大型会议活动组织管理实用手册

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会议组织手册

会议组织手册

如何有效地组织会议?◆在最短的时间内达到会议目的。

主持成功会议十个要素是什么情况下有必要开会,什么情况下没必要开会,开会的人选如何确定,开会的议程怎么去准备,会前怎么准备,会议怎么开始,会议中如何去遵守时间,如何主持及控制会议,会议的总结及会议记录。

会议的必要性因此首先应确定哪些情况下必须开会。

◆需要通过讨论来获得最佳的决策,需要开会。

◆需要听取多方面的意见,获得别人的支持需要开会。

◆需要听取不同的意见,达成共识,共同完成某项工作需要开会。

◆传递会议的内容复杂但是很重要,要求所有的人都要正确理解的需要开会。

◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用,可以激励士气。

例如保险公司,有一个层会,层会必须通过语言的表达,通过身体语言的动作激励士气。

这种情况也要开会。

◆汇报项目的进度,协调多方的合作需要开会。

什么情况下没必要开会,开会需要花费,需要人的时间和精力,每次召开会议之前应该仔细地考虑,是否有必要开会,有没有其他的方式可以比开会更有效。

以下的情形就没必要开会:◆传递一般信息给许多人,你可以用电子邮件分发。

◆已经有例会了,你可以安排在例会上讨论。

◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加,不用开会。

◆你是决策的人,并且你应该知道,让其他人来参加可能会把事情复杂化,并且拖延时间。

这种情况下,也不必开会。

会议的准备与会人选的确定,如果会议必须开,谁来开会,要看与会者是否能够符合以下要求:◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者◆与会主题相关的专业人士能不能到场◆开会时提供特定咨询的人【案例】如果今天要开一个新产品发布会,参加会议的人有哪些?决策者可能是总经理,可能是比总经理更高职务的董事。

新产品开发的发布会,开发部的人是不是要参加?开发部的主管要参加吗?销售部要不要参加?采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加?同时开会时提供特定咨询的人,是不是也要参加?(分析)一个会议确定合适的人选很重要,跟这个会有关的或者参与决策的,或者是有协调部门的,有特定咨询的人,你都要去考虑。

