高速公路建设项目电子文件归档及电子档案管理研究

高速公路建设项目电子文件归档及电子档案管理研究

作者：谢灿荣

来源：《西部交通科技》2020年第04期

摘要：近年来，随着计算机信息化技术的普及，高速公路建设项目的电子文件归档以及电子档案管理建设是新形势下档案管理发展的必然趋势。文章通过分析高速公路建设项目电子文件归档及电子档案管理现状、存在的问题以及建设的举措，对高速公路建设项目的电子文件归档以及电子档案管理的未来发展趋势进行了总结分析，为提高档案管理水平以及更好地服务高速公路建设提供参考。

关键词：高速公路;建设项目;电子文件归档;电子档案管理

中国分类号：U491文献标识码：A

0 引言

近年来，我國高速公路建设已经步入“快车道”，据不完全统计，到2030年我国高速公路将新增4.5万km，庞大的建设体量、规模对高速公路工程项目管理的各个方面提出了巨大的挑战。然而，高速公路工程项目管理的难点之一是文件信息和数据的管理，包括信息的获取、处理、传递和存储，而传统的纸质版项目文件管理模式存在信息传递滞后、审核流程繁琐、各方人员协调困难以及缺乏统一的应用标准等问题。随着我国高速公路工程建设项目规模和数量的不断扩大，传统的纸质版文件管理模式已不能满足工程项目现代化建设的要求。而电子文件管理的应用虽然能够在一定程度上解决传统纸质文件管理的弊端，但电子文件管理系统本身的依赖性、信息与特定载体的可分离性、内容的易改性又对电子文件信息的管理提出了新的挑战。

电子档案信息化管理研究不仅要求将高速公路工程文件从传统的纸质版转化为电子版，同时更加注重对电子文件进行规范化管理，实现项目原始数据智能共享、便捷传递和快捷交流。同时，形成信息流指导项目管理的总控模式，使政府部门、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等项目参与者在项目建设过程中统一协调管理，进而通过对项目原始数据的统计和分析，预知项目工程在建设前期、中期、后期过程中发生的复杂情况，避免造成错误，降低返工率，保障工程建设速度和质量。工程文件是工程信息化管理、大数据应用的主要数据来源，确保其所记载数据的真实、可靠、完整及可用是发挥其数据价值的前提。高速公路建设项目电子文件归档及电子档案管理方法既是保证工程全过程规范和标准建设的内在要求，又是实现工程

无纸化管理的重要手段。因此，需加快高速公路建设项目电子文件归档及电子档案管理的信息化建设，全面提升工程项目的管理水平。

1 高速公路建设项目电子文件归档及电子档案管理现状

目前，我国在建和未建设的高速公路还将有4.5万km，按照每公里形成约120卷（3.6万页）档案来估计，我国未来高速公路建设中仅仅一套资质档案就将达到54 000 00卷（16.2亿页）。如果未实现无纸化和电子档案归档，传统纸质档案馆将难以容纳如此规模的档案资料，并且由于档案规模过于庞大，会使得档案的查询利用变得异常困难。具体如下：

1.1 标准规范多，但文件归档缺乏统一标准

国家、行业、地方规范、标准多，一般三五年就出新版本，作为一线人员无法准确运用。原始数据在收集、整理、归档过程中没有普遍统一的格式，存在表格设计编制不合理、文件数据化管理无序等问题。

1.2 参建单位多，信息传递滞后甚至失真

工程是以建设单位为主体，由设计、施工、监理等多个单位共同参与完成的一项需要密切配合的工作。工程项目涉及多个部门和多方当事人，指挥系统复杂，需要有大量的数据、文字、图表等业务信息进行传递和发布，而当前文件管理各方相互独立，管理混乱，审查耗时耗力，严重影响工程建设速度和质量[1]。

1.3 专业性强，内业滞后影响交工，形成文件多

既懂各专业工程技术，又懂档案管理的人员很少，这个岗位往往被忽视，都由非专业、刚毕业的人员承担。传统工程档案管理由于管理混乱、错误较多、返工率高、审查时间长，一般需要在工程完工后花费一至两年进行编制。每公里形成约150卷档案，每卷300张，100 km能形成450万张纸质文档，仅利用人工过程管理统计无法进行。

2 公路建设项目电子档案信息化管理建设存在的问题

以往在工程档案管理领域的多数相关规范和标准，基本上都是针对纸质建设项目文件和档案管理提出的规范要求，随着项目建设工作中电子文件和电子档案的数量日益增多，这些规范和标准在规范化指导意义上已经暴露出不合时宜的缺陷与不足，难以适应新的档案管理对象的管理要求。当前，建设项目电子文件归档及电子档案管理过程主要存在以下几个问题：

2.1 管理制度需完善

传统的纸质文件归档管理制度不能很好地适用于电子文件归档和电子档案管理工作[2]，而相应的电子归档和电子档案管理制度的不够完善导致项目在形成电子文件过程中以及文件归档和利用方面缺乏指导，行业监管部门对新技术较为保守，容易导致后续工作陷入尴尬境地，最终很可能回归到传统的纸质档案管理模式中。

2.2 技术标准需适配

目前电子文件和电子档案管理的文件存储格式、元数据、电子签名、封装等技术标准已相对完善，但相应的规范主要集中在通用性管理范畴内。针对交通工程建设的电子文件归档和电子档案管理技术标准还需要根据行业特点进行进一步的优化和调整，以适配行业管理。

2.3 信息系统待落实

虽然目前项目上已有针对施工过程的质量电子文件管理系统，但该系统并没有达到电子化归档和电子档案管理需求，符合项目“业务-文件-档案”的单轨制一体化管理理念的文档一体管理系统需要依托试点项目进行系统应用落地实行。

2.4 管理理念待提升

由于长期受传统纸质归档的影响，错误地认为档案信息化管理就是档案数字化，只在原有的管理模式上增加了纸质档案扫描的数字化归档，与真正实现电子文件归档及电子档案管理理念背道而驰。本项目拟通过实现新形势下档案管理的探索，形成相应成果，提升工程建设行业电子文档管理理念。

[HS（4][HT12.H]3 高速公路建设项目电子档案信息化管理建设的措施

3.1 完善建设项目电子档案信息化管理体系的建设

电子文件归档及电子档案管理信息化建设是通过信息化大数据的手段代替传统的手工档案管理模式。在建设的过程中，首先要合理地规划项目电子档案管理信息化的总体蓝图和完善项目电子档案管理信息化的标准管理体系建设，实现科学管理，为提高高速公路建设项目电子档案管理的规范化夯下坚实的基础，进一步提高档案信息化水平，确保电子档案管理工作有章可循[3]。

3.2 开发高速公路建设项目电子档案信息化管理平台

高速公路建设项目电子档案信息化管理平台的实施是建立在办公自动智能化的基础上的，其包括界面、指令以及数据的统一[4-5]。通过研究项目过程管理数据和工程建设文件的关系，打通信息系统和项目文件的内在关联，实现文件资料在管理过程中自动形成的建设项目信息化