如何组织一场会议

规 模 大 小 主 题 类 型
●小型会议 ●中型会议 ●大型会议 ●超大型会议
●管理型 ●协调型会议 ●技术型会议
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确定会议方案
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确定会议名称与议题
为会议取名字，对内对外、大型、小型有不同。公司内部的小型会议力求名 称简洁明了，可凸显会议内容的主题即可；公司的大型会议及对外会议，除 了名称应凸显会议内容外还应考虑对会议气氛的烘托，适当加上修饰语与宣 传语等。
感谢聆听！
Thank You！
STEP 02
进行预订。如遇到时间上的冲突，需考虑更换酒店或调整会议时间。
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确定与会人员名单
明确参加会议的人员姓名、职务、部门、联系方式，为邀请函制作、消息通 知提供内容信息保障。
确定会议议程与日程
综合考虑会议地点时间安排，明确会议的开始时间与会议的持续时间，为后
面的会议议程和日程提供时间信息保障。
3、会场布置
会场布置一般在会议开始 前一天进行
布 置 内 容
①桌椅布局；②座次安排； ③名牌摆放；④茶歇摆放； ⑤影音设备调试；⑥现场灯光调试； ⑦环境装饰：横幅、背景墙等
4、会议现场安排
确定好会前接待与引导人员、影像记录人员、会议纪要人 员、流程联络人员、机动人员的人员设定与具体任务安排
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会议召开
用、餐费、会场布置（装饰、茶歇、服装、宣传物料等）、资料费等。
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确定会议筹备小组 及分工
发送会议通知 会议以资料与物品准备 会场布置 会议现场安排
按照会议方案制定的事项，确定会议筹备小组成员及分 工。具体分工包含负责事项、完成时间点和完成情况核 查三个部分
电子通知
如邮件、微信、 OA、ERP等
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确定会议类型
目录Baidu Nhomakorabea
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确定会议方案
确定会议筹备小组及分工
CONTE NTS
会议召开 会议总结评估
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确定会议类型
从规模大小来分 从主题来分
会议的类型
为什么要了解会议的类型呢
从会议的类型我们其实可以知晓很多 的信息。比如会议的主要目的、会议 的所属规格、会议的所属氛围等。根 据这些信息，我们可以判断开会的地 点是公司内部场地还是外部场地，会 场布置需要什么风格，大致预算是多 少，做到心中有数。
纸质通知
1.会议 通知
如制作精美的邀请 函
通知内容表达既可以是全文档形式的，也可以 是经过平面设计的图卡形式的。
通知“八要素” ①会议名称； ②会议议题； ③会议时间（年、月、日、 上午、下午、晚上、几时）； ④会议地点； ⑤参会人员； ⑥会议筹办方及联系方式； ⑦入场凭证； ⑧会议准备资料提交方式与 时间。
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确定会议规制
这里的会议规则可以从礼仪和内容两个方面进行考量。礼仪上的规则如需不
STEP 02 需要正装出席，或者需不需要着统一服饰等。内容上的规则如参会人是否需
要在会前准备提案，提案的形式是PPT还是文稿；会议中的发言顺序是怎样的，
发言时长如何规定等
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编制会议经费预算
根据会议方案中所提及的事项做预算。一般预算项目包括会议室费用、住宿费
如何组织一场会议
——主讲人：—— 2018.XX.XX
“去准备一下，把其他几个部门叫上，明天一起开个会！” 冷不丁的听到领导这么和你来这么一句，会不会感到瞬间呆 在原地？ 瞬间呆一会儿其实也没关系，只要心中有“路数”就可以准 备周全。那么“路数”从哪里来呢？当然是从平时的工作实 践中来。以下是我根据日常工作总结出的组织一场会议的基 本模板，以这个模板为基础，根据不同会议的性质进行增减， 我们可以让自己组织的会议不漏项。
3、做好会议记录
会议记录包括会议内容的文字记录和会议现场的影像记录
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会议总结评估
会议纪要 会议宣传 会议总结
会议纪要
会议开始前，在会议室门口应设立引导人员，引导参会人员就坐。
会议宣传
会议开始前，在会议室门口应设立引导人员，引导参会人员就坐。
会议总结
一个方面是对会议内容达成的总结，本次会议是否富有成效，是 否达到了会议的目的，之后要如何改进等； 第二个方面是对会议的组织进行总结，本次会议的组织是否良好， 之后需改进的方面有哪些等
做好会议接待与入场服务 做好流程衔接服务 做好会议记录
1、做好会议接待与入场服务
会议开始前，在会议室门口应设立引导人员，引导参会人员就坐。
2、做好流程衔接服务
① 要有人员对会议现场发生的各种临时状况作出及时的反应和反馈； ② 要有人员对下一个环节的进度做把控和条件检查，如提前通知餐厅预备午饭等。
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确定会议时间
综合考虑会议地点时间安排，明确会议的开始时间与会议的持续时间，为后
面的会议议程和日程提供时间信息保障。
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确定会议地点
明确会议召开地点。如果选择地位于公司内的会议室，则需像行政部门询问 会议室预订情况，并提前对指定会议室进行预订。如果选择地位于公司外的 酒店，则需根据会议时间咨询酒店的会议室预订情况，并提前对指定会议室
2、资料与物品准备
会议资料
第一个方面是发放资料的准备，如会议讲义；
第二个方面是收集资料准备，如在规定时间点按照规定的形式和 要求，将参会者需要提交的资料收齐，整理所有会议材料并定稿
会议物品
包括会议室预订、房间预订、就餐预订、交通预订、会议纪念品
采购、会议统一服装采购、会议证件制作、姓名卡牌制作、会议 宣传指示标志制作（横幅、宣传海报、电子屏幕背景、PPT背景 等）