1秘书工作概述
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能力
3.经受过长期考验，与主要领导人有良好的配合关 系
4.一般由有卓越工作才干的秘书和较高文化素养 的基层负责人担任
5.是培养承担全面责任领导人的重要台阶 6.在不同组织系统其位、权、责有较大差异
直接对其特点领导人负责，工
领 导
职能
作围绕特点领导人展开并直接 由特定领导人指挥
人
的
1.服务对象的特定性：为特定
专
领导人服务
职 秘 书
2.主辅配合的一一对应性：业 务范围一一对应特定领导人
特征
3.影响力和工作范围因不同领
导人而有所不同
4.与特定领导人更为接近，易 产生师友般的情感
高级秘书
• 高级秘书往往是较 重要领导人身边的 高级参谋和助手。
• 秘书部门负责人、 助理、首脑的专职 秘书往往由高级秘 书担任
• 高级秘书的过人之处
1.2 秘书部门
1.2.1 秘书部门的涵义
秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。 广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综 合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部 门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下 属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查 等部门。（如下图） 狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅 助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘 书局、秘书处、秘书科等。
• 教育部考试中心中英教育测量交流中心的“剑桥 办公管理国际证书考试”（以前叫“剑桥秘书国 际证书考试”）分有初级、中级、高级三个级别。
小黄刚刚应聘到一家贸易公司做秘书，但 一段时间以来，除了帮同事打文稿、发传真、 买午餐就没事可做。
作为小黄的朋友，请你提出一些建议， 以帮助销往尽快胜任职位。
横向分类
秘书机构图
办公室（主任、副主任）
督行 信 查政 访 科科 科 室室 室
档调 案研 科科 室室
秘机 书要 科科 室室
1.2.2 秘书部门的地位
• 秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位， 都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、 协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图 ：
首脑机关
秘书机关
下级组织 下级组织 职能部门 职 能 部 门
教学重点与难点
一、教学重点 1、秘书的概念 2、秘书的职业特点 3、秘书工作的原则与作用 4、技能训练 二、教学难点 1、秘书的来由与定义 2、秘书工作作用的技能 3、案例分析
1.1 秘书
1.1.1 “秘书”词义的演变
–宫中秘藏之书 ： 汉代是指具有秘密性质或神秘色 彩的图书，即宫禁中的秘藏之书。刘向、班固
– 按工作内容不同：行政秘书、机要秘书， 文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯 秘书、医学秘书，法律秘书等。
– 按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。
•
纵向分类（层次）
– 高级、中级、初级（高级秘书是动脑子 出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，
初级秘书是跑腿办事的。）
– 官员秘书、秘书部门负责人、 专职秘 书
社会经济生活中的秘书
• 国有企业经营管理中需要大量的秘书辅 助，董事会秘书已成为现代公司管理中 的法定成员
• 大量外资合资企业中需要秘书辅助，完 成各项秘书业务，协调中外员工关系， 协调企业与社会公众关系
• 大量民营企业、乡镇企业需要秘书辅助 • 个体经营者也雇佣了专职或兼职秘书
经济领域秘书的特点
们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书已成为
人才市场上的珍惜资源。
• 高级秘书的七大高人之处：
• 第一高：综合素质要求更高 第二高：责权更重 第三高：薪水更高 第四高：表达能力更高 第五高：发展愿望更高 第六高：道德水平要求更高 第七高：成就感更高
思考： 1.高级秘书“高”在何处？ 2.怎样才能成为一名高级秘书？
1.2.4 我国秘书部门设置情况
中央机关的秘书机构 • 中央机关设办公厅，正副主任为其负责
人。下设局，局下设处室 • 国务院设办公厅，正副秘书长为负责人。
