标准编制软件TCS2009的应用培训

TCS的由来
TCS2009的新特点
TCS2009安装与运行环境
系统功能简介
TCS2010运行环境与安装使用
标准编写技巧
三大功能模块 1、要素及排版 主要用于标准文本中相对独立的要素 封面、目次、前言、引言、附录、参考文献、索引 （包括标记索引项、删除索引项） 还提供了双面排版、打印预览、保护TCS文档、取消 TCS文档
TCS是英文Template for China Standard的 缩写(即：中国标准模版），TCS2009是本软件 的商品名
编写标准需要掌握的基础标准 GB/T1《标准化工作导则》 GB/T20000《标准化工作指南》 GB/T20001《标准编写规则》 GB/T20002《标准中特定内容的起草》
TCS的由来
TCS2009的新特点
TCS2009安装与运行环境
系统功能简介
TCS2010运行环境与安装使用
标准编写技巧
国标委随后发布了TCS2010，TCS2010最大的一个 变化是放弃了.tcs文件格式，而是.doc文件，文件的 体积也大大减小了，这对标准编写是非常有利的。另 外运行方式改为随Word一起运行，也就是双击打开 一个Word文档，如果识别为标准文档，则自动加载 相应的功能按钮，否则不加载，这和以前TDS1.0和 TDS2.0的运行方式是一样的。大家可以根据习惯，自 行选择。
编写标准需要掌握的基础标准
1、 GB/T1《标准化工作导则》
GB/T1.1第1部分:标准的结构和编写 GB/T1.2第2部分：标准的制定程序
2、 GB/T20000《标准化工作指南》
GB/T20000.1第1部分:标准化和相关活动的通用词汇 GB/T20000.2第2部分:采用国际标准的规则 GB/T20000.3第3部分:引用文件 GB/T20000.4第4部分:标准中涉及安全的内容 GB/T20000.5第5部分:产品标准中涉及环境的内容 GB/T20000.6第6部分:标准化良好行为
5、编写附录。光标位于正文中任何位置，附录会自 动添加在正文之后并自动按“A、B…”编号，光 标位于任何附录中，则新附录会自动添加在该附录 之后并自动按该附录编号顺延编号 6、插入VISIO编制的流程图。打开流程图，在菜单 第一行“编辑”中，有“复制绘图”，点击后打开 标准需要流程图位置，点亮光标，“粘贴”即可
4、新增功能 （1）排版打印——提供了“双面打印”功能，可自主 选择“单面打印”或“双面打印”，并加入了“预览” 功能，使用户在打印前看到文件编辑情况。 （2）表格——加入“插入表格”的功能，用户可点击 相应菜单条即可插入规定的表格，免去用户需按照 GB/T1.1去设置不同表格框线。 （3）公式——新增内容，共设有“插入公式”、“公 式编号”、“更新公式编号”三项功能。 （4）索引——新增内容，根据需要可方便地标记索引 项，实现了在索引页面上自动生成符合规定的索引。
6、前言生成——选择“前言”按钮生成标准文件的 前言结构；
7、目次生成——待标准正文内容编辑完成后，选择 “目次”按钮生成标准文件的目录，在可选目次内 容中一般勾选“一级条标题”后将自动生成标准文 件的目录。建议在文件内容发生变更后，再次生成 目录以便更新；
8、规范性附录生成——选择“附录”按钮，根据附 录内容选择“规范性附录”，并输入附件标题名称；
封面 点击不需要填写的地方成灰色方块，否则会被打印 若灰色方块给定的字符位置不够，点击“取消TCS 文件保护”可任意添加字符 “前言”和“正文”页 第一行小黑方块不会被打印
2、符合GB/T1.1对标准编写的新规定 对编排格式进行了调整，如： ——调整了“章标题”、“条标题”、“图的编号 和图题”、“表的编号和表题”的前后空行的规定。 ——对目次中显示的标准中不同层次要素是否退格 作出要求。 按照TCS2009编制的标准完全符合GB/T1.1的规定。
3、良好的用户操作界面 界面设计友好，如添加“封面”的操作、菜单的使用 等都较方便。 开发了常用的标准编写工具，设计了直观的图标，用 户可以轻松自如地完成标准编写工作。
如附录是图，在图下选择“图题”按钮生成表标题 格式。
