行政部工作流程规章制度.doc
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行政部工作流程_规章制度
一、办公用品领用
1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要(见附表1),向本部门兼职内勤提出申请,由内勤统一向行政部签字领取。
2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购,特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。
3、办公用品费用每月摊销一次,如费用超出预算,由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品,并在下一期预算中扣除超出部分。
4、员工离职时,应认真清点办公用品,到行政部填写交接清单并签字。
5、公司办公用品每月1日、15日发放2次,其余时间如急需领取办公用品须部门经理签字确认。
二、印签管理
1、公司印章刻制均须报总裁批准,由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。
2、下属企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章,但须经总裁批准。
3、各部门印章由各部门指定专人负责保管;印章使用及保管须有记录,不能委托他人代管。
4、用印人填写用印登记簿,注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。
5、经分管副总裁在该表上签批后方可盖印。
三、复印
1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责,未经行政部确认,各部门不得私自拿到公司外复印。
2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记。
3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销,复印机维修费用根据比例每季度摊销。
4、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符,除责成其重新填写外,将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。
5、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件,行政部一经发现,有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。
四、传真收发
1、公司与外界联系需对方发送传真时,尽量要求对方注明本公司具体收件人,以便行政部及时分发。
2、行政部收到传真后,在传真接收台帐上登记,并负责通知收件人及时领取及签字确认。
3、行政部每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。
五、信件收发
1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括:文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记,以及特殊文件资料的递送。
2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。
3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。
4、对贵重物品、汇款、邮包,要进行专门登记,并及时通知个人签字领取。
5、对投递错误的邮件,应及时退回或设法转移。
六、名片管理
1、公司名片格式统一化,由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。
2、印制名片申请者填写名片印刷申请单,经部门领导签字后交由行政部负责印制。
3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符,姓名、联系办法等需确认无误。
4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。
5、自确认名片内容起,一周内到行政部领取。
6、名片印制费用每季度摊销一次。
七、公司设备申请流程
为加强我公司固定资产管理,规范管理工作程[1] [2] [3] [4] 下一页
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行政部工作流程_规章制度品领用台帐上登记。
3、领用宣传品在5份以上的,需填写宣传用品领用申请单,由部门经理签字确认后,在宣传用品领用台帐上登记后领用。
4、宣传品费用初步拟订每季度摊销一次,如费用超出预算,由财务部通知行政部暂停向该部门发放宣传品,并在下一期预算中扣除超出部分。
5、如行政部发现其未填写或领用数目超过填写数目,行政部除责成其重新填写外,并向其部门经理投诉及进行相关处罚。
十二、会议管理
1. 公司行政部统一管理会议制度,所有会议均须及时通知行政部,便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。
2. 会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等(见附表3),便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场布置及设备调试。
3. 除其他部门主办的会议资料各自存档外,会议资料由行政部整理、立卷、存档。
4. 会议结束后由行政部派人清理会场,查收设备。
5. 会议室使用费用按部门使用比例每季度摊销一次。
十三、车辆管理
1、公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用,公司人员如要用车,请遵循以下管理条例:
2、公司车辆由行政部门负责管理,分别按车号设册登记管理。
3、公司车辆的使用实行”派车单”制度。员工应认真填写”派车单”,交由所在部门一级部门经理签字。若有预计用车需要,应提前2—3天向行政部门提交”派车单”申请。
4、“派车单”经行政部汇总后,由行政部经理负责车辆统一调度。
5、车辆使用完毕,使用人员、驾驶人员须填写”车辆使用实际情况记录单”,交行政部备案。
6、行政部门每月将耗油量及行驶旅程记录签报分管副总查核一次,以防浪费,如超过耗油标准时(指不正常)应送请调整修理。
7、公司车辆内部使用费用如下:
①市内用车:普通轿车里程费1.5元/公里;面包车里程费2元/公里。
等候计费:等候时间在半小时内,免计费用,超过半小时部分,按0.5元/分钟计费。
②长途用车:普通轿车里程费1.0元/公里;面包车里程费2元/公里。直接费用(如汽油费、过桥过路费、停车费等),由各用车部门自理。
③各部门车辆使用费每季度结算,并由部门经理签字确认后交财务部。十四、设备维修流程
1.报修人员先将报修信息反馈给各部门的设备管理员;
2.部门设备管理员初步检查后,填写《设备报修单》(提供设备编号和故障现象),部门经理批准后送交行政部;
3.行政部设备管理员根据编号,联系厂商,组织及时维修;
4.通过暂借、调拨等方式,将暂时不用的设备给报修者使用;
5.机器设备维修完毕,行政部登记备案,发还给报修者使用;
6.涉及到的维修费用,由各部门承担。