管理者代表批准签署的文件分发计划表的日期为准。
5.4外来文件的分发与回收
5.4.1外来文件的分发
文控中心收集引进的法律法规等外来文件根据其文件的适用性，填写《文件分发计划表》，详细填写与文件对应的文件名称、生效日期、版本、文件编号、总页数，在相应分发部门/车间处注明分发份数，连同文件呈部门经理或所属中心总监或总监助理审核，管理者代表批准后受控发行；部门自行保管之外来文件则无需此过程。
3.0定义
无
4.0职责
文控中心：(1).负责法律法规文件的识别、收集与引进；
(2).负责外来文件有效性的稽查；
(3).负责外来文件的登记、编号、分发与监控。
相关部门：负责本部门所涉及外来文件的识别保管与使用维护。
管理者代表：负责外来文件的适用性审核，对外来文件Байду номын сангаас发范围给予控制。
5.0工作内容
5.1外来文件的接收与识别
5.3外来文件的编码过程及追溯
5.3.1由文控中心受控发行的外来文件其文件编号原则上是以外来文件原编号为准，若外来文件无文件编号则由文控中心根据外来文件的性质及类别进行编号。
5.3.2文件编号格式
A.外来文件编码为“WL”，其编码格式为：
WLXXXX-XXX
文件顺序编号
收集、引进部门代码
外来文件拼音缩写
5.7.3文控中心将盖有“外来文件”印章的原件存放于文控中心，不再盖“正本文件”印章。
6.0相关文件
COP4.2.3-001《文件控制管理程序》
WI-4110-001《文件分发&回收作业指导书》
公司外来文件管理制度
公司外来文件管理制度一、目的和原则本公司制定外来文件管理制度的主要目的在于规范外部文件的接收、处理、存储和销毁流程，确保商业秘密不被泄露，同时满足日常运营需求。
我们遵循的原则是“安全第一、效率优先”，在保障安全的前提下，优化流程，提升工作效率。
二、适用范围本制度适用于所有涉及接收和处理外来文件（包括纸质和电子格式）的员工。
无论是合作伙伴发送的文件，还是客户函件、邮件以及其他形式的外部交流文件，均应遵循本制度进行管理。
三、管理职责1. 综合部负责制定并更新本制度，监督执行情况。
2. 各部门负责按照制度要求，执行相关流程。
3. 信息技术部负责电子文件管理系统的维护和安全监控。
四、接收流程1. 所有外来文件必须通过指定的邮箱或平台接收，并由专人负责分发至相关部门。
2. 任何员工在收到外来文件后，应及时报告给直接上级，并按照指示进行后续处理。
五、处理原则1. 根据文件性质分类处理：机密文件需严格限制传阅范围；非机密文件可按常规流程处理。
2. 对于敏感或重要文件，须由授权人员在保密环境下处理。
3. 在处理过程中，不得擅自复制、转发或以其他方式外泄文件内容。
六、存储管理1. 所有外来文件应归档存储于指定位置，便于查询同时确保安全。
2. 电子文件应保存在公司内部服务器或受信任的云存储服务中，实行权限管理。
3. 定期对存储的文件进行审核，过期或无用的文件应按规定程序销毁。
七、安全与保密1. 加强对员工的保密意识培训，明确个人和公司的法律责任。
2. 采取必要的技术手段保护电子文件不被非法访问、修改或删除。
3. 对于违反管理制度的行为，将视情节严重性给予相应的纪律处分。
八、应急处理1. 若发现文件泄露或有被泄露的风险，应立即启动应急预案，采取措施控制损失。
2. 及时上报管理层，并根据情况调整和完善管理制度。
九、修订与解释1. 本制度根据公司运营实际情况和相关法律法规的变化适时进行修订。
2. 本制度的最终解释权归公司综合部所有。
技术部外来文件管理制度
技术部外来文件管理制度一、总则为规范技术部外来文件管理工作，提高文件管理效率和质量，保护公司信息安全，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于技术部门接收、传递、保存和利用的所有外来文件管理工作。
三、文件接收1. 技术部门接收外来文件，应当立即确认文件的真实性、完整性和及时性。
如有必要，应当与发件人核实并签收。
2. 对于涉密文件，技术部门应当按照公司保密制度进行处理，并及时报告保密管理部门。
3. 接收到的文件应当及时进行登记，并按照文件类型、来源、日期等信息进行分类和归档。
四、文件传递1. 技术部门在传递文件时，应当严格遵守公司文件传递流程，并确保传递的文件真实、完整和准确。
2. 对于涉密文件，技术部门应当按照公司保密制度进行传递，并确保传递的安全性和保密性。
3. 文件传递时应当确认收件人的身份和接收时间，并及时办理相关手续。
五、文件保存1. 技术部门接收的文件，应当及时进行整理、归档、备份和存档工作，确保文件保存的完整性和安全性。
