会务管理制度(2015)

会

务管理制度

为规范公司的会务管理程序，提高会议效率特制定本制度。

2 适用范围

适用于集团各系统、部门、子公司所组织召开的各类正式会

议。

3 文件换版说明

本制度对编号：Q/SKX/GL5.1-2-2014-0《会务管理度》进

行了修订，该制度实施之日起，原制度废止。

4 工作标准

4.1 会务的组织

各部门如组织召开会议，需由组织方通过OA通知、微信或

电话等方式提前三天告知与会人员参加，通知中需明确会议内容、

时间、地点及需准备的材料等相关信息。

会议的签到、会议记录、会议秩序的维持及会务服务由会议

组织方负责。

会议的组织方有权依据本制度，对出现的制度中规定的违规

现象进行通报或考核。

如有必要，会议的组织方需根据会议记录，于会议结束后五

个工作日内出具会议纪要，并在相关范围内公布。

4.2 会场纪律

与会人员需按照公司规定着装（具体标准执行各公司现场管

理制度或着装规定或会议通知要求）。

参会人员需提前10分钟到达会场并按照会议签到表的栏目

要求履行签到手续，未签到者视为缺席，迟到者由会议组织方在会议签到表中标注。

因事不能参会者需提前两日向会议组织方递交书面请假条

或电话沟通（具体根据会议通知执行），说明事由，经组织方批

准后方为有效，否则视为缺席。事后请假无效。

会议期间，所有人员需将手机调整至静音或关机状态。

与会人员需按照会议议程安排开展活动，发言必须讲普通话，不允许称呼职称和亲属关系。

对于搅乱会场秩序，不按照组织方要求议程开展活动的参会者，组织方有权对其提出通报考核（必要时直至要求离开会场）。

会议未结束，未经会议组织方允许不得随意退席，中途无故退席者视为未出席会议。

4.3 其它会务要求

与会人员需按照会议的要求，对会议内容严格保密，任何人不得违背会议要求，在允许范围外随意泄露会议内容，否则，按照事实严重程度追究相关人员责任。

如会议要求将会议内容在一定范围内传达，则与会人员有责任将会议精神在本人负责范围内传达到位，按会议决议开展工作，以确保会议决议的有效贯彻。

管理人员每月参加会议（包括公司生产经营例会）的时间累计不得超过五天，防止出现疲于开会，延误工作等现象。

会议组织方（或由会议指定的部门）有权就会议安排的事项进行后期追踪，并要求相关方严格按照会议纪要开展工作。

各系统、部门第一负责人每年需列席两次其它系统、部门例会，以加强对相关部门的了解，便于工作开展和沟通。

5 考核标准

5.1 对会务组织方的考核标准

组织方会议通知不明确或未按要求进行通知，对会议组织方的负责人负激励100元/次；

会议纪要晚发，每延迟一天对负责出具纪要的部门负责人负

激励100元；会议纪要发送不到位，每漏发一人对该部门负责

人负激励100元；

纪要失真，没有准确传达会议精神，视情节对该部门负责人负激励300——500元。

5.2 对参会人员的考核标准

参会人员未履行请假手续，无故缺席，每次对责任人负激励200元/次；参会人员迟到早退，对责任人负激励100元/次。

称呼职称或亲属关系，对责任人和被称呼人员分别负激励

25元/次；

会议期间未按照会议要求调整手机状态，每出现一次负激励责任人100元/次；

搅乱会场秩序，不按照会议组织方流程、要求参与会议者，

每出现一次负激励责任人200元/次。

未遵守会议要求的保密原则，泄露会议内容，视情节对责任人负激励300——1000元；

未遵守会议要求的宣贯原则，未在本人负责的传达范围内传

达会议精神，每出现一次负激励200-400元，并负责后期会议精神的传达。

如出现其他违规现象，依据情节严重程度，负激励100-500元。

5.3 其它考核标准

各系统、部门第一负责人年内未达到两次参与其它部门例会

的要求，负激励500元。

会议追踪结果中某部门或个人未按照会议纪要开展工作，按《追踪督办管理制度》执行。