公司档案管理制度

公司档案管理制度

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

第一章总则

第一条公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，

是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

第二条档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司综合部统一负责，统一管理。

第三条公司档案具体管理工作由专人负责，各部门在工作和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理，各部门不得分散保存。

第二章档案的收集、归档

第四条对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。

第五条归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破损的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。

第六条各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部门文件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。

第七条行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；财务会计帐务所包含的报表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归档；市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等部分的文件资料一般要形成两套，一套移

交归档，一套留存形成部门备查；技术研发设计、生产制造安装大类的图纸、说明书、合格证等文件资料一般应形成三套，二套移交归档，一套留存本部门备查。

第八条综合类的档案一般在形成的当月月底前向档案室移交完毕；技术研发设计、生产制造安装大类的档案应在项目、工程重要节点结束一个月后对应移交归档；重要的合同、协议、

会议文件、报表等可及时移交归档；因公出差形成的归档范围内的文件、资料、图纸返回单位后要及时归档，个人不得留存。

第九条电子文件的逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。归档的电子文件应使用不可擦除型光盘，一式二套。在接收电子档案前应对档案的每套载体及技术环境进行检验，合格率达100%时方可进行交接。归档的电子文件应有相应的纸质文件一并收集归档。归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》。归档完毕，电子文件形成部门应将存有前电子文件的载体保存至少一年。归档的电子文件应用通用格式，如不能转换，收集时应同专用软件一并归档。

第十条档案人员参加重大设备到货的开箱验收，现场收集应归档的说明书、合格证、图纸、清册等资料，并在开箱验收记录上签字。档案负责人按年度将开箱记录、设备清单等整理归档。

第^一条所有归档的文件资料、光盘、实物、照片等档案均应办理移交手续，接受登记表一式两份，一份由档案室存放，一份交移交部门保存。档案人员对不符合质量要求的档案有权拒收，并指导移交人按要求重新收集、整理、归档。

第十二条档案人员应对文件资料形成的真实性、完整性、和质量进行检查，并对查出的问题依据公司的经济责任制考核办法提出考核意见。

第三章档案的整理

第十三条归档的文件资料移交档案室后，档案人员要及时进行高标准的规范整理，使案卷质量达到《归档文件整理规则》

(DA/T22-2000 )、《科学技术档案案卷构成的一般要求》

(GB/T11822-2000 )等的要求，财务会计账务类档案由财务

负责人员按有关规定自行进行整理。

第十四条按照综合类、财务类、市场类、技术研发类、生

产制造类、重大项目类六个分类表对归档文件资料进行分类，做到分类准确无误。

第十五条合理确定文件资料的保管期限和密级。

第十六条整理时要做到组卷合理，编目符合规范要求，案卷题名简明、准确地揭示卷内文件内容，著录案卷目录。

第十七条档案编号方法

1. 以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。

2. 档案大类别均以具体类别前两个字拼音首字母命名，具体为:

行政类：XZ 人资类：RZ 财务类：CW

技术类：JS 市场类：SC 制造类：ZZ

3. 重大项目编号。以项目合同签订具体时间、名称及产品

为依据进行编号，如以山东晋煤明水惰化保护系统项目为例，

其项目大类编号为：20150416-晋煤明水-惰化-01，其中20150416 代表项目合同签订日期，晋煤明水代表项目业主及项目现场所在地简称，惰化代表项目产品，01代表项目所处阶

段资料的代码（01代表项目市场资料，02代表项目技术资料，03代表项目采购及生产资料，04代表项目售后资料，05代表提交业主资料）。

第十八条案卷整理应在整理间或办公室整理区域内进行。

整理时严禁无关人员进入或停留；因故离开时要将文件资料放好；严禁在整理间或整理区域内抽烟和闲聊，做与工作无关的事情。

第十九条筛选出的没有存档价值或重份的文件资料要妥

善放置或退回到形成部门供查阅使用，严禁随便放置或当废品

处理掉，确需销毁处理，必须登记造册，经主管领导批准后进行。

第二十条归档的电子文件按相关要求进行整理。归档电子文件以件为单位整理。将著录结果制成电子目录和纸质目录。

第二十一条档案人员对案卷质量负责，如发现问题要立即进行整改。重大失误要按公司相关考核办法进行考核。

第四章档案的保管

第二十二条应选用较好的装具装放档案。卷皮、卷盒均应采用无酸材料制成，档案橱架要摆放整齐，实行定置管理，档案排架要有规律、合理，便于搬运和通风。

第二十三条档案库房要有防火、防盗、防渍、防潮、防有害生物、防光、防尘、防有害气体侵害的措施，相对湿度要保持在45%-60%，温度要保持在14 —24 C,定期打扫，保持清