2. 对于涉密文件，技术部门应当按照公司保密制度进行存储和管理，确保信息安全。
3. 文件保存期限按照公司规定执行，过期文件应当及时处理，可以进行归档、销毁或转交相关部门。
六、文件利用1. 技术部门在利用外来文件时，应当遵守相关规定和流程，确保文件的准确性和合法性。
2. 利用外来文件进行技术研究、项目开发等工作时，应当保护知识产权和商业机密，不得恶意抄袭和侵犯他人权益。
3. 对于外来文件中的机密信息，技术部门应当严格控制利用权限，避免信息泄露。
七、文件销毁1. 技术部门对于过期、无效和无需保存的文件，应当进行及时销毁，确保信息安全和空间利用效率。
2. 文件销毁应当严格按照公司规定执行，采取安全、环保的方式进行处理，并保留相关销毁记录。
3. 对于涉密文件的销毁工作，技术部门应当严格按照公司保密制度进行操作，并确保销毁工作的隐秘性和安全性。
八、责任和监督1. 技术部门负责人应当加强对外来文件管理工作的组织和领导，确保本部门的文件管理工作顺利进行。
技术文件及外来文件管理规范
技术文件及外来文件管理规范（ISO9001：2015）1.目的为使公司的技术文件及外来文件得到有效的控制,确保生产及其他部门所用的文件为最新有效版本。
2. 适用范围本文适用于本公司技术文件及外来文件的管理工作。
3. 职责和权限3.1 技术部负责全公司技术文件及外来文件的编制、审核、批准，更改、存档、发放。
3.2 技术部负责外来技术文件的识别、评审、更新及存档发放。
3.3 只有与项目相关人员才可以查阅图纸和标准。
4. 定义4.1 本文所述的技术文件包括产品总成图、零件图、包装图纸、工装图纸、检具图纸，现场指导文件、 APQP文件、PPAP文件等文件资料。
4.2 外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部技术资料，包括顾客或供应商提供的标准、图纸、及工程变更通知类文件，技术部项目负责人自行在顾客系统上或网上下载的标准等。
5. 内容5.1 产品开发及试制阶段图纸文件的管理5.1.1 产品开发阶段相关技术文件在技术部项目负责人手中，以便随时修改和指导试制工作。
5.1.2项目结束后由项目负责人汇总产品开发阶段文件并移交资料管理员刻录光盘存档，指导性技术文件由资料管理人员相关部门统一发放。
5.2 生产阶段图纸文件的管理5.2.1各部门应指定一名专职或者兼职资料员，技术部将文件发放到各部门后，由各部门相应的资料管理员签收、保管。
各文件/图纸使用部门有图面污损，需要重新发放新图或文件时，由相应部门资料管理员填写《文件增发/复制申请单》连同污损图纸或文件一起到技术部门申请发放。
5.2.2 如图纸/文件丢失，由相应部门或单位资料管理员填写《文件增发/复制申请单》，写明原因，到技术部申请复印。
5.3 技术类文件的编制、审批和发放5.3.1各项目工艺文件由项目负责人编写，技术部其他技术人员审核，技术部部长批准，操作指导书、控制计划等文件需经使用部门会签后，方可受控并下发至相关部门。
外来文件管理制度
外来文件管理制度一、总则为规范外来文件管理工作，提高文件管理效率，保障文件安全，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有单位的外来文件管理工作。
三、文件管理的基本原则1、合法合规原则：外来文件管理必须遵循国家法律法规、规章制度的要求，保证文件处理的合法合规。
2、保密原则：外来文件应严格保密，妥善保管，加强文件安全管理，确保外来文件不外泄。
3、便捷高效原则：外来文件的收发和管理应当方便、快捷，提高管理效率。
4、信息共享原则：外来文件的信息应当合理共享，保证信息流通畅通。
5、科学管理原则：外来文件的管理要求科学、规范，避免文件混乱、丢失问题。
四、文件管理的主要内容1、文件收发1.1 外来文件的收取：接待处、办公室等单位的职责人员负责接收外来文件，并及时登记备案。
1.2 外来文件的发放：根据需求，及时发放已归档的外来文件，查无异议后方可发出。
1.3 文件的签收：收到外来文件后，负责人员应当及时签收，并按照规定存储。
2、文件登记2.1 外来文件登记：在接收外来文件后，负责人员应当按照规定进行文件登记，明确文件的来源、去向、保密级别等重要信息。
2.2 文件存档：已登记的外来文件应当按照规定进行存档，分类归档，方便检索。
3、文件保密3.1 严格保密要求：对于涉密的外来文件，必须符合保密要求，设置专门的临时密室，定期对其进行安全检查，保障文件的安全。