下设局，局下设处室 • 全国人大常委和全国政协常委会实行综理
制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常 工作。
1.1.2 秘书的定义
所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可 的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公 室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。
国际秘书协会定义为“可靠的职员”：秘书应是主管人员的一位特殊助 手，他掌握办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责 任感，以实际行动 显示出主动性和判断力，并且 在所给予的权利范围内作出决定。
科技文化领域的秘书
• 要懂行。必须熟悉本单位的业务性质，主 要工作流程，业务和管理上的要求，技术 规范，行为规范。
• 要明事。明白和把握本单位业务、本行业 发展态势，科技文化的前沿动态。
• 要勤学。要勤于向业务人员学习、向一切 内行学习。配合业务工作者，全面完成本 单位工作任务。
思考练习
1、何谓秘书？ 2、秘书部门负责人有何特征？ 3、高级秘书、中级秘书、初级秘 书之间有何关联？
秘
书
—充当领导身边的参谋助手
部 门
—全面管理机关日常事务
负
—组织指挥秘书班子办文办会办
责
事以及完成领导交办的事项
人
—在上下级之间、职能部门之间
职能
发挥综合协调作用
—是领导身边的高级助手
—机关日常事务的具体组织者设 计者推动者
秘书部门负责人的特征
1.具有高级秘书的全面业务素质和工作技能 2.有丰富的管理办理事务的经验和人际交往沟通
–指谶纬图篆等书。 –职务之称: 东汉桓帝时，设秘书监，负责管理图书
秘籍。以后历代封建王朝曾设有秘书监、秘书令、 秘书郎等官职。掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍， 皇帝宣布命令的宣示。秘书工作人员,是从清末开始 的,这是现代秘书概念的源头。 –社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一， 它属于第三产业（服务性行业）。
• 领导活动安排是中级秘 书工作的重要内容
• 特点
• 操作性与管理性结合 • 经常性与机变性结合 • 一般性与专门性结合 • 综合性与技术性结合
• 微软的女秘书
• 微软总裁比尔盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝。”露宝正 是他的秘书。创业时的微软都是年轻人，做软件、搞开发都是能手， 但内务却一团糟。微软的第一任秘书是个年轻的女大学生，除了分内 的事，对任何事都是一副不闻不问的冷漠劲儿。这时，42岁的露宝 上任了。她进入公司后，像母亲一样关怀各位软件高手的衣食起居， 使他们减少了远离家庭而带来的种种不适。露宝把微软看成一个大家 庭，她一直以一个成熟女性特有的缜密与周到，考虑着自己应该在 “娃娃公司”负起的责任与义务。她真心关爱每一位员工，对他们也 有一份很深的感情。很自然，她成了微软的后勤总管，负责发放工资、 记账、接订单、采购、打印文件等等，远远超出了一位总裁秘书的职 能。盖茨和其他员工对露宝都有很强的依赖心理。当微软决定迁往西 雅图而露宝因为家庭原因不能随迁时，盖茨对她依依不舍。盖茨和公 司高层联名写了一封推荐信，信中对露宝的工作能力给予很高的评价。 临别时，盖茨握住露宝的手动情地说：“微软留着空位置，随时欢迎 你！”
5.女性化
近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的 心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的 比例达到了90%。许多心理学家的研究表明:大多数女性乐于 做程序性、重复性的工作，适合做体力较轻而技术要求规范、 单纯的工作。
1.1.4 秘书的分类
横向分类
– 按单位性质不同：机关秘书，企业秘书， 私人秘书，商业秘书，涉外秘书。
1.1.3 秘书的职业特色
1.直接性
一是秘书工作的内容与领导工作是一 致的，即领导做什么秘书也做什么;
二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、 直接安排的,秘书也是直接向领导请示、 汇报的;
三是秘书做工作是直接对领导负责的， 其结果的成败与领导有直接的关系。
2.稳定性
秘书与其服务对象之间的关系有相对的 固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。 秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与领导 全面合作，朝夕相处，这就使得秘书与其服 务对象在“业缘关系”之外，往往还有着更 深的人情关系。
