物资管理办法

兴城宏亿房地产开发有限公司

物料管理办法

第一章：总则

第一条为了规范公司物资采购行为，提升企业管理水平，保证甲供材料、设备等符合施工使用要求，加强经济核算，优化资金管理，确保从采购到入库管理再到财务结算一系列环节有序进行。特制定《兴城宏亿房地产开发有限公司物料管理办法》，以下简称“本办法”。

第二章适用范围

第二条本办法适用公司以下项目

（一）工程涉及的甲供材料、设施设备；（包括：砂石料、土方、苗木、外委工程和台班机械等）；

（二）办公用品；

（三）自用设备工具、器具；

（四）机械维修零部件；

（五）总经理交办其他物品。

第三章岗位职责

第三条管理相关责任人岗位职责

（一）总经理对采购、保管、财务审查核算全程监控。工程部长对项目用料的采购、保管全程监控；

（二）供应部是甲供材料、设施设备（包括：砂石料、土方、苗木、外委工程和台班机械等）供应全过程的责任部门，应积极配合其他部门做好材料的入库管理、财务结算、出库使用等工作，配合财务

对保管的监督工作；

（三）预算部负责对大型采购、外委工程的合同与价格审核监管及决算；

（四）财务部、工程部是采购供应与保管的协办及监管部门；

（五）财务部负责对供应部及保管员进行监管，监管内容包括：物资金额、数量、品种等，对于采购的物资应及时分发、收缴相关票据进行存备，对其审核、监控、结算，自用设备工具、器具应建立台账，定期核验；

（六）财务部负责评价供应部、保管员在采购及保管过程中的执行情况；

（七）项目部经理负责工程施工材料计划的审定（包括：材料、选型、工程方案等）与票据的审核，现场采购材料质量的监督；

（八）保管员负责上报物资材料计划，对现场接收后的材料与设备（包括：数量、品质、规格、颜色）进行审验、出入库管理、账目记录。

第四章管理流程

第四条甲供材料管理流程

（一）由供应部牵头制订合作内容（包括合作方、价格、付款、结款等），并形成合同（没有合同或实时价格材料，填写《材料价格审批表》），由工程部长或总经理签字后，分别交给财务部和项目部保管备案；

（二）材料进场时，由供应部通知保管，甲方保管安排场地并协同乙方保管验收，仔细对照原始明细，轻点产品数量、规格、尺寸等重要信息，必要时由供应方出面联系我方供应部协同验收，检查无误后由我方保管出具《三联入库单》，标明财务关键信息并签字，财务、保管、供应商各执一份。财务联与原始明细表，由保管人员2日内送达财务部门。

（三）各项目部提交《材料计划申请表》，土建、水、电专业、项目经理对于乙方所辖施工范围的材料计划审核，保管员及时移交供应部，大型采购及重复采购材料需上报总经理批准后，供应部执行。

（四）单次材料采购超过20万元或外委工程达30万元以上则视为大型采购。非大型采购由工程部长批准。

第五条办公用品管理流程

（一）由办公室发起，与供应部协同洽谈商家，并将合格商家，商品种类、价格、品牌等详细信息报财务审批，经总经理签字后由供应部集中购买。

（二）购买用品由办公室制定相关制度，指定人员负责采购用品的保管与分发，并做好登记。

（三）购买用品票据由供应部负责上报财务。

第六条自用材料与水、电、设备及机械台班管理流程

（一）申请人（申请部门）提出采购计划，说明材料、规格、型号、台班（可口头说明）或土方砂石等数量具体信息，报送供应部，由供应部送至工程部长审批。大型采购需签署合同，预算部审核，总经理审批，财务备案后执行。

（二）涉及土建、水、电相关，由专业人员审核后，经项目经理签字，由保管确认后报送工程部长审批，供应部接受执行。

（三）自用材料的保管参照甲供材料保管流程执行，涉及土建、水、电由专业人员协同验收，使用部门在出库单接收签字，票据经项目经理或部门负责人签字后上报财务。

（四）砂石、土方由保管员现场分发小票，机械台班小票（两联单据，甲乙双方各一联）由项目指派监票人分发。保管员统计小票并将其附在票据后，由项目经理核实票据和小票，签字后上缴财务。

（五）结算时，供货商携带小票到财务对账。

第七条大型设备及外委工程流程管理流程（电梯、门窗、铁艺、栏杆等）

（一）由供应部协助项目部、专业负责人选型，确定工程方案，由总经理审核。项目部经理协助供应部筛选厂家并制订合同。

（二）供应商留存封样样品，并提供营业执照、资质证书、合格证、检测报告及其技术指标文件等。与自然人签署合同时需提供个人身份证复印件备案。

第八条自用设备工具、器具管理流程

（一）自用设备工具、器具采购由项目部提交计划，保管核查，工程部长审批后，供应部采购执行。

（二）自用设备工具、器具由保管员记录《自用设备统计表（内）》，设备工具、器具使用、调配、借出或领用时由保管出具相关手续，并负责按期收回。

（三）报废设备工具、器具由保管申请，报供应部审核，工程部长审批后。报财务备案。

（四）财务部联合供应部，应每半年清点库存一次。并检查《自用设备统计表（内）》。

（五）保管员记录票据及小票时要分门别类，按供应商、工程段等信息分时段记录。

第九条机械设备、工具维修管理流程

（一）机械设备、工具要在每年开工前进行维修，由供应部将批准后的维修价格单送至办公室、保管、财务备案。

（二）自用机械维修由驾驶员向车管提交申请，供应部复核。重大维修需车管上报工程部长批准后由供应部执行。

（三）保管员要回收损坏的维修部件，并在票据签字确认，由车管复核后上缴财务，现金购买需在发票中附《入库单》及《材料明细表》。

第五章财务结算

第十条财务结算程序

（一）供应商向公司供应部提出申请，由供应部到财务核查欠款