3.2 文件传递安全：对于涉密文件的传递，应当采取加密传输、隔离传输等措施，确保文件不外泄。
4、文件管理的安全保障4.1 档案柜保护：外来文件存档的档案柜需符合防火、防盗等要求，保障文件安全。
4.2 网络安全保障：对于电子文件，需要加强网络安全，防止黑客攻击、病毒侵入等危害。
4.3 物理保护：对于特别重要的外来文件，需要进行物理保护，如加密、封装等措施。
五、外来文件管理的责任1、接收单位负责人员：负责外来文件的接收、签收、登记工作，保障文件管理的顺利进行。
2、保密管理人员：负责涉密文件的保密管理工作，定期检查、审核文件安全情况。
外来文件处理流程与规范
0—00—00外来文件处理流程与规范步骤1（1）所有外单位发来的文件应统一交由办公室行政人事专员签收、处理。
（2）办公室行政人事专员须将传真文件、电子文件打印成纸质文件。
（3）所有外单位发来的文件核对无误后，均须附《外来文件处理单》，并在《外来文件处理单》上准确填写收文时间、发文单位、收文号、文件标题、份数、密级、处理时限及签收人等内容。
步骤2（1）办公室行政人事专员须按照收文时间顺序在《外来文件登记簿》上对收到的外来文件进行登记。
（2）登记内容包括：收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、内容提要等。
步骤3（1）招待当天提前6小时与对方联系，明确对方的车次，如在高铁站或飞机场，明确一下接站时间、地点，及做好车辆协调。
（2）如需接站，由提出申请的招待部门负责人亲自前往高铁站及飞机场进行接站。
（3）如无需接站，则在等候对方抵达，并亲自进行引领和服务。
（4）如用餐则需向各部门协调是否需要敬酒等事宜。
（5）如住宿则需向客房提醒进行用心服务。
（6）招待结束后，到对应部门打印账单，找总经理进行签批，并将对应单据交财务。
步骤4（1）总经理批阅后，在《外来文件处理单》“领导批示”一栏中批示批办意见,交办公室主任分办处理。
（2）需要办理的文件：①办公室主任按批办意见，将需办理的文件分送有关部门或承办人员办理。
②对需要有关部门办理的重要文件，办公室主任须对办理情况进行督促检查，并做好督促记录向集团总裁汇报。
（3）需要传阅的文件：①办公室主任按批办意见，将需传阅的文件送交阅读范围的人员进行传阅，先送主要领导和文件相关分管领导传阅，然后送交其他人员传阅。
②领导阅文后要在《外来文件处理单》“传阅”一栏中签字，并注明阅读时间。
③办公室主任要随时掌握文件的去向，在文件传阅结束后回收文件并检查文件是否齐全完好。
（4）文件办理完毕，承办人须在《外来文件处理单》“处理结果”一栏中注明处理结果及办理日期。
步骤5（1）办公室行政人事专员将无批示的外来文件按类别归档。
公司对外来文件的管理制度
第一章总则第一条为加强公司对外来文件的管理，确保文件的安全、准确、及时传递，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各子公司对外来文件的管理。
第三条公司对外来文件的管理应遵循以下原则：1. 安全性原则：确保外来文件在传递、存储、使用过程中的安全，防止丢失、损坏、泄露；2. 准确性原则：确保外来文件内容准确无误，避免因文件内容错误导致工作失误；3. 及时性原则：确保外来文件在规定时间内传递到相关部门，提高工作效率；4. 规范性原则：严格按照国家法律法规和公司相关规定对外来文件进行管理。
第二章文件接收第四条各部门、各子公司应指定专人负责接收外来文件。
第五条接收外来文件时，应仔细核对文件名称、发送单位、日期等信息，确保准确无误。
第六条接收外来文件后，应在文件上注明接收日期、接收人，并登记在文件登记簿上。
第七条对不符合接收要求的文件，应及时退回发送单位。
第三章文件传递第八条文件传递应严格按照文件登记簿上的记录进行。
第九条文件传递过程中，应确保文件完整无损，不得擅自拆封、涂改、复制。
第十条传递文件时，应使用公司内部传递系统，确保文件安全、快速传递。
第十一条文件传递过程中，如遇特殊情况，应及时报告上级领导，寻求解决方案。
第四章文件存储第十二条公司应设立专门的文件存储室，用于存放外来文件。
第十三条文件存储室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保文件安全。
第十四条文件存储应按照文件类型、日期等进行分类，便于查找和使用。
第十五条文件存储室应定期清理，及时销毁过期、失效的文件。
第五章文件使用第十六条文件使用前，应仔细阅读文件内容，确保准确无误。
第十七条使用文件时，应妥善保管，不得擅自涂改、销毁。