大型会议活动组织管理实用手册

大型会议活动组织管理实用手册

大型会议活动组织管理实用手册第1章国际性大型会议的组织管理第一节国际性会议的特点一、国际性会议与国际会议的区别二、国际性会议的特点三、国际性会议的基本准则第二节国际性会议的主要种类一、按内容划分二、按与会者划分三、按性质划分第三节国际性会议的准备工作一、建立会议筹备机构二、订立议事规则三、确立会议议题和议程四、选定会议地点五、明确出席对象与范围六、规定正式语言与工作语言七、发出会议邀请或通知八、作好接待准备九、安排和布置会场十、聘请翻译大型会议活动组织管理实用手册第四节国际性会议的会间工作一、迎接、报到和签到二、选举或协商产生会议的领导机构三、受理动议四、报告和讨论五、表决六、举行签字仪式七、签署会议记录第五节国际性会议的善后工作一、发布会议文件和会议消息二、会议文件的归档第六节国际性会议的礼宾次序和国旗的升挂一、国际性会议的礼宾次序二、国际性会议中国旗的升挂大型会议活动组织管理实用手册第十七章其他各种会议的组织和管理第一节法定性代表大会的管理一、法定性代表大会的含义和特点二、会议实务要点第二节听证会的组织管理一、听证会的含义、意义和特点二、听证会主体三、听证会实务要点第三节办公会的组织管理一、办公会议的含义和特点二、办公会议实务要点第四节报告会的组织管理第一章会展活动的含义与类型第一节会议的含义及基本类型划分一、会议的基本含义二、会议的基本类型三、我国曾经举办过的几个有代表性的会议筒介大型会议活动组织管理实用手册第二节展览的含义、特点及类型一、展览的含义二、展览的特点三、展览的基本类型四、典型展览案例介绍第三节典型特殊活动一、特殊活动的定义二、特殊活动的分类三、典型特殊活动案例介绍第四节会展活动的特征及其社会经济效应一、会展活动的特征二、会展活动与会展产业三、会展活动的社会经济效应四、博鳌亚洲论坛催生财富效应案例第五节会展活动的学科特点一、展鉴组织者需掌握知识二、会展中心需掌握知识三、展会成功运作相关知识大型会议活动组织管理实用手册第二章会展活动的历史与布局第一节世界会展活动发展历史一、原始阶段二、古代阶段三、近代阶段四、现代阶段第二节中国会展活动发展历史一、会展活动出现到建国前期二、建国后到改革开放前三、改革开放后至今第三节世界会展活动地区布局一、欧洲地区的会展活动布局二、北美地区的会展活动布局三、非洲地区的会展活动布局四、亚洲地区会展活动布局五、大洋洲会展活动布局第四节中国会展活动地区布局一、北京二、上海三、广州四、大连五、深圳六、中国会展活动地区布局总结大型会议活动组织管理实用手册第三章会展活动的行业管理模式第一节境外会展行业管理模式一、德国和法国的行政干预模式二、新加坡和日本的政策扶持模式三、中国香港市场运作模式四、总结第二节我国会展活动管理体制变迁及改革方向一、我国会展管理体制的历史变革二、审批制的会展管理体制的弊端三、会展管理体制的改革方向第三节构建我国会展管理模式一、会展业中的政府职能定位二、会展行业协会的职能三、会展企业的宏观管理模式与政策取向大型会议活动组织管理实用手册第四章会展活动的基本流程第一节会展管理的基本流程第二节会展前期准备工作一、组展商的会展前期准备工作二、参展商前期准备工作第三节会展现场管理工作一、组展商会展现场的管理二、参展商的会展现场管理工作第四节会展后续工作一、会展评估二、会展总结第五节参展计划表与展览方案制定一、参展商参展计划表二、如何制定展览方案大型会议活动组织管理实用手册第五章会展中心的现状和发展前景第一节国内外会展中心现状一、世界各国会展中心概况二、国外会展中心的特征三、国内会展中心发展概况四、我国会展中心发展过程中存在的问题第二节会展中心的构成一、展览部分二、展览辅助场地三、会议部分四、会议辅助场地功能要求五、室外展场、广场和车位部分六、会展中心的智能化信息系统第三节会展中心的选址和经营一、会展中心的选址原则二、会展中心组织结构三、会展中心的业务构成大型会议活动组织管理实用手册第四节我国会展中心的发展思路一、市场化是我国会展中心发展的必然趋势二、会展中心市场化道路选择第五节我国会展展馆简介一、中国各地展览中心一览表二、中国部分会展场馆介绍第六章中国会展经济的对外开放第一节世界会展经济的跨国发展一、世界会展经济跨国发展的历史背景二、世界会展经济的跨国发展第二节中国会展经济对外开放的现状一、中国会展经济对外开放的历史背景二、中国会展经济的对外开放现状第三节入世对我国会展业的机遇和挑战一、+ 的主要职能和+ 协议的主要内容二、服务贸易的对外开放以及入世对我国会展业的要求三、入世给我国会展业带来的机遇和挑战,大型会议活动组织管理实用手册第四节扩大会展业对外开放的措施一、制定正确的“走出去”战略,积极参与国际竞争,占领国际市场二、加快企业集团化经营,形成一批有国际竞争力的会展公司第七章会展活动危机管理第一节危机的概念及特点一、什么是危机二、危机的特点第二节危机对会展产业的影响分析一、几例典型的危机事件对会展业的影响二、危机对会展业影响的综合分析,第三节会展业危机管理-一、危机管理理论-二、会展业具体危机管理措施第四节会展业危机管理宏观构架一、政府二、会展企业三、会展行业协会大型会议活动组织管理实用手册第八章会展与旅游第一节会展业与旅游业渊源追溯一、会展业与旅游业的渊源关系二、会展与旅游的结合第二节会展业与旅游业的深层联系一、行业发展的依存性二、发展过程的相似性三、行业特点的共通性第三节会展业与旅游业的互动发展一、资源整合的放大效应二、形象提升的品牌效应三、人才优势的互补效应大型会议活动组织管理实用手册第九章会展与跨文化交流第一节会展与文化一、文化的概念二、会展中的文化特征第二节会展与交流一、交流的概念二、经典案例分析三、沟通技巧第三节会展与跨文化传播一、跨文化传播的概念二、会展中的跨文化因素大型会议活动组织管理实用手册第十章会展策划与营销管理第一节会展立项策划一、收集市场信息二、展览题材的选定三、展会项目立项策划四、展会立项策划书内容第二节会展项目可行性分析一、市场环境分析二、展会项目生命力分析三、展会执行方案分析四、展会项目财务分析五、各种风险预测六、展会项目立项可行性研究报告大型会议活动组织管理实用手册第三节会展品牌形象策划一、展会品牌形象定位二、创立展会品牌形象三、规划展会的品牌识别四、展会品牌传播五、展会品牌资产的积累第四节会展成功实施方案策划一、指定展位承建商二、指定展会运输代理三、指定展会旅游代理四、编制参展商手册五、建立展会专门网站第五节会展相关活动策划大型会议活动组织管理实用手册一、策划展会相关活动的目的和原则二、专业研讨会和技术交流会三、行业会议四、产品发布会和产品推介会五、表演、比赛及其他相关活动第六节招展策划与展位营销一、建立目标参展商数据库二、展区和展位划分三、招展价格确定四、展会招展函五、招展方案六、展位营销办法第七节招商策划与展会宣传推广一、区别对待展会招商与宣传推广二、展会通讯与观众邀请函三、展会招商方案策划四、展会宣传推广计划大型会议活动组织管理实用手册第八节会展服务与现场管理方案一、展会服务二、展会开幕方案策划三、专业观众登记方案四、展会现场工作方案第九节会展客户关系管理计划一、展会客户关系管理的基本内容二、客户价值和关系的盈利性三、开发新客户四、留住老客户五、与客户合作双赢第十节会展时间管理方案一、会展时间管理的基本方法二、展会招展时间管理三、展会招商时间管理四、展会宣传推广时间管理五、展会服务及筹展撤展时间管理六、会展整体进度时间管理大型会议活动组织管理实用手册第十一节会展中危机管理一、会展危机管理的基本内容二、会展危机预警三、危机中的媒体管理四、危机中的沟通管理五、危机反应管理六、危机恢复管理第十二节会展组合营销与展后总结一、不同产业环境中的展会的营销策略二、不同发展定位的展会的竞争策略三、不同发展阶段的展会的营销策略四、展后总结大型会议活动组织管理实用手册第十一章会展经济发展和会展城市报告第一节世界会展经济发展和中国会展经济发展趋势一、世界展览业的发展趋势二、美国展览业发展大趋势三、整合我国会展业势在必行第二节中国会展产业形势报告一、年中国会展业发展报告二、我国会展业发展的必由之路第三节会展与城市的关系一、会展对城市发展的作用二、会展城市发展的定位与条件三、中国会展城市发展的格局四、奥运会对北京城市发展的作用五、世博会与推动上海社会发展第四节中国会展城市报告一、北京:中国展览中心的“元素分离与定位”二、上海:迈向世界会展城市的“洗心革面”三、广州:世界知名会展城市的“成长嬗变”四、香港:辉煌重现催生“新会展运动”五、大连:阵痛下的“重新构建”六、深圳:特区的“会展特区”七、杭州:会展、旅游、休闲的“三位一体”八、重庆:打造会展旅游新概念九、沈阳:东北会展的中心城市十、南京:东承西接中的游离与把握十一、温州:制造业的“展会制造”十二、义乌:为市场把展会进行到底十三、宁波:会展城市“新宠”十四、青岛:深掘产业和区位优势“会展矿藏”十五、天津:打北京会展的“侧边球”十六、成都:西部会展的领头羊十七、昆明:“节庆会展”演赛并进十八、西安市:西部会展旅游城市的“明珠”十九、福州:打出海峡牌二十、长春:以产带会,以会促产,铸造北方会展名城二十一、合肥:区域会展的“长征路”二十二、厦门:以展促资、以资带商、以商兴市二十三、连云港:苏北会展领航者二十四、海南博鳌:亚布力的东方达沃斯大型会议活动组织管理实用手册第五节世界重要会展城市发展概要一、德国会展业发展情况二、法国会展业现状及展望三、俄罗斯展览业现状四、意大利展览会兴旺发达第二篇会议成功运作管理第一章会议概述第一节会议的概念一、会议是一种群体性的活动二、会议是一种围绕特定目标而开展的活动三、会议是一种组织有序的活动四、会议是一种以口头交流为主要方式、以书面交流和声像交流以及其他交流手段为辅助方式的活动第二节会议活动的基本要素一、主办者二、与会者三、会议议题四、会议的结果五、会议的时间六、会议的地点七、会议的方式第三节会议的作用与分类一、会议的作用二、会议的分类三、会议范围的界定四、大型会议活动的程序大型会议活动组织管理实用手册第二章会议的成功策划第一节目标和任务的策划一、会议目标和任务的含义及作用二、会议目标和任务策划要注意的问题第二节会议议题的策划一、会议议题策划的要求二、议题的形式三、议题的提出、汇总与审查四、议题的决定和处理五、其他应当注意的事项第三节会议性质、规模和参加对象的策划一、会议性质的策划二、会议参加对象的确定三、会议规模的策划四、会议方式的策划第四节发言人与发言方式的策划一、发言的方式二、申请发言的程序三、确定发言人及其发言方式要注意的问题第五节时间与地点的策划一、会议时间的策划二、会议地点的策划第六节会议名称和编组的策划一、会议名称策划技巧二、会议编组的策划第七节会议议程、日程、程序的策划一、安排会议议程二、安排会议日程三、安排会议程序四、议程、日程和程序的联系与区别第八节会议公关和宣传的策划一、会议公关和宣传的意义和作用二、会议公关和宣传的时段三、会议公关和宣传的方法第九节会议活动策划书的编写大型会议活动组织管理实用手册第三章会议的组织领导第一节会议活动组织和领导的目的和内容一、会议组织和领导的目的二、会议的组织和领导主要任务三、会议的领导与管理体系第二节会务工作要求一、准备充分二、责任明确三、服务周到四、确保安全五、节俭高效第三节会议活动规则的制定一、制定议事规则的意义二、议事规则的基本内容三、议事规则的种类四、议事规则的确定与修正五、制定议事规则应当注意的几个问题六、集中式议事规则的格式第四节会议控制一、会议控制的目的二、会议内容控制三、会议规模和范围控制四、会议地点控制五、会议时间控制六、会议经费控制第五节会议保密管理一、会议保密管理的目的和意义二、会议保密管理的内容三、会议保密管理的原则第六节会议活动领导者基本要求一、政治素质要求二、专业知识要求三、工作能力要求性灵活运用的能力第七节会议活动组织者基本要求一、文化和知识面二、协调能力三、判断和决策能力四、时间观念五、责任心六、精神境界大型会议活动组织管理实用手册第四章会议的准备工作第一节制发会议通知一、会议通知的作用二、会议通知的种类三、会议通知方式四、会议通知的内容五、会议通知的书面格式六、回执或报名表七、制发会议通知的注意事项第二节制作会议证件一、会议证件的种类和作用二、会议证件的格式三、会议证件的式样四、会议证件制作的几点注意事项第三节准备会议的物品与设施一、会议用品和设施的作用二、会议用品和设施的种类三、准备会议用品与设备的要求第四节预算和筹集会议经费一、会议经费的预算二、会议经费的筹措第五节其他文字材料的准备一、会议活动须知二、会议活动材料三、会议活动证件票据第五章会议的场地布置第一节会场布置一、会场布置的任务和意义二、会场座位格局设计和安排三、座区划分与座位排列第二节会场装饰一、会场装饰的作用二、会场装饰的主要内容第三节主席台的布置一、主席台的座位格局二、讲台三、揭幕架四、话筒五、休息室六、主席台的座次安排七、座位标识八、会前检查九、检查的方式第四节场地设计和安排范式第五节会标、国旗和饰物的布置技巧一、会标的悬挂二、标语的悬挂三、徽铭人像的悬挂四、旗帜的悬挂和插放五、饰物的布置六、人员的布置七、声、乐、舞的布置第六节音响、灯光及其他设备的布置技巧一、音响设备二、灯光设备三、空调设备四、饮用品大型会议活动组织管理实用手册第六章会议的接待和迎送第一节会议接待的作用和原则待的作用二、会议接待的特征三、会议接待工作的原则第二节会议接待的准备一、收集与会者的情况二、拟订接待方案三、学习接待知识,培训接待人员四、落实接待事项第三节接站与引导一、接站二、引导第四节报到、签到与看望一、报到与签到的联系与区别二、报到工作三、会议签到的作用四、会议签到的方式五、看望第五节会间活动的安排和管理一、安排食宿和作息时间二、文艺招待和参观游览三、返离工作管理第六节会议接待和迎送的礼节一、一般性礼节二、会议活动迎送礼节的区别三、迎送地点和位置的礼节四、迎送时间和献花礼节五、通道与休息室的准备六、免检与专检待遇七、迎送人员的礼仪八、迎送交通工具与排位顺序九、会议活动陪同礼节大型会议活动组织管理实用手册第七章会议的住宿和通讯管理第一节会议活动的住宿安排和管理会议活动住宿安排第二节会议活动的通讯管理一、有线通讯二、无线通讯三、其他通讯第八章会议的餐饮管理第一节会议餐的安排和管理第二节会议活动的中餐宴请安排一、席次确定和布置二、席位的安排三、菜式四、祝酒或敬酒五、上菜六、吃菜七、音乐伴奏第三节会议活动的西餐宴请安排一、席次的确定和布置二、席位的确定和安排三、菜式四、祝酒敬酒与酒水五、水果六、上菜七、吃菜第九章会议经费管理和会议检查第一节会议活动经费管理一、会议活动经费预算二、会议活动经费决算第二节会议活动的检查和落实一、会议活动场地检查二、会议活动文字材料检查三、会议活动食宿检查四、会议活动其它情况检查大型会议活动组织管理实用手册第十章会议活动期间的会务工作第一节会议记录一、会议记录的作用二、会议记录的种类三、书面会议记录的内容四、书面会议记录的方法五、会议记录的书面格式六、会议记录的要求第二节会议简报的制发一、会议简报的作用二、会议简报的编写方法三、会议简报的格式四、会议简报的编发程序第三节会议期间的值班工作一、会议期间值班工作的主要任务二、会场值班三、住地值班第四节会议议案和提案的处理一、议案和提案的含义及异同二、提案和提案提出人三、议案和提案的处理程序第五节会议选举和表决的处理一、选举与表决的含义和要求二、选举和表决的规则三、选举和表决的准备四、选举和表决的程序大型会议活动组织管理实用手册第十一章会议文件的写作与处理第一节会议文件的含义和作用一、会议文件的含义二、会议文件的作用第二节会议文件的分类一、按会议文件的功能划分二、按会议文件的行文方向划分三、按会议文件的保密要求划分四、按会议文件的稿本性质划分五、按传播方式来划分第三节会议文件写作与处理的基本要求一、准确体现会议的目标和宗旨二、全面真实反映客观实际三、符合会议程序和规则四、有助于提高会议的效率五、确保安全六、便于立卷归档和永久保存第四节会议文件的名称和用法一、决议二、决定三、会议纪要四、会议公报五、公告六、议案七、会议报告八、章程九、条例十、规定十一、办法十二、实施细则十三、合同十四、条约十五、公约十六、协定十七、议定书十八、备忘录十九、宣言、声明二十、开幕词二十一、闭幕词二十二、讲话二十三、主持词第五节会议文件的格式一、会议文件系列编号二、份数序号三、保密要求四、标题五、稿本性质六、题注七、作者或报告人姓名八、称呼或主送机关九、正文十、落款、签署、盖章十一、成文时间十二、封面第六节会议主要文件的结构与写法一、决议的结构二、决定的结构三、会议纪要的结构四、公告的结构五、会议报告的结构六、开幕词、闭幕词的结构七、章程、条例、规定、办法、细则的结构大型会议活动组织管理实用手册第七节会议文件处理的主要环节一、审核二、确定印刷份数三、缮印四、校对五、登记六、装封七、分发八、会议文件收集九、会议文件立卷和归档第十二章会议活动的摄影和文娱安排第一节会议活动的着装一、会议活动人员服装三、会议活动人员鞋子第二节会议活动的摄影一、会议活动合影二、会议活动摄影场地选择三、会议活动摄影批次四、会议活动合影人员确定和排位五、会议活动摄影设备第三节会议活动的文娱活动安排一、会议活动文娱节目二、会议活动体育项目第四节会议活动的礼物一、会议活动礼物性质二、会议活动礼物送受第十三章会议的宣传报道第一节宣传报道的原则和内容一、确定宣传报道原则二、确定新闻媒体数量和人数三、确定宣传报道形式和内容第二节会议活动的采访一、主题采访二、专题采访三、随队采访和管理四、新闻发布会记者招待会第三节会议活动的新闻刊播一、审核刊播内容二、收集刊播内容第十四章会议的安全和卫生工作第一节会议活动的场地安全保卫一、主台中心区域的安全二、主台中心以外区域第二节会议活动的住地安全保卫一、房间内安全二、文娱体育活动场地三、住地外围第三节会议活动的交通安全一、车辆安全管理二、线路和行驶管理三、停车场安全管理第四节会议活动人员安全规格一、甲级二、乙级三、丙级第五节会议活动的医疗卫生工作二、会议活动卫生防疫大型会议活动组织管理实用手册第十五章会议收尾工作第一节会议活动成事文字的制发一、有决议事项二、无决议事项三、会议活动纪要第二节会议活动的清场一、退场和清理二、临时建筑物的拆卸三、会议活动文字材料、物品入库第三节会议活动总结表彰一、总结二、表彰三、会议活动经费结帐一、报告会的含义和特点二、报告会实务要点第五节学术研讨会和座谈会的组织管理一、学术研讨会二、座谈会组织管理要点第六节现场会的组织与管理一、现场会的含义和特点二、现场会实务要点第七节现代化远程会议管理一、现代化远程会议的含义和特点二、现代化远程会议的作用三、远程电话会议实务要点四、远程电视电话会议实务要点五、远程计算机网络会议实务要点六、现代化远程会议的保密大型会议活动组织管理实用手册大型会议活动组织管理实用手册。