附件标题生成后，如附录是表，在表格上选择“表题” 按钮生成表标题格式；
10、资料性附件生成————根据附录内容选择 “资料性附录”，并输入附件标题名称；
11、封面生成——点击封面按钮，选择“企业标 准”，红线圈出内容请手工输入（不要粘贴），将自 动生成页眉、标准名称；
编写标准需要掌握的基础标准
3、 GB/T20001《标准编写规则》
GB/T20001.1第1部分:术语 GB/T20001.2第2部分:符号 GB/T20001.3第3部分:信息分类编码 GB/T20001.4第4部分:化学分析方法 GB/T20001.5第5部分:产品标准
编写标准需要掌握的基础标准
4、 GB/T20002《标准中特定内容的起草》
GB/T20002.1第1部分:儿童安全 GB/T20002.2第2部分:老年人和残疾人
《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编 写》GBT1.1-2009是对标准编制最基本的要 求
TCS的由来
TCS2009的新特点
TCS2009安装与运行环境
系统功能简介
3、安装 连接有TCS2009软件的媒体，点击Setup，按照提示 安装完成即可使用。安装程序在桌面及开始菜单中创 建TCS启动的快捷方式。并且在Word中嵌入了TCS功 能键。 注意： 1）安装中要注意系统提示，如提示了重新启动计算 机要照做。 2）卸载时不能用直接删除的方式，务必使用“控制 面板”中的“添加或删除程序”删除。
对于已经使用TCS2010编辑的标准 1、要手动修复三级条标题的问题，可以这样做： 将4级多级项目编号关联到“三级条标题”（【样式 和格式】，找到“章标题”，【修改样式】/【编号】 /【自定义多级符号列表】。 不过这样，操作不当，可能引起其他格式混乱，对 Word不熟悉，还是不推荐。 2.临时使用三级条标题 如果标准中三级条标题使用不多，可以这样作： 先设定标题为二级条，然后“增加缩进量”（右键 【二级条】/【增加缩进量】）或先设定标题为四级条， 然后“减少缩进量”（右键【二级条】/【减少缩进 量】）
注意事项
1、编写封面。在灰色框中填写相应的内容，封面产 生后，模版会保护文件从而不能编辑封面，可选择 “取消保护”对封面进行修改 2、编写目录。标准完成前，可重新更改目录。（也 可以最后生成目录） 3、编写前言。（前言要用统一的三个前言，即：技 术标准前言、管理标准前言、工作标准前言）
4、编写标准正文。正文可以此其他word文件中拷贝 粘贴，但不能将原文的格式一起拷贝粘贴（即回车 符），否则会出现格式混乱，如： ①标题文字不能与段的文字一起拷贝粘贴 ②封面、目录和索引不能从其他文件中粘贴 ③前言、引言、正文、参考文献和附录的内容应在按 本模版建立相应要素后，再粘贴过来 ④表格插入时，已自动增加了表头、表注和表的脚注 各一行，故在“请输入行数”的选择框中仅输入数 据所需的行数，多余的可自行删除
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标准编写技巧
TCS是实现GB/T1.1对各层次标准编排规定的软件 TCS实际上就是完成标准的编排和标准编排格式示 例的要求并打印 用Word或其它排版软件系统也能完成GB/T1.1的 编排要求，但要麻烦许多 标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标 准四个层次
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TCS2010运行环境与安装使用
标准编写技巧
1、适应多个版本的办公软件 ——能够自动选择Word版本，选择顺序为： Word2007、Word2003、WordXP、Word2000 ——如果没有安装MSWord任何版本，系统会提示 “请安装MSOffice2007”。 注意：千万不要用MSWord以外的文书编辑软件， 如WPS。而且，编辑好的标准（TCS）也不要用 WPS打开。