第十八条文件使用后，应及时归还，不得擅自带走。
第六章文件销毁第十九条文件销毁应严格按照国家法律法规和公司相关规定执行。
第二十条文件销毁前，应登记在文件销毁清单上，并由专人监督。
第二十一条文件销毁后，应及时上报上级领导，并做好销毁记录。
外来文件管理规范
外来文件管理规范（ISO9001：2015）1. 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2. 范围本标准规范了公司外来文件的管理办法3．工作职责技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。
4. 术语及定义外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。
5、外来文件管理规则5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年；5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸）B、转换引用（如产品标准，接收准则等）C、参考(如工具书，体系标准)6、外来文件的管理流程6.1 文件接收、评审：技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。
6.2 文件转化：如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字。
6.3文件发放：技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。
A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话通知相关人员。
B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行发放。
C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通知相关人员。
必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。
6.4外来文件更新：职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新版外来文件后，遵循上述6.1～6.3的流程操作。
回收与报废按照《文件控制程序》执行。
外来文件管理制度
外来文件管理制度外来文件管理制度11、目的:对外来文件的接收、处理、归档管理实施控制,确保文件的正常管理和能及时处理、遵守和执行。
2、适用范围:适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它管理关系单位发给公司的文件。
3、引用文件:3、1质量手册第4、5章3、2iso9002标准第4、5章4、职责:4、1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。
4、2综合办公室负责处理除工程维修部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营管理部的经营合同、协议书以外的外来文件,包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业管理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件,将各部门传来的文件整理呈交总经理或副总经理审批,工程维修部及经营管理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。
4、3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业管理合同的法令、法规的接收,经公司副总经理批准后,负责根据领导的批示处理有关文件。
5、工作程序:5、1外来文件的接收:5、1、1上级公司文件由综合办公室派专人领取,政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室,综合办公室应填写《外来文件接收登记表》。
5、1、2公司各部门的业务往来文件接收后,统一送交综合办公室进行分类,登记在《外来文件接收登记表》上。
