内控矩阵、流程图、内控手册-内部控制“三大利器”

发、跟踪与更新进行规范。
应对制度进行何种处理；并对制度
的落实和转化情况进行跟踪；
4.制度能够适时地得到更新，更新
内容可供单独查询，制度更新以标
准版本号标识；
5.制度得到妥善的归档与保管。
复核内控自评问卷
填写完内控自评问卷后，要进行自我复核，关注下列几方面要点：
1、是否参照同类型公司的自评问卷填写的？
自评问卷各个栏目如何填写？
情形四：答案
控制 目标 编号
TLHL -PUCO1101
控制目标
控制制，审核程 PU-CA序 企业应当加强采 1101 购付款的管理，完 善付款流程，明确 付款审核人的责任 和权力，严格审核 采购预算、合同、 相关单据凭证、审 批程序等相关内容， 审核无误后按照合 同规定及时办理付 款。
怎样填写内控自评问卷
如果评估时发现控制设计 存在缺陷或问题，请回答 “否”，并需要在“附注 [5]”列中对控制设计存在 的问题进行具体描述。
自评人根据自己对相关控制活动的检查 填写“是”或“否”，填写时自评人需 要确保所有相关交易都已严格执行相关 控制活动并如实填写。当“控制设计是 否有效”栏为“否”时，请在“控制执 行是否有效”栏填写“不适用”。当 “控制执行是否有效”栏为“否”时， 请在“附注[5]”列中对控制执行存在的 问题进行具体描述。
2、对照内部控制配套指引，是否存在本单位有该项业务，而自评问卷中没有 体现该项业务及相应的控制目标、关键控制活动，如有，要在问卷中进行补 充，并标注。
3、对于自评问卷中已经体现了该项业务及相应的控制目标，是否存在该项业 务的关键控制活动未能全部涵盖，若未能涵盖的，在问卷中找到对应的控制 目标，进行补充描述，并标注。
02 PART TWO
流程图
流程图定义
定义：使用特定符号和图形来表示实体单位的业务处理程序，显示文件凭证 在组织机构内部的产生、传递、检查和保持及其相互关系。
流程图的特点 优点：直观显示内部控制的特征，同时便于修改。因此，流程图便于公司管
理层形象地了解内部控制是如何运行的，有助于发现内部控制中的不足之处。 缺点：需要较为娴熟的技术，对内部控制的某些弱点有时很难在图上准确地
内控矩阵、流程图、内控手册 详解
内部控制“三大利器”
1
目
录
Contents
01
内控矩阵&内控自评
02
流程图
03
内控手册
01 PART ONE
内控矩阵&内控自评
何为内控矩阵
内部控制矩阵是什么？
内部控制矩阵是对企业内部控制的整理，能够系统化地展现企业所需要达到的控制状态 和企业的控制现状，并可以直观地显示出两者间的差距。同时，内控矩阵也可以详细地 记录企业控制活动的关键属性信息，帮助内控的实施者、管理者、监督者了解、执行和 检查控制活动。
移至开始点，光标显示十字型，然后按下鼠标左键并保持，拖动到下一个形状，系统将自动 完成开始框和下一个形状的连接。
流程图绘制工具注解
项目使用图形模板介绍—通用图形总模板
项目使用图形模板介绍
绘制流程图
纵列列示了本流程 所有涉及的部门。
控制活动编号与自评 工作底稿中的控制活 动编号对应一致，且 无遗漏。
怎样填写内控自评问卷
若自评单位的实 际流程和控制责 任部门与左栏 “关键控制活动 描述”和“控制 责任部门”相同， 则请填写“是”。 不一致则填写否。
若自评单位的实 际流程与左栏 “关键控制活动 描述”不一致， 则在本栏中填写 本自评单位实际 的控制活动。
若自评单位的控 制活动责任部门 与左栏“控制责 任部门”不一致， 则在本栏中填写 本自评单位实际 的控制责任部门。
面盘点。
练习：情形二
固定资产12月进行了全面盘点。盘盈盘亏均按照公司政策进行了处理， 但对于分支机构和控股子公司固定资产报废，从12月起改为原值金额大 于200,000元的需报控股公司相关部门审批。
“控制活动是否发生变化”、“控制设计是否有效”、“控制执行是否 有效”三栏如何填写？
情形二：答案
控制活动是否发生 变化（是/否）
如何实现内控缺陷持续整改