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TCS2010运行环境与安装使用
标准编写技巧
1、硬件 ——PC机，Pentium（奔腾）100以上 ——分辨率1024*768以上，16色以上 ——内存16M以上，建议32M，最好64M ——硬盘剩余空间100M以上 2、软件 ——中文版WIN98以上 ——MSOffice的Word20072003xp2000, 虽然都支持，但就成熟性、稳定性和资源情况综合考 虑，建议使用Word2003。
2、层次及标题样式 实现以下各层次标题的设定： ——章标题 ——条标题（共五级） ——无标题条（共五级） ——段 ——列项（不带编号列项和带编号列项各三级）
3、要素内容样式 示例（包括示例X、首示例X、示例内容） 条文注（还包括条文注X、首条文注X） 图表注（还包括图表注X、首图表注X） 脚注（包括条文脚注、图表脚注、首图脚注） 图标题、表标题 插入表格、插入公式 公式编号、更新公式编号
2、点击“TCS”工具按钮，将显示以下提示。此 时请选择“是”按钮，并按照提示选择文档保存 路径和文件名称；
3、启动“TCS”工具后的文档将显示如下内容：1） 菜单栏有三项增加内容；2）工具栏增加三大块工 具按钮；3）文档内容显示如下红线圈出内容。
4、针对“范围”、“规范性引用文件”等章节进行 正文内容的编写； 5、选择工具栏相应的“章、条一、条二”等工具按 钮进行章节编写（如下图红线圈出内容）；
使用TCS2009能够实现GB/T1.1其绝大部分功能 进入TCS前只能打开TCS格式的文件，进入TCS后可 打开非TCS格式文件
TCS启动后即驻留内存，用完后退出它以节约计算机 资源 TCS是以MSOffice-Word为平台编制的软件。启动 后锁定Word的部分功能（命令按钮变成灰色） 点击“取消TCS文件保护”打开TCS锁定的功能，非 必要勿点击，以免破坏所编排的文件格式 若点击“取消TCS文件保护”，修改完文件退出存 盘再重打开文件以恢复“TCS文件保护”
TCS2010（修改的TCS2009）安装与使用，与 TCS2009基本一致，安装好后感觉上最大区别是不用 启动原来TCS2009的蓝色首页，安装好了以后，工具 栏会有个“TCS”按钮，点击就可以新建标准了。
1、安装后的Word2003中显示了“TCS”按钮
如果是Word2007，则是这样显示TCS
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TCS2009的新特点
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标准编写技巧
标准编写人员编写符合GB/T1.1要求的标准 软件信息化技术把GB/T1.1要求融入其中 编写标准过程中不用经常查阅GB/T1.1 GB/T1.1—2000出版后，国标委开发了TDS1.0和 TDS2.0软件 GB/T1.1修订过程中，基于以往使用经验国标委开发 了TCS2009 GB/T1.1发布的同时发放TCS2009 使用中国标委针对发现的问题发布TCS2010
5、改进了某些功能 （1）封面——页面友好，感受简洁，需填写的地方 大都有提示，操作简单。（灰色区域） （2）目次——自动生成，改进了2点，一是自动向上 勾选，二是“自动过滤”无标题条。 （3）附录——更简化的目录生成，选择附录输入标 题后，自动到目录位置。 （4）“样式”能够自动识别正文和附录，免去了对 正文、附录分别设置不同样式的繁琐。
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4、启动和退出 如果正确安装了TCS2009，桌面和快捷菜单中的 图标点击后就进入下面的蓝色界面。
如果需要退出时，点击蓝色界面右侧“退出”即可退 出TCS。如果桌面上没有蓝色界面时，要点击右下角 小图标，此时显示出蓝色界面再退出。 注意： 只有新建或打开的所有TCS文件全部关闭后，才能退 出TCS2009。如果没有关闭或全部关闭TCS文件，系 统会给提示。