5、2外来文件的处理:5、2、1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写《外来文件处理表》,综合办公室主任填写呈办意见并由总经理或副总经理批阅,综合办公室根据批示转相关部门,并督促确保文件按总经理或副总经理批示执行。
5、2、2外来的`有关物业管理的法令、法规,经总经理批示后,由经营管理部送交综合办公室并存档,有关部门需要时,综合办公室将复印件盖上受控文件专用章,并做好《文件/资料发放登记表》。
5、2、3传真由综合办公室在《外来文件接收登记表》上登记后,转相关部门,并由综合办公室存档。
5、3外来文件的档案管理:5、3、1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档意见,报公司领导批准后,对不需要使用查阅的文件填写《外来文件销毁登记表》后进行销毁,对有价值的文件进行装订成册,并保存。
外来文件管理要求(分类管理)
四、文件与清单的更新
销售部助理接收到顾客提供的文件资料后，应更新《外来文件清单》，同时还需确认是否已有该文件的旧版，如果已有旧版文件，还应替换成新版文件。
(5)技术类图书、文献等
与产品设计、技术相关的图书，杂志等
三、信息发布：
管理部门评估法律法规、政府发文通知的重要指示，特别对有变动的要求进行摘录，发布在OA上，适当时，可组织相关部门进行培训学习。
(2)产品标准（非本公司编制）
有关产品的国家/国际/行业标准和规范
品质部
一、获取与登记：
品质部标准管理员在产品标准网站、行业网站上搜集与产品相关的标准，或在标准发行机构购买标准，并将标准文件按文件名、编号、发布日期、版本等信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。
四、产品标准与清单的更新
产品标准管理员应定期对产品的相关标准的版本进行核查，保持产品标准的最新状态，及时更新最新版本的标准及清单。
(3)量具校准与产品测试类标准
1.量具校准国家标准
2.产品测试国家/国际标准
3.量具说明书/使用说明书等
品质部
一、获取与登记：
品质部量具管理员在相关标准网站上搜集与量具校准、产品测试有关的标准，或在标准发行机构购买纸质标准，并将标准文件的文件名、编号、发布日期、版本等信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。
二、标准的保存：
纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子文档在电脑中建立文件夹分类保存。可按量具种类、测试标准类型进行分类保存。
三、标准与清单的更新
量具校准员应定期对产品的相关标准的版本进行核查，保持产品标准的最新状态，及时更新最新版本的标准及外来文件清单。
公司技术文件及资料管理制度(6篇)
公司技术文件及资料管理制度1、目的对于质量体系要求相关的文件和资料进行控制，确保使用的文件和资料为有效版本。
2、范围适用于公司与质量体系有关的文件和资料的控制，包括外来文件和资料。
3、职责3.1办公室和技术部负责文件和资料的统一发放、更改、作废、回收和归档的管理与控制工作，是文件和资料的主管部门。
3.2各有关部门积极配合办公室做好文件和资料的编制、发放、修改、作废、回收和归档的管理控制工作。
3.3总经理负责批准质量手册，生产厂长负责批准程序文件。
4、程序概要4.1文件和资料的分类和编码____公司文件和资料分为三层a层：质量手册b层：程序文件c层：其它质量文件4.1.2办公室和技术部负责。
4.2对文件和资料的编写、审核、批准。
4.2.1a层b层文件由公司总经理办公室组织编写、质量手册由生产厂长审核，总经理批准；程序文件由生产厂长批准。
4.2.2c层文件和资料由相关部门编写，总经理审核，生产厂长批准。
4.2.3各类质量记录、表格由质检部审核，生产厂长批准。
4.3文件和资料的发放要求和控制4.3.1确保质量体系运行的各个场所都使用加盖红色“受控”印章的相关文件的有效版本。
4.3.2从使用场所及时撤出失效或作废的文件和资料，并作出标识，防止误用。
4.4文件的修改、换版和作废4.4.1文件经多次(____次以上)修改后，已影响使用，必须重新换版和发布。
4.4.2因工作所需保留的作废文件，责任部门应进行标识归档。
4.4.3a层和b层文件的修改由总经理办公室组织修改，c层文件由相关部门组织修改，审批按4.2.1、4.2.2执行。
若指定其他部门审批时该部门应取得原审批部门的背景资料。
4.4.4外来文件和资料也必须由技术部进行整理、编目和归档，使用和发放要经过登记和批准。
4.4.5文件和资料应保存在适宜的环境中。