对内控自评问卷填写过程中发现的内控缺陷，各单位需及时进行整改： 1、总部内控小组组织对各子公司内控自评问卷的意见和建议 进行汇总； 2、总部内控小组汇总各子公司整改方案；督促相关部门落实内部控制整改部 门/责任人，确定整改方案和整改完成日期； 3、各子公司及时对制度和内部控制矩阵进行修订和更新，以反映整改后的内 部控制活动; 4、整改是一个持续的过程。
情形四：答案
本公司 控制活 动责任 部门
[2]
财务处
控制设 计是否
有效 （是/ 否）
[3]
是
控制执行是 否有效
（是/否/不 适用） [4]
否
说明 [5]
未经公司 分管领导 及公司主 要负责人 审批进行 了付款
自评部 门
财务处
评估人
材料会 计
审核人
财务处 长
缺陷编号
TL（公司 简码）IA-01
（*在此 要注意编 号规则： （公司简 码）-IA01（顺序
关键控制活动描述
控制责 任部门
由供应处根据发票及合 财务处 同填写合同汇款申请单， 经供应处负责人审核， 验收部门及使用部门确 认签字后，交财务处材 料会计，材料会计根据 发票入账情况及合同进 行审核签字，交合同审 计审核签字，再由财务 负责人审核签字，交公 司分管领导及公司主要 负责人审批，最后由财 务处负责人审批，交材 料会计做付款账务处理。
表达出来。
流程图绘制工具：Microsoft Visio 2010
流程图绘制思路与步骤
根据文字工作流程描述，整理出子流程业务流主线，包括子流程中所涉及的 部门和关键步骤；
初步排定涉及的部门； 逐条阅读流程描述，将其转化为流程图的形式； 将流程图草稿中的部门条和图形录入到Visio系统中（建议先不要连线）； 进行文字、排版上的复核与修改； 进行图形间连线，同时进行微调； 放入控制活动编号，确保所有控制活动都得到显示； 最终复核定稿。
对于存在内控缺陷的情况， 应在此列中对内控缺陷的问 题进行具体描述并填写建议 的控制活动或详细的整改方 案，包括整改负责部门/人 员和整改期限。
怎样填写内控自评问卷
填写自评问卷的部门、评 估人及审核人
如果发现存在控制缺陷（设计缺陷 和执行缺陷），则在此处填写缺陷 编号和缺陷的具体描述。
内控自评问卷填写要求
控制目的和控 制活动是一对 多，多对一的 关系
控制责任部门和责任岗位：负责实施或 监督控制活动的部门和岗位，责任部门 具体到业务部门、决策机构；责任岗位 具体到部门岗位或决策机构成员。
相关文档和相关制度：相关文档是控制 活动的记录、即控制活动的载体。相关 制度即规定控制活动并以书面方式予以 呈现的文件。
流程图绘制思路与步骤
绘图具体步骤：
a、打开Visio； b、选择新建“基本流程图”； c、选中菜单“文件”/“形状”/“流程图”/“水平跨职能流程图形状”，选择所需内容； d、选中菜单“文件”/“形状”/“流程图”/ “基本流程图”，从窗口左侧的形状窗口中，将
所需形状拖放至绘图页中； e、排定涉及的部门； f、双击形状，输入文字信息，输入完成后，只需点击形状外部即可； g、如果需要改变字体、形状的边框与填充色，只需右键选中形状即可调整形状的各项属性； h、组织结构图各层之间的连接是通过拖放下层形状到上一层形状自动完成。例如，首先将鼠标
内控自评问卷填写练习
控制活动描述：
每年年末，进行固定资产盘点，清查盘点方案由运营管理部和行政人事部负责制订，委 托运营单位和计划财务部配合实施。固定资产清查盘点内容包括根据固定资产标签检 查固定资产账物一致情况和固定资产管理工作情况。计划财务部管理固定资产会计人 员对固定资产进行抽盘。盘点人和监盘人在盘点报告上签字。如发现盈亏，查明原因， 提出处理意见，写出书面报告，经运营管理部/行政人事部、计划财务部和总经理批 准后才能进行账务调整。
内控自评问卷
1、内控自评问卷由总部下发后，由子公司内控组指定流程负责人，由 流程负责人分配控制责任人组织填写，再汇总结果。 2、对于内控自评问卷中的各个关键控制点，由控制责任人进行自评。 3、控制责任人保存关键控制的相关文档。 4、公司领导必须对该公司的内控自评问卷进行审核签署。 5、经公司领导签署的内控自评问卷上报到总部内控小组。 6、新建子公司，以现有业务进行相应填写，待销售等新业务发生后， 再及时进行梳理和填写。