公司大型会议和活动组织管理办法

公司大型会议和活动组织管理办法

1 目的
为确保公司大型会议/活动的顺利进行,建立良好的企业文化氛围,不断提升企业文体活动的层次和品位,增进团队意识和凝聚力,特制定本办法。

2 适用范围
适用于公司及下属各分/子公司、基地。

3 定义
公司级大型会议/活动是指公司年会、生产经营大会、公司庆典、元旦晚会、职工运动会等。

4职责分工
4.1人资行政中心:负责公司大型会议及文体活动的组织管理;
4.2行政、党工办、工会:负责活动的统一策划、宣传、组织和安排,具体包括:负责编制公司级活动的年度计划;负责活动时间、活动场所及活动项目的策划布置;负责活动项目的经费报批;负责采购、保管活动器材和物品;负责制作活动专栏、影像等资料。

4.3公司各部门及下属各分/子公司、基地:根据公司会议和活动的需要,应积极协助做好各种活动的组织管理工作。

5管理要求
5.1大型会议及文体活动要严密组织,分工协作,精心实施,各参与者相互配合,保障活动各环节的顺利完成。

5.2活动组织过程应紧密结合公司实际,主题突出,内容健康向上,形式多种多样,场面欢快热烈、组织井然有序。

5.3公司文体、比赛活动要遵循“公开、公正、公平”及人性化的原则,重点强调“友谊第一、比赛第二”。

5.4组织部门在组织、记录每次活动的同时,还要求做好活动内容的拍照、宣传、
存档。

6 附则
本办法自下发之日起执行,解释权归人资行政中心。

7 附件
公司级大型会议/活动管理流程图
确定主题
编制方案/日程
确定参加人员范围
主持会议/活动
进行
会议/活动总结。

国企大型会议承办工作手册

国企大型会议承办工作手册

大型会议承办工作手册目录一、会议前组织工作准备: (2)(一)会议的发起: (2)(二)会议组织和机构: (2)(三)会议分工和责任: (2)二、会议承办主体流程: (2)(一)会议前期工作: (2)1参会客人的联系、函达及情况工作。