公司技术文件及资料管理制度（2）一、目的与范围1.本制度旨在规范公司技术文件及资料的管理，确保信息的可靠性、完整性和安全性。
ISO9001-2015技术文件发放管理规范
技术文件发放管理规范（ISO9001：2015）1.目的通过对技术文件和资料的签署、标识、分类、分发、保存和管理进行控制，确保本厂内的所有技术文件的有效性、正确性和统一性。
2.适用范围适用于本厂质量管理体系所涉及到的所有技术文件。
3.流程考核指标指标名称单位计算公式赋值统计周期数据来源单位数据考核单位技术文件发放及时准确率%及时准确发放次数/需要发放次数×100%月度产品工程部企管部4、定义4．1技术文件：指本厂内部编制的工程规范、工程标准、工作规范、作业标准、检查基准、图样、包装标准、工艺技术文件等和/或顾客提供的图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数据软盘/软件、样品等和/或本公司与供应商签订的协议等。
5、职位及职责5.1产品工程部经理：本流程归口管理部门为产品工程部。
工程部经理负责产品过程开发阶段相关文件的批准及主持外来文件评审。
5.2技术副厂长：负责对产品研发设计图纸和相关文件的批准。
5.3技术管理主管：负责对技术文件资料的发放、更改的过程控制、标准化审查及新产品的图样编号。
5.4研发工程师：负责工程图样等相关技术文件的设计或编制。
研发工程师对编制的设计文件相互校对以达到设计任务书的要求，并应执行各级现行标准，各级数据、尺寸应准确无误。
5.5工艺工程师：负责产品图纸的会签及产品过程开发相关技术文件的设计或编制，并相互校对技术文件的完整性，核对各种数据、尺寸的正确性。
5.6资料管理员：对技术文件进行收发管理和文件的归档管理。
5.7标准化员：按照现行标准对技术图样及相关文件进行标准化审查，对工程技术人员是否正确贯彻标准，负有严格监督、提出意见、要求修改的责任。
5.8检验员：对检验规程进行会签，以确定检验操作的可行性。
5.9车间工艺员：负责对工艺文件及工装图样等技术文件进行工艺会签，确认其技术文件的工艺性、加工的可能性、实现的经济性。
技术文件管理规定
技术文件管理规定目的：本文旨在规范公司技术文件的管理，确保生产现场所使用的技术文件为最新有效版本。
范围：本制度适用于公司所有技术文件的管理。
技术文件内容及编码原则：技术文件是指用于产品实现的相应技术文件。
文件类别及编码原则详见《技术文件类别清单》。
职责：1.技术质量部负责技术文件的归口管理，包括内部技术文件的编制、审批、发放、归档和借阅管理，以及外来技术文件的识别、转换、发放和归档。
2.各部门负责技术文件的接收、使用和保管。
3.操作人员应掌握工艺文件及有关标准要求，严格按照工艺文件进行操作，发现问题及时向班组长汇报，并保管好自己所用的技术文件。
4.车间班组长负责保管本班组所用的技术文件，生产作业时将技术文件放置在生产现场指定位置，保证技术文件不丢失、不损坏、干净整洁。
技术文件管理内容：1.编制技术文件的基本要求：1.1 凡用于指导生产作业的技术文件均应履行审批、签署手续。
外来文件的审批不是对文件内容的审批，而是对文件的适用性的确认。
责任签署手续完备的正式技术文件是指导生产及其管理活动的有效文件。
1.2 技术部应在两周内或按照顾客要求的进度进行组织评审，确定顾客提供的产品图纸、产品规范/标准、技术协议、变更文件等与质量有关的技术文件的详细实施方法、实施日期及实施要求，并由技术部长批准，及时将顾客的相应标准转换为公司内部要求并保存相应记录。
顾客提供的质量协议由质量部按上述要求评审，由质量部长批准，并保存记录。
1.3 FMEA的编制应参考FMEA库进行编制，每个项目应对其涉及到的所有工序的FMEA组织评审后定版；1.4 CP的编制应将定版后的FMEA中的要求有效传递至CP中且前后保持一致；CP的编制应参考CP的编制模板。
1.5 WI的编制应将CP中的要求关联到WI中（Excel公式），防止产生前后不一致的情况。
1.6 技术文件编制质量问题纳入技术部人员的绩效考核，具体按《技术部人员绩效考核表》进行考核。
外来文件管理规定
外来文件管理规定
1.目的：
规范外来文件的管理，确保外来文件得到有效控制，保证其正确性、有效性、统一性。
2.适用范围：
适用于所有公司外部所提供文件的管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等。
3.定义：
3.1 技术性文件：与本公司产品涉及技术有关的国家标准、行业标准，客户提供的图纸、技术要求等；
