财产物资采购管理办法
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财产物资采购管理办法
为规范集团公司及下属各单位财产物资的采购管理行
为,提高采购质量和效率,降低采购成本,杜绝采购过程中的腐败,根据国家相关法律法规,结合公司实际情况,制定本办法。
一、财产物资的分类
本办法中的财产物资是指公司在经营管理过程中,除用于销售的
商品、新建物业、对外投资之外采购的各种资产,按照性质和用途
分
为以下五类:
1.办公用品及设备。指办公用的办公家具、汽车、电脑、打印机、
计算器、笔、本、用于招待的酒水食品等。
2.经营设备及耗材。指用于经营的可移动的超市货架、健身器材、
IT 硬件等设备,以及营销宣传用的赠品、礼品、耗材等。
3.物业耗材及维修用品。指为保证物业设备设施正常运转而购置
的各种耗材和维修用品等,服务外包给维保单位由维保单位自行采
购
的耗材和用品除外。
4. 基建工程物资。指因经营发展需要对房屋等不动产进行新建、改建、扩建、装修改造等在大包范围之外自行采购的建筑材料、机电
设备等。
5.信息化管理软件。指没有实物形态但可辨认的 ERP 系统、HR 人力资源系统、钉钉及用于数据分析等的管理软件,以及与阿里合作
推进新零售过程中与软件捆绑在一起的智能硬件设备等。
二、采购管理原则
1 职权相互分离原则
①采购申请和采购执行相分离。申请部门不能自己执行采购,采购执行部门申请采购须报本单位负责采购工作的主管领导或最高行政负责人(总裁、总经理、店长等,下同)审批。
②采购执行和采购验收相分离。采购人员不能自采自验,采购验收须由采购执行部门牵头,组织采购申请部门、实物管理部门、使
用部门一并进行,金额较大的采购,还必须邀请公司内审部门或财务
部门参与。
③采购验收和采购付款相分离。财产物资经过相关部门的联合验
收合格后才能付款,没通过合格验收的财务部门不得付款。
④实物记账和实物保管相分离。不论是采购部门自管的仓库还是
实物资产管理部门的仓库,实物资产台账管理人员不能兼职实物资产
的库房保管(库房管理员要负责记录出入库流水账)。
2.公开透明和公平公正原则
①采购需求必须清晰明了。对外公开采购的物资,其规格、数量、产品质量标准等需求必须详细具体,至少有 2 个以上同质的供应商达
到标准,不许为某一物资供应商设置参数,以防形成采购垄断。只有
某一个供应商才能达到采购条件的,采购执行部门必须报本单位最高
行政负责人批准
②采取招标形式采购的,在正式发标前必须组织所有投标人召开
答疑会议,解答供应商提出的问题,以确保招标的公开公正。
③采购过程中发现供应商串标、围标的,不但要视同采购协议无效,而且要视同供应商违约追究供应商的违约责任;发现内外勾结的,
追究相关人员刑事责任。
④从亲朋好友处采购视同关联交易,必须事先向本单位最高负责人和集团审计监察部报备;公司任何级别的领导都不得干预采购部门
的正常采购工作,不得要求采购部门选择指定品牌和供应商,发生上
述情况的,采购部门必须要求公司领导提供书面批示文件并详细记在
案,否则一律视同采购部门的责任予以恶厉处罚。
⑤为确保财产物资出现质量等问题时能够追本溯源有据可查,供应商选择、价格确定、合同签订、实物验收等环节的资料凭据需齐全
完整并至少保管 3 年。
3.集中采购原则
①上述第 1 类办公用品及设备、第 2 类经营设备及耗材、第 3 类物业维修用品等财产物资的采购由各单位办公室负责执行,采购的
方式包括招投标方式、建立品牌库方式、议价协商方式等。集团办公
室、分公司办公室、分店办公室的采购范围参见附件《财产物资统采
购职权划分目录》的规定。
②为提高采购效率,新零售集团办公室与集团总部办公室的采购职能合一,即新零售集团的采购职能委托给集团总部办公室代为履行,
两个办公室之间的工作对接流程由两个办公室协商制定。集团总部办
公室除负责《财产物资统一采购职权划分目录》中属于全国统采购的
财产物资的采购外,还负责整个北京地区上述第 1 至第 3 类财产物资
的采购。
③分公司及下属各分店办公室负责规定范围内财产物资的采购。
④上述第 4 类基建工程物资由家居连锁集团工程物业管理部和
集团总部工程物业管理部(与垂直森林公司工程物业管理部两块牌子、
一套人马)负责采购执行,两个部门之间的工作对接流程由两个部门
协商制定。
⑤上述第 5 类信息化管理软件由家居连锁集团信息管理部负责
采购执行,集团总部及下属公部(非家居连锁集团版块)此类采购委
托给家居连锁集团信息管理部代为行使,其工作对接流程由集团总部
办公室与家居连锁集团信息管理部协商制定。
4.先送货后付款的主动性原则
由于目前的大部分商品均处于买方市场,因此为把握财产物资采
购过程中的主动权,原则上所有采购必须坚持先送货验收再付款的原
则,特别情况下需要先付款的必须报本单位最高行政负责人批准。
三、采购方式
1.招投标采购方式
价格高且不经常采购的财产物资的采购必须采用招投标方式。招
投标管理办法另行制定。
2.建立品牌库采购方式
对经常使用的办公用品及设备、经营耗材、宣传促销用品、物业
维修用品等,由采购执行部门建立品牌资源库,指定品牌、供应商或
电商采购平台,由下属各分公司分店在规定的品牌或供应商/电商采购平台范围内进行采购。品牌资源库每 1-2 年要更新一次,一方面丰
富品牌库资源和优化品牌结构,另一方面提升品牌性价比和服务。