•
他们是被这样描述的一个特殊群体，外表靓丽、谈
吐高雅、学历大学本科以上，都能讲一口流利的英语；多
年的外企工作经历使他们具有良好的沟通、判断和预见能
力；很多人持有外国护照，年龄偏大，月薪基本在8000
元以上。这些白领丽人被称作“高级秘书”，包括跨国公
司的首脑秘书，董事会秘书，地区总裁秘书等。随着中国
加入WTO，越来越多的外资企业进入我国，我国的秘书
• 中级秘书
• 中级秘书从事的是协助领导实施管 理、开展各项组织领导活动的基础 性工作。其筹备操办各种会议事务、 草拟和办理各种文件、进行组织内 外沟通、办理各项授权事务等，对 组织有序运转和领导工作的开展， 均有着不可替代的作用。
中级秘书
• 职能
• 办文是中级秘书的重要 职责
• 办事是中级秘书的重要 任务
以
官
官员
员命
秘名
书
的 秘
书
其职位职权是按法定程序由 组织确定
对领导是辅助者，对下级是 官员
有重要的综合协调功能，在 首脑身边发挥枢纽桥梁作业
可以代表首脑处理一定职权 范围内的事务
比一般官员更贴近首脑，构 成主辅配合的一体化关系
是指各级政府、企事业单位的办
定义
公厅（室）的负责人，即办公室
主任、秘书处长、秘书科长
3.知识化
秘书的工作性质要求秘书人员要具有一 定的文化知识和专业知识。
4.年轻化
发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～ 35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶 梯。客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力的要求都较高， 尤其是记忆力、灵敏性、准确性等，这些都是年轻人的优势。 因此，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也比较快。但 少数高级秘书、秘书官员或私人秘书除外。 。
不
社会政治生活中的秘书
同
领 域
社会经济生活中的秘书
的
秘
书
科技文化领域的秘书
社会政治生活中的秘书
• 国家行政机关内的秘书，其秘书业务带 有所在政治组织的政治色彩，并与组织 在政治方向上保持一致
• 政党组织中的秘书，其目标指向和价值 观念，都要与所在政党的宗旨和政策保 持一致
• 社会组织中的秘书，其工作也与所在组 织的政治取向保持一致
秘书实务
第一章 秘书工作概述
1.1 秘书 1.2 秘书部门 1.3 秘书工作 1.4 秘书学 1.5 技能训练
联合国秘书长潘基文
教学目的
• 了解秘书的来由、职业特色、类别和 秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则 和特点，理解秘书工作的作用。 通过本章学习，你会对秘书有一个初步 的了解，为学习后续内容，奠定一个良 好的基础。
初级秘书
• 指从事操作性、服务 性工作的秘书，如打 字、速记、接待、应 对电话等工作是其主 要任务
• 特点
• 工作内容一般是操作性 的日常事务
• 要有熟练的办公技巧
• 要有良好的服务态度和 敬业精神
• பைடு நூலகம்内秘书等级鉴定考试中的等级
• “国家秘书职业资格考试”是由劳动和社会保障 部职业技能鉴定中心组织的全国统一鉴定考试， 目前分为四个等级，即五级秘书、四级秘书、三 级秘书、二级秘书。他们分别与前面讲到的初级 秘书、中级秘书、高级秘书、秘书部门负责人的 要求大致类似。
• 目标指向上以协助主管实现经济效益最大化为目标 • 要遵循市场经济的要求，在处理信息、办事节奏、
交往沟通诸方面，适应市场竞争与合作的需要
• 协助主管依法经营，协调与公共组织和有关职能部 门的关系，以维系经济组织的正常运转
• 要将对国家和社会功利的忠诚于具体工作中的敬业 精神有机结合
• 除熟练掌握秘书业务和一般管理知识，还要熟悉所 在企业的经营管理知识和有关生产技术
1.2.3 秘书部门的基本特征
•从属性
秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助 部门。
•中介性
在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机 构，职能部门是执行机构。秘书机构既不是决策机 构，也不是执行机构，而是介于二者之间起中介作 用的部门，是领导层与职能部门之间的桥梁和纽带。
•综合性
秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而 展开的，活动内容涉及面广。在机关的内部机构 中，秘书机构不承担任何具体业务工作，但有些 无法分解到具体业务部门的工作，如在全局范围 内给领导提供服务、综合协调、处理事务等，都 要由秘书机构承担。而且，秘书机构的主要活动 是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面 广，大至大政方针的制定，小至车辆交通、接待 来访，均需秘书部门的参与和办理，因而属于综 合性机构。