3.2质量类文件：与公司产品的检验、测量有关或与质量管理体系相关的国家标准或国际标准、政策文件、客户要求资料等；
3.3管理性文件：适用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件。
4.职责：
4.1技术部负责客户资料的接收与更新；
4.2品质部负责识别、更新质量类文件，和外来文件收发、保存、销毁等管理工作；
4.3工艺部负责识别、更新技术性文件；
4.6相关部门负责文件的确认，文件的承认。
5.工作程序：
5.1 外来文件的获取。
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技术文件及外来文件管理规范
（ISO9001：2015）
1.目的
为使公司的技术文件及外来文件得到有效的控制,确保生产及其他部门所用的文件为最新有效版本。
2. 适用范围
本文适用于本公司技术文件及外来文件的管理工作。
3. 职责和权限
3.1 技术部负责全公司技术文件及外来文件的编制、审核、批准，更改、存档、发放。
3.2 技术部负责外来技术文件的识别、评审、更新及存档发放。
3.3 只有与项目相关人员才可以查阅图纸和标准。
4. 定义
4.1 本文所述的技术文件包括产品总成图、零件图、包装图纸、工装图纸、检具图纸，现场指导文件、 APQP文件、PPAP文件等文件资料。
4.2 外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部技术资料，包括顾客或供应商提供的标准、图纸、及工程变更通知类文件，技术部项目负责人自行在顾客系统上或网上下载的标准等。
5. 内容
5.1 产品开发及试制阶段图纸文件的管理
5.1.1 产品开发阶段相关技术文件在技术部项目负责人手中，以便随时修改和
指导试制工作。
5.1.2项目结束后由项目负责人汇总产品开发阶段文件并移交资料管理员刻录光盘存档，指导性技术文件由资料管理人员相关部门统一发放。
5.2 生产阶段图纸文件的管理
5.2.1各部门应指定一名专职或者兼职资料员，技术部将文件发放到各部门后，由各部门相应的资料管理员签收、保管。
各文件/图纸使用部门有图面污损，需要重新发放新图或文件时，由相应部门资料管理员填写《文件增发/复制申请单》连同污损图纸或文件一起到技术部门申请发放。
5.2.2 如图纸/文件丢失，由相应部门或单位资料管理员填写《文件增发/复制申请单》，写明原因，到技术部申请复印。
5.3 技术类文件的编制、审批和发放
5.3.1各项目工艺文件由项目负责人编写，技术部其他技术人员审核，技术部部长批准，操作指导书、控制计划等文件需经使用部门会签后，方可受控并下发至相关部门。
5.3.2技术文件应做到正确、齐全、完整、统一，技术部应对技术文件APQP的编号进行统一规范：“XX”+零件号/项目编号+APQP阶段号（1、2、3、4）+流水号，例如：XX-123 456 789-X-XX
XX – 123456789100 - X - XX
流水号
APQP阶段号
零件号
公司首字母
5.3.3纸质技术文件经审核、批准通过后需在技术文件上加盖文件受控专用章（红色）后方可发放，所有纸质技术文件上的文件受控章必须是红色原印章有效，经复印的技术文件同样要加盖红色印章，复印的黒色印章为无效文件。
技术文件由资料管理员统一发放，发放时必须填写《文件发放、回收（销毁）登记簿》。
5.3.4技术文件表头字体样式按各类技术文件模板进行编制,技术部所作记录表头应统一字体为宋体三号字，记录表格中字体为宋体四号字,各类操作指导书标题统一为宋体36号字，控制计划、过程流程图、FEMA标题统一为宋体26号字、加黑，公司名称字体为宋体12号加黑。
5.4技术文件的更改
5.4.1技术文件更改权限属技术部。
其它任何部门或个人都没有更改技术文件的权力。
5.4.2技术部提出文件更改时，需升级文件版本，并同时更改相应技术文件。
5.4.3技术文件的更改要有技术部负责人进行审核、批准。
5.4.4 当工程规范在设计文件中引用或影响PPAP文件（如：控制计划、PFMEA 等）时，规范更改后，应更新受影响的PPAP文件。
5.5 技术类文件的回收、作废、销毁
技术文件因版本升级的失效或作废的文件由技术部负责收回。
底图或原件分类集中存放并列出清单，清单上需注明作废依据，作废后原件保存期限见附表一，底图或原件之外的受控文件收回后即可销毁，严禁留在其它场所。
5.6 外来技术文件的管理
5.6.1 外来技术文件，如工程图纸、规范及其他更改文件及产品标准，行业标。