加强现代水利工程档案管理工作的建议

加强现代水利工程档案管理工作的建议

作者：杨晓娜

来源：《办公室业务（下半月）》 2020年第9期

文/汝州市河道管理所杨晓娜

【摘要】如何加强现代水利工程档案管理工作成为水利工程档案管理工作者的首要任务。

基于此，笔者结合自己多年水利工程档案管理工作经验，分析了当下档案管理工作中存在的问题，提出建议，以促进水利工程的科学健康发展。

【关键词】现代水利工程；档案管理；问题；建议

水利工程作为现代工业、农业建设的重要基础设施建设，是我国经济发展的基础，是有效

改善生态环境的重要保障。自从2011年中央水利一号文件出台以后，我国水利事业迎来前所未有的发展机遇，水利工程建设在社会发展中的地位越来越突出。与此同时，水利工程档案管理

工作越来越受水利工作者重视，并且发挥了越来越重要的作用。

一、水利工程档案管理概述

水利工程档案管理，不单可以全面有效反映出水利工程中勘察、论证、可行性研究、设计、招投标等，从水利工程准备施工到竣工验收记录的全过程，而且，对水利工程质量评价、竣工

以后维修管理，以及对类似工程指导、开发都具有十分重要的价值。

二、水利工程档案管理的特点

（一）形成周期比较长。水利工程从施工之前批示、规划到最后竣工验收通常历经数月，

大的水利工程甚至会历经几年，再加上受到资金、技术、施工条件等多方面的影响，导致施工

周期延长，这样时间跨度就更大。在实际的水利工程施工过程中，由于资金不到位，施工中途

被迫停工，等到资金到位以后重新施工；还有部分水利工程因为受到地质等施工外在因素的影响，施工进度缓慢，被迫修改施工方案，导致工期延后。因受到这些因素的影响，导致档案记录、管理工作周期相应延长，进而导致水利工程施工周期延长。

（二）工作种类多。通常一项水利工程建设是由多个单项施工工程所组成的，而且施工条件、施工过程比较复杂。不同的水利工程项目是通过不同的项目业主施工建设的，并且，施工

过程通常都是经过勘测、规划、可行性试验研究、初步设计以及施工等多个施工阶段。水利工

程项目因为涉及内容比较多，需要多种施工技术，而且，一旦其中任何一个环节出现问题，档

案设计工作也必须及时调整，变更性大，因此，在水利工程项目建设全过程中，形成了档案管

理种类繁多、工作量大的特点。

（三）完整和实用性。水利工程档案管理是对工程勘测、规划、可行性试验研究、初步设计、施工、验收等工程全过程的真实反映与记录。能够更好地反映出水利工程体系运行情况，

可以给类似的水利工程提供精准的参考依据，以便相关部门能够及时作出正确科学的决策，具

有很大的实用性。

三、水利工程档案中存在的问题

（一）工程档案管理意识淡薄。在现代水利工程建设中，由于建设单位领导层、工程技术

人员缺乏对档案管理工作认识的重要性，管理意识淡薄。片面重视工程建设、忽略档案管理工作，领导跑项目、资金，监理人抓质量，工程技术人员只是侧重工程设计、施工进度问题，忽

视了档案管理工作的重要性。由于水利工程档案管理涉及面广、工作量大、专业性强、工作繁

多复杂等特点，如果在建设过程中没有做好资料的收集、记录以及整理，等工程竣工再去收集

资料十分困难，直接给水利档案管理工作带来严重损失，所以，必须要重视档案管理工作。

（二）档案管理制度不够健全。目前，虽然很多单位明确并建立了档案管理制度，但是大

部分只是拘泥于形式，并没有真正去实施执行，没有形成有效的管理监督机制。同时，很多单

位并没有根据要求建设相应的管理制度，加上相关工作人员对档案管理法律法规认识不够深入，工作态度比较随意，缺乏责任感；临时组件的工程指挥部缺乏严格的管理制度，造成水利工程

资料不能及时有效地收集，或者造成资料缺失等，直接影响到档案管理工作信息化建设的发展。

（三）信息化技术以及人才队伍落后。由于现在水利工程项目档案管理人员很大一部分是

临时抽调组成的，对于档案管理工作认识程度参差不齐，缺乏档案管理工作专业素质与专业知

识的了解。对于各种不同规模的水利工程建设信息难以找到合适的收集归档方法，只是简单地

将纸质文件通过扫描或者文件转换成为电子版的文档，并没有从根本上对于档案进行有效的分

析研究，然后分类归档。还有，档案管理人员不能熟练运用档案管理工作计算机软件，只是被

动地接收、移交档案资料，导致出现归档不齐全、档案质量差、归档不规范等问题，从而严重

影响水利工程档案工作的归档效率。

（四）存在安全隐患。现在档案管理工作基本上实现信息化管理，将纸质的档案资料整理

为电子版并存入相应档案管理软件中。但是由于电脑网络系统存在一定的漏洞，不法分子为了

个人利益利用网络漏洞偷盗档案机密资料。因此，电子信息档案管理工作在一定程度上存在信

息外泄的风险，给工程以及国家利益带来巨大损失。

（五）监督指导力度不足。水利工程实际建设过程中，企业没有设置专职部门加强对工程

档案管理工作的监督，直接忽视了对工程档案管理工作的有效监督与指导，从而导致档案管理

工作存在严重的滞后问题。同时，由于缺乏有效的监督制度，直接阻碍了水利工程档案管理水

平的提高。

四、加强现代水利工程档案管理工作的建议

（一）加强对档案管理工作的重视程度。加强对档案管理工作的重视程度，尤其是注重水

利档案资料的整理以及归档工作。为了有效解决档案资料整理不及时以及归档混乱等问题，在

对水利档案资料进行采集环节，必须从水利工程实际情况出发，对档案采集方式进行适当调整。

1.对于施工周期比较短的水利工程，采用追踪采集方法，可以有效提高信息采集速度，确保档

案工作质量。2.对于施工周期比较长的水利工程，利用分段采集方法，不仅可以有效保证档案

资料的完整性，同时还可以针对档案采集内容和时间的不同确定划分，避免资料混乱的现象发生。3.在资料归档时还需要注意及时对资料进行编制分类号以及工程代码等，加强对电子文档

的分类管理，方便后期查阅。

（二）加强对档案管理信息化系统的建立与完善。随着信息化技术的不断发展，水利档案

管理系统也在不断完善。首先，需要有良好的档案信息化管理理念，将信息化技术管理应用到

总体档案工作中来。其次，水利档案管理信息化建设工作的最终目标就是将纸质档案数字化、

电子化，使其更加方便工作人员查阅，最大程度发挥其自身价值。最后，加强水利档案管理人

员培训力度，提高综合素质。

（三）建立并完善档案管理信息化管理制度。1.加强领导，落实责任制度。在水利工程建

设中，相关领导层必须高度重视档案管理工作，加强领导，落实责任制度。同时，要把水利工

程档案管理工作纳入单位、部门日常管理工作当中。在单位内部实行统一领导、分层管理、专

职专责的原则，把工程档案工作细致化，并分解到每个项目、每个环节。进一步明确各个管理