行政公文管理要求

1.0总体要求

1.1各级行政事务部门为公司行政公文的管理部门。

1.2集团各单位【集团公司、成员企业、部门（城市公司）、管理处】的各类行政公文的编写、

发文、收文、存档的管理应执行本要求。

1.3行政公文发文应经公司规定程序批准后方可发文；外来行政文件应报主管领导审阅并按

领导审阅意见进行处理。

2.0发文

2.1以单位名义发出的如下文件种类，均属发文范围：

2.1.1决定：对重要事项或重大行动做出安排，有关单位或人员人事任免及奖惩。

2.1.2通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

2.1.3通知：发布行政规章；转发上级、同级和不相隶属单位的公文；要求下级单位办理和

需要周知或共同执行的事项。

2.1.4通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

2.1.5报告：向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。2.1.6请示：向上级单位请求指示、批准。

2.1.7批复：答复下级单位请示事项。

2.1.8函：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门

请求批准等。

2.1.9会议纪要：记载、传达会议等情况和议定事项。

2.2行政公文行文时均应执行公司规定的行文形式。公司公文形式分为红头文件、传真文件

和其它文件等三种形式：

2.2.1红头文件仅适用于公司（经工商注册）对内部或外部单一单位行文的重要公文。

2.2.2传真公文和其它文件适用于公司各类公文。

2.3行政公文均应进行文件编号，编号规则为：发文单位代字+（文类简写）+[年号]+流水号。

2.3.1发文单位代字

•集团公司用“长城物业”；

•区域公司用“长城+区域简称”，如华北区域公司用“长城华北区”；

•城市公司用“长城+城市简称”，如华北区域银川公司用“长城银川”；

•管理处用“长城+物业项目简称”，如天创管理处用“长城天创”；

•地产公司用“深长城+项目公司商号”，如韶关东方公司用“深长城东方”；

•长城楼宇公司用“长城楼宇”；长城电梯公司用“长城电梯”；咨询公司用“长城咨询”。

•单位代字后应增加组织类别（经营管理文件省略），如董事会文件用“董”，党务文件

用“党”，工会文件用“工”等等。

2.3.2文类简写：函件用“函”；批复用“批”；请示用“申”；报告用“报”；会议纪要用“纪”；

其他的可不用。

2.4文件页面设置

2.4.1纸张设置为A4(210mm×297mm)。

2.4.2页边距：上、下为

3.7厘米，左、右为2.8厘米。

2.4.3距边界：页眉为1.5厘米；页脚为1.75厘米。

2.4.4文号用仿宋三号字体。

2.4.5标题用小标宋体二号字体。

2.4.6正文用仿宋三号字体。

2.4.7正文行间距为1.5倍。

2.5公司行文程序为拟稿、审核、签发、打印、发文、催办、立卷归档。

2.5.1公司发文由相关部门起草文稿后连同《发文审签表》一并提交行政事务部门。

2.5.2行政事务部门（行政秘书负责）对文稿进行修改、核对，并统一文件编号、标示密级和报批。

2.5.3行政公文印发前，应依据不同行文事项和相应审批程序进行审核（或会签），并由发文单位（集

团公司、成员企业、管理处）负责人提出签发意见。

2.5.4行政公文签发人为集团总裁/成员企业总经理/城市公司总经理/管理处经理；公司持股

会公文签发人为持股委员会主任；董事会公文签发人为公司章程规定票权数的董事。

2.5.5公文印发：公文审签手续通过并经签发人签字同意后由行政事务部门印发。发文时应

当办理发文登记手续，详见《发文登记簿》。

2.5.6公司部门对外发文时，原则上以公司名义对外行发文。但可以本部门名义用信函文种

对外交流。

2.5.7行政事务部门发文后应对行文事项进行催办直到全部落实，并按档案管理要求立卷归

档，存档文件包括公文文稿和公文发文审签表等（含电子版）。

2.5.8公文签收：对外发文要求收文单位在正文办理签收手续；公司内部行文，除重要请示、

产报、批复文种外，其它内部公文一律在公司OA系统行文。

3.0收文

3.1外来文件一律由单位行政事务部门统一受理，收文处理程序为收文、分文、传阅、催办、

立卷归档。

3.2行政部门收文后应进行归类和登记（填写《收文登记簿》），并应在当天将公文原件连同

《收文处理表》送单位领导阅示，急件应在当天阅批，一般文件应在三天内阅批，详见《收文处理表》。

3.3行政事务部门应按单位领导阅批意见进行处理，包括向相关单位分派任务和跟踪处理情

况。

3.4外来文件办理完毕后，行政事务部门应在《收文登记簿》“处理结果”一栏注明“己办”

字样；不用办理的文件，要在“处理结果”一栏注明“不办”字样并分类存档。

3.5行政事务部门应在收文办理完毕后的二个工作日内将文件上传至公司档案系统存档。3.6上述收文处理程序应在公司0A系统内完成。

4.0支持性文件

《红头文件标准格式》

《传真文件标准格式》

《发文审签表》

《发文登记簿》

《收文登记簿》

《收文处理表》

红头格式.doc传真模板.doc