2015大型会议接待方案

2015 大型会议接待方案

第 1 篇：大型会议接待方案 (一)会议接待方案的含义 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文 案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议 总体方案的附件。

(二)会议接待方案的基本内容 1．接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协 办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席) 、参展单位、客商、普通观众以及媒 体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份 参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何 接待，即接待的缘由、目的和意义。

2．接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议 目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

3．接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的 身份，以及主办方安排的食宿标准等。

4．接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、 参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

5．接待日程。写明各项接待活动的日程安排。

6．接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设 置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅 游、返离时的票务联系等工作。

7．接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观 看文艺演出等的支出， 涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。 对外公布的接待方案一 般不写这一部分的内容。

第 2 篇：大型会议接待方案

一、会前准备工作

1、组织会务班子、

2、发出会议通知。

3、印刷会议日程，

4、大型会议要编组

并提出小组召集人、讨论地点。

5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。

(1) 悬挂会标、徽记、旗帜登。

(2) 设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证 音响效果。

(3) 确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。

(4) 保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

(5) 摆放适宜花卉。

7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全 保卫等做出细致安排。

8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。 包括

会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 编排好

会议程序，制定注意事项。

4． 5． 6． 7． 二、会务组织与服务工作

会务人员提前 1 小时到达会场，反复检查会场准备情况。 搞好会议签到、材料分发。 落实主席台领导、发言人是否到齐。 按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

5、维持好会场秩序。会议开始前 5 分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人 员离开会场 ; 开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6、做好会议纪录，写好会议简报。

7、组织照相。

8、为与会人员预订车、船、机票等。

三、会议善后工作

会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。 组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。 做好会议文件的清退、收集、归档工作。

做好会议报道工作。

第 3 篇：大型会议接待方案

一． 会前

提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制

定完备的 3． 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的 情况。1、 2、 3、 4、 1、 2、 3、 4、 1． 与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

2．

会议预案书给会议方。 4． 确定方案，签订合同，预付定金。

会中

1． 摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室

2． 会前准备：准备好会议所需要的会议资料， 会议用品， 会议演讲稿等会议相关物品。 3． 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

会议住宿： 房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

会议餐饮： 用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

会议旅游： 旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

会议娱乐： 娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。 会后

结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做 留念。 第 4 篇：大型会议接待方案 根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同， 对会议的组织方法，礼仪要求也不同。

首先是会议的筹备工作。 •根据会议规模，确定接待规格。

•发放会议通知和会议日程。 会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及 会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可 以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。 对于外地的会议 参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。 这个路线图避免了外地人问路的许 多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依 据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

•选择会场。 选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准： 第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种 不景气的感觉 ; 会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且 也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说： " 绝对不用太大的房间，而只要 一个大小正好的房间。 " 第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较 集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者 来回奔波。

第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩 音、录音等进行检查，不能够因为 "上次会议是从这里开的，没出什么问题， " 就草率地 认为 "这回也会同样顺利 " 。否则，可能会造成损失。

第四：要有停车场。现代社会召集会议， " 一双草鞋一把伞 " 赶来开会的人已经不多了。 轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。

•会场的布置。 会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。 一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会 场内摆放适当的轻松盆景、盆花 ; 为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬 挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。 坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法： ① 圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从 而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换 意见。这种形式适于 10—20 人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领 导及陪同面对面做， 来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上 级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。 ② 口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③ 教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这 时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众 席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中 间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。

•准备会议资料。

会务组应该准备有关会议议题的必要资料， 这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会 者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。

会议前的接待礼仪。

8． 1、

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3、