号）
缺陷描述
在付款控制环节，未 严格履行审批程序， 在未经公司分管领导 及公司主要负责人审 批的情况下，进行了
付款。
整改方案： 严格执行采购付款审
批程序。 整改时间：*年*月*日
整改部门：**部门 责任人：***
根据内控自评问卷编制内控缺陷清单
内控缺陷清单整改计划表
发对 现 应 问题 编 流 发现 号程
内控矩阵模板
控制目的：根据《企业内部控制基 本规范》配套指引，设计出应对风 险的控制目的。此处可复制试点单 位的填写内容，不需改动。
控制活动：经过访谈找出满足控制目标的 关键控制活动，参照试点单位填写情况， 结合本单位实际，对控制活动进行描述， 并对控制活动进行编号。
控制活动属性信息：包括控制活 动属性（预防性/检查性）、控 制方式（手工/系统）、执行频 率（每天/每周/每月/…）
绘制流程图详解
<开始框> <结束框>
<子流程框>
➢ 通常每个流程图均以以上2种图形表示流程唯一的“开始”和“结束”，“开 始”位于流程图左上角，“结束”位于流程图右下角，图形流向基本从遵循 左至右，自上而下的原则。
发现描述
建议
整
改 责 任 部
整改 完成 时间
门
G 内 制度 在访谈和穿行测试中我们发现， 建立制度管理办法，明确在制度管 审 2011
F- 部 管理 部分制度下发后，没有明确的 理中各相关部室的权责与分工、制 计 年3月
IA 环 机制 跟进要求和追踪管理，未被转 度的编制与发布、制度的下发与跟 室 31日
内部控制矩阵有哪些组成分？
• 控制目标 • 关键控制活动 • 责任部门和责任人 • 相关文档和相关制度 • 控制活动的属性、方式和频率
内控自评问卷模板
怎样填写内控自评问卷
该部分内容与前期各试点单位内控矩阵相一致， 包括控制目标、控制活动及责任部门。供自评 单位问卷填写人员参照。 该部分内容无需自评问卷填写人员填写。
控制设计 是否有效 （是/否）
是
是
控制执行 是否有效 （是/否）
说明
从12月起对于控股子公司固
是
定资产报废，原值金额大于 200,000元的需报控股公司相
关部门审批。
练习：情形三
固定资产每年盘点一次，但此次评估期间内未进行过盘点。
“控制活动是否发生变化”、“控制设计是否有效”、“控制执行是否 有效”三栏如何填写？
本公司控制 活动与控制 责任部门是
否相同 （是/否）
[1]
否
本公司控制活动描 述 [2]
由供应处根据发票及 合同填写合同汇款申 请单，经供应处负责 人审核，验收部门及 使用部门确认签字后， 交财务处材料会计， 材料会计根据发票入 账情况及合同进行审 核签字，交合同审计 审核签字（删除）， 再由财务负责人审核 签字，交公司分管领 导及公司主要负责人 审批，最后由财务处 负责人审批，交材料 会计做付款账务处理。
- 境 不全 化为子公司自身的制度；部分 踪、制度的更新与记录、制度的归
01
面 制度制定年份较早，已不能适 档与保存等管理要求，确保：
应企业当前的发展需要。进一 1.制度管理的权责分工明晰；
步了解后我们发现，公司尚未 2.制度的编制经过适当的审核与法
制定系统的制度管理办法，未 定的表决程序；
能就各项管理制度的制定、下 3.制度下发过程中确保接收方了解
情形一：
固定资产过去一年中未进行盘点。“控制活动是否发生变化”、“控制设计是否有效”、 “控制执行是否有效”三栏如何填写？
情形一：答案
控制活动是否发生 变化（是/否）
控制设计 是否有效 （是/否）
否
是
控制执行 是否有效 （是/否）
说明
盘点在过去一年中未进行。
否
整改方案：
计划于XX月进行固定资产全
情形三：答案
控制活动 是否发生变化
（是/否）
否
控制设计 是否有效 （是/否）
是
控制执行
是否有效 （是/否）
附注
未发生
固定资产每年盘点一次，但 此次评估期间内未进行过盘 点。
练习：情形四
各单位在填写”采购与付款“活动自评问卷时，假如出现以下情形： 1、关键控制活动描述中，没有“交合同审计审核签字”环节； 2、在控制执行环节中，没有经公司领导审批就进行了付款。