(2)2参会资料的准备。

(3)3会议场所的考察、落实工作。

(3)4参会资料的制作落实工作。

(3)5参会物品的情况落实工作。

(3)6参会人员用车情况落实工作。

(4)7财务预算整理,报公司领导审批。

(4)8拟定参会客人的详细接待、安排计划。

(4)9会议现场的工作安排。

(4)10会议现场外工作安排。

(5)11公司人员的仪容仪表要求。

(5)(二)会议中工作: (6)1检查工作。

(6)2迎接工作。

(6)3公司领导会面工作。

(7)4会场工作。

(7)5散会后工作。

(7)(三)会后工作: (8)1送机、送站参会客户工作安排。

(8)2宾馆门口迎送参会客人的安排。

(8)3结账工作。

(8)4联系参会客人平安到否工作。

(8)5会后公司内部总结会。

(9)6会后资料的整理。

(9)7制作参会人员名册。

(9)8资料、名册的存档与送达。

(9)一、会议前组织工作准备:(一)会议的发起:由会议发起人在会议前七天,向公司主管领导提交要举办会议的目的、内容、时间、地点、要求等书面申请。

(二)会议组织和机构:由公司领导层研究确定承办会议的组织机构,并明确会议的主责领导、组织机构和公司参加会议的人员。

会议组织机构一般设:总指挥、会务内勤组、会务外勤组、资料组。

各组成员一般由会议主题相关单位派出,必要时在全公司选调,一经明确,除特殊情况,会议期间各组成员应以会议工作为第一首要工作。

(三)会议分工和责任:由总指挥组织召开会议筹备工作分工会,明确各组职责和要求,指定各组负责人(组长),各组组长召开本组分工会,把每项工作落实到人。

二、会议承办主体流程:(一)会议前期工作:依照会议的整体流程对下列工作的进行落实,每天将各个小组工作情况及时准确的向会议总指挥汇报。

大型活动执行手册

大型活动执行手册

大型活动执行手册一、引言大型活动的成功执行离不开细致的策划和组织。

本手册旨在为组织者提供一份详尽的执行指南,以确保活动的顺利进行。

本手册包含了活动前、活动期间和活动后的各个阶段的重要事项和注意事项。

通过遵循本手册的指导,组织者能够更好地规划、组织和执行大型活动。

二、活动前准备1.明确活动目标和主题在策划大型活动之前,首先需要明确活动的目标和主题。

活动目标应该具体、可衡量,并与组织的宗旨和价值观相一致。

主题应该吸引目标受众,并与活动目标相契合。

2.制定活动计划制定详细的活动计划,包括活动日期、时间、地点、预算、参与人员、活动流程等。

确保计划的合理性和可行性,并根据实际情况进行适当的调整。

3.确定活动团队组建一个专业、高效的活动团队,包括活动策划人员、执行人员、志愿者等。

明确每个团队成员的职责和任务,并确保团队之间的良好沟通和协作。

4.制定预算根据活动计划制定详细的预算,包括场地租赁费、设备租赁费、人员费用、宣传费用等。

确保预算合理,并留有一定的备用资金以应对可能的意外情况。

5.寻找合作伙伴和赞助商通过与相关机构、企业或个人合作,寻找合作伙伴和赞助商,以获得资金、场地、设备等方面的支持。

与合作伙伴和赞助商签订合同,明确双方的权益和责任。

6.制定宣传计划制定全面有效的宣传计划,包括线上宣传、线下宣传、媒体宣传等。

利用社交媒体、网站、报纸、电视等渠道进行广告宣传,吸引更多的参与者和观众。

7.安全保障措施制定详细的安全保障措施,包括人员安全、设备安全、场地安全等方面。

确保参与者和工作人员的安全,并做好应急预案,以应对可能发生的突发事件。

三、活动期间执行1.场地布置根据活动主题和流程,合理布置场地。

确保参与者和观众能够方便地参与活动,并提供足够的座位、餐饮、卫生间等设施。

2.活动流程管理严格按照活动计划执行活动流程。

确保每个环节的顺利进行,并及时调整和解决可能出现的问题。

保持活动的节奏和秩序,提供良好的参与体验。

大型会议管理流程

大型会议管理流程

大型会议管理流程一、会前二个星期:1、综合管理部召开内部全体会议,成立基地大型会议筹备小组。

2、会上明确会议目的,确定具体的召开时间与会议举办地点。

3、原则上,基地大型会议筹备小组组长由综合管理部经理担任,分配具体工作。

4、会议筹备小组下设:领导组、秘书组、材料组、宣传组。

(附件1:职能图)文秘部落5、领导组:制定工作进度表(附件2),由组长统一控制会议筹备进度6、秘书组:A草拟会议通知,经审批后下发各部、中心.。

B回收会议通知回执,根据各部、中心参会人员名单制作会场座位图。

(附件3)7、材料组:A购置会场需要的会议设备及装饰物品。

(如横幅、花卉、音响设备等)B根据秘书组制作的会场座位图,制作与会人员的桌签。

8、宣传组:明确报道主旨,有针对性的进行会议的前期宣传报道。

二、会前一个星期:1、综合管理部召开筹备小组碰头会,由各组的负责人汇报一周以来的筹备落实情况。

2、领导组:A根据工作进度表的执行情况,对四个组的上周的筹备工作进行审核。

B在本周内确定此次会议的会议议程(如会议主持人选的确定、领导发言提纲的编写等。

)C最终确定会议的各类分发材料,将定稿交于秘书组,根据与会人数进行印制。

3、秘书组:A开始着手准备会议材料,进行大规模的印刷装订工作。

B制作会议签到本。

(附件4)4、材料组:A对会场内的音频、视频设备进行系统的调试,力求在会议召开时达到最佳视听效果。

B对会场内座椅的排放、横幅的挂钉、座签及一些装饰物品的摆放进行最后的确认,力求达到舒适美观的效果。

5、宣传组:A继续对本次会议进行跟踪报道三、会前3天1、会议筹备小组在组长的带领下,对会议的所有筹备工作进行验收。

2、验收过程中任何一个筹备环节出现了问题,由领导组迅速制定解决方案,其他各小组协力解决,确保会议按时正常的召开。

四、与会当日1、会议筹备小组全体成员在会前30分钟到会场,对各环节做最后确认,应对可能发生的突发情况。

2、秘书组:A负责会场门前的接待工作。

大型会议承办工作手册目录

大型会议承办工作手册目录

大型会议承办工作手册目录
一、会议前组织工作准备:
(一)会议的发起:
(二)会议组织和机构:
(三)会议分工和责任:
二、会议承办主体流程:
(一)会议前期工作:
1参会客人的联系、函达及情况工作。

2参会资料的准备。

3会议场所的考察、落实工作。

4参会资料的制作落实工作。

5参会物品的情况落实工作。

6参会人员用车情况落实工作。

7财务预算整理,报公司领导审批。

8拟定参会客人的详细接待、安排计划。

9会议现场的工作安排。

10会议现场外工作安排。

n公司人员的仪容仪表要求。

(二)会议中工作:
1检查工作。

2迎接工作。

3公司领导会面工作。

4会场工作。

5散会后工作。

(三)会后工作:
1送机、送站参会客户工作安排。

2宾馆门口迎送参会客人的安排。

3结账工作。

4联系参会客人平安到否工作。

5会后公司内部总结会。

6会后资料的整理。

7制作参会人员名册。

8资料、名册的存档与送达。

{会议管理}大型会议活动流程及操作手册绝版

{会议管理}大型会议活动流程及操作手册绝版

“李董有约”操作手册总体操作手册荣誉会地点:金凯悦酒店英雄宴地点:金凯悦宾馆活动时间:2011年7月9日参会人员:领导:李董、赵总及随行人员,分公司总经理室,各部门长分公司:前线部分员工机构:机构总及营销培训负责人业务员:李董有约入围业务员,上半年新晋升主管(04、05、06、08),南阳A大队全体人员,各机构A大队入围英雄宴人员,新机构业务员,南阳外勤30名“李董有约”工作组会议总指挥:周总会议总督导:罗亮经理荣誉会主持人:周总英雄宴主持人:欧利敏、崔志刚(暂定)3、各通道及拐角处指示牌的摆放;4、红地毯的摆放。

场内主席台——后勤组、设计组1、主席台鲜花及绿色植物装饰;2、演讲台台花及司旗布置;3、背景喷绘的悬挂;4、主席台条幅悬挂,四周墙壁条幅悬挂。

台下布置——资料组、节目组、酒店工作人员1、桌椅摆放;2、纯净水摆放;3、领导席纸笔摆放;4、各区域指示牌的放置;5、领导桌牌的放置;6、英雄宴桌牌放置。

奖品摆放——礼仪组礼仪站位——礼仪组设备调试——场控组、资料组(包括电脑,音响,投影仪、灯光)常强的经销商领域实战能力,是培训行业少有既担任过营销总监、销售副总、人力资源总监、又实际操盘经销商渠道市场的专家,黄老师多年来研究家电、快消品渠道改革和管理,研究金融、保险、地产等行业销售团队管理,并将管理经验升华,形成了一套独特的经销商及销售团队管理方法,并用于咨询、实践,创造了非凡业绩。

作为经销商领域的资深顾问,他帮助建材行业企业雷士照明(股票代码02222)进行渠道变革,突破瓶颈,成功操盘全国最大潜力市场浙江市场,对经销商企业进行公司化改造,对经销商老板管理技能、店面运营技能进行系统专业化辅导,使年销售额一年内从8000万变2.8亿,缔造了一个品牌神话,并与该企业全面合作,进行复制,帮助全国的经销商做大做强,迅速成为行业前三甲。

他曾带领团队,在经销商管理模式和销售渠道建设中自主创新,与猫人内衣通力合作,举办经销商各类培训会、忆苦思甜会、进行渠道的完美风暴,取得惊人业绩,2006年获得猫人总裁游林颁发的“最佳经销商管理顾问奖”。

(会议管理)大型会议组织规程

(会议管理)大型会议组织规程

大型会议组织规程一、会议筹备(一)前期准备1、制定会议方案,主要内容包括:会议名称、时间、地点、议题、出席人员、列席人员、邀请单位、日程安排、参观活动、表彰、材料准备、宣传报道、经费及其他有关事项等,并按程序报有关领导审批。

2、重要会议可指定会议秘书长,成立会议秘书处,开展会议组织工作。

拟定各会务小组人员名单、分工计划和会议期间领导接见、座谈、参观、表彰等重大活动的组织方案,按程序报会议秘书长审批。

3、制发《会议通知》,具体内容包括:会议名称、时间、地点、内容、参加人员、报名和报到要求、典型经验或发言材料的要求、有关部门及单位代表名额分配等。

《会议通知》按公文办理程序经有关领导审定后,一般以“明传电报”形式发出。

4、与会人员报名一般用传真形式,内容包括姓名、性别、民族、单位、职务。

5、起草并跟踪做好会议主要讲话稿、主持词及其他材料的准备工作。

6、列出会议印发材料清单,提出会议材料印制规格,按程序报批后,由专人负责送印。

7、制作会议代表、列席人员和有关人员的各种证件和座签。

8、重要会议要提出每次全体会议席次图、主席台席次图;如有全体合影,需提出第一排席次图和全体人员席次图;如有正式宴请,需准备餐桌座签,拟定分桌人员名单;根据需要,确定是否安排清真席。

(二)编印《会议指南》1、《会议指南》的主要内容:(1)会议日程安排,包括会议代表自报到之日起到会议闭幕止每日上午、下午及晚上的具体安排。

(2)住房安排,包括会议代表单位、姓名、职务、住房号及电话,是女性代表、少数民族代表的需注明。

(3)会议分组名单,包括会议代表总人数,各小组人数,各小组组成单位及部门名称,小组成员名单,小组召集人、联络员、会场。

(4)会议秘书处的组成,包括备会务小组成员名单、住房号及电话。

(5)会议注意事项、作息时间表等。

2、《会议指南》编成后,要按程序报批,并在认真核对、严格把关、准确无误的前提下付印。

印数按略多于会议代表总数掌握。

大型会议承办工作手册

大型会议承办工作手册

大型会议承办工作手册概述本手册旨在提供关于如何承办大型会议的指导和建议。

大型会议对于组织方来说是一项重要的任务,需要精心策划和高效执行。

通过本手册,您将了解到如何准备、组织和管理一个成功的大型会议。

目录1.准备工作确定会议目标制定会议议程确定参与人员和预算2.会议筹备选择合适的会议场地安排住宿和餐饮确定会议日期和时间筹备会议材料和设备3.会议执行主持开幕式负责现场管理和协调管理会议日程和时间安排协助会议演讲、讨论和活动4.会后总结汇总会议记录收集参会者反馈分享会议成果和总结报告完成会后评估和结算准备工作确定会议目标在承办大型会议之前,首先需要明确会议的目标和预期成果。

这将有助于指导后续的筹备和执行工作。

目标可以包括推广业务、分享最新的研究成果、提高行业的认知度等。

确保目标明确和具体,并建立相应的衡量指标。

制定会议议程会议议程是会议成功举办的关键。

在制定议程时,需要考虑到参与人员的需求和兴趣,确保议程内容具有吸引力和实用性。

议程应包括开幕式、演讲和讨论环节、休息和交流时间等。

确定参与人员和预算确定参与人员和预算是承办大型会议的重要步骤。

根据会议目标和议程,确定邀请的主要参与方,包括主讲人、嘉宾和与会代表等。

同时,确定会议的总预算,包括场地租赁、餐饮费用、物料费用等。

会议筹备选择合适的会议场地选择合适的会议场地是确保会议成功的重要因素之一。

考虑到与会人员的数量和需求,选择适宜的场地大小。

同时,确保会议场地设施完备、交通便利,并与场地方协商租赁合同。

安排住宿和餐饮对于来自远方的参会代表,提供合适的住宿和餐饮安排十分重要。

与附近酒店协商并预留足够的房间数量,同时与餐饮供应商订购餐食。

确保住宿和餐饮服务符合参会代表的需求和预算。

确定会议日期和时间根据会议议程和与会代表的可用性,确定会议的具体日期和时间。

最好在预定会场和住宿之前确定会议日期,以确保场地和房间的预留。

筹备会议材料和设备会议材料和设备是会议顺利进行的必备条件。

会议管理手册

会议管理手册

(一)会前准备1、确定会议目标2、明确预会者3、选择开会时间4、选择开会地点5、会场布置6、拟定议事日程7、会议通知8、会前审核(二)会中事务1、会议签到2、主持会议3、参加会议4、会场服务5、会议记录(三)会后工作1、会议简报2、会议记要3、检查催办1、会议目标必须书面列明2、会议目标必须切合实际3、会议目标必须具体而且可以衡量4、会议目标所表明的必须是“应实现什么",而非“应做什么"1、预会者人数不宜太多,双向沟通的会议普通以5-7 人为宜2、不要单纯问谁应当参加,而要问为什么参加.下面是应考虑的一些因素:(1)参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果?(2)这个人在中心议题的专门知识方面,是否确有需要或者能有所贡献?(3)这个人以前对这种情况,有没有经验,或者与所涉及的议题或者人物是否有特殊关系(例如代表某一特殊利益的小组) ?(4) 级别或者地位是否适合于这个小组?(下级职员和他们的上司在一起参加的时候,心理上常会不自然,以至于影响他们反应的质量和真实性。