3.经受过长期考验，与主要领导人有良好的配合关 系
4.一般由有卓越工作才干的秘书和较高文化素养 的基层负责人担任
5.是培养承担全面责任领导人的重要台阶 6.在不同组织系统其位、权、责有较大差异
直接对其特点领导人负责，工
领 导
职能
作围绕特点领导人展开并直接 由特定领导人指挥
人
的
1.服务对象的特定性：为特定
专
领导人服务
职 秘 书
2.主辅配合的一一对应性：业 务范围一一对应特定领导人
特征
3.影响力和工作范围因不同领
导人而有所不同
4.与特定领导人更为接近，易 产生师友般的情感
高级秘书
• 高级秘书往往是较 重要领导人身边的 高级参谋和助手。
• 秘书部门负责人、 助理、首脑的专职 秘书往往由高级秘 书担任
• 高级秘书的过人之处
1.2 秘书部门
1.2.1 秘书部门的涵义
秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。 广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综 合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部 门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下 属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查 等部门。（如下图） 狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅 助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘 书局、秘书处、秘书科等。
• 教育部考试中心中英教育测量交流中心的“剑桥 办公管理国际证书考试”（以前叫“剑桥秘书国 际证书考试”）分有初级、中级、高级三个级别。
小黄刚刚应聘到一家贸易公司做秘书，但 一段时间以来，除了帮同事打文稿、发传真、 买午餐就没事可做。
作为小黄的朋友，请你提出一些建议， 以帮助销往尽快胜任职位。
横向分类
秘书机构图
办公室（主任、副主任）
督行 信 查政 访 科科 科 室室 室
档调 案研 科科 室室
秘机 书要 科科 室室
1.2.2 秘书部门的地位
• 秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位， 都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、 协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图 ：
首脑机关
秘书机关
下级组织 下级组织 职能部门 职 能 部 门
教学重点与难点
一、教学重点 1、秘书的概念 2、秘书的职业特点 3、秘书工作的原则与作用 4、技能训练 二、教学难点 1、秘书的来由与定义 2、秘书工作作用的技能 3、案例分析
1.1 秘书
1.1.1 “秘书”词义的演变
–宫中秘藏之书 ： 汉代是指具有秘密性质或神秘色 彩的图书，即宫禁中的秘藏之书。刘向、班固
– 按工作内容不同：行政秘书、机要秘书， 文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯 秘书、医学秘书，法律秘书等。
– 按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。
•
纵向分类（层次）
– 高级、中级、初级（高级秘书是动脑子 出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，
初级秘书是跑腿办事的。）
– 官员秘书、秘书部门负责人、 专职秘 书
社会经济生活中的秘书
• 国有企业经营管理中需要大量的秘书辅 助，董事会秘书已成为现代公司管理中 的法定成员
• 大量外资合资企业中需要秘书辅助，完 成各项秘书业务，协调中外员工关系， 协调企业与社会公众关系
• 大量民营企业、乡镇企业需要秘书辅助 • 个体经营者也雇佣了专职或兼职秘书
经济领域秘书的特点
们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书已成为
人才市场上的珍惜资源。
• 高级秘书的七大高人之处：
• 第一高：综合素质要求更高 第二高：责权更重 第三高：薪水更高 第四高：表达能力更高 第五高：发展愿望更高 第六高：道德水平要求更高 第七高：成就感更高
思考： 1.高级秘书“高”在何处？ 2.怎样才能成为一名高级秘书？
1.2.4 我国秘书部门设置情况
中央机关的秘书机构 • 中央机关设办公厅，正副主任为其负责
人。下设局，局下设处室 • 国务院设办公厅，正副秘书长为负责人。
下设局，局下设处室 • 全国人大常委和全国政协常委会实行综理
