浅谈工程档案电子文件归档管理

浅谈工程档案电子文件归档管理

摘要：计算机信息技术的快速发展使得人们生活方式也发生了巨大变化，人

们阅览文件的媒介由传统的纸质文件逐渐向电子文档转变，在这个背景下，工程

档案也逐渐由传统的纸质文档转向电子文档的方式，这就给工程档案管理工作提

出更高的要求，因此，相关管理人员需要在管理工程档案时注重电子文件归档管

理工作的开展，以便工作人员能够更方便地查找相关文件，本文将从工程档案电

子文件归档管理面临的问题入手，详细分析工程档案电子文件归档管理优化策略。

关键词：工程档案；电子文件；归档管理

前言：目前我国已经迎来了互联网时代，因此人们在信息交流过程中已经可

以全面使用电子信息技术，比如利用计算机技术生成的电子文档几乎在各个行业

中都有涉及。在这种背景下，如果工程档案管理还使用传统的纸质文件保存方法，就会导致工作人员的工作量急剧增加，浪费人力资源，而且纸质文档在管理过程

中经常发生丢失和损坏的现象，进而对文件造成不可逆的损害，因此，相关工作

人员需要在工程档案管理过程中利用先进的互联网技术对文档进行管理。

1.电子文件的特点

电子文件与传统的纸质文件相比具有以下特点：第一，对软件和系统的依赖，在电子文件管理过程中工作人员需要利用不同的计算机系统对文件进行管理。如

果在电子文件归档过程中采用了不同的计算机软件或者编程时采用了不同的系统

框架，就会导致电子文件系统不兼容的情况。因此，电子文件对软件和系统的依

赖比较严重，工作人员需要在管理电子文件时对文档格式进行适当转化，避免因

为系统不兼容导致电子文件内容损失。第二，电子文件可以区分媒体内容和形式。电子文件依靠计算机系统，所以具有更高的便携性，无需通过单一的关系依附于

媒体。换言之，电子文件能够保证在内容不变的情况下在不同的媒体中进行修改

或者阅读的操作。第三，电子文件的非人工读识性，由于电子文件是采用二进制

语言进行存储的，因此工作人员无法利用物理文件的读取方式进行阅读。在电子

文件存储和传输过程中只能通过特定的计算机软件进行解码，进而让电子文件的

信息能够被人们理解，所以工作人员也可以利用不同的编码形式对文件进行加密，以保证电子文件的机密性[1]。

2.工程档案电子文件归档管理面临的问题

2.1归档管理制度不完善

工程档案在管理过程中相关管理人员还无法合理利用计算机技术对电子文件

进行管理，缺少科学完善的管理机制，这就导致在电子文件归档过程中经常出现

文件丢失或者损坏的情况。而且由于管理者对电子文件归档工作也不够重视，导

致工作人员在枯燥无聊的工作环境中整体工作积极性不高。

2.2工作人员缺乏专业工作素养

电子文件的归档工作需要借助计算机技术对文件进行管理，这就对工作人员

提出了新的要求，所以在工程文件归档管理过程中需要工作人员具备较高的知识

水平，但是目前许多电子文件归档管理工作人员还无法有效利用计算机技术，而

且一部分工作人员并非文档管理专业出身，再加企业内部没有完善的培训制度，

导致在工程档案电子文件归档管理过程中经常出现问题，使电子文件信息经常发

生损坏和丢失问题，给相关单位造成了一定的经济损失[2]。

2.3工程档案电子文件归档管理工作安全性不足

工程档案在管理过程中需要工作人员对于档案的保密性和安全性进行有效监督，以保证电子文件的信息安全。但是目前相关单位对于档案的安全保密工作并

没有清晰认知，尤其是在互联网信息技术高速发展的今天，互联网环境也变得更

为复杂，影响电子文件信息安全因素也和传统的文档管理方式有所不同，比如黑

客入侵、电脑病毒或者计算机系统崩溃等，所以电子文件归档管理工作需要重视

其安全保密工作。

3.工程档案电子文件归档管理优化措施

3.1转变管理者的管理观念

想要保证工程档案归档工作的有效性，相关管理人员就转变传统的管理理念，具体做法如下：第一，相关管理人员需要保证电子文件归档管理工作的便捷化和

信息化，建立归档管理标准体系，利用标准化的管理体系提升电子文档的管理效率。第二，相关管理人员需要保证电子文件管理工作从之前的实体管理转变为虚

体管理，利用完善的工程档案数据库保证电子文件归档管理工作的便携性和有效性。

3.2组建专业的工作队伍

工程档案电子文件管理工作涉及先进的计算机网络技术，因此需要工作人员

能够有效利用计算机信息技术保证电子文件归档工作的顺利进行，具体要求如下：第一，管理人员需要对工作人员进行定期培训，从而让管理人员不断提升相关专

业知识。第二，可以利用先进的互联网工具，搭建线上学习平台，让员工可以利

用碎片化的学习时间进行学习。第三，相关单位需要从社会上招聘专业的工程档

案管理人员，这样才能保证工作队伍的专业性[3]。

3.3利用信息化技术提升档案安全性

想要保证电子文件归档工作能够顺利开展，就需要利用计算机技术提升电子

文件的安全性，具体要求如下：第一，管理者需要利用先进技术手段来优化工程

档案管理工作的功能，让资源共享的同时不断保护电子信息的安全。第二，借助

云计算技术保证在电子文件传输的各个环节能够对档案进行有效控制，提高电子

文件的安全性。第三，利用相关安全防护技术，如防火墙技术、数据加密技术，

对档案的各个权限进行限制，最大程度保护电子文书档案的安全。第四，电子文

件在存储的过程中虽然给人们带来了一定的便利，但是也会让电子文件中的信息

变得更容易修改，这就导致电子文件具有一定的不可靠性，因此工作人员需要利

用计算机技术对电子文件进行加密，以保证电子文件在归档之后不会被其他人员

随意查看。

结束语：综上所述，电子文件在管理过程中往往会涉及先进的计算机技术，

因此相关工作人员需要重视电子文件的归档工作，转变传统的管理理念，建立归

档管理标准体系，而且需要在这个过程中不断提升工作队伍的专业性，以保证电