)(5)假如要做决议,这个人是否能做(他不应是一个从属的人,这种人可能缺乏完整的全面知识和适当的权威)?(6)这个人是否具有行政或者法律责任来进行审查或者决定?(7)为匡助会议开得成功,这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势,提出一个不偏不倚的客观见解,或者发挥评论者或者媒介者的作用?(8)这个人的才干或者职责是否与其他预会者重复?(9)由于某种理由,这个人的出席是否会妨碍会议的总体成效?(10)是否时间、工作量及其他因素都能使预会者安心参加全部会议,而不是人在心不在?1、会议时间必须包括起止时间2、普通会议不要超过一个半小时1、普通性的会议或者是为时较短的会议,原则上应在预会者办公室附近召开,但是特殊重要的会议或者是为时较长的会议 ,则应选择远离预会者办公室的地方召开2、场地必须够大以便容纳预会者及视听器材。

公司大型宴会活动管理制度

公司大型宴会活动管理制度

公司大型宴会活动管理制度一、目的与原则本制度旨在规范公司举办大型宴会的各项活动流程,确保活动安全、有序、高效地完成。

我们遵循的原则包括:公开透明、合理预算、尊重多样性、注重体验、保障安全等。

二、组织架构设立专门的宴会策划小组,由来自不同部门的精英人员组成,负责整个活动从筹备到结束的全过程管理。

小组内部根据职责划分为策划、财务、后勤、宣传、安全等多个模块,各负其责。

三、预算管理活动预算需提前规划,明确各项开支,并留有适当的预备金应对突发状况。

所有费用支出需严格按照预算执行,超出预算部分必须经过高层审批。

四、场地与设施选择合适的场地是成功举办宴会的关键。

场地应符合宴会规模需求,配备必要的设施与服务,如音响、照明、舞台、餐饮服务等,并确保场地的安全合规性。

五、邀请与通知宴会邀请函应提前设计并发送,内容包含活动时间、地点、主题、着装要求等信息。

同时,通过公司内部通讯系统及时更新活动信息,确保每位员工都能收到通知。

六、菜单与餐饮根据宴会主题和参与人数精心设计菜单,考虑到食物多样性和特殊饮食需求,确保食品安全和质量。

餐饮服务需专业可靠,提供优质的服务体验。

七、安全保障制定详细的安全管理计划,包括消防安全、食品卫生安全、人员安全等方面。

必要时配备专业的安全人员和医疗急救措施,确保万无一失。

八、媒体与宣传通过合适的渠道对活动进行宣传,包括社交媒体、公司网站、新闻稿等。

活动现场可安排摄影摄像记录精彩瞬间,并在活动后制作回顾视频或图文报道。

九、反馈与评估活动结束后,收集参与者的反馈意见,对活动进行总结评估。

分析活动中的成功要素和不足之处,为以后的活动提供改进方向。

十、文件归档所有与宴会相关的文件资料,包括合同、账单、活动流程、反馈表等,都应妥善保存归档,以备后续查阅和使用。

大型会议活动策划方案手册

大型会议活动策划方案手册

大型会议活动策划方案手册目录1. 项目概述1.1 目标与背景1.2. 时间和地点1.3. 会议主题与议程1.4. 预算2. 组织与管理2.1. 组织架构2.2.沟通渠道与流程2.3. 人员招募与培训2.4. 团队协作与分工3. 会议策划3.1. 目标与主题3.2. 电子化会议方案3.3. 年度主题论坛3.4. 会议内容设计3.5. 演讲与演示安排3.6. 客户参与安排3.7. 社交活动设计3.8. 会议场地与设备3.9. 会议注册与签到3.10. 会务管理与支持4. 营销与推广4.1. 市场分析与定位4.2. 会议宣传与推广方案4.3. 社交媒体推广4.4. 媒体合作与报道4.5. 合作伙伴赞助4.6. 参展与展示5. 食宿与交通5.1. 会议酒店预订5.2. 航班与交通安排5.3. 餐饮与宴会安排5.4. 场地及设施运营管理6. 风险管理6.1. 风险评估与应对策略6.2. 保险与法律事务6.3. 安全与紧急管理6.4. 危机管理7. 总结与评估7.1. 活动总结与报告7.2. 反馈与改进1. 项目概述1.1 目标与背景本次大型会议活动的目标是为与会者提供一个良好的交流平台,促进行业内的合作和发展,并打造一个具有影响力的品牌活动。

我们的目标是通过有关专业领域的演讲、工作坊、研讨会和展览等活动来分享最新的行业动态、经验和最佳实践。

背景:近年来,随着行业的发展和技术的创新,全球范围内的大型会议活动越来越多。

这些会议不仅成为企业间交流合作的平台,还有助于推动行业的发展和进步。

因此,本次大型会议活动将汇聚全球的行业精英,引领行业发展趋势,推动行业的创新和协同发展。

1.2. 时间和地点活动时间:2023年10月15日至10月17日活动地点:XX会议中心(待确定)1.3. 会议主题与议程会议主题:创新与协同:共创行业未来会议议程:(详细议程待确定)1.4. 预算本次大型会议活动的预算为XXX万元,其中包括场地租赁、设备租赁、演讲嘉宾费用、宣传推广费用、人员费用、食宿费用等。

大型活动指导手册会议篇

大型活动指导手册会议篇

大型活动指导手册会议篇大型活动指导手册:会议篇目录:一、前期准备1. 确定会议主题和目标2. 筹备会议场所和设施3. 邀请参会人员4. 分配会议组织团队二、会议筹备1. 制定会议议程2. 确定演讲嘉宾和议题3. 确定会议材料和文具4. 安排会议用餐三、会议流程1. 会议开幕式2. 主题演讲3. 分会场或小组讨论4. 闭幕仪式四、会议后续工作1. 撰写会议纪要2. 发放参会证书3. 进行会后调研4. 学习总结和改进会议一、前期准备1. 确定会议主题和目标在筹备大型会议之前,首先要明确会议的主题和目标。

主题应与会务活动的性质相符,并能吸引到相关领域的专业人士参与。

目标可以是促进交流合作、推动产业发展或分享最新的研究成果等。

明确主题和目标有助于确定后续的筹备工作。

2. 筹备会议场所和设施根据预计的参会人数确定会议场所,并确保场地具备足够的座位和设备,如投影仪、音响设备等。

同时,还要考虑会议期间可能需要的附加设施,如翻译设备、展示区等。

3. 邀请参会人员根据会议的主题和目标,制定参会人员邀请名单,并保证邀请的人员能够对会议有所贡献或受益。

邀请参会人员可以通过邮件、电话或社交媒体等方式进行。

4. 分配会议组织团队成立一个专门的组织团队负责会议的筹备工作。

该团队应包括会务、物资、宣传等相关方面的人员,确保筹备工作高效有序地进行。

二、会议筹备1. 制定会议议程根据会议主题和目标,制定一个合理的会议议程。

议程应包括开幕式、主题演讲、各个分会场或小组讨论等环节,并确定每部分的时间安排。

在制定议程时要充分考虑会议参与者的需求和兴趣,以确保会议内容吸引力和参与度。

2. 确定演讲嘉宾和议题邀请相关领域的专家学者或业界知名人士担任演讲嘉宾,并确定他们的演讲议题。

演讲嘉宾的选择应有针对性,能够为参会人员带来新的见解和观点。

3. 确定会议材料和文具根据会议议程和内容,制作相应的会议材料,如会议手册、PPT模板等。

同时,确保会场提供充足的文具,如笔、纸等,以满足参会人员的需要。

大型活动会议规章制度

大型活动会议规章制度

大型活动会议规章制度第一章:总则第一条为了规范大型活动会议的举办,确保会议顺利进行,保障所有参与者的权益,制定本规章制度。

第二条大型活动会议主办方应当遵守本规章制度,严格执行会议规定,确保会议的顺利进行。

第三条参加大型活动会议的人员应当遵守本规章制度,维护会议秩序,保障会议的安全。

第四条大型活动会议分为开场、正式会议、休息和闭幕式四大环节,每个环节都应当遵守本规章制度。

第五条大型活动会议的规章制度适用于所有参加大型活动会议的人员,包括主办方、嘉宾、工作人员和参会者。

第二章:开场环节第一条大型活动会议在开场环节应当准时开始,参会人员应当提前到场。

迟到者应当在会议进行到一定程度后方可入场,不得妨碍会议顺利进行。

第二条开场环节应当进行致辞,介绍本次会议的背景和目的,宣布会议日程安排。

第三条主持人应当引导参会人员严肃认真,倾听开场致辞,不得打扰会议秩序。

第四条参会人员应当尊重主持人和致辞人,保持纪律,遵守规章制度。

第三章:正式会议环节第一条正式会议环节应当严肃认真,参会人员应当专心听取演讲内容,积极参与讨论。

第二条在正式会议环节,不得私下交谈,不得打扰演讲者,不得做出扰乱会议秩序的行为。

第三条在讨论环节,参会人员应当尊重他人意见,积极表达自己观点,不得出现争吵和冲突。

第四条正式会议环节结束后,主持人应当总结会议内容,展望未来,宣布休息时间和闭幕式安排。

第四章:休息环节第一条休息环节是让参会人员放松、交流的时间,不得进行商业活动或倡导政治言论。

第二条参会人员在休息环节中应当保持秩序,不得大声喧哗,不得占用他人座位,不得在会场内吸烟。

第三条参会人员应当尊重他人私人空间,遵守公共秩序,不得干扰他人休息。

第五章:闭幕式环节第一条闭幕式环节是对本次会议的总结和展望,参会人员应当全程参与,听取闭幕致辞。

第二条在闭幕式环节中,不得提前离场,不得嘈杂喧哗,不得打断闭幕致辞。

第三条参会人员应当在闭幕式结束后有序离场,保持会场整洁。

大型活动操作手册

大型活动操作手册

大型活动操作手册会议操作手册为了规划会议流程,避免会议操作中出现疏漏,特制定如下会议操作流程,可根据会议规模调整繁简,或:一、制定工作行事历:制定工作行事历是所有会议准备的基础二、会议分组:会议分组是所有工作中的关键,是工作忙而不乱的基础。