制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常 工作。
1.1.2 秘书的定义
所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可 的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公 室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。
国际秘书协会定义为“可靠的职员”：秘书应是主管人员的一位特殊助 手，他掌握办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责 任感，以实际行动 显示出主动性和判断力，并且 在所给予的权利范围内作出决定。
科技文化领域的秘书
• 要懂行。必须熟悉本单位的业务性质，主 要工作流程，业务和管理上的要求，技术 规范，行为规范。
• 要明事。明白和把握本单位业务、本行业 发展态势，科技文化的前沿动态。
• 要勤学。要勤于向业务人员学习、向一切 内行学习。配合业务工作者，全面完成本 单位工作任务。
思考练习
1、何谓秘书？ 2、秘书部门负责人有何特征？ 3、高级秘书、中级秘书、初级秘 书之间有何关联？
秘
书
—充当领导身边的参谋助手
部 门
—全面管理机关日常事务
负
—组织指挥秘书班子办文办会办
责
事以及完成领导交办的事项
人
—在上下级之间、职能部门之间
职能
发挥综合协调作用
—是领导身边的高级助手
—机关日常事务的具体组织者设 计者推动者
秘书部门负责人的特征
1.具有高级秘书的全面业务素质和工作技能 2.有丰富的管理办理事务的经验和人际交往沟通
–指谶纬图篆等书。 –职务之称: 东汉桓帝时，设秘书监，负责管理图书
秘籍。以后历代封建王朝曾设有秘书监、秘书令、 秘书郎等官职。掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍， 皇帝宣布命令的宣示。秘书工作人员,是从清末开始 的,这是现代秘书概念的源头。 –社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一， 它属于第三产业（服务性行业）。
• 领导活动安排是中级秘 书工作的重要内容
• 特点
• 操作性与管理性结合 • 经常性与机变性结合 • 一般性与专门性结合 • 综合性与技术性结合
• 微软的女秘书
• 微软总裁比尔盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝。”露宝正 是他的秘书。创业时的微软都是年轻人，做软件、搞开发都是能手， 但内务却一团糟。微软的第一任秘书是个年轻的女大学生，除了分内 的事，对任何事都是一副不闻不问的冷漠劲儿。这时，42岁的露宝 上任了。她进入公司后，像母亲一样关怀各位软件高手的衣食起居， 使他们减少了远离家庭而带来的种种不适。露宝把微软看成一个大家 庭，她一直以一个成熟女性特有的缜密与周到，考虑着自己应该在 “娃娃公司”负起的责任与义务。她真心关爱每一位员工，对他们也 有一份很深的感情。很自然，她成了微软的后勤总管，负责发放工资、 记账、接订单、采购、打印文件等等，远远超出了一位总裁秘书的职 能。盖茨和其他员工对露宝都有很强的依赖心理。当微软决定迁往西 雅图而露宝因为家庭原因不能随迁时，盖茨对她依依不舍。盖茨和公 司高层联名写了一封推荐信，信中对露宝的工作能力给予很高的评价。 临别时，盖茨握住露宝的手动情地说：“微软留着空位置，随时欢迎 你！”
5.女性化
近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的 心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的 比例达到了90%。许多心理学家的研究表明:大多数女性乐于 做程序性、重复性的工作，适合做体力较轻而技术要求规范、 单纯的工作。
1.1.4 秘书的分类
横向分类
– 按单位性质不同：机关秘书，企业秘书， 私人秘书，商业秘书，涉外秘书。
1.1.3 秘书的职业特色
1.直接性
一是秘书工作的内容与领导工作是一 致的，即领导做什么秘书也做什么;
二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、 直接安排的,秘书也是直接向领导请示、 汇报的;
三是秘书做工作是直接对领导负责的， 其结果的成败与领导有直接的关系。
2.稳定性
秘书与其服务对象之间的关系有相对的 固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。 秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与领导 全面合作，朝夕相处，这就使得秘书与其服 务对象在“业缘关系”之外，往往还有着更 深的人情关系。
•
他们是被这样描述的一个特殊群体，外表靓丽、谈