会议分组一般为:总协调人、文字组、场地组、总务组、礼仪组、音响灯光组、安全组、品牌宣传组、接待组、流程组、节目组、预算组三、总协调人:(一)制定会议主题(二)制定会议流程追踪点(三)追踪所有会议流程中四、文字组:(一)约请发言人(二)会议整体方案的拟写(三)选定会议主持人(四)主持人串词编写(五)重要人员讲话的讲话稿(六)相关场地布置的文字内容(七)参会人员会议资料的提前准备(八)大型会议须编制会议手册(含会议主题、时间、地点、内容、流程、纪律、路线、注意事项等内容)(九)会议通知的下发五、场地组:提前提出并修订布置方案(一)会议场地租赁:1.一般提前半个月至一个月2.一定和要求的人数、环境相符3.注意场地布置的要求:如是否能粘、挂、钉4.是否要求相关娱乐设施(二)会议场地布置:联系相关设计公司或礼仪公司1.外部:(1)楼体条幅或喷绘(2)飘空气球(附条幅)(3)场外条幅(4)指引牌(5)展架、展台等的联系制作(6)室外活动如果舞台较高,应配置两侧的台阶(7)展架、展台、展厅所用桌椅、台布等物品2.场内:(1)背景板(2)主席台及司仪台的装饰、台花的准备(3)整场鲜花布置(4)两侧条幅或标语(5)茶水安排(6)座位形式安排六、总务组:(一)各种奖牌、奖状、证书的准备(二)赴外地开会人员的机票、车票订购(三)购买统一服装(四)各种活动所需道具、用品、奖品(五)参会人员的礼品购置(六)会议常用药品(七)会议用白板、白板笔、投影仪、电脑、配电盘等的准备(八)会议资料的分发(九)参会人员的胸卡(十)摄影、照相设备及人员的安排七、礼仪组:(一)挑选礼仪人员:服饰一般为两种,旗袍式、工作服式(二)进行礼仪培训(三)相关物品:服装、剪刀、托盘、彩带、礼仪人员授带(四)挑选相关人员在流程中鸣花炮、喷彩花等(五)参会人员签到或人员进场检票:签到台工作人员、签到册、签到表、签到台台签(六)所有进场人员礼品的发放(七)参会人员桌签的安排(八)贵宾、主持人、上台讲话人员的胸花八、音响灯光组:(一)根据会议流程挑选会前、会中、会后音乐(二)购买音乐碟(三)联系音响师、灯光师落实工作安排(四)现场提问人员、主席台、演讲台等所需麦克风,以及贵宾所须胸麦九、安全组:(一)挑选保卫人员(二)注意会议中的消防设施、安全门等设备的安全性(三)入场出场的安全保卫工作(四)入场出场的门票检查十、品牌宣传组:(一)宣传版面、电视广告时段的预订(二)宣传稿件、电视广告片的撰写、制作(三)宣传印刷品的设计制作(四)宣传印刷品的发放(五)广告按期投放(六)现场专人接待媒体工作人员(七)现场记者提问所须无线麦克风(八)媒体工作人员的纪念品购买及赠送十一、接待组:(一)请柬的购买、填写及递送(二)房间预订、住宿房间安排、房间温馨卡或会议流程提示卡(三)餐标、菜品、酒水的提前约定(四)重要与会人员的礼品购置(五)和重要与会人员的到离场时间沟通并索取联系方式,制定接送计划表,进行统筹安排(六)安排专人进行现场接待,接待时准备统计表,统计参会人员在会议前一天晚上是否用餐,发放早餐券或自助餐券,以及离开本地的交通方式,是否需要统一订票,核实联系方式(七)会议接站准备姓名提示牌(八)提前订购外地人员离开本地的机票、车票(九)会议前重要人员的休息厅、茶水(十)提前通知参会人员会议的主题、流程、地点(十一)会议重要人物接站时准备手捧鲜花(十二)通知酒店,会务工作人员需要提前一天【也可根据到会人员的情况而定】进驻酒店并准备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。

大型活动安全管理手册

大型活动安全管理手册

大型活动安全管理手册【大型活动安全管理手册】活动简介:大型活动是在特定场地举办的规模较大的集体性活动。

为了确保活动的顺利进行和参与者的安全,一个全面、科学的安全管理手册至关重要。

本安全管理手册旨在提供针对大型活动的安全管理准则,帮助组织者制定详细的安全计划,确保活动的顺利进行及参与者的安全。

第一章:活动前期准备1. 全面评估风险:对活动场地、设备及活动内容进行全面的风险评估,确定可能出现的安全隐患。

2. 活动策划与组织:制定活动策划方案,明确活动目标以及安全管理的具体措施,成立活动组织团队,明确各自的责任。

3. 资金和保险:确保活动筹备经费充足,并购买适当的活动保险,以应对可能发生的意外事故。

第二章:场地安全管理1. 场地选择与准备:选择合适的场地,确保场地符合安全要求,包括消防安全、通行道路、安全出口等。

2. 现场布置与标识:合理布置现场,设置明显的标识和指示牌,方便参与者了解安全通道、紧急出口等重要设施。

3. 安全设施与应急措施:确保有足够的安全设施,如消防器材、医疗急救设备,并建立健全的应急预案。

第三章:人员管理与培训1. 工作人员招聘与培训:对工作人员进行招聘、背景调查和培训,确保其具备相应的专业知识和技能,如消防知识、急救技能等。

2. 志愿者管理:招募和培训能够胜任工作的志愿者,为其提供明确的工作指引和安全操作培训。

3. 人员出勤与交接:制定人员出勤制度,保证工作岗位能够得到及时补充;确保交接过程中的信息传递完整准确。

第四章:安全意识与宣传1. 参与者安全须知:向参与者提供参与活动的安全须知,包括遵守规则、保持警惕、合理用餐等,并在现场设置安全提示牌。

2. 宣传与教育活动:通过媒体、社交网络等渠道宣传活动安全知识,举办安全培训和应急演练,提高大众安全意识。

3. 事件管理与报告:建立健全的事件管理机制,及时报告并处理活动中发生的安全事件,以避免类似问题再次发生。

第五章:应急管理与处置1. 应急预案制定:结合风险评估和现场特点,制定详细的应急预案,包括灾难性事件的处置、人员撤离等方案。

大型会议活动组织管理流程

大型会议活动组织管理流程

大型会议活动组织管理流程任何一个大型会议活动策划方案,其会议管理都可分为五大步骤:会前准备、会议开始、会议进行,会议总结以及跟踪执行。

常言道,会务管理是核心,活动管理是目标。

因此,要想成功举办一场大型的会议活动,前期的会议策划是关键。

所谓会议策划,它是一种资源的整合与配置过程,都是在控制会议风险的基础上,使会议效果最佳。

要想会议开得好,风险控制早做到。

大凡一场会议活动最可能出现的失误,在不同的会议阶段有不同的表现。

比如:1、会前准备:会议主题和日程及任务分配不明确,参会人员毫无针对性,参会人员也准备得不充分。

2、会议开始:会议程序太过繁复冗长,主持人能力有限,主题变动随意,而且参会人员的层次参差不齐。

3、会议进行:会议讨论消极沉闷,甚至超出议题范围,会议过程拖沓,常常表现为议而不决。

4、会议总结:会议效果不明显,工作安排没有针对性,也没有条理清晰的会议总结。

5、跟踪执行:经常是那完那了,根本没有及时有效的后续工作跟进和信息反馈。

会议本身是一个很重要的管理工具和手段,通过会议策划,可以很好地对会议中的各个细节严格把关。

犹如项目管理一样,需要进行不断地监控、不断地调整、不断地跟进,以确保项目及时、出色地完成。

比如会议准备方面的策划,涉及到会议目标的设立、与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的拟定、会议通知的派发等等。

不仅如此,会场布置检查的重点、预订会议地点的重点考虑项目、签订书面合同时的注意事项、烘托良好的会议氛围的技巧、会务管理人员分组、与会人员分组需注意的事项、会议证件的制作、会议纪念品、奖品的制备、会议名册的编制、开会前24小时的验收项目、开会前12小时的检查工作细则,以及会务物品准备的名细等等,都非常重要。