吐高雅、学历大学本科以上，都能讲一口流利的英语；多
年的外企工作经历使他们具有良好的沟通、判断和预见能
力；很多人持有外国护照，年龄偏大，月薪基本在8000
元以上。这些白领丽人被称作“高级秘书”，包括跨国公
司的首脑秘书，董事会秘书，地区总裁秘书等。随着中国
加入WTO，越来越多的外资企业进入我国，我国的秘书
• 中级秘书
• 中级秘书从事的是协助领导实施管 理、开展各项组织领导活动的基础 性工作。其筹备操办各种会议事务、 草拟和办理各种文件、进行组织内 外沟通、办理各项授权事务等，对 组织有序运转和领导工作的开展， 均有着不可替代的作用。
中级秘书
• 职能
• 办文是中级秘书的重要 职责
• 办事是中级秘书的重要 任务
以
官
官员
员命
秘名
书
的 秘
书
其职位职权是按法定程序由 组织确定
对领导是辅助者，对下级是 官员
有重要的综合协调功能，在 首脑身边发挥枢纽桥梁作业
可以代表首脑处理一定职权 范围内的事务
比一般官员更贴近首脑，构 成主辅配合的一体化关系
是指各级政府、企事业单位的办
定义
公厅（室）的负责人，即办公室
主任、秘书处长、秘书科长
3.知识化
秘书的工作性质要求秘书人员要具有一 定的文化知识和专业知识。
4.年轻化
发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～ 35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶 梯。客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力的要求都较高， 尤其是记忆力、灵敏性、准确性等，这些都是年轻人的优势。 因此，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也比较快。但 少数高级秘书、秘书官员或私人秘书除外。 。
不
社会政治生活中的秘书
同
领 域
社会经济生活中的秘书
的
秘
书
科技文化领域的秘书
社会政治生活中的秘书
• 国家行政机关内的秘书，其秘书业务带 有所在政治组织的政治色彩，并与组织 在政治方向上保持一致
• 政党组织中的秘书，其目标指向和价值 观念，都要与所在政党的宗旨和政策保 持一致
• 社会组织中的秘书，其工作也与所在组 织的政治取向保持一致
秘书实务
第一章 秘书工作概述
1.1 秘书 1.2 秘书部门 1.3 秘书工作 1.4 秘书学 1.5 技能训练
联合国秘书长潘基文
教学目的
• 了解秘书的来由、职业特色、类别和 秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则 和特点，理解秘书工作的作用。 通过本章学习，你会对秘书有一个初步 的了解，为学习后续内容，奠定一个良 好的基础。
初级秘书
• 指从事操作性、服务 性工作的秘书，如打 字、速记、接待、应 对电话等工作是其主 要任务
• 特点
• 工作内容一般是操作性 的日常事务
• 要有熟练的办公技巧
• 要有良好的服务态度和 敬业精神
• பைடு நூலகம்内秘书等级鉴定考试中的等级
• “国家秘书职业资格考试”是由劳动和社会保障 部职业技能鉴定中心组织的全国统一鉴定考试， 目前分为四个等级，即五级秘书、四级秘书、三 级秘书、二级秘书。他们分别与前面讲到的初级 秘书、中级秘书、高级秘书、秘书部门负责人的 要求大致类似。
• 目标指向上以协助主管实现经济效益最大化为目标 • 要遵循市场经济的要求，在处理信息、办事节奏、
交往沟通诸方面，适应市场竞争与合作的需要
• 协助主管依法经营，协调与公共组织和有关职能部 门的关系，以维系经济组织的正常运转
• 要将对国家和社会功利的忠诚于具体工作中的敬业 精神有机结合
• 除熟练掌握秘书业务和一般管理知识，还要熟悉所 在企业的经营管理知识和有关生产技术
1.2.3 秘书部门的基本特征
•从属性
秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助 部门。
•中介性
在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机 构，职能部门是执行机构。秘书机构既不是决策机 构，也不是执行机构，而是介于二者之间起中介作 用的部门，是领导层与职能部门之间的桥梁和纽带。
•综合性
秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而 展开的，活动内容涉及面广。在机关的内部机构 中，秘书机构不承担任何具体业务工作，但有些 无法分解到具体业务部门的工作，如在全局范围 内给领导提供服务、综合协调、处理事务等，都 要由秘书机构承担。而且，秘书机构的主要活动 是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面 广，大至大政方针的制定，小至车辆交通、接待 来访，均需秘书部门的参与和办理，因而属于综 合性机构。