范文:大型会议活动策划方案日前,我参与了一项“中国人口健康援助工程”系列活动的项目策划。

作为该项目的主要策划人和执行督导,我深深感到,要成功举办大型的会议活动,必须让全体工作人员和与会代表明确该项活动的目的和意义。

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大型会议活动组织管理实用手册第1章国际性大型会议的组织管理第一节国际性会议的特点一、国际性会议与国际会议的区别二、国际性会议的特点三、国际性会议的基本准则第二节国际性会议的主要种类一、按内容划分二、按与会者划分三、按性质划分第三节国际性会议的准备工作一、建立会议筹备机构二、订立议事规则三、确立会议议题和议程四、选定会议地点五、明确出席对象与范围六、规定正式语言与工作语言七、发出会议邀请或通知八、作好接待准备九、安排和布置会场十、聘请翻译大型会议活动组织管理实用手册第四节国际性会议的会间工作一、迎接、报到和签到二、选举或协商产生会议的领导机构三、受理动议四、报告和讨论五、表决六、举行签字仪式七、签署会议记录第五节国际性会议的善后工作一、发布会议文件和会议消息二、会议文件的归档第六节国际性会议的礼宾次序和国旗的升挂一、国际性会议的礼宾次序二、国际性会议中国旗的升挂大型会议活动组织管理实用手册第十七章其他各种会议的组织和管理第一节法定性代表大会的管理一、法定性代表大会的含义和特点二、会议实务要点第二节听证会的组织管理一、听证会的含义、意义和特点二、听证会主体三、听证会实务要点第三节办公会的组织管理一、办公会议的含义和特点二、办公会议实务要点第四节报告会的组织管理第一章会展活动的含义与类型第一节会议的含义及基本类型划分一、会议的基本含义二、会议的基本类型三、我国曾经举办过的几个有代表性的会议筒介大型会议活动组织管理实用手册第二节展览的含义、特点及类型一、展览的含义二、展览的特点三、展览的基本类型四、典型展览案例介绍第三节典型特殊活动一、特殊活动的定义二、特殊活动的分类三、典型特殊活动案例介绍第四节会展活动的特征及其社会经济效应一、会展活动的特征二、会展活动与会展产业三、会展活动的社会经济效应四、博鳌亚洲论坛催生财富效应案例第五节会展活动的学科特点一、展鉴组织者需掌握知识二、会展中心需掌握知识三、展会成功运作相关知识大型会议活动组织管理实用手册第二章会展活动的历史与布局第一节世界会展活动发展历史一、原始阶段二、古代阶段三、近代阶段四、现代阶段第二节中国会展活动发展历史一、会展活动出现到建国前期二、建国后到改革开放前三、改革开放后至今第三节世界会展活动地区布局一、欧洲地区的会展活动布局二、北美地区的会展活动布局三、非洲地区的会展活动布局四、亚洲地区会展活动布局五、大洋洲会展活动布局第四节中国会展活动地区布局一、北京二、上海三、广州四、大连五、深圳六、中国会展活动地区布局总结大型会议活动组织管理实用手册第三章会展活动的行业管理模式第一节境外会展行业管理模式一、德国和法国的行政干预模式二、新加坡和日本的政策扶持模式三、中国香港市场运作模式四、总结第二节我国会展活动管理体制变迁及改革方向一、我国会展管理体制的历史变革二、审批制的会展管理体制的弊端三、会展管理体制的改革方向第三节构建我国会展管理模式一、会展业中的政府职能定位二、会展行业协会的职能三、会展企业的宏观管理模式与政策取向大型会议活动组织管理实用手册第四章会展活动的基本流程第一节会展管理的基本流程第二节会展前期准备工作一、组展商的会展前期准备工作二、参展商前期准备工作第三节会展现场管理工作一、组展商会展现场的管理二、参展商的会展现场管理工作第四节会展后续工作一、会展评估二、会展总结第五节参展计划表与展览方案制定一、参展商参展计划表二、如何制定展览方案大型会议活动组织管理实用手册第五章会展中心的现状和发展前景第一节国内外会展中心现状一、世界各国会展中心概况二、国外会展中心的特征三、国内会展中心发展概况四、我国会展中心发展过程中存在的问题第二节会展中心的构成一、展览部分二、展览辅助场地三、会议部分四、会议辅助场地功能要求五、室外展场、广场和车位部分六、会展中心的智能化信息系统第三节会展中心的选址和经营一、会展中心的选址原则二、会展中心组织结构三、会展中心的业务构成大型会议活动组织管理实用手册第四节我国会展中心的发展思路一、市场化是我国会展中心发展的必然趋势二、会展中心市场化道路选择第五节我国会展展馆简介一、中国各地展览中心一览表二、中国部分会展场馆介绍第六章中国会展经济的对外开放第一节世界会展经济的跨国发展一、世界会展经济跨国发展的历史背景二、世界会展经济的跨国发展第二节中国会展经济对外开放的现状一、中国会展经济对外开放的历史背景二、中国会展经济的对外开放现状第三节入世对我国会展业的机遇和挑战一、+ 的主要职能和+ 协议的主要内容二、服务贸易的对外开放以及入世对我国会展业的要求三、入世给我国会展业带来的机遇和挑战,大型会议活动组织管理实用手册第四节扩大会展业对外开放的措施一、制定正确的“走出去”战略,积极参与国际竞争,占领国际市场二、加快企业集团化经营,形成一批有国际竞争力的会展公司第七章会展活动危机管理第一节危机的概念及特点一、什么是危机二、危机的特点第二节危机对会展产业的影响分析一、几例典型的危机事件对会展业的影响二、危机对会展业影响的综合分析,第三节会展业危机管理-一、危机管理理论-二、会展业具体危机管理措施第四节会展业危机管理宏观构架一、政府二、会展企业三、会展行业协会大型会议活动组织管理实用手册第八章会展与旅游第一节会展业与旅游业渊源追溯一、会展业与旅游业的渊源关系二、会展与旅游的结合第二节会展业与旅游业的深层联系一、行业发展的依存性二、发展过程的相似性三、行业特点的共通性第三节会展业与旅游业的互动发展一、资源整合的放大效应二、形象提升的品牌效应三、人才优势的互补效应大型会议活动组织管理实用手册第九章会展与跨文化交流第一节会展与文化一、文化的概念二、会展中的文化特征第二节会展与交流一、交流的概念二、经典案例分析三、沟通技巧第三节会展与跨文化传播一、跨文化传播的概念二、会展中的跨文化因素大型会议活动组织管理实用手册第十章会展策划与营销管理第一节会展立项策划一、收集市场信息二、展览题材的选定三、展会项目立项策划四、展会立项策划书内容第二节会展项目可行性分析一、市场环境分析二、展会项目生命力分析三、展会执行方案分析四、展会项目财务分析五、各种风险预测六、展会项目立项可行性研究报告大型会议活动组织管理实用手册第三节会展品牌形象策划一、展会品牌形象定位二、创立展会品牌形象三、规划展会的品牌识别四、展会品牌传播五、展会品牌资产的积累第四节会展成功实施方案策划一、指定展位承建商二、指定展会运输代理三、指定展会旅游代理四、编制参展商手册五、建立展会专门网站第五节会展相关活动策划大型会议活动组织管理实用手册一、策划展会相关活动的目的和原则二、专业研讨会和技术交流会三、行业会议四、产品发布会和产品推介会五、表演、比赛及其他相关活动第六节招展策划与展位营销一、建立目标参展商数据库二、展区和展位划分三、招展价格确定四、展会招展函五、招展方案六、展位营销办法第七节招商策划与展会宣传推广一、区别对待展会招商与宣传推广二、展会通讯与观众邀请函三、展会招商方案策划四、展会宣传推广计划大型会议活动组织管理实用手册第八节会展服务与现场管理方案一、展会服务二、展会开幕方案策划三、专业观众登记方案四、展会现场工作方案第九节会展客户关系管理计划一、展会客户关系管理的基本内容二、客户价值和关系的盈利性三、开发新客户四、留住老客户五、与客户合作双赢第十节会展时间管理方案一、会展时间管理的基本方法二、展会招展时间管理三、展会招商时间管理四、展会宣传推广时间管理五、展会服务及筹展撤展时间管理六、会展整体进度时间管理大型会议活动组织管理实用手册第十一节会展中危机管理一、会展危机管理的基本内容二、会展危机预警三、危机中的媒体管理四、危机中的沟通管理五、危机反应管理六、危机恢复管理第十二节会展组合营销与展后总结一、不同产业环境中的展会的营销策略二、不同发展定位的展会的竞争策略三、不同发展阶段的展会的营销策略四、展后总结大型会议活动组织管理实用手册第十一章会展经济发展和会展城市报告第一节世界会展经济发展和中国会展经济发展趋势一、世界展览业的发展趋势二、美国展览业发展大趋势三、整合我国会展业势在必行第二节中国会展产业形势报告一、年中国会展业发展报告二、我国会展业发展的必由之路第三节会展与城市的关系一、会展对城市发展的作用二、会展城市发展的定位与条件三、中国会展城市发展的格局四、奥运会对北京城市发展的作用五、世博会与推动上海社会发展第四节中国会展城市报告一、北京:中国展览中心的“元素分离与定位”二、上海:迈向世界会展城市的“洗心革面”三、广州:世界知名会展城市的“成长嬗变”四、香港:辉煌重现催生“新会展运动”五、大连:阵痛下的“重新构建”六、深圳:特区的“会展特区”七、杭州:会展、旅游、休闲的“三位一体”八、重庆:打造会展旅游新概念九、沈阳:东北会展的中心城市十、南京:东承西接中的游离与把握十一、温州:制造业的“展会制造”十二、义乌:为市场把展会进行到底十三、宁波:会展城市“新宠”十四、青岛:深掘产业和区位优势“会展矿藏”十五、天津:打北京会展的“侧边球”十六、成都:西部会展的领头羊十七、昆明:“节庆会展”演赛并进十八、西安市:西部会展旅游城市的“明珠”十九、福州:打出海峡牌二十、长春:以产带会,以会促产,铸造北方会展名城二十一、合肥:区域会展的“长征路”二十二、厦门:以展促资、以资带商、以商兴市二十三、连云港:苏北会展领航者二十四、海南博鳌:亚布力的东方达沃斯大型会议活动组织管理实用手册第五节世界重要会展城市发展概要一、德国会展业发展情况二、法国会展业现状及展望三、俄罗斯展览业现状四、意大利展览会兴旺发达第二篇会议成功运作管理第一章会议概述第一节会议的概念一、会议是一种群体性的活动二、会议是一种围绕特定目标而开展的活动三、会议是一种组织有序的活动四、会议是一种以口头交流为主要方式、以书面交流和声像交流以及其他交流手段为辅助方式的活动第二节会议活动的基本要素一、主办者二、与会者三、会议议题四、会议的结果五、会议的时间六、会议的地点七、会议的方式第三节会议的作用与分类一、会议的作用二、会议的分类三、会议范围的界定四、大型会议活动的程序大型会议活动组织管理实用手册第二章会议的成功策划第一节目标和任务的策划一、会议目标和任务的含义及作用二、会议目标和任务策划要注意的问题第二节会议议题的策划一、会议议题策划的要求二、议题的形式三、议题的提出、汇总与审查四、议题的决定和处理五、其他应当注意的事项第三节会议性质、规模和参加对象的策划一、会议性质的策划二、会议参加对象的确定三、会议规模的策划四、会议方式的策划第四节发言人与发言方式的策划一、发言的方式二、申请发言的程序三、确定发言人及其发言方式要注意的问题第五节时间与地点的策划一、会议时间的策划二、会议地点的策划第六节会议名称和编组的策划一、会议名称策划技巧二、会议编组的策划第七节会议议程、日程、程序的策划一、安排会议议程二、安排会议日程三、安排会议程序四、议程、日程和程序的联系与区别第八节会议公关和宣传的策划一、会议公关和宣传的意义和作用二、会议公关和宣传的时段三、会议公关和宣传的方法第九节会议活动策划书的编写大型会议活动组织管理实用手册第三章会议的组织领导第一节会议活动组织和领导的目的和内容一、会议组织和领导的目的二、会议的组织和领导主要任务三、会议的领导与管理体系第二节会务工作要求一、准备充分二、责任明确三、服务周到四、确保安全五、节俭高效第三节会议活动规则的制定一、制定议事规则的意义二、议事规则的基本内容三、议事规则的种类四、议事规则的确定与修正五、制定议事规则应当注意的几个问题六、集中式议事规则的格式第四节会议控制一、会议控制的目的二、会议内容控制三、会议规模和范围控制四、会议地点控制五、会议时间控制六、会议经费控制第五节会议保密管理一、会议保密管理的目的和意义二、会议保密管理的内容三、会议保密管理的原则第六节会议活动领导者基本要求一、政治素质要求二、专业知识要求三、工作能力要求性灵活运用的能力第七节会议活动组织者基本要求一、文化和知识面二、协调能力三、判断和决策能力四、时间观念五、责任心六、精神境界大型会议活动组织管理实用手册第四章会议的准备工作第一节制发会议通知一、会议通知的作用二、会议通知的种类三、会议通知方式四、会议通知的内容五、会议通知的书面格式六、回执或报名表七、制发会议通知的注意事项第二节制作会议证件一、会议证件的种类和作用二、会议证件的格式三、会议证件的式样四、会议证件制作的几点注意事项第三节准备会议的物品与设施一、会议用品和设施的作用二、会议用品和设施的种类三、准备会议用品与设备的要求第四节预算和筹集会议经费一、会议经费的预算二、会议经费的筹措第五节其他文字材料的准备一、会议活动须知二、会议活动材料三、会议活动证件票据第五章会议的场地布置第一节会场布置一、会场布置的任务和意义二、会场座位格局设计和安排三、座区划分与座位排列第二节会场装饰一、会场装饰的作用二、会场装饰的主要内容第三节主席台的布置一、主席台的座位格局二、讲台三、揭幕架四、话筒五、休息室六、主席台的座次安排七、座位标识八、会前检查九、检查的方式第四节场地设计和安排范式第五节会标、国旗和饰物的布置技巧一、会标的悬挂二、标语的悬挂三、徽铭人像的悬挂四、旗帜的悬挂和插放五、饰物的布置六、人员的布置七、声、乐、舞的布置第六节音响、灯光及其他设备的布置技巧一、音响设备二、灯光设备三、空调设备四、饮用品大型会议活动组织管理实用手册第六章会议的接待和迎送第一节会议接待的作用和原则待的作用二、会议接待的特征三、会议接待工作的原则第二节会议接待的准备一、收集与会者的情况二、拟订接待方案三、学习接待知识,培训接待人员四、落实接待事项第三节接站与引导一、接站二、引导第四节报到、签到与看望一、报到与签到的联系与区别二、报到工作三、会议签到的作用四、会议签到的方式五、看望第五节会间活动的安排和管理一、安排食宿和作息时间二、文艺招待和参观游览三、返离工作管理第六节会议接待和迎送的礼节一、一般性礼节二、会议活动迎送礼节的区别三、迎送地点和位置的礼节四、迎送时间和献花礼节五、通道与休息室的准备六、免检与专检待遇七、迎送人员的礼仪八、迎送交通工具与排位顺序九、会议活动陪同礼节大型会议活动组织管理实用手册第七章会议的住宿和通讯管理第一节会议活动的住宿安排和管理会议活动住宿安排第二节会议活动的通讯管理一、有线通讯二、无线通讯三、其他通讯第八章会议的餐饮管理第一节会议餐的安排和管理第二节会议活动的中餐宴请安排一、席次确定和布置二、席位的安排三、菜式四、祝酒或敬酒五、上菜六、吃菜七、音乐伴奏第三节会议活动的西餐宴请安排一、席次的确定和布置二、席位的确定和安排三、菜式四、祝酒敬酒与酒水五、水果六、上菜七、吃菜第九章会议经费管理和会议检查第一节会议活动经费管理一、会议活动经费预算二、会议活动经费决算第二节会议活动的检查和落实一、会议活动场地检查二、会议活动文字材料检查三、会议活动食宿检查四、会议活动其它情况检查大型会议活动组织管理实用手册第十章会议活动期间的会务工作第一节会议记录一、会议记录的作用二、会议记录的种类三、书面会议记录的内容四、书面会议记录的方法五、会议记录的书面格式六、会议记录的要求第二节会议简报的制发一、会议简报的作用二、会议简报的编写方法三、会议简报的格式四、会议简报的编发程序第三节会议期间的值班工作一、会议期间值班工作的主要任务二、会场值班三、住地值班第四节会议议案和提案的处理一、议案和提案的含义及异同二、提案和提案提出人三、议案和提案的处理程序第五节会议选举和表决的处理一、选举与表决的含义和要求二、选举和表决的规则三、选举和表决的准备四、选举和表决的程序大型会议活动组织管理实用手册第十一章会议文件的写作与处理第一节会议文件的含义和作用一、会议文件的含义二、会议文件的作用第二节会议文件的分类一、按会议文件的功能划分二、按会议文件的行文方向划分三、按会议文件的保密要求划分四、按会议文件的稿本性质划分五、按传播方式来划分第三节会议文件写作与处理的基本要求一、准确体现会议的目标和宗旨二、全面真实反映客观实际三、符合会议程序和规则四、有助于提高会议的效率五、确保安全六、便于立卷归档和永久保存第四节会议文件的名称和用法一、决议二、决定三、会议纪要四、会议公报五、公告六、议案七、会议报告八、章程九、条例十、规定十一、办法十二、实施细则十三、合同十四、条约十五、公约十六、协定十七、议定书十八、备忘录十九、宣言、声明二十、开幕词二十一、闭幕词二十二、讲话二十三、主持词第五节会议文件的格式一、会议文件系列编号二、份数序号三、保密要求四、标题五、稿本性质六、题注七、作者或报告人姓名八、称呼或主送机关九、正文十、落款、签署、盖章十一、成文时间十二、封面第六节会议主要文件的结构与写法一、决议的结构二、决定的结构三、会议纪要的结构四、公告的结构五、会议报告的结构六、开幕词、闭幕词的结构七、章程、条例、规定、办法、细则的结构大型会议活动组织管理实用手册第七节会议文件处理的主要环节一、审核二、确定印刷份数三、缮印四、校对五、登记六、装封七、分发八、会议文件收集九、会议文件立卷和归档第十二章会议活动的摄影和文娱安排第一节会议活动的着装一、会议活动人员服装三、会议活动人员鞋子第二节会议活动的摄影一、会议活动合影二、会议活动摄影场地选择三、会议活动摄影批次四、会议活动合影人员确定和排位五、会议活动摄影设备第三节会议活动的文娱活动安排一、会议活动文娱节目二、会议活动体育项目第四节会议活动的礼物一、会议活动礼物性质二、会议活动礼物送受第十三章会议的宣传报道第一节宣传报道的原则和内容一、确定宣传报道原则二、确定新闻媒体数量和人数三、确定宣传报道形式和内容第二节会议活动的采访一、主题采访二、专题采访三、随队采访和管理四、新闻发布会记者招待会第三节会议活动的新闻刊播一、审核刊播内容二、收集刊播内容第十四章会议的安全和卫生工作第一节会议活动的场地安全保卫一、主台中心区域的安全二、主台中心以外区域第二节会议活动的住地安全保卫一、房间内安全二、文娱体育活动场地三、住地外围第三节会议活动的交通安全一、车辆安全管理二、线路和行驶管理三、停车场安全管理第四节会议活动人员安全规格一、甲级二、乙级三、丙级第五节会议活动的医疗卫生工作二、会议活动卫生防疫大型会议活动组织管理实用手册第十五章会议收尾工作第一节会议活动成事文字的制发一、有决议事项二、无决议事项三、会议活动纪要第二节会议活动的清场一、退场和清理二、临时建筑物的拆卸三、会议活动文字材料、物品入库第三节会议活动总结表彰一、总结二、表彰三、会议活动经费结帐一、报告会的含义和特点二、报告会实务要点第五节学术研讨会和座谈会的组织管理一、学术研讨会二、座谈会组织管理要点第六节现场会的组织与管理一、现场会的含义和特点二、现场会实务要点第七节现代化远程会议管理一、现代化远程会议的含义和特点二、现代化远程会议的作用三、远程电话会议实务要点四、远程电视电话会议实务要点五、远程计算机网络会议实务要点六、现代化远程会议的保密大型会议活动组织管理实用手册大型会议活动组织管